¿Qué es la integración EDI y cómo puede beneficiar a su empresa?

Los consumidores de hoy exigen experiencias memorables por parte de las marcas.

Dado que las estrategias omnicanal son cada vez más innovadoras y únicas, operar con la máxima eficiencia es imperativo para los minoristas que buscan superar las expectativas y fomentar la lealtad a la marca. Si su negocio depende en gran medida de los flujos de trabajo manuales, hay mucho menos tiempo y oportunidad para centrarse en ofrecer experiencias excepcionales a los clientes.

Para las empresas de comercio electrónico, gestionar los intercambios de datos entre socios comerciales, marketplace en línea, tiendas en línea y otros sistemas resulta abrumador, lleva mucho tiempo y es propenso a errores cuando se realiza de manera manual. El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) es un componente clave de las operaciones de comercio electrónico, y la optimización de las transacciones EDI puede desempeñar un papel fundamental en la mejora de la eficiencia operativa.

Sigue leyendo para descubrir qué es la integración EDI y cómo puede beneficiar a tu negocio.

¿Qué es la tecnología EDI?

EDI es un formato estandarizado para que las empresas intercambien información, pedidos y documentos de compra a lo largo de la cadena de suministro con sus socios. Al utilizar un formato consistente entre empresas, los minoristas pueden automatizar y acelerar los intercambios de documentos y las traducciones de datos.

En otras palabras, el EDI es el formato común para el intercambio de documentos entre la Empresa A (minorista) y la Empresa B (marca). Entre los documentos EDI más comunes se encuentran las órdenes de compra (EDI 850), las facturas (EDI 810), los niveles de inventario (EDI 846) y los avisos previos de envío (EDI 856). Estos datos también deben reflejarse en dos lugares: en el sistema del minorista, como Amazon, Bed, Bath & Beyond, Home Depot, CommerceHub, etc., y también en una plataforma de recursos empresariales (ERP), como NetSuite, Sage, Quickbooks, Microsoft Dynamics, etc. Ahí es donde entra en juego la integración EDI.

¿Qué es la integración EDI?

La integración EDI es un proceso mediante el cual diferentes sistemas informáticos y aplicaciones de software intercambian documentos comerciales y datos electrónicamente, siguiendo estándares y protocolos específicos.

Confiar en esfuerzos manuales para procesar documentos EDI e ingresar datos entre sistemas hace que los minoristas sean más vulnerables a errores costosos, como direcciones, inventario e información de envío inexactos, entre otros. Con la integración de EDI, puede automatizar fácilmente los intercambios de datos bidireccionales entre EDI, ERP y otros sistemas de back-end.

soluciones de integración EDI aprovechar la automatización para transferir datos de un documento EDI directamente a varios sistemas empresariales, incluidos ERP, WMS, CMS, soluciones de envío, software de contabilidad y más.

¿Por qué es importante la integración de EDI?

La integración EDI es esencial en los entornos empresariales modernos debido a su capacidad para acelerar y agilizar rápidamente las comunicaciones entre socios comerciales, garantizar el cumplimiento de las directrices y mejorar la eficiencia general.

Al habilitar la integración de datos EDI, las empresas pueden automatizar el intercambio de información entre sistemas, reduciendo la dependencia de los procesos manuales y asegurando un flujo de datos preciso y oportuno.

La integración EDI minimiza los procesos manuales, reduce los errores y acelera los tiempos de procesamiento de transacciones. Establece un flujo continuo de información entre sistemas y plataformas dispares, lo que facilita la visibilidad en tiempo real de las operaciones de la cadena de suministro y permite a las empresas responder a las cambiantes demandas del mercado y de los clientes. El EDI es una pieza fundamental para impulsar la cadena de suministro en una multitud de sectores, incluidos comercio y retail, manufactura, salud, seguros, logística, automotriz, servicios financieros y gobierno. Al aprovechar soluciones de integración de EDI robustas, las empresas pueden escalar sus operaciones, mejorar la colaboración con socios comerciales y lograr un crecimiento a largo plazo.

¿Cómo funciona la integración EDI?

Paso 1. Mapeo de datos

El mapeo de datos implica identificar qué elementos de datos en un sistema corresponden a los de otro sistema. Por ejemplo, mapear el campo “nombre del cliente” en un sistema con el campo correspondiente en otro sistema.

Paso 2: Traducción de datos

Una vez establecida la asignación de datos, estos deben traducirse a un formato EDI estándar. Algunos estándares EDI comunes incluyen todos los EDI (X12, EDIFACT, TRADACOMS, XML, CICA, HL7, etc.), XML – (WSDL, XSD), cXML, estructuras de texto plano, estructuras de texto jerárquicas y más. Cada estándar define la estructura y el formato de diferentes documentos comerciales, como órdenes de compra, facturas y avisos de envío.

Paso 3: Validación de datos

Al recibir los documentos EDI, el sistema receptor valida los datos para verificar su cumplimiento con el estándar EDI y realiza las comprobaciones necesarias sobre la integridad y precisión de los datos. La validación ayuda a garantizar que los datos recibidos sean consistentes y estén libres de errores.

Paso 4: Integración del flujo de trabajo

Este es uno de los elementos clave de la integración EDI. Una vez validados, los datos EDI se integran en los procesos de negocio y sistemas del destinatario. Estos sistemas pueden incluir sistemas ERP, CRM, WMS, soluciones de envío y más.

Paso 5: Agradecimiento

Después de que se procesan los documentos EDI, el sistema receptor envía acuses de recibo al remitente para confirmar la recepción y el procesamiento exitosos de dichos documentos. Esto ayuda a mantener la integridad de los datos y asegura a ambas partes que la transacción se completó con éxito.

Integración de sistemas EDI y ERP

Si un cliente realiza un pedido a través de un minorista como Amazon, procesar ese pedido manualmente implica contratar a alguien para que ingrese manualmente el pedido y la información del cliente en el ERP, CRM o sistema de cuentas para desencadenar otra cadena de eventos, como el envío y el empaque.

Esto no solo resulta agotador para el personal, sino que también crea cuellos de botella y los aleja de ayudar a los clientes con asuntos más urgentes. Un solo paso en falso —como una dirección inexacta o un cumplimiento de pedido incorrecto— puede provocar clientes y socios comerciales insatisfechos, lo que en última instancia perjudica los resultados financieros.

Aprovechando Integración de EDI y ERP, estos procesos se pueden automatizar, lo que hace que el cumplimiento de punta a punta sea más eficiente para los miembros de su equipo, socios minoristas y clientes.

Beneficios de la integración de EDI

A pesar de su antigüedad, el EDI sigue siendo una herramienta invaluable en el comercio minorista, el comercio electrónico y la manufactura. Al integrar el EDI con otros sistemas principales, las empresas pueden ir más allá del simple intercambio de datos y desbloquear una serie de beneficios, que incluyen:

• Mayor precisión de los datos La automatización de la transferencia de datos EDI desde documentos hacia sistemas ERP, CRM y otras aplicaciones reduce la entrada manual de datos, lo que minimiza los errores y mejora la calidad general de los datos.
• Comunicaciones más fluidas con los socios comerciales: Al habilitar la automatización de extremo a extremo, la integración EDI acelera los tiempos de procesamiento y garantiza que las transacciones se alinee consistentemente con los requisitos de la industria y los estándares individuales de los socios comerciales.
• Reducir los costos de gestión de EDI: Optimizar los procesos de EDI y reducir la supervisión manual puede disminuir significativamente los requerimientos de recursos, lo que permite a los equipos consolidar responsabilidades y reasignar tiempo hacia iniciativas más estratégicas y de alto impacto.

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4 señales de que su empresa necesita EDI integrado

Si bien algunos proveedores más pequeños con bajo volumen de transacciones pueden salirse con la suya manteniendo el EDI aislado, la necesidad de integración se vuelve más evidente a medida que aumenta el volumen. Podría ser el momento de considerar una solución EDI integrada si usted:

1. Tener que decir “no” a nuevos negocios porque no puedes manejar varios formatos o requisitos de EDI de socios
2. Tener que programar manualmente cada nueva integración
3. Dedica demasiado tiempo a configurar nuevos socios comerciales porque tiene que ingresar datos en varios sistemas para definir el sobre, el nombre del mapa y la operación
4. Tengo que volver a introducir datos constantemente entre sistemas debido a errores

¿Por qué elegir el iPaaS de Jitterbit para la integración EDI?

Plataforma como Servicio de integración iPaaS de Jitterbit, Harmony, ofrece sólidas capacidades de integración de datos EDI y numerosos beneficios para las empresas que desean lograr una eficiencia óptima al realizar transacciones con socios comerciales.

• Obtenga una vista centralizada de las transacciones

  La solución iPaaS de Jitterbit proporciona una única fuente de verdad para gestionar socios comerciales y transacciones EDI. Esta centralización ofrece una visión holística para que las empresas puedan realizar un seguimiento del estado de las transacciones en tiempo real, monitorear métricas de rendimiento e identificar problemas de forma proactiva antes de que afecten las operaciones.

• Escale fácilmente con soluciones de iPaaS

  Harmony está diseñado para adaptarse al crecimiento de una empresa. A medida que aumentan los volúmenes de transacciones EDI y se incorporan nuevos socios comerciales y sistemas, las soluciones iPaaS pueden manejar el mayor tráfico de datos sin requerir inversiones significativas en infraestructura ni intervención manual.

• Acelera las integraciones con conectores preconstruidos

  Jitterbit cuenta con conectores preconstruidos para sistemas ERP y CRM líderes en la industria, así como acceso a miles de socios comerciales, lo que permite la integración rápida de nuevas aplicaciones o sistemas empresariales personalizados.

• Automatice flujos de trabajo complejos sin esfuerzo

  Nuestras capacidades de automatización de flujos de trabajo ayudan a las empresas a optimizar el intercambio de documentos electrónicos, automatizar tareas repetitivas y garantizar un flujo de datos continuo entre socios comerciales, lo que mejora la eficiencia y reduce los errores en los procesos comerciales.

• Mejore la agilidad con soluciones a prueba de futuro

  Al eliminar el requisito de código personalizado, la integración de EDI de Jitterbit mantiene un nivel sin precedentes de compatibilidad hacia el futuro. Se minimiza el impacto de futuras actualizaciones de sistemas y migraciones de software, lo que permite un tiempo de inactividad cercano a cero durante los cambios en su infraestructura de TI.

• Obtén ayuda de expertos cuando la necesites

  La integración EDI directa de Jitterbit está respaldada por el nivel más alto de soporte que se encuentra en la industria B2B. Nuestros experimentados profesionales de EDI cuentan con décadas de experiencia y brindamos un soporte incomparable con tiempos de respuesta rápidos. Este soporte, junto con el compromiso de Jitterbit con la calidad, aporta un rendimiento comprobado y tranquilidad a la integración B2B.

Preguntas frecuentes

¿Qué industrias se benefician más de la integración de EDI?

La integración EDI se utiliza ampliamente en industrias como el comercio minorista, la manufactura, la logística, la salud y las finanzas. Por ejemplo, los minoristas utilizan soluciones de integración EDI para gestionar las operaciones de la cadena de suministro de manera eficiente, mientras que los fabricantes dependen de ella para automatizar la gestión de inventarios y el procesamiento de pedidos. Al adoptar sistemas EDI integrados, las empresas de estos sectores pueden optimizar la comunicación con sus socios comerciales, reducir errores y cumplir con las normas de cumplimiento de la industria.

¿Puede la integración EDI funcionar con sistemas empresariales heredados?

Sí, la integración de EDI se puede configurar para que funcione con sistemas ERP, CRM o de contabilidad heredados. Muchas soluciones de integración de EDI ofrecen herramientas para cerrar la brecha entre los sistemas obsoletos y la tecnología moderna al permitir una integración de datos EDI fluida. Esto permite a las empresas modernizar los flujos de trabajo sin necesidad de una renovación completa del sistema, lo que garantiza la compatibilidad y la eficiencia operativa.

¿Qué tipos de transacciones EDI se pueden integrar?

La integración EDI es compatible con una variedad de tipos de transacciones, lo que permite una comunicación fluida entre los socios comerciales. Algunos tipos comunes incluyen:

• EDI 850 (Orden de compra): Se utiliza para hacer un pedido a un proveedor o vendedor.
• EDI 810 (Factura): Facilita la facturación y el cobro entre empresas.
• EDI 856 (Aviso de Expedición Anticipada): Proporciona detalles sobre un envío antes de que llegue.
• EDI 846 (Consulta/Aviso de Inventario): Comparte el estado del inventario y la disponibilidad.
• EDI 940 (Orden de envío de almacén): Ordena a un almacén que envíe mercancías a un lugar especificado.

Estas transacciones ayudan a automatizar procesos comerciales críticos y mejoran la comunicación en las cadenas de suministro. Las soluciones de integración EDI robustas garantizan que estas transacciones se procesen de manera eficiente y sin errores. Para obtener una lista completa de los tipos de documentos EDI, visite nuestra página de Tipos de documentos EDI.

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