Hva er EDI-integrasjon? Hvordan kan det hjelpe din bedrift?

av Dave Malda, Direktør, e-handel og EDI-integrasjonsløsninger

Lær hvordan du effektiviserer og automatiserer EDI-transaksjoner for økt effektivitet. 

Dagens forbrukere etterspør wow-verdige opplevelser fra merkevarer.

Med omnikanalstrategier som blir mer innovative og unike hver dag, er det avgjørende å operere med maksimal effektivitet for forhandlere som ønsker å overgå forventningene og fremme merkelojalitet. Hvis virksomheten din er avhengig av manuelle arbeidsflyter, er det langt mindre tid og mulighet til å fokusere på å levere eksepsjonelle kundeopplevelser.

For e-handelsaktører, administrasjon av datautveksling mellom handelspartnere, online marketplaces, nettbutikker og andre systemer er overveldende, tidkrevende og utsatt for feil når det gjøres manuelt. Elektronisk datautveksling (EDI) er en viktig komponent i e-handelsoperasjoner, og strømlinjeforming av EDI-transaksjoner kan spille en viktig rolle for å forbedre operasjonell effektivitet.

Les videre for å finne ut hvordan EDI-integrasjon kan være til nytte for virksomheten din.

Hva er EDI?

EDI er et standardisert format for bedrifter å utveksle informasjon, bestille og kjøpe dokumenter langs forsyningskjeden med partnere. Ved å bruke et konsistent format mellom virksomheter, kan forhandlere automatisere og akselerere dokumentutveksling og dataoversettelse.

Med andre ord er EDI det vanlige formatet for transaksjoner av dokumenter fra Business A (forhandler) til Business B (merkevare). Vanlige EDI-dokumenter inkluderer innkjøpsordrer (EDI 850), fakturaer (EDI 810), lagernivåer (EDI 846) og avanserte fraktmeldinger (EDI 856). Disse dataene må også speile seg selv på to steder; i forhandleren marketplace, som Amazon, Bed, Bath, & Beyond, Home Depot, CommerceHub, etc., og også i en Enterprise Resource Platform (ERP), som NetSuite, Sage, Quickbooks, Microsoft Dynamics osv. Det er her EDI-integrasjon kommer inn.

Hva er EDI-integrasjon?

Å stole på manuell innsats for å behandle EDI-dokumenter og inndata på tvers av systemer gjør forhandlere mer sårbare for kostbare feil som unøyaktige adresser, inventar, fraktinformasjon osv. Med EDI-integrasjon kan du enkelt automatisere toveis datautveksling mellom EDI, ERP, og andre back-end-systemer.

EDI-integrasjonsteknologi utnytter automatisering for å overføre data fra et EDI-dokument direkte til ulike forretningssystemer, inkludert ERP, WMS, CMS, fraktløsninger, regnskapsprogramvare og mer.

Hvorfor EDI-integrasjon?

EDI-integrasjon er avgjørende i moderne forretningsmiljøer på grunn av dens evne til raskt å akselerere og strømlinjeforme kommunikasjon mellom handelspartnere, sikre overholdelse av retningslinjer og forbedre den generelle effektiviteten.

EDI-integrasjon minimerer manuelle prosesser, reduserer feil og akselererer transaksjonsbehandlingstider. Det etablerer en sømløs informasjonsflyt på tvers av ulike systemer og plattformer, og letter sanntidssynlighet i forsyningskjedeoperasjoner og gjør det mulig for selskaper å svare på endrede markeds- og kundekrav. EDI er en kritisk brikke for å drive forsyningskjeden på tvers av en rekke vertikaler, inkludert handel og detaljhandel, produksjon, helsevesen, forsikring, logistikk, bilindustri, finansielle tjenester og myndigheter.

Integrering av EDI og ERP-systemer

Hvis en kunde legger inn en bestilling gjennom en forhandler som Amazon, innebærer behandling av denne bestillingen manuelt å ansette noen til å håndtaste bestillingen og kundeinformasjonen inn i ERP-, CRM- eller kontosystemet for å utløse en annen hendelseskjede, for eksempel frakt og pakking.

Dette belaster ikke bare personalet, men det skaper også flaskehalser og tar dem bort fra å hjelpe kunder med mer presserende saker. Ett enkelt feiltrinn - for eksempel en unøyaktig adresse eller feil ordreoppfyllelse - kan føre til både misfornøyde handelspartnere og kunder, og til slutt skade bunnlinjen.

Hvis disse prosessene er automatisert med EDI-integrasjon, blir ende-til-ende fullføringsprosesser mer effektive for teammedlemmene, detaljhandelspartnerne og kundene dine.

Hvordan fungerer EDI-integrasjon?

EDI-integrasjon er en prosess der forskjellige datasystemer og programvareapplikasjoner utveksler forretningsdokumenter og data elektronisk, etter spesifikke standarder og protokoller. Her er noen av fasettene som utgjør EDI-integrasjon:

• Datakartlegging

  Datakartlegging innebærer å identifisere hvilke dataelementer i ett system som tilsvarer de i et annet system. For eksempel å tilordne «kundenavn»-feltet i ett system til det tilsvarende feltet i et annet system.

• Oversettelse

  Når datakartlegging er etablert, må dataene oversettes til et standard EDI-format. Noen vanlige EDI-standarder inkluderer alle EDI (X12, EDIFACT, TRADACOMS, XML, CICA, HL7, etc.), XML – (WSDL, XSD), cXML, Flat Text Structures, Hierarkiske tekststrukturer og mer. Hver standard definerer strukturen og formatet til forskjellige forretningsdokumenter som innkjøpsordrer, fakturaer og fraktmeldinger.

• Validering

  Ved mottak av EDI-dokumentene validerer mottakssystemet dataene for samsvar med EDI-standarden og utfører nødvendige kontroller for dataintegritet og nøyaktighet. Validering bidrar til å sikre at de mottatte dataene er konsistente og feilfrie.

• Arbeidsflytintegrasjon

  Dette er et av nøkkelelementene i EDI-integrasjon. Når de er validert, integreres EDI-dataene i mottakerens forretningsprosesser og systemer. Disse systemene kan inkludere ERP-systemer, CRM, WMS, fraktløsninger og mer.

• Bekreftelse

  Etter at EDI-dokumenter er behandlet, sender mottakersystemet bekreftelser til avsenderen for å bekrefte vellykket mottak og behandling av disse dokumentene. Dette bidrar til å opprettholde dataintegriteten og sikrer begge parter at transaksjonen ble fullført.

Hvordan gjør EDI-integrasjon gagne virksomheten din?

• Eliminer manuell og duplisert dataregistrering

  Automatisering av overføring av EDI-data fra dokumenter til ERP-systemer, CRM og andre applikasjoner muliggjør sømløs utveksling av forretningsdokumenter, som for eksempel innkjøpsordrer, fakturaer og fraktmeldinger. Dette reduserer manuell dataregistrering, minimerer feil og reduserer belastningen på ressurser.

• Akselerer datautvekslingen

  EDI-integrasjon automatiserer utvekslingen av forretningsdokumenter som bestillinger, fakturaer og fraktmeldinger mellom handelspartnere og deres systemer. Automatisering eliminerer manuell inntasting av data, noe som reduserer feil og forkorter behandlingstiden.

• Redusere kostnader

  Ved å eliminere manuelle prosesser reduserer EDI-integrasjon arbeidskostnadene knyttet til datainntasting, dokumenthåndtering og avstemming. Det reduserer også overheadkostnadene for rekvisita og legger til nytt antall ansatte bare for å behandle bestillinger.

• Forbedre datanøyaktigheten og påliteligheten

  Automatisering av EDI-dataoverføringer fra handelspartnere til ERP-systemer og andre back-end-applikasjoner sikrer at data overføres nøyaktig mellom systemer, og eliminerer risikoen for skrivefeil, duplisering eller andre menneskelige feil. Dette kan forbedre den generelle datakvaliteten og påliteligheten.

• Effektiviser forretningsprosesser

  Med EDI-integrasjon kan transaksjoner behandles og fullføres mye raskere enn tradisjonelle papirbaserte metoder. Denne hastigheten er avgjørende for virksomheter som opererer i fartsfylte bransjer der tidsriktig kommunikasjon og ordreoppfyllelse er avgjørende.

• Administrer transaksjoner

  EDI-integrasjon gir innsyn i status for transaksjoner, bestillinger og forsendelser. Bedrifter kan spore bevegelsen til produkter og overvåke fremdriften av bestillinger mer effektivt, noe som muliggjør bedre rapportering og prognoser.

• Forbedre kommunikasjonen med handelspartnere

  EDI-integrasjon forenkler sømløs kommunikasjon og samarbeid mellom handelspartnere, inkludert leverandører, distributører og forhandlere. Dette effektiviserer ordrebehandling, reduserer ledetider og øker nøyaktigheten, og sikrer at transaksjoner utføres i henhold til industri- og handelspartners standarder og forskrifter.

• Utvid fotavtrykket ditt

  EDI-integrasjon er skalerbar og kan imøtekomme de økende behovene til virksomheter når de ekspanderer til nye markeder. Det lar organisasjoner enkelt legge til handelspartnere, forretningssystemer og kanaler mens de tilpasser seg stadig skiftende markedsdynamikk og kundekrav.

• Møt kundenes behov

  Å ta i bruk EDI-integrasjon kan gi bedrifter et konkurransefortrinn ved at de raskt kan svare på kundekrav, optimalisere forsyningskjedeprosessene og operere mer effektivt enn konkurrenter som fortsatt er avhengige av manuelle metoder.

• Hev ansatte

  Ved å automatisere kjedelige, tidkrevende prosesser, kan teamet ditt fokusere på høyere prioritert arbeid som å hjelpe kunder eller forbedre merkevaren din.

👉 Klikk her for å lære mer om Jitterbits EDI-løsning

Hvordan finne ut om du trenger EDI-integrasjon

• Manuell datainntasting og -behandling

  Uten EDI-integrasjon er bedrifter ofte avhengige av manuell dataregistrering og behandlingsmetoder. Dette kan føre til feil, forsinkelser og økte driftskostnader. Manuell inntasting er ikke bare tidkrevende, men også utsatt for menneskelige feil, som skrivefeil eller feiltolkninger, og feil inndatafelt som kan resultere i feil bestillinger, forsendelser eller fakturaer.

• Begrenset automatisering og effektivitet

  EDI-integrasjon muliggjør automatisering av ulike prosesser, som ordrebehandling, fakturering og lagerstyring. Uten det kan bedrifter slite med å oppnå høye nivåer av automatisering og effektivitet i driften. Manuell intervensjon bremser prosessene, tar tid fra personalet og reduserer den totale produktiviteten, noe som hindrer muligheten til å skalere og håndtere økende transaksjonsvolumer effektivt.

• Redusert nøyaktighet og dataintegritet

  Manuell inntasting av data øker risikoen for feil og inkonsekvenser i dataene. Uten EDI-integrasjon er det større sannsynlighet for datainntastingsfeil, dupliserte oppføringer og avvik mellom systemer og applikasjoner. Denne mangelen på dataintegritet kan føre til problemer som feil lagernivåer, faktureringsfeil og feil frakt som kan påvirke kundetilfredshet og handelspartnerforhold.

• Begrenset skalerbarhet og konkurranseevne

  Bedrifter uten EDI-integrasjon har problemer med å skalere sin virksomhet effektivt, spesielt når de administrerer flere handelspartnere, leverandører og kunder. Manuelle prosesser kan bli stadig mer tyngende og uholdbare ettersom transaksjonsvolumene øker, noe som gjør det vanskelig å holde seg konkurransedyktig og møte markedets krav.

Hvorfor velge Jitterbits iPaaS for EDI-integrasjon?

Jitterbits iPaaS-integrasjonsplattform som en tjeneste, Harmony, tilbyr en rekke fordeler for bedrifter som ønsker å oppnå optimal effektivitet når det gjelder transaksjoner med handelspartnere. 

• Få synlighet

  Jitterbits iPaaS-løsning gir én enkelt kilde til sannhet for å administrere handelspartnere og EDI-transaksjoner. Denne sentraliseringen gir et helhetlig syn, slik at virksomheter kan spore status for transaksjoner i sanntid, overvåke ytelsesmålinger og proaktivt identifisere problemer før de påvirker driften.

• Skaler enkelt

  Harmony er designet for å skalere med en bedrift etter hvert som den vokser. Etter hvert som EDI-transaksjonsvolumene vokser, og nye handelspartnere og systemer legges til, kan iPaaS-løsninger håndtere økt datatrafikk uten å kreve betydelige infrastrukturinvesteringer eller manuell intervensjon.

• Akselerer integrasjonene

  Jitterbit har forhåndsbygde koblinger for bransjeledende ERP-systemer og CRM-er samt tilgang til tusenvis av handelspartnere som muliggjør rask integrasjon av nye applikasjoner eller tilpassede bedriftssystemer.

• Automatiser arbeidsflyter

  Våre funksjoner for automatisering av arbeidsflyt hjelper bedrifter med å effektivisere utvekslingen av elektroniske dokumenter, automatisere repeterende oppgaver og sikre sømløs dataflyt mellom handelspartnere, forbedre effektiviteten og redusere feil i forretningsprosesser.

• Forbedre smidigheten

  Ved å eliminere kravet til tilpasset koding opprettholder Jitterbits EDI-integrasjon et enestående nivå av foroverkompatibilitet. Effekten av fremtidige systemoppgraderinger og programvaremigreringer minimeres, noe som gir nesten null nedetid under endringer i IT-infrastrukturen din.

• Få støtte

  Jitterbits direkte EDI-integrasjon støttes av det høyeste nivået av støtte som finnes i B2B-bransjen. Våre erfarne EDI-fagfolk har flere tiår med erfaring, og vi gir uovertruffen støtte med raske responstider. Denne støtten, kombinert med Jitterbits forpliktelse til kvalitet, gir bevist ytelse og trygghet til B2B-integrasjon.