Por Dave Malda, Director, Soluciones de integración de comercio electrónico y EDI
Aprenda cómo optimizar y automatizar las transacciones EDI para mejorar la eficiencia.
Los consumidores de hoy exigen de las marcas experiencias dignas de sorprender.
Dado que las estrategias omnicanal son cada día más innovadoras y únicas, operar con la máxima eficiencia es imperativo para los minoristas que buscan superar las expectativas y fomentar la lealtad a la marca. Si su empresa depende en gran medida de flujos de trabajo manuales, hay mucho menos tiempo y oportunidades para centrarse en ofrecer experiencias excepcionales a los clientes.
Para los actores del comercio electrónico, gestión de intercambios de datos entre socios comerciales, en línea. marketplaces, tiendas web y otros sistemas es abrumador, requiere mucho tiempo y es propenso a errores cuando se realiza manualmente. El intercambio electrónico de datos (EDI) es un componente importante de las operaciones de comercio electrónico, y la racionalización de las transacciones EDI puede desempeñar un papel importante en la mejora de la eficiencia operativa.
Continúe leyendo para saber cómo la integración EDI puede beneficiar a su empresa.
¿Qué es EDI?
EDI es un formato estandarizado para que las empresas intercambien información, realicen pedidos y compren documentos a lo largo de la cadena de suministro con sus socios. Al utilizar un formato coherente entre empresas, los minoristas pueden automatizar y acelerar los intercambios de documentos y las traducciones de datos.
En otras palabras, EDI es el formato común para realizar transacciones de documentos desde la empresa A (minorista) a la empresa B (marca). Los documentos EDI comunes incluyen órdenes de compra (EDI 850), facturas (EDI 810), niveles de inventario (EDI 846) y avisos de envío avanzados (EDI 856). Estos datos también deben reflejarse en dos lugares; en el minorista marketplace, como Amazon, Bed, Bath y Beyond, Home Depot, CommerceHub, etc., y también en una plataforma de recursos empresariales (ERP), como NetSuite, Sage, Quickbooks, Microsoft Dynamics, etc. Ahí es donde entra en juego la integración EDI.
¿Qué es la integración EDI?
Depender de esfuerzos manuales para procesar documentos EDI y datos de entrada en todos los sistemas hace que los minoristas sean más vulnerables a errores costosos como direcciones, inventario, información de envío, etc. inexactos. Con la integración de EDI, puede automatizar fácilmente los intercambios de datos bidireccionales entre EDI, ERP, y otros sistemas de back-end.
La tecnología de integración EDI aprovecha la automatización para transferir datos desde un documento EDI directamente a varios sistemas comerciales, incluidos ERP, WMS, CMS, soluciones de envío, software de contabilidad y más.
¿Por qué la integración EDI?
La integración de EDI es esencial en los entornos empresariales modernos debido a su capacidad para acelerar y optimizar rápidamente las comunicaciones entre socios comerciales, garantizar el cumplimiento de las directrices y mejorar la eficiencia general.
La integración EDI minimiza los procesos manuales, reduce los errores y acelera los tiempos de procesamiento de las transacciones. Establece un flujo fluido de información entre sistemas y plataformas dispares, lo que facilita la visibilidad en tiempo real de las operaciones de la cadena de suministro y permite a las empresas responder a las demandas cambiantes del mercado y de los clientes. El EDI es una pieza fundamental para impulsar la cadena de suministro en una multitud de sectores verticales, incluidos el comercio minorista, la fabricación, la atención sanitaria, los seguros, la logística, la automoción, los servicios financieros y el gobierno.
Integración de sistemas EDI y ERP
Si un cliente realiza un pedido a través de un minorista como Amazon, procesar ese pedido manualmente implica contratar a alguien para que introduzca manualmente el pedido y la información del cliente en el ERP, CRM o sistema de cuentas para desencadenar otra cadena de eventos, como el envío y el embalaje.
Esto no sólo supone una carga para el personal, sino que también crea cuellos de botella y les impide ayudar a los clientes con asuntos más urgentes. Un simple paso en falso, como una dirección incorrecta o un cumplimiento incorrecto de un pedido, puede provocar que tanto los socios comerciales como los clientes estén descontentos y, en última instancia, perjudicar el resultado final.
Si estos procesos se automatizan con la integración EDI, los procesos de cumplimiento de extremo a extremo se vuelven más eficientes para los miembros de su equipo, sus socios minoristas y sus clientes.
¿Cómo funciona la integración EDI?
La integración EDI es un proceso mediante el cual diferentes sistemas informáticos y aplicaciones de software intercambian documentos y datos comerciales de forma electrónica, siguiendo estándares y protocolos específicos. Estas son algunas de las facetas que componen la integración EDI:
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Asignación de datos
El mapeo de datos implica identificar qué elementos de datos en un sistema corresponden a los de otro sistema. Por ejemplo, asignar el campo "nombre del cliente" en un sistema al campo correspondiente en otro sistema.
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Traducción
Una vez que se establece el mapeo de datos, los datos deben traducirse a un formato EDI estándar. Algunos estándares EDI comunes incluyen todo EDI (X12, EDIFACT, TRADACOMS, XML, CICA, HL7, etc.), XML – (WSDL, XSD), cXML, estructuras de texto plano, estructuras de texto jerárquico y más. Cada estándar define la estructura y el formato de diferentes documentos comerciales, como órdenes de compra, facturas y avisos de envío.
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Validación
Al recibir los documentos EDI, el sistema receptor valida los datos para cumplir con el estándar EDI y realiza las comprobaciones necesarias para la integridad y precisión de los datos. La validación ayuda a garantizar que los datos recibidos sean consistentes y estén libres de errores.
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Integración de flujo de trabajo
Este es uno de los elementos clave de la integración EDI. Una vez validados, los datos EDI se integran en los procesos y sistemas comerciales del destinatario. Estos sistemas pueden incluir sistemas ERP, CRM, WMS, soluciones de envío y más.
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Acknowledgment
Una vez procesados los documentos EDI, el sistema receptor envía acuses de recibo al remitente para confirmar la recepción y el procesamiento exitosos de esos documentos. Esto ayuda a mantener la integridad de los datos y garantiza a ambas partes que la transacción se completó con éxito.
¿Cómo Integración EDI beneficiar a su negocio?
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Elimine la entrada de datos manual y duplicada
Automatizar la transferencia de datos EDI de documentos a sistemas ERP, CRM y otras aplicaciones permite el intercambio fluido de documentos comerciales, como órdenes de compra, facturas y avisos de envío. Esto reduce la entrada manual de datos, minimiza los errores y alivia la presión sobre los recursos.
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Acelere los intercambios de datos
La integración EDI automatiza el intercambio de documentos comerciales, como pedidos, facturas y avisos de envío, entre socios comerciales y sus sistemas. La automatización elimina la entrada manual de datos, lo que reduce los errores y acorta el tiempo de procesamiento.
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Reduzca gastos
Al eliminar los procesos manuales, la integración EDI reduce los costos laborales asociados con la entrada de datos, el manejo de documentos y la conciliación. También reduce los costos generales de los suministros y agrega nueva plantilla solo para procesar los pedidos.
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Mejorar la precisión y confiabilidad de los datos
La automatización de las transferencias de datos EDI de socios comerciales a sistemas ERP y otras aplicaciones de back-end garantiza que los datos se transfieran con precisión entre sistemas, eliminando los riesgos de errores tipográficos, duplicaciones u otros errores humanos. Esto puede mejorar la calidad y confiabilidad general de los datos.
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Optimice los procesos comerciales
Con la integración EDI, las transacciones se pueden procesar y completar mucho más rápido que los métodos tradicionales en papel. Esta velocidad es crucial para las empresas que operan en industrias de ritmo rápido donde la comunicación oportuna y el cumplimiento de los pedidos son esenciales.
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Administrar transacciones
La integración EDI proporciona visibilidad del estado de las transacciones, pedidos y envíos. Las empresas pueden rastrear el movimiento de productos y monitorear el progreso de los pedidos de manera más efectiva, lo que permite mejores informes y pronósticos.
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Mejorar las comunicaciones con los socios comerciales
La integración EDI facilita la comunicación y colaboración fluidas entre socios comerciales, incluidos proveedores, distribuidores y minoristas. Esto agiliza el procesamiento de pedidos, reduce los tiempos de entrega, aumenta la precisión y garantiza que las transacciones se realicen de acuerdo con los estándares y regulaciones de la industria y los socios comerciales.
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Amplíe su huella
La integración EDI es escalable y puede adaptarse a las crecientes necesidades de las empresas a medida que se expanden a nuevos mercados. Permite a las organizaciones agregar fácilmente socios comerciales, sistemas comerciales y canales mientras se adaptan a la dinámica del mercado en constante cambio y a las demandas de los clientes.
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Satisfacer las necesidades del cliente
La adopción de la integración EDI puede brindar a las empresas una ventaja competitiva al permitirles responder rápidamente a las demandas de los clientes, optimizar los procesos de su cadena de suministro y operar de manera más eficiente que los competidores que aún dependen de métodos manuales.
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Elevar empleados
Al automatizar procesos tediosos y que consumen mucho tiempo, su equipo puede centrarse en trabajos de mayor prioridad, como ayudar a los clientes o mejorar su marca.
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Cómo saber si necesita integración EDI
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Entrada y procesamiento manual de datos
Sin la integración de EDI, las empresas suelen depender de métodos de procesamiento y entrada de datos manuales. Esto puede provocar errores, retrasos y mayores costes operativos. La entrada manual no solo lleva mucho tiempo, sino que también es propensa a errores humanos, como errores tipográficos o interpretaciones erróneas, y a la entrada incorrecta de campos de datos que pueden dar lugar a pedidos, envíos o facturas incorrectos.
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Automatización y eficiencia limitadas
La integración EDI permite la automatización de diversos procesos, como el procesamiento de pedidos, la facturación y la gestión de inventario. Sin él, las empresas podrían tener dificultades para alcanzar altos niveles de automatización y eficiencia en sus operaciones. La intervención manual ralentiza los procesos, le quita tiempo al personal y reduce la productividad general, lo que dificulta la capacidad de escalar y manejar volúmenes de transacciones crecientes de manera efectiva.
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Precisión e integridad de datos reducidas
La entrada manual de datos aumenta el riesgo de errores e inconsistencias en los datos. Sin integración EDI, existe una mayor probabilidad de que se produzcan errores en la entrada de datos, entradas duplicadas y discrepancias entre sistemas y aplicaciones. Esta falta de integridad de los datos puede generar problemas como niveles de inventario incorrectos, errores de facturación y envíos incorrectos que pueden afectar la satisfacción del cliente y las relaciones con los socios comerciales.
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Escalabilidad y competitividad limitadas
Las empresas sin integración EDI tienen problemas para escalar sus operaciones de manera eficiente, especialmente cuando administran múltiples socios comerciales, proveedores y clientes. Los procesos manuales pueden volverse cada vez más engorrosos e insostenibles a medida que aumentan los volúmenes de transacciones, lo que dificulta mantener la competitividad y satisfacer las demandas del mercado.
¿Por qué elegir iPaaS de Jitterbit para la integración EDI?
La plataforma de integración iPaaS de Jitterbit como servicio, Harmony, ofrece numerosos beneficios para las empresas que desean lograr una eficiencia óptima cuando se trata de realizar transacciones con socios comerciales.
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Ganar visibilidad
La solución iPaaS de Jitterbit proporciona una única fuente de información para gestionar socios comerciales y transacciones EDI. Esta centralización proporciona una visión holística, para que las empresas puedan rastrear el estado de las transacciones en tiempo real, monitorear las métricas de desempeño e identificar problemas de manera proactiva antes de que afecten las operaciones.
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Escale fácilmente
Harmony está diseñado para escalar con una empresa a medida que crece. A medida que crecen los volúmenes de transacciones EDI y se agregan nuevos socios comerciales y sistemas, las soluciones iPaaS pueden manejar un mayor tráfico de datos sin requerir inversiones significativas en infraestructura o intervención manual.
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Acelere las integraciones
Jitterbit tiene conectores prediseñados para sistemas ERP y CRM líderes en la industria, así como acceso a miles de socios comerciales, lo que permite la rápida integración de nuevas aplicaciones o sistemas empresariales personalizados.
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Automatizar flujos de trabajo
Nuestras capacidades de automatización del flujo de trabajo ayudan a las empresas a optimizar el intercambio de documentos electrónicos, automatizar tareas repetitivas y garantizar un flujo de datos fluido entre socios comerciales, mejorando la eficiencia y reduciendo errores en los procesos comerciales.
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Mejorar la agilidad
Al eliminar el requisito de codificación personalizada, la integración EDI de Jitterbit mantiene un nivel sin precedentes de compatibilidad hacia adelante. El impacto de futuras actualizaciones de sistemas y migraciones de software se minimiza, lo que permite un tiempo de inactividad casi nulo durante los cambios en su infraestructura de TI.
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Soporte técnico
La integración EDI directa de Jitterbit está respaldada por el más alto nivel de soporte que se encuentra en la industria B2B. Nuestros experimentados profesionales de EDI tienen décadas de experiencia y brindamos soporte incomparable con tiempos de respuesta rápidos. Este soporte, junto con el compromiso de Jitterbit con la calidad, aporta un rendimiento comprobado y tranquilidad a la integración B2B.
