Por Greg Belkin, Director de marketing de producto
Seamos realistas, la gestión de gastos de los empleados puede ser un proceso estresante, complejo y lento. Por lo general, implica la coordinación de múltiples sistemas de registro, incluida la gestión de gastos, la gestión de recursos humanos (HRM) y la nómina. También implica atender a los empleados que esperan que sus reembolsos sean justos, oportunos y precisos. Eso ejerce mucha presión sobre todos para hacerlo bien.
Para muchos en la industria de recursos humanos, todo el proceso de gestión de gastos de los empleados ha sido descartado como un mal necesario. A menudo se piensa que es algo que todo el mundo tiene hacer pero nadie quiere hacer. Afortunadamente, la tecnología nos ha permitido alejarnos del seguimiento manual en hojas de cálculo y de los informes de ida y vuelta de recibos físicos que consumen mucho tiempo y acercarnos a plataformas, aplicaciones y servicios modernos. Sin embargo, todavía se ve con desdén porque hay mucho trabajo preliminar que debe manejarse. Los gerentes de recursos humanos y otras personas involucradas deben, por ejemplo:
- Cree una nueva cuenta de gestión de gastos para cada nuevo empleado. Se debe crear una cuenta de usuario en el sistema de gestión de informes de gastos elegido por la organización. Es fundamental que los datos ingresados en esta cuenta coincidan con los que probablemente ya se hayan configurado en la companydel sistema de gestión de recursos humanos, ya que no hay lugar para discrepancias o errores.
- Mantener cuentas actualizadas. Los gerentes de recursos humanos deben actualizar manualmente y con regularidad los cambios en los datos de los empleados (como los detalles de la cuenta bancaria, los requisitos de retención de impuestos de un empleado, el cambio de dirección, etc.) en múltiples sistemas, lo que le quita tiempo a otras tareas críticas.
- Integrar la Cuenta con Otros Sistemas. Una vez que se completa y aprueba un informe de gastos, los gerentes de recursos humanos deben asegurarse de que los datos del informe de gastos se importen nuevamente al sistema HRM desde el sistema de administración de informes de gastos elegido para el procesamiento de pagos.
Estos pasos implican la coordinación de múltiples sistemas de registro, lo que ralentiza la productividad y crea espacio para el error. Es una probabilidad simple: cuantas más veces se deba ingresar la información de un empleado en un sistema, más posibilidades hay de cometer un error.
Ingrese a la integración del sistema HRM
Las mejores organizaciones de su clase se dan cuenta de la necesidad de una experiencia de recursos humanos orientada al consumidor para sus empleados. Saben que la gestión de gastos de los empleados es una parte clave de esta experiencia porque es uno de los primeros procesos que se les presentan a los nuevos empleados cuando se unen a una organización. La gestión de gastos también es un proceso crítico para hacerlo bien porque implica el reembolso de dinero a los empleados.
Como individuos, esperamos que este proceso sea oportuno y preciso, o la moral de los empleados se verá afectada. Hacerlo bien con el mínimo esfuerzo manual es un objetivo alcanzable, pero requiere integrar varias fuentes de datos de empleados. Como resultado, las organizaciones pueden simplificar la forma en que el empleado puede ingresar y acceder a sus datos personales, y mejorar la forma en que Recursos Humanos y otro personal de apoyo pueden procesar esos cambios.
Tomemos, por ejemplo, UltraDent, un company de más de 1,000 personas en la industria mundial de servicios sanitarios. El company priorizó en gran medida el buen servicio al cliente y fue muy insistente en que las relaciones con sus empleados fueran igual de sólidas. Sin embargo, antes de racionalizar sus procedimientos de gestión de gastos, el company experimentó retrasos significativos entre la presentación de gastos, el pago y la presentación de informes. También descubrió discrepancias en los informes financieros debido a errores manuales y visibilidad limitada de la gestión de gastos. Después de abordar este desafío, UltraDent experimentó una mayor satisfacción de los empleados debido a las aprobaciones y reembolsos acelerados. También eliminaron errores manuales, establecieron informes financieros más confiables y aumentaron la visibilidad de la gestión de gastos.
Jitterbit llama a esto un Experiencia del empleado API360 enfoque, e incluye cuatro componentes clave:
- Conectores de aplicación: Los conectores de aplicaciones proporcionan conectividad preconstruida y reutilizable a un punto final específico. En el caso de la gestión de gastos u otras funciones relacionadas con el trabajo, esto podría incluir Workday u otros sistemas populares de gestión de recursos humanos. Los conectores comparten datos y facilitan la interacción directa con la API del terminal o los protocolos de intercambio de datos.
- Recetas de integración: Una receta de integración es un único proyecto de integración preconstruido que lleva datos en una dirección entre objetos similares a través de aplicaciones o sistemas. En este caso, podría ser una integración entre el software de informes y seguimiento de gastos de los empleados y un sistema de gestión de nómina.
- Plantillas de proceso: Yendo un paso más allá, estos son grupos de proyectos basados en casos de uso preconstruidos que usan una cantidad de objetos en múltiples aplicaciones o sistemas. Esto podría involucrar su sistema HRM como un centro para manejar el proceso de incorporación de empleados, así como la gestión de gastos.
- Servicios de entrega. Los servicios de entrega son fijos, preempaquetados professional services configurado sin personalización. Pueden ampliar las plantillas de procesos con personalización a objetos y puntos finales adicionales en función de las necesidades específicas de una organización o las plataformas en las que invierten.
Beneficios de la Gestión Integrada de Gastos
Algunos pueden preguntarse, “¿por qué necesito la integración de los sistemas de gestión de gastos de los empleados? ¿Cuáles son los beneficios desde todas las perspectivas?” Es cierto que la comodidad y la familiaridad vienen junto con hacer las cosas como siempre las has hecho. Pero eso no significa necesariamente que sea lo mejor para el negocio, o la cordura de la gerencia de recursos humanos y los empleados. De hecho, muchos de los que experimentan el poder y la facilidad de la verdadera integración de los sistemas y el software HRM se preguntan por qué se tardó tanto en realizar la conversión. Los beneficios clave incluyen:
- Incorporación más rápida de nuevos empleados
- Gestión más rápida y eficiente de los empleados existentes a través de modelos de autoservicio
- Mayor productividad para los gerentes de recursos humanos con procesos de informes de gastos automatizados
- Aumento de la satisfacción y la moral de los empleados gracias a la aceleración del tiempo de pago
- Aumento de la productividad en toda la organización.
- Uso eficiente y más estratégico de los recursos
- Mayor moral y satisfacción entre los gerentes de recursos humanos
- Mucho menos entradas de datos manuales, lo que resulta en menos errores de datos
- Disminución de la rotación debido a mejores experiencias y moral.
Integración de Employee 360: está más cerca de lo que piensa
Como puede ver, hay muchos beneficios potenciales que las organizaciones pueden disfrutar al implementar la integración de Employee 360 para el seguimiento y la generación de informes de gastos, junto con una gestión de recursos humanos más amplia. Anteriormente vimos por qué La mejor experiencia de los empleados en su clase requiere una gestión eficaz de los datos de recursos humanos.. En una próxima publicación, analizaremos más en profundidad cómo las integraciones de los sistemas de recursos humanos de Employee 360 pueden ayudar a otro punto débil común en el lugar de trabajo, como la incorporación y la baja de los empleados.
Mientras tanto, descubra cómo les gusta a las empresas Reclutadores inteligentes y Soluciones Tecleadas utilizó las integraciones de Employee 360 para mejorar significativamente sus capacidades de recursos humanos.
