Comment une organisation de soins aux personnes âgées a amélioré l'efficacité d'un personnel de plus de 1,000 XNUMX personnes

L'intégration et l'automatisation des principaux systèmes d'entreprise ont permis d'économiser d'innombrables heures par mois en éliminant le traitement manuel et la duplication des tâches

Comment une importante organisation australienne de soins aux personnes âgées a amélioré l'efficacité et la productivité en automatisant les tâches manuelles et répétitives pour extraire plus de valeur commerciale du personnel et des actifs informatiques existants de l'organisation

Contexte

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) est une organisation à but non lucratif créée il y a plus de 40 ans par les Chevaliers de la Croix du Sud, une organisation australienne de laïcs catholiques, pour fournir des soins compatissants à notre population vieillissante.

Le SCCQ emploie plus de 1,000 2,200 personnes qui fournissent des services à plus de 13 XNUMX personnes dans tout le Queensland, qui comprennent XNUMX établissements de soins pour personnes âgées homes, cinq villages de retraite ainsi que des communautés et home des services de soins qui accompagnent 1,100 XNUMX clients dans leur home.

Défi

"Avec plusieurs facettes et dispersée géographiquement, l'organisation souffrait d'inefficacités, y compris la duplication et la tripleplication des tâches de routine telles que la saisie manuelle des données."

Plusieurs sites, activités et systèmes reposaient sur le traitement manuel des données. Cela signifiait souvent une répétition des tâches de saisie de données pour les membres du personnel, ce qui avait un impact sur leur productivité et augmentait le risque d'erreur humaine.

Le SCCQ a cherché à réduire les tâches de routine inefficaces, telles que les saisies de données multiples, et à améliorer considérablement l'efficacité et la productivité et à extraire plus de valeur commerciale des actifs informatiques existants pour mieux soutenir le personnel opérant dans divers flux opérationnels et dans des rôles cliniques, administratifs et de soutien à des sites.

« Pour éliminer les tâches répétitives, nous devions être plus efficaces et nous savions que nous y parviendrions en automatisant et en intégrant nos systèmes et nos solutions », explique Kristin Bradic, responsable du développement des solutions au SCCQ.

"Nous voulions faire plus avec ce que nous avions, et Jitterbit a coché toutes nos cases. En plus de son potentiel de rationalisation des opérations et de réduction des inefficacités dans l'ensemble de l'organisation, il offrait également le meilleur rapport qualité-prix en termes de coût total de possession pour notre organisation. De plus, il est facile à utiliser, sécurisé et dispose de connecteurs préexistants disponibles », a déclaré Kristin.

Amélioration de l'efficacité pour extraire plus de valeur des actifs existants

L'objectif principal était d'améliorer l'efficacité et la productivité en automatisant les tâches manuelles et répétitives telles que la saisie de données, et donc d'extraire plus de valeur commerciale du personnel et des actifs informatiques existants de l'organisation, en libérant leur temps pour se concentrer sur des tâches et des soins commerciaux plus précieux.

« Notre objectif est de développer des communautés où les gens peuvent vivre leur meilleure vie. Pour y parvenir, nous devions être plus efficaces en automatisant et en intégrant nos systèmes et nos solutions, éliminant ainsi autant que possible les tâches à faible valeur ajoutée et répétitives », déclare Bradic.

Avant:

• Ensembles de données disparates hébergés à différents endroits. Une forte dépendance au traitement manuel ; la duplication et même la tripleplication des tâches étaient courantes dans l'ensemble de l'organisation, ce qui signifiait une perte de temps et une baisse de la productivité
• Collaboration minimale entre les différents flux d'activité et domaines de service dans l'ensemble de l'organisation et aucune vue d'ensemble unique de l'organisation - pour être en mesure d'améliorer l'efficacité globale
• Pas de source unique de vérité pour chaque ensemble de données - ce qui a conduit à des inefficacités et à des répétitions
• Aucune automatisation des données de base et des rapports pour améliorer les inefficacités et fournir des soins en temps opportun

Après:

• Les intégrations à l'échelle de l'entreprise ont considérablement amélioré l'efficacité des flux de travail, les rapports et la productivité
• L'accès accru à l'information a amélioré la capacité d'agréger, d'analyser et d'améliorer la qualité des données, ce qui a permis de prendre des décisions commerciales plus éclairées et, surtout, de mieux soutenir le personnel dans son rôle de prestation de soins aux résidents et aux clients.
• Réduction significative de la duplication manuelle des données et du travail répétitif
• Une journée de travail plus simple, plus rationalisée et plus productive pour le personnel signifie qu'il a été en mesure de fournir un niveau de soins supérieur aux résidents et aux clients

Solution

L'intégration et l'automatisation des principaux systèmes et tâches de l'entreprise ont éliminé le traitement manuel fastidieux qui impliquait souvent la duplication et la triple duplication des données

L'organisation considérait Jitterbit comme un moyen de rationaliser et d'automatiser de nombreux processus métier de base, en mettant l'accent sur la gestion des données, afin de créer une source unique de vérité pour chacun des ensembles de données de l'organisation qui serait facilement accessible à tout le personnel sur une gamme d'emplacements. de manière opportune et efficace.

"La mise en place initiale de Jitterbit a été réalisée en interne dans notre organisation avec l'aide de Jitterbit professional services», déclare Bradic. "Au-delà de cela, Jitterbit PS a été utilisé pour aider à connecter les premiers points de terminaison compte tenu du niveau de sécurité requis."

« Jitterbit a en effet transformé le fonctionnement de l'organisation en intégrant différents systèmes et applications et en automatisant de nombreuses tâches. Par exemple, la possibilité d'extraire automatiquement des données à partir d'un certain nombre de sources a non seulement amélioré l'efficacité et la productivité du personnel, mais a également fourni un niveau de contrôle beaucoup plus élevé.

« À ce jour, Jitterbit a permis des intégrations impliquant la gestion des soins, l'ERP/la facturation/les achats, les systèmes de personnes, l'entrepôt de données SQL et le partage de fichiers, comprenant une combinaison de points de terminaison HTTP, SFTP et de base de données.

« L'amélioration de la cohérence et de la disponibilité des données chronologiques et cliniques aide non seulement à prendre de meilleures décisions commerciales ; d'importants gains de temps ont permis au personnel de réorienter son temps et d'entreprendre d'autres activités qui peuvent mieux soutenir les personnes dont ils ont la charge.

"Jitterbit offrait également le meilleur rapport qualité-prix en termes de coût total de possession. Nous avons évalué un certain nombre d'autres systèmes et Jitterbit a démontré la meilleure valeur en termes de coût et d'atteinte de notre objectif ultime. Il a été facile à mettre en place et à mettre en œuvre. Lorsque nous avons eu besoin de contacter le support Jitterbit, nous les avons toujours trouvés réactifs et utiles. Il est rare que nos problèmes ne soient pas résolus avec la réponse initiale ou avec un appel rapide pour partager nos écrans et résoudre les problèmes », déclare Bradic.

"Jitterbit a définitivement affecté la productivité de manière positive. Le processus d'intégration a considérablement amélioré nos rapports dans l'ensemble de l'entreprise, et à mesure que nous introduisons plus d'automatisation et d'intégration, le personnel commence à penser différemment sur la façon dont il fait les choses… »
– Kristin Bradic, responsable du développement des solutions, Southern Cross Care Qld

Résultats et avantages

Kristin Bradic, responsable du développement des solutions, Southern Cross Care Queensland, déclare que le succès du projet est directement corrélé aux avantages qui ont été réalisés - parmi lesquels des gains de productivité importants et un meilleur accès aux informations et aux données cliniques en temps opportun, ce qui a entraîné une amélioration du flux de travail et de l'efficacité. , de meilleures décisions d'affaires et un personnel mieux soutenu dans sa prestation de soins aux résidents et aux clients.

« Jitterbit a permis à notre personnel de réduire le travail répétitif et les risques associés aux entrées multiples des mêmes données, telles que la correction et la vérification des données qui peuvent résulter d'une erreur humaine.

« Jitterbit est maintenant largement utilisé au sein de notre organisation et il est devenu une priorité dans divers départements lorsqu'ils envisagent des moyens d'améliorer les processus. Il existe une collaboration active entre notre équipe de développement, l'entreprise et (le cas échéant) les éditeurs de logiciels pour développer la solution la plus appropriée.

"Cela nous a également préparés pour un avenir meilleur, avec une flexibilité d'application qui élargira considérablement la portée de ce que nous pouvons faire à l'avenir", a déclaré Bradic.

Depuis la réussite de l'intégration, le SCCQ a amélioré la productivité dans l'ensemble de l'entreprise et réalisé d'importants gains de temps permettant au personnel de réorienter son temps et d'entreprendre des activités pour mieux soutenir les personnes dont il a la charge.