Par Dave Malda, Directeur, Solutions de commerce électronique et d'intégration EDI
Découvrez comment rationaliser et automatiser les transactions EDI pour une efficacité accrue.
Les consommateurs d’aujourd’hui exigent des marques des expériences époustouflantes.
Alors que les stratégies omnicanales deviennent chaque jour plus innovantes et uniques, il est impératif pour les détaillants qui cherchent à dépasser les attentes et à favoriser la fidélité à leur marque de fonctionner avec une efficacité maximale. Si votre entreprise s'appuie fortement sur des flux de travail manuels, vous disposez de beaucoup moins de temps et d'opportunités pour vous concentrer sur la fourniture d'expériences client exceptionnelles.
Pour les acteurs du e-commerce, gérer les échanges de données entre partenaires commerciaux, en ligne marketplaces, boutiques en ligne et autres systèmes est fastidieux, prend du temps et est sujet aux erreurs lorsqu'il est effectué manuellement. L'échange de données informatisées (EDI) est un élément majeur des opérations de commerce électronique, et la rationalisation des transactions EDI peut jouer un rôle majeur dans l'amélioration de l'efficacité opérationnelle.
Poursuivez votre lecture pour découvrir comment l'intégration EDI peut bénéficier à votre entreprise.
Qu'est-ce que l'EDI?
L'EDI est un format standardisé permettant aux entreprises d'échanger des informations, de commander et d'acheter des documents tout au long de la chaîne d'approvisionnement avec des partenaires. En utilisant un format cohérent entre les entreprises, les détaillants peuvent automatiser et accélérer les échanges de documents et la traduction des données.
En d’autres termes, l’EDI est le format courant pour traiter des documents de l’entreprise A (détaillant) à l’entreprise B (marque). Les documents EDI courants comprennent les bons de commande (EDI 850), les factures (EDI 810), les niveaux de stock (EDI 846) et les avis d'expédition avancés (EDI 856). Ces données doivent également se refléter à deux endroits : chez le détaillant marketplace, comme Amazon, Bed, Bath et Beyond, Home Depot, CommerceHub, etc., mais également dans un Enterprise Resource Platform (ERP), tel que NetSuite, Sage, Quickbooks, Microsoft Dynamics, etc. C'est là qu'intervient l'intégration EDI.
Qu’est-ce que l’intégration EDI ?
S'appuyer sur des efforts manuels pour traiter les documents EDI et saisir les données dans tous les systèmes rend les détaillants plus vulnérables aux erreurs coûteuses telles que des adresses inexactes, des stocks, des informations d'expédition, etc. Avec l'intégration EDI, vous pouvez facilement automatiser les échanges de données bidirectionnels entre EDI, ERP, et d'autres systèmes back-end.
La technologie d'intégration EDI exploite l'automatisation pour transférer les données d'un document EDI directement vers divers systèmes d'entreprise, notamment ERP, WMS, CMS, solutions d'expédition, logiciels de comptabilité, etc.
Pourquoi l'intégration EDI ?
L'intégration EDI est essentielle dans les environnements commerciaux modernes en raison de sa capacité à accélérer et à rationaliser rapidement les communications entre les partenaires commerciaux, à garantir le respect des directives et à améliorer l'efficacité globale.
L'intégration EDI minimise les processus manuels, réduit les erreurs et accélère les temps de traitement des transactions. Il établit un flux transparent d'informations entre des systèmes et des plates-formes disparates, facilitant une visibilité en temps réel sur les opérations de la chaîne d'approvisionnement et permettant aux entreprises de répondre à l'évolution des demandes du marché et des clients. L'EDI est un élément essentiel du pilotage de la chaîne d'approvisionnement dans une multitude de secteurs verticaux, notamment le commerce et la vente au détail, la fabrication, la santé, l'assurance, la logistique, l'automobile, les services financiers et le gouvernement.
Intégration des systèmes EDI et ERP
Si un client passe une commande via un détaillant comme Amazon, le traitement manuel de cette commande implique l'embauche d'une personne pour saisir manuellement la commande et les informations client dans l'ERP, le CRM ou le système de compte afin de déclencher une autre chaîne d'événements, telle que l'expédition et l'emballage.
Non seulement cela est éprouvant pour le personnel, mais cela crée également des goulots d'étranglement et les empêche d'aider les clients pour des questions plus urgentes. Un simple faux pas, comme une adresse inexacte ou une exécution incorrecte d'une commande, peut entraîner le mécontentement des partenaires commerciaux et des clients, ce qui finit par nuire aux résultats.
Si ces processus sont automatisés grâce à l'intégration EDI, les processus d'exécution de bout en bout deviennent plus efficaces pour les membres de votre équipe, vos partenaires commerciaux et vos clients.
Comment fonctionne l'intégration EDI ?
L'intégration EDI est un processus par lequel différents systèmes informatiques et applications logicielles échangent des documents et des données commerciales par voie électronique, conformément à des normes et protocoles spécifiques. Voici quelques-unes des facettes qui composent l’intégration EDI :
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Cartographie des données
Le mappage des données consiste à identifier quels éléments de données d'un système correspondent à ceux d'un autre système. Par exemple, mapper le champ « nom du client » dans un système au champ correspondant dans un autre système.
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Traduction
Une fois le mappage des données établi, les données doivent être traduites dans un format EDI standard. Certaines normes EDI courantes incluent tous les EDI (X12, EDIFACT, TRADACOMS, XML, CICA, HL7, etc.), XML – (WSDL, XSD), cXML, structures de texte plat, structures de texte hiérarchiques, etc. Chaque norme définit la structure et le format de différents documents commerciaux tels que les bons de commande, les factures et les avis d'expédition.
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Validation
Dès réception des documents EDI, le système de réception valide la conformité des données à la norme EDI et effectue toutes les vérifications nécessaires pour l'intégrité et l'exactitude des données. La validation permet de garantir que les données reçues sont cohérentes et sans erreurs.
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Intégration du flux de travail
C’est l’un des éléments clés de l’intégration EDI. Une fois validées, les données EDI sont intégrées dans les processus et systèmes métiers du destinataire. Ces systèmes peuvent inclure des systèmes ERP, CRM, WMS, des solutions d'expédition, etc.
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Accusé de réception
Une fois les documents EDI traités, le système de réception envoie des accusés de réception à l'expéditeur pour confirmer la réception et le traitement réussis de ces documents. Cela permet de maintenir l’intégrité des données et garantit aux deux parties que la transaction a été effectuée avec succès.
Comment la Intégration EDI profite-t-il à votre entreprise ?
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Éliminez la saisie manuelle et en double des données
L'automatisation du transfert des données EDI des documents vers les systèmes ERP, CRM et autres applications permet un échange transparent de documents commerciaux, tels que des bons de commande, des factures et des avis d'expédition. Cela réduit la saisie manuelle des données, minimise les erreurs et allège la pression sur les ressources.
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Accélérez les échanges de données
L'intégration EDI automatise l'échange de documents commerciaux tels que les commandes, les factures et les avis d'expédition entre les partenaires commerciaux et leurs systèmes. L'automatisation élimine la saisie manuelle des données, ce qui réduit les erreurs et raccourcit le temps de traitement.
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Réduire les coûts
En éliminant les processus manuels, l'intégration EDI réduit les coûts de main-d'œuvre associés à la saisie des données, à la gestion des documents et au rapprochement. Cela réduit également les frais généraux liés aux fournitures et ajoute de nouveaux effectifs uniquement pour traiter les commandes.
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Améliorer l’exactitude et la fiabilité des données
L'automatisation des transferts de données EDI des partenaires commerciaux vers les systèmes ERP et autres applications back-end garantit que les données sont transférées avec précision entre les systèmes, éliminant ainsi les risques de fautes de frappe, de duplication ou d'autres erreurs humaines. Cela peut améliorer la qualité et la fiabilité globales des données.
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Rationalisez les processus métier
Grâce à l'intégration EDI, les transactions peuvent être traitées et complétées beaucoup plus rapidement que les méthodes traditionnelles sur papier. Cette rapidité est cruciale pour les entreprises opérant dans des secteurs en évolution rapide où une communication et une exécution des commandes en temps opportun sont essentielles.
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Gérer les transactions
L'intégration EDI offre une visibilité sur l'état des transactions, des commandes et des expéditions. Les entreprises peuvent suivre le mouvement des produits et surveiller plus efficacement la progression des commandes, permettant ainsi de meilleurs rapports et prévisions.
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Améliorer les communications avec les partenaires commerciaux
L'intégration EDI facilite une communication et une collaboration transparentes entre les partenaires commerciaux, y compris les fournisseurs, les distributeurs et les détaillants. Cela rationalise le traitement des commandes, réduit les délais de livraison, augmente la précision et garantit que les transactions sont effectuées conformément aux normes et réglementations du secteur et des partenaires commerciaux.
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Élargissez votre empreinte
L'intégration EDI est évolutive et peut répondre aux besoins croissants des entreprises à mesure qu'elles se développent sur de nouveaux marchés. Il permet aux organisations d'ajouter facilement des partenaires commerciaux, des systèmes commerciaux et des canaux tout en s'adaptant à la dynamique du marché et aux demandes des clients en constante évolution.
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Répondre aux besoins des clients
L'adoption de l'intégration EDI peut donner aux entreprises un avantage concurrentiel en leur permettant de répondre rapidement aux demandes des clients, d'optimiser les processus de leur chaîne d'approvisionnement et de fonctionner plus efficacement que leurs concurrents qui dépendent encore de méthodes manuelles.
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Élever les employés
En automatisant les processus fastidieux et chronophages, votre équipe peut se concentrer sur des tâches plus prioritaires, comme aider les clients ou améliorer votre marque.
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Comment savoir si vous avez besoin d'une intégration EDI
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Saisie et traitement manuels des données
Sans intégration EDI, les entreprises s'appuient souvent sur des méthodes manuelles de saisie et de traitement des données. Cela peut entraîner des erreurs, des retards et une augmentation des coûts opérationnels. La saisie manuelle prend non seulement du temps, mais est également sujette à des erreurs humaines, telles que des fautes de frappe ou des interprétations erronées, ainsi qu'à des saisies de champs de données incorrectes qui peuvent entraîner des commandes, des expéditions ou des factures incorrectes.
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Automatisation et efficacité limitées
L'intégration EDI permet d'automatiser divers processus, tels que le traitement des commandes, la facturation et la gestion des stocks. Sans cela, les entreprises pourraient avoir du mal à atteindre des niveaux élevés d’automatisation et d’efficacité dans leurs opérations. L'intervention manuelle ralentit les processus, fait perdre du temps au personnel et réduit la productivité globale, entravant ainsi la capacité d'évoluer et de gérer efficacement l'augmentation des volumes de transactions.
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Précision et intégrité des données réduites
La saisie manuelle des données augmente le risque d’erreurs et d’incohérences dans les données. Sans intégration EDI, le risque d'erreurs de saisie de données, de doublons et de divergences entre les systèmes et les applications est plus élevé. Ce manque d'intégrité des données peut entraîner des problèmes tels que des niveaux de stock incorrects, des erreurs de facturation et des expéditions incorrectes, ce qui peut avoir un impact sur la satisfaction des clients et les relations avec les partenaires commerciaux.
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Évolutivité et compétitivité limitées
Les entreprises sans intégration EDI ont du mal à faire évoluer efficacement leurs opérations, en particulier lorsqu'elles gèrent plusieurs partenaires commerciaux, fournisseurs et clients. Les processus manuels peuvent devenir de plus en plus lourds et insoutenables à mesure que les volumes de transactions augmentent, ce qui rend difficile de rester compétitif et de répondre aux demandes du marché.
Pourquoi choisir l'iPaaS de Jitterbit pour l'intégration EDI ?
Plateforme d'intégration iPaaS en tant que service de Jitterbit, Harmony, offre de nombreux avantages aux entreprises qui souhaitent atteindre une efficacité optimale dans leurs transactions avec leurs partenaires commerciaux.
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Gagnez en visibilité
La solution iPaaS de Jitterbit fournit une source unique de vérité pour la gestion des partenaires commerciaux et des transactions EDI. Cette centralisation offre une vue globale, permettant aux entreprises de suivre l'état des transactions en temps réel, de surveiller les mesures de performance et d'identifier de manière proactive les problèmes avant qu'ils n'aient un impact sur les opérations.
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Évoluez facilement
Harmony est conçu pour évoluer avec une entreprise à mesure qu'elle se développe. À mesure que les volumes de transactions EDI augmentent et que de nouveaux partenaires commerciaux et systèmes sont ajoutés, les solutions iPaaS peuvent gérer un trafic de données accru sans nécessiter d'investissements d'infrastructure importants ni d'intervention manuelle.
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Accélérer les intégrations
Jitterbit dispose de connecteurs prédéfinis pour les systèmes ERP et CRM leaders du secteur, ainsi que d'un accès à des milliers de partenaires commerciaux, ce qui permet l'intégration rapide de nouvelles applications ou de systèmes d'entreprise personnalisés.
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Automatiser les flux de travail
Nos capacités d'automatisation des flux de travail aident les entreprises à rationaliser l'échange de documents électroniques, à automatiser les tâches répétitives et à garantir un flux de données transparent entre les partenaires commerciaux, améliorant ainsi l'efficacité et réduisant les erreurs dans les processus commerciaux.
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Améliorer l'agilité
En éliminant l'exigence d'un codage personnalisé, l'intégration EDI de Jitterbit maintient un niveau sans précédent de compatibilité ascendante. L'impact des futures mises à niveau des systèmes et des migrations logicielles est minimisé, ce qui permet des temps d'arrêt quasi nuls lors des modifications de votre infrastructure informatique.
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Obtenir de l'aide
L'intégration EDI directe de Jitterbit est soutenue par le plus haut niveau de support trouvé dans l'industrie B2B. Nos professionnels EDI chevronnés ont des décennies d’expérience et nous fournissons une assistance inégalée avec des temps de réponse rapides. Ce support, associé à l'engagement de Jitterbit envers la qualité, apporte des performances éprouvées et une tranquillité d'esprit à l'intégration B2B.
