Comment un organisme de soins pour personnes âgées a amélioré son efficacité pour un personnel de plus de 1 000 personnes

Contexte

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) est une organisation à but non lucratif créée il y a plus de 40 ans par les Knights of the Southern Cross, une organisation pan-australienne de laïcs catholiques, afin d'offrir des soins empreints de compassion à notre population vieillissante.

Le SCCQ emploie plus de 1 000 personnes qui fournissent des services à plus de 2 200 personnes dans tout le Queensland. Ces services comprennent 13 établissements résidentiels de soins aux personnes âgées home, cinq villages de retraite, ainsi que des services de soins communautaires et à domicile qui accompagnent 1 100 bénéficiaires à domicile.

Défi

“Multiforme et géographiquement dispersée, l'organisation souffrait d'inefficacités, notamment de la duplication et de la triplication de tâches routinières telles que la saisie manuelle des données.”

De nombreux sites, activités et systèmes reposaient sur le traitement manuel des données. Cela signifiait souvent une répétition des tâches de saisie de données pour les membres du personnel, ce qui nuisait à leur productivité et augmentait le risque d'erreur humaine.

SCCQ cherchait à réduire les tâches routinières inefficaces, telles que les saisies de données multiples, à améliorer considérablement l'efficacité et la productivité, et à extraire davantage de valeur commerciale des actifs informatiques existants afin de mieux soutenir le personnel travaillant dans divers flux opérationnels ainsi que dans des rôles cliniques, administratifs et de soutien sur les sites.

“ Pour éliminer les tâches répétitives, nous devions être plus efficaces et nous savions que cela passerait par l'automatisation et l'intégration de nos systèmes et solutions ”, déclare Kristin Bradic, responsable du développement des solutions au SCCQ.

“ Nous voulions faire plus avec ce que nous avions, et Jitterbit a coché toutes nos cases. En plus de son potentiel pour rationaliser les opérations et réduire les inefficacités dans l'ensemble de l'organisation, il offrait également le meilleur rapport qualité-prix en termes de coût total de possession pour notre organisation. De plus, il est facile à utiliser, sécurisé et dispose de connecteurs préexistants ”, a déclaré Kristin.

Amélioration des efficacités pour tirer plus de valeur des actifs existants

L'objectif principal était d'améliorer l'efficacité et la productivité en automatisant les tâches manuelles et répétitives telles que la saisie de données, et de dégager ainsi davantage de valeur commerciale à partir du personnel et des actifs informatiques existants de l'organisation, en libérant leur temps pour qu'ils puissent se concentrer sur des tâches commerciales et des soins à plus haute valeur ajoutée.

“ Notre objectif est de développer des communautés où les gens peuvent vivre pleinement leur vie. Pour y parvenir, nous devions être plus efficaces en automatisant et en intégrant nos systèmes et nos solutions, éliminant ainsi autant que possible les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée ”, déclare Bradic.

Avant :

• Des ensembles de données hétérogènes hébergés dans différents emplacements. Une forte dépendance à l'égard du traitement manuel ; la duplication et même la triplication des tâches étaient monnaie courante dans toute l'organisation, ce qui entraînait une perte de temps et une baisse de productivité.
• Collaboration minimale entre les divers secteurs d'activité et domaines de service de l'organisation et absence d'une vue d'ensemble unique de l'organisation – afin de pouvoir améliorer l'efficacité globale
• Aucune source unique de vérité pour chaque ensemble de données, ce qui a entraîné des inefficacités et des répétitions
• Absence d'automatisation des données de référence et des rapports pour améliorer les inefficacités et dispenser des soins en temps opportun

Après

• Les intégrations à l'échelle de l'entreprise ont considérablement amélioré l'efficacité des flux de travail, le reporting et la productivité.
• L'accès accru à l'information a amélioré la capacité à regrouper, analyser et améliorer la qualité des données, ce qui permet de prendre des décisions commerciales plus éclairées et, fait important, de mieux soutenir le personnel dans ses fonctions pour dispenser des soins aux résidents et aux clients.
• Réduction significative de la duplication manuelle des données et du travail répétitif
• Une journée de travail plus simple, plus fluide et plus productive pour le personnel lui a permis d'offrir un niveau de soins supérieur aux résidents et aux clients.

Solution

L'intégration et l'automatisation des principaux systèmes et tâches professionnels ont éliminé le traitement manuel fastidieux qui impliquait souvent la duplication et la triplication des données

L'organisation considérait Jitterbit comme un moyen de rationaliser et d'automatiser de nombreux processus commerciaux clés, en mettant l'accent sur la gestion des données, afin de créer une source unique de vérité pour chacun des ensembles de données de l'organisation qui serait facilement accessible à tout le personnel dans divers endroits de manière rapide et efficace.

“ La mise en place initiale de Jitterbit a été réalisée en interne au sein de notre organisation, avec l’aide de Jitterbit professional services ”, explique Bradic. “ Par la suite, Jitterbit PS a été utilisé pour faciliter la connexion des premiers points d’accès, compte tenu du niveau de sécurité requis. ”

“ En effet, Jitterbit a transformé la façon dont l'organisation travaille en intégrant différents systèmes et applications et en automatisant de nombreuses tâches. Par exemple, le fait de pouvoir extraire automatiquement des données de plusieurs sources a non seulement amélioré l'efficacité et la productivité du personnel, mais a également offert un niveau de contrôle bien supérieur. ».

“À ce jour, Jitterbit a permis des intégrations impliquant la gestion des soins, l'ERP, la facturation et les achats, les systèmes de gestion du personnel, l'entrepôt de données SQL et le partage de fichiers, comprenant une combinaison de points de terminaison HTTP, SFTP et de bases de données.

“L'amélioration de la cohérence et de la disponibilité des données cliniques et temporelles contribue non seulement à prendre de meilleures décisions commerciales ; des gains de temps significatifs ont permis au personnel de réorienter son temps et d'entreprendre d'autres activités susceptibles de mieux soutenir les personnes dont il a la charge.

“ Jitterbit offrait également le meilleur rapport qualité-prix en termes de coût total de possession. Nous avons évalué un certain nombre d'autres systèmes et Jitterbit a démontré la meilleure valeur en termes de coût et d'atteinte de notre objectif final. Il a été facile à configurer et à mettre en œuvre. Lorsque nous avons eu besoin de contacter le support Jitterbit, nous avons toujours constaté qu'il était réactif et utile. Il est rare que nos problèmes ne soient pas résolus dès la première réponse ou lors d'un appel rapide pour partager nos écrans et résoudre les problèmes ”, déclare Bradic.

Jitterbit a définitivement eu un impact positif sur la productivité. Le processus d'intégration a nettement amélioré nos rapports dans l'ensemble de l'entreprise, et à mesure que nous introduisons davantage d'automatisation et d'intégration, le personnel commence à voir sa façon de travailler différemment...”
Kristin Bradic, Responsable du développement des solutions, Southern Cross Care Qld

Résultats et avantages

Kristin Bradic, responsable du développement des solutions chez Southern Cross Care Queensland, affirme que le succès du projet est directement corrélé aux avantages qui ont été réalisés, parmi lesquels des gains de productivité significatifs ainsi qu'un accès amélioré à des informations en temps opportun et à des données cliniques, ce qui s'est traduits par des flux de travail et des efficacités améliorés, de meilleures décisions commerciales et un personnel mieux soutenu dans la prestation des soins aux résidents et aux clients.

“Jitterbit a permis à notre personnel de réduire le travail répétitif et les risques associés à des saisies multiples des mêmes données, tels que la correction et la vérification des données qui peuvent résulter d'une erreur humaine.

“Jitterbit est désormais largement utilisé au sein de notre organisation et est devenu une priorité dans divers départements lors de la recherche de moyens pour améliorer les processus. Une collaboration active s'établit entre notre équipe de développement, l'entreprise et (le cas échéant) les éditeurs de logiciels afin de développer la solution la plus adaptée.

“ Cela nous a également préparés à un avenir meilleur, avec une flexibilité d'application qui élargira considérablement le champ de ce que nous pourrons faire à l'avenir ”, a déclaré Bradic.

Depuis la réussite de l'intégration, le SCCQ a amélioré sa productivité à l'échelle de l'entreprise et réalisé un gain de temps considérable, permettant au personnel de réorienter son temps et d'entreprendre des activités pour mieux soutenir les personnes dont il a la charge.