Door Dave Malda, Directeur, e-commerce en EDI-integratieoplossingen
Leer hoe u EDI-transacties kunt stroomlijnen en automatiseren voor meer efficiëntie.
De hedendaagse consument eist wow-waardige ervaringen van merken.
Nu omnichannel-strategieën elke dag innovatiever en unieker worden, is het van cruciaal belang om met maximale efficiëntie te werken voor retailers die de verwachtingen willen overtreffen en merkloyaliteit willen bevorderen. Als uw bedrijf sterk afhankelijk is van handmatige workflows, is er veel minder tijd en gelegenheid om u te concentreren op het leveren van uitzonderlijke klantervaringen.
Voor e-commercespelers: het online beheren van gegevensuitwisseling tussen handelspartners marketplaces, webwinkels en andere systemen is overweldigend, tijdrovend en foutgevoelig als het handmatig wordt gedaan. Electronic Data Interchange (EDI) is een belangrijk onderdeel van e-commerceactiviteiten, en het stroomlijnen van EDI-transacties kan een belangrijke rol spelen bij het verbeteren van de operationele efficiëntie.
Lees verder en ontdek hoe EDI-integratie uw bedrijf ten goede kan komen.
Wat is EDI?
EDI is een gestandaardiseerd formaat waarmee bedrijven informatie kunnen uitwisselen, documenten kunnen bestellen en kopen in de toeleveringsketen met partners. Door een consistent format tussen bedrijven te gebruiken, kunnen retailers de documentuitwisseling en datavertalingen automatiseren en versnellen.
Met andere woorden: EDI is het gebruikelijke formaat voor de transactie van documenten van bedrijf A (retailer) naar bedrijf B (merk). Veel voorkomende EDI-documenten zijn inkooporders (EDI 850), facturen (EDI 810), voorraadniveaus (EDI 846) en geavanceerde verzendberichten (EDI 856). Deze gegevens moeten zichzelf ook op twee plaatsen spiegelen; in de detailhandelaar marketplace, zoals Amazon, Bed, Bath, & Beyond, Home Depot, CommerceHub etc., maar ook in een Enterprise Resource Platform (ERP), zoals NetSuite, Sage, Quickbooks, Microsoft Dynamics, enz. Dat is waar EDI-integratie om de hoek komt kijken.
Wat is EDI-integratie?
Door te vertrouwen op handmatige inspanningen om EDI-documenten te verwerken en gegevens in verschillende systemen in te voeren, worden detailhandelaren kwetsbaarder voor kostbare fouten zoals onnauwkeurige adressen, inventaris, verzendinformatie, enz. Met EDI-integratie kunt u eenvoudig bidirectionele gegevensuitwisseling tussen EDI, ERP, enz. automatiseren. en andere back-endsystemen.
EDI-integratietechnologie maakt gebruik van automatisering om gegevens rechtstreeks van een EDI-document over te dragen naar verschillende bedrijfssystemen, waaronder ERP, WMS, CMS, verzendoplossingen, boekhoudsoftware en meer.
Waarom EDI-integratie?
EDI-integratie is essentieel in moderne zakelijke omgevingen vanwege het vermogen om de communicatie tussen handelspartners snel te versnellen en te stroomlijnen, de naleving van richtlijnen te garanderen en de algehele efficiëntie te verbeteren.
EDI-integratie minimaliseert handmatige processen, vermindert fouten en versnelt de verwerkingstijden van transacties. Het zorgt voor een naadloze informatiestroom tussen ongelijksoortige systemen en platforms, waardoor real-time inzicht in de supply chain-activiteiten wordt vergemakkelijkt en bedrijven in staat worden gesteld te reageren op veranderende markt- en klantvragen. EDI is een cruciaal onderdeel in het aansturen van de toeleveringsketen in een groot aantal branches, waaronder handel en detailhandel, productie, gezondheidszorg, verzekeringen, logistiek, automobielsector, financiële dienstverlening en overheid.
Integratie van EDI- en ERP-systemen
Als een klant een bestelling plaatst via een retailer als Amazon, houdt het handmatig verwerken van die bestelling in dat iemand wordt ingehuurd om de bestelling en klantinformatie met de hand in het ERP-, CRM- of accountsysteem in te voeren om een nieuwe reeks gebeurtenissen te activeren, zoals verzending en verpakking.
Dit belast niet alleen het personeel, maar creëert ook knelpunten en zorgt ervoor dat ze klanten niet kunnen helpen met dringender zaken. Eén simpele misstap – zoals een onjuist adres of een onjuiste orderafhandeling – kan leiden tot ontevreden handelspartners en klanten, wat uiteindelijk het bedrijfsresultaat schaadt.
Als deze processen worden geautomatiseerd met EDI-integratie, worden end-to-end fulfilmentprocessen efficiënter voor uw teamleden, uw retailpartners en uw klanten.
Hoe werkt EDI-integratie?
EDI-integratie is een proces waarbij verschillende computersystemen en softwareapplicaties zakelijke documenten en gegevens elektronisch uitwisselen, volgens specifieke standaarden en protocollen. Hier zijn enkele facetten waaruit EDI-integratie bestaat:
-
Gegevens in kaart brengen
Data mapping houdt in dat wordt geïdentificeerd welke data-elementen in het ene systeem overeenkomen met die in een ander systeem. Bijvoorbeeld het toewijzen van het veld ‘klantnaam’ in het ene systeem aan het overeenkomstige veld in een ander systeem.
-
Vertaling
Zodra de data mapping tot stand is gebracht, moeten de gegevens worden vertaald naar een standaard EDI-formaat. Enkele veel voorkomende EDI-standaarden omvatten alle EDI (X12, EDIFACT, TRADACOMS, XML, CICA, HL7, enz.), XML – (WSDL, XSD), cXML, platte tekststructuren, hiërarchische tekststructuren en meer. Elke standaard definieert de structuur en het formaat van verschillende bedrijfsdocumenten, zoals inkooporders, facturen en verzendberichten.
-
Validatie
Na ontvangst van de EDI-documenten valideert het ontvangende systeem de gegevens op naleving van de EDI-standaard en voert het eventuele noodzakelijke controles uit op de integriteit en nauwkeurigheid van de gegevens. Validatie helpt ervoor te zorgen dat de ontvangen gegevens consistent en foutloos zijn.
-
Workflow-integratie
Dit is een van de belangrijkste elementen van EDI-integratie. Eenmaal gevalideerd worden de EDI-gegevens geïntegreerd in de bedrijfsprocessen en systemen van de ontvanger. Deze systemen kunnen ERP-systemen, CRM, WMS, verzendoplossingen en meer omvatten.
-
Erkenning
Nadat EDI-documenten zijn verwerkt, stuurt het ontvangende systeem bevestigingen naar de afzender om de succesvolle ontvangst en verwerking van die documenten te bevestigen. Dit helpt de gegevensintegriteit te behouden en zorgt ervoor dat beide partijen de transactie succesvol hebben afgerond.
Hoe werkt EDI-integratie uw bedrijf ten goede komen?
-
Elimineer handmatige en dubbele gegevensinvoer
Het automatiseren van de overdracht van EDI-gegevens van documenten naar ERP-systemen, CRM en andere applicaties maakt de naadloze uitwisseling van zakelijke documenten mogelijk, zoals inkooporders, facturen en verzendberichten. Dit vermindert de handmatige gegevensinvoer, minimaliseert fouten en verlicht de druk op resources.
-
Versnel de gegevensuitwisseling
EDI-integratie automatiseert de uitwisseling van zakelijke documenten zoals bestellingen, facturen en verzendberichten tussen handelspartners en hun systemen. Automatisering elimineert handmatige gegevensinvoer, waardoor fouten worden verminderd en de verwerkingstijd wordt verkort.
-
Kosten verlagen
Door handmatige processen te elimineren, verlaagt de EDI-integratie de arbeidskosten die gepaard gaan met gegevensinvoer, documentverwerking en afstemming. Het vermindert ook de overheadkosten van leveringen en voegt nieuw personeel toe, alleen maar om bestellingen te verwerken.
-
Verbeter de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van gegevens
Het automatiseren van EDI-gegevensoverdrachten van handelspartners naar ERP-systemen en andere back-endapplicaties zorgt ervoor dat gegevens nauwkeurig tussen systemen worden overgedragen, waardoor de risico's van typefouten, duplicatie of andere menselijke fouten worden geëlimineerd. Dit kan de algehele gegevenskwaliteit en betrouwbaarheid verbeteren.
-
Stroomlijn bedrijfsprocessen
Met EDI-integratie kunnen transacties veel sneller worden verwerkt en voltooid dan traditionele, op papier gebaseerde methoden. Deze snelheid is cruciaal voor bedrijven die actief zijn in snel veranderende industrieën waar tijdige communicatie en orderafhandeling essentieel zijn.
-
Beheer transacties
EDI-integratie biedt inzicht in de status van transacties, bestellingen en verzendingen. Bedrijven kunnen de beweging van producten volgen en de voortgang van bestellingen effectiever volgen, waardoor betere rapportage en prognoses mogelijk zijn.
-
Verbeter de communicatie met handelspartners
EDI-integratie vergemakkelijkt naadloze communicatie en samenwerking tussen handelspartners, waaronder leveranciers, distributeurs en detailhandelaren. Dit stroomlijnt de orderverwerking, verkort de doorlooptijden en verhoogt de nauwkeurigheid, en zorgt ervoor dat transacties worden uitgevoerd volgens de normen en voorschriften van de industrie en handelspartners.
-
Vergroot uw voetafdruk
EDI-integratie is schaalbaar en kan tegemoet komen aan de groeiende behoeften van bedrijven naarmate ze zich uitbreiden naar nieuwe markten. Het stelt organisaties in staat eenvoudig handelspartners, bedrijfssystemen en kanalen toe te voegen en zich tegelijkertijd aan te passen aan de steeds veranderende marktdynamiek en klanteisen.
-
Voldoe aan de behoeften van de klant
Het adopteren van EDI-integratie kan bedrijven een concurrentievoordeel geven doordat ze snel kunnen reageren op de eisen van klanten, hun supply chain-processen kunnen optimaliseren en efficiënter kunnen opereren dan concurrenten die nog steeds afhankelijk zijn van handmatige methoden.
-
Breng medewerkers naar een hoger niveau
Door vervelende, tijdrovende processen te automatiseren, kan uw team zich concentreren op werk met een hogere prioriteit, zoals het helpen van klanten of het verbeteren van uw merk.
👉 Klik hier voor meer informatie over de EDI-oplossing van Jitterbit
Hoe weet u of u EDI-integratie nodig heeft?
-
Handmatige gegevensinvoer en -verwerking
Zonder EDI-integratie vertrouwen bedrijven vaak op handmatige gegevensinvoer en -verwerkingsmethoden. Dit kan leiden tot fouten, vertragingen en hogere operationele kosten. Handmatige invoer is niet alleen tijdrovend, maar ook gevoelig voor menselijke fouten, zoals typefouten of verkeerde interpretaties, en onjuiste invoer van gegevensvelden, wat kan resulteren in onjuiste bestellingen, verzendingen of facturen.
-
Beperkte automatisering en efficiëntie
EDI-integratie maakt automatisering van verschillende processen mogelijk, zoals orderverwerking, facturatie en voorraadbeheer. Zonder dit kunnen bedrijven moeite hebben om een hoog niveau van automatisering en efficiëntie in hun activiteiten te bereiken. Handmatige interventie vertraagt processen, neemt tijd weg van het personeel en vermindert de algehele productiviteit, waardoor het vermogen wordt belemmerd om de toenemende transactievolumes effectief te kunnen schalen en af te handelen.
-
Verminderde nauwkeurigheid en gegevensintegriteit
Handmatige gegevensinvoer vergroot de kans op fouten en inconsistenties in de gegevens. Zonder EDI-integratie is de kans op fouten bij het invoeren van gegevens, dubbele invoer en discrepanties tussen systemen en applicaties groter. Dit gebrek aan gegevensintegriteit kan leiden tot problemen zoals onjuiste voorraadniveaus, factureringsfouten en onjuiste verzending, wat van invloed kan zijn op de klanttevredenheid en de relaties met handelspartners.
-
Beperkte schaalbaarheid en concurrentievermogen
Bedrijven zonder EDI-integratie hebben problemen met het efficiënt opschalen van hun activiteiten, vooral als ze meerdere handelspartners, leveranciers en klanten beheren. Handmatige processen kunnen steeds lastiger en onhoudbaarder worden naarmate de transactievolumes toenemen, waardoor het moeilijk wordt om concurrerend te blijven en aan de eisen van de markt te voldoen.
Waarom kiezen voor Jitterbit's iPaaS voor EDI-integratie?
Jitterbit's iPaaS-integratieplatform as a Service, Harmony, biedt tal van voordelen voor bedrijven die optimale efficiëntie willen bereiken als het gaat om transacties met handelspartners.
-
Krijg zichtbaarheid
De iPaaS-oplossing van Jitterbit biedt één enkele bron van waarheid voor het beheren van handelspartners en EDI-transacties. Deze centralisatie biedt een holistisch beeld, zodat bedrijven de status van transacties in realtime kunnen volgen, prestatiestatistieken kunnen monitoren en problemen proactief kunnen identificeren voordat ze gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering.
-
Eenvoudig schalen
Harmony is ontworpen om mee te groeien met een bedrijf terwijl het groeit. Naarmate de EDI-transactievolumes groeien en nieuwe handelspartners en systemen worden toegevoegd, kunnen iPaaS-oplossingen het toegenomen dataverkeer aan zonder dat daarvoor aanzienlijke investeringen in de infrastructuur of handmatige tussenkomst nodig zijn.
-
Versnel integraties
Jitterbit heeft vooraf gebouwde connectoren voor toonaangevende ERP-systemen en CRM's, evenals toegang tot duizenden handelspartners, wat de snelle integratie van nieuwe applicaties of aangepaste bedrijfssystemen mogelijk maakt.
-
Werkstromen automatiseren
Onze mogelijkheden voor workflowautomatisering helpen bedrijven de uitwisseling van elektronische documenten te stroomlijnen, repetitieve taken te automatiseren en een naadloze gegevensstroom tussen handelspartners te garanderen, waardoor de efficiëntie wordt verbeterd en fouten in bedrijfsprocessen worden verminderd.
-
Verbeter de wendbaarheid
Door de vereiste voor aangepaste codering te elimineren, handhaaft de EDI-integratie van Jitterbit een ongekend niveau van voorwaartse compatibiliteit. De impact van toekomstige systeemupgrades en softwaremigraties wordt geminimaliseerd, waardoor er bijna geen downtime is tijdens wijzigingen in uw IT-infrastructuur.
-
Krijg ondersteuning
De directe EDI-integratie van Jitterbit wordt ondersteund door het hoogste niveau van ondersteuning dat te vinden is in de B2B-industrie. Onze doorgewinterde EDI-professionals hebben tientallen jaren ervaring en we bieden ongeëvenaarde ondersteuning met snelle responstijden. Deze ondersteuning, gekoppeld aan Jitterbit's toewijding aan kwaliteit, zorgt voor bewezen prestaties en gemoedsrust bij B2B-integratie.
