Vad är EDI-integration? Hur kan det hjälpa ditt företag?

av Dave Malda, Direktör, E-handel och EDI-integrationslösningar

Lär dig hur du effektiviserar och automatiserar EDI-transaktioner för ökad effektivitet. 

Dagens konsumenter efterfrågar wow-värdiga upplevelser från varumärken.

Med omnikanalstrategier som blir mer innovativa och unika varje dag, är det absolut nödvändigt att arbeta med maximal effektivitet för återförsäljare som vill överträffa förväntningarna och främja varumärkeslojalitet. Om ditt företag är mycket beroende av manuella arbetsflöden, finns det mycket mindre tid och möjlighet att fokusera på att leverera exceptionella kundupplevelser.

För e-handelsspelare, hantera datautbyten mellan handelspartner, online marketplaces, webbutiker och andra system är överväldigande, tidskrävande och felbenägen när de görs manuellt. Electronic Data Interchange (EDI) är en viktig komponent i e-handelsverksamheten, och effektivisering av EDI-transaktioner kan spela en viktig roll för att förbättra den operativa effektiviteten.

Läs vidare för att lära dig hur EDI-integration kan gynna ditt företag.

Vad är EDI?

EDI är ett standardiserat format för företag att utbyta information, beställa och inköpsdokument längs leveranskedjan med partners. Genom att använda ett konsekvent format mellan företag kan återförsäljare automatisera och påskynda dokumentutbyten och dataöversättningar.

Med andra ord är EDI det vanliga formatet för transaktioner av dokument från Business A (återförsäljare) till Business B (varumärke). Vanliga EDI-dokument inkluderar inköpsorder (EDI 850), fakturor (EDI 810), lagernivåer (EDI 846) och avancerade fraktmeddelanden (EDI 856). Denna data måste också spegla sig själv på två ställen; i återförsäljaren marketplace, som Amazon, Bed, Bath, & Beyond, Home Depot, CommerceHub, etc., och även i en Enterprise Resource Platform (ERP), såsom NetSuite, Sage, Quickbooks, Microsoft Dynamics, etc. Det är där EDI-integration kommer in.

Vad är EDI-integration?

Att förlita sig på manuella ansträngningar för att bearbeta EDI-dokument och indata över system gör återförsäljare mer sårbara för kostsamma fel som felaktiga adresser, inventering, leveransinformation etc. Med EDI-integration kan du enkelt automatisera dubbelriktade datautbyten mellan EDI, ERP, och andra back-end-system.

EDI-integrationsteknik utnyttjar automatisering för att överföra data från ett EDI-dokument direkt till olika affärssystem, inklusive ERP, WMS, CMS, fraktlösningar, bokföringsprogram och mer.

Varför EDI-integration?

EDI-integration är väsentlig i moderna affärsmiljöer på grund av dess förmåga att snabbt accelerera och effektivisera kommunikationen mellan handelspartner, säkerställa efterlevnad av riktlinjer och förbättra den övergripande effektiviteten.

EDI-integration minimerar manuella processer, minskar fel och påskyndar transaktionsbehandlingstider. Det etablerar ett sömlöst flöde av information över olika system och plattformar, vilket underlättar realtidsinsyn i försörjningskedjans verksamhet och gör det möjligt för företag att svara på förändrade marknads- och kundkrav. EDI är en viktig del för att driva försörjningskedjan över en mängd vertikaler inklusive handel och detaljhandel, tillverkning, hälsovård, försäkring, logistik, fordon, finansiella tjänster och myndigheter.

Integrering av EDI och ERP-system

Om en kund gör en beställning via en återförsäljare som Amazon, innebär bearbetning av den beställningen manuellt att man anlitar någon för att manuellt knappa in beställningen och kundinformationen i ERP-, CRM- eller kontosystemet för att utlösa en annan händelsekedja, såsom frakt och packning.

Detta belastar inte bara personalen, det skapar också flaskhalsar och tar dem bort från att hjälpa kunder med mer angelägna ärenden. Ett enkelt felsteg – som en felaktig adress eller felaktig orderuppfyllelse – kan leda till både missnöjda handelspartners och kunder, vilket i slutändan skadar resultatet.

Om dessa processer automatiseras med EDI-integration, blir kompletta processer mer effektiva för dina teammedlemmar, dina detaljhandelspartners och dina kunder.

Hur fungerar EDI-integration?

EDI-integration är en process genom vilken olika datorsystem och mjukvaruapplikationer utbyter affärsdokument och data elektroniskt, enligt specifika standarder och protokoll. Här är några av aspekterna som utgör EDI-integration:

• Datakartläggning

  Datakartläggning innebär att identifiera vilka dataelement i ett system som motsvarar dem i ett annat system. Till exempel att mappa fältet "kundnamn" i ett system till motsvarande fält i ett annat system.

• Översättning

  När datamappning väl är etablerad måste data översättas till ett standard EDI-format. Några vanliga EDI-standarder inkluderar alla EDI (X12, EDIFACT, TRADACOMS, XML, CICA, HL7, etc.), XML – (WSDL, XSD), cXML, platta textstrukturer, hierarkiska textstrukturer och mer. Varje standard definierar strukturen och formatet för olika affärsdokument såsom inköpsorder, fakturor och fraktmeddelanden.

• Validering

  Vid mottagandet av EDI-dokumenten validerar det mottagande systemet data för överensstämmelse med EDI-standarden och utför alla nödvändiga kontroller för dataintegritet och noggrannhet. Validering hjälper till att säkerställa att mottagna data är konsekventa och felfria.

• Arbetsflödesintegration

  Detta är ett av nyckelelementen i EDI-integration. När de har validerats integreras EDI-data i mottagarens affärsprocesser och system. Dessa system kan innefatta affärssystem, CRM, WMS, fraktlösningar och mer.

• Bekräftelse

  Efter att EDI-dokument har behandlats, skickar det mottagande systemet bekräftelser till avsändaren för att bekräfta att dessa dokument har tagits emot och behandlats. Detta hjälper till att upprätthålla dataintegriteten och garanterar båda parter att transaktionen slutfördes framgångsrikt.

Hur fungerar EDI-integration gynna ditt företag?

• Eliminera manuell och dubblerad datainmatning

  Att automatisera överföringen av EDI-data från dokument till affärssystem, CRM och andra applikationer möjliggör ett smidigt utbyte av affärsdokument, såsom inköpsorder, fakturor och fraktmeddelanden. Detta minskar manuell datainmatning, minimerar fel och minskar påfrestningar på resurser.

• Accelerera datautbyten

  EDI-integration automatiserar utbytet av affärsdokument som order, fakturor och fraktmeddelanden mellan handelspartner och deras system. Automatisering eliminerar manuell datainmatning, vilket minskar fel och förkortar bearbetningstiden.

• Minska kostnaderna

  Genom att eliminera manuella processer minskar EDI-integration arbetskostnader förknippade med datainmatning, dokumenthantering och avstämning. Det minskar också omkostnader för förnödenheter och lägger till nytt antal anställda bara för att bearbeta beställningar.

• Förbättra datanoggrannheten och tillförlitligheten

  Automatisering av EDI-dataöverföringar från handelspartner till ERP-system och andra back-end-applikationer säkerställer att data överförs korrekt mellan systemen, vilket eliminerar riskerna för stavfel, dubbelarbete eller andra mänskliga fel. Detta kan förbättra den övergripande datakvaliteten och tillförlitligheten.

• Effektivisera affärsprocesser

  Med EDI-integration kan transaktioner bearbetas och slutföras mycket snabbare än traditionella pappersbaserade metoder. Denna hastighet är avgörande för företag som verkar i snabba branscher där snabb kommunikation och orderuppfyllelse är avgörande.

• Hantera transaktioner

  EDI-integration ger insyn i status för transaktioner, beställningar och försändelser. Företag kan spåra produkters rörelser och övervaka orderutvecklingen mer effektivt, vilket möjliggör bättre rapportering och prognoser.

• Förbättra kommunikationen mellan handelspartner

  EDI-integration underlättar sömlös kommunikation och samarbete mellan handelspartner, inklusive leverantörer, distributörer och återförsäljare. Detta effektiviserar orderhanteringen, minskar ledtiderna och ökar noggrannheten och säkerställer att transaktioner utförs i enlighet med industri- och handelspartners standarder och föreskrifter.

• Utöka ditt fotavtryck

  EDI-integration är skalbar och kan tillgodose de växande behoven hos företag när de expanderar till nya marknader. Det tillåter organisationer att enkelt lägga till handelspartner, affärssystem och kanaler samtidigt som de anpassar sig till ständigt föränderlig marknadsdynamik och kundkrav.

• Möt kundernas behov

  Att anta EDI-integration kan ge företag en konkurrensfördel genom att göra det möjligt för dem att snabbt svara på kundernas krav, optimera sina processer i leveranskedjan och arbeta mer effektivt än konkurrenter som fortfarande är beroende av manuella metoder.

• Lyfta anställda

  Genom att automatisera tråkiga, tidskrävande processer kan ditt team fokusera på högre prioriterat arbete som att hjälpa kunder eller förbättra ditt varumärke.

👉 Klicka här för att lära dig mer om Jitterbits EDI-lösning

Så här berättar du om du behöver EDI-integration

• Manuell datainmatning och bearbetning

  Utan EDI-integration förlitar sig företag ofta på manuell datainmatning och bearbetningsmetoder. Detta kan leda till fel, förseningar och ökade driftskostnader. Manuell inmatning är inte bara tidskrävande, utan också utsatt för mänskliga fel, såsom stavfel eller feltolkningar, och felaktig inmatning av datafält som kan resultera i felaktiga beställningar, leveranser eller fakturor.

• Begränsad automatisering och effektivitet

  EDI-integration möjliggör automatisering av olika processer, såsom orderhantering, fakturering och lagerhantering. Utan det kan företag kämpa för att uppnå höga nivåer av automatisering och effektivitet i sin verksamhet. Manuell intervention saktar ner processer, tar tid från personalen och minskar den totala produktiviteten, vilket hindrar förmågan att skala och hantera ökande transaktionsvolymer effektivt.

• Minskad noggrannhet och dataintegritet

  Manuell datainmatning ökar risken för fel och inkonsekvenser i data. Utan EDI-integration finns det en högre sannolikhet för datainmatningsmisstag, dubbletter av inmatningar och avvikelser mellan system och applikationer. Denna brist på dataintegritet kan leda till problem som felaktiga lagernivåer, faktureringsfel och felaktig leverans, vilket kan påverka kundnöjdheten och handelspartnerrelationer.

• Begränsad skalbarhet och konkurrenskraft

  Företag utan EDI-integration har problem med att skala sin verksamhet effektivt, särskilt när de hanterar flera handelspartners, leverantörer och kunder. Manuella processer kan bli allt mer betungande och ohållbara eftersom transaktionsvolymerna ökar, vilket gör det svårt att förbli konkurrenskraftig och möta marknadens krav.

Varför välja Jitterbits iPaaS för EDI-integration?

Jitterbits iPaaS integrationsplattform som en tjänst, Harmony, erbjuder många fördelar för företag som vill uppnå optimal effektivitet när det gäller transaktioner med handelspartner. 

• Få synlighet

  Jitterbits iPaaS-lösning tillhandahåller en enda källa till sanning för att hantera handelspartner och EDI-transaktioner. Denna centralisering ger en helhetssyn, så att företag kan spåra status för transaktioner i realtid, övervaka prestandamått och proaktivt identifiera problem innan de påverkar verksamheten.

• Skala lätt

  Harmony är utformad för att skala med ett företag när det växer. I takt med att EDI-transaktionsvolymerna växer och nya handelspartner och system tillkommer, kan iPaaS-lösningar hantera ökad datatrafik utan att kräva betydande infrastrukturinvesteringar eller manuella ingrepp.

• Accelerera integrationer

  Jitterbit har förbyggda kontakter för branschledande ERP-system och CRM samt tillgång till tusentals handelspartners som möjliggör snabb integration av nya applikationer eller anpassade företagssystem.

• Automatisera arbetsflöden

  Våra funktioner för automatisering av arbetsflöden hjälper företag att effektivisera utbytet av elektroniska dokument, automatisera repetitiva uppgifter och säkerställa ett smidigt dataflöde mellan handelspartner, vilket ökar effektiviteten och minskar fel i affärsprocesser.

• Förbättra smidigheten

  Genom att eliminera kravet på anpassad kodning upprätthåller Jitterbits EDI-integration en oöverträffad nivå av framåtkompatibilitet. Effekten av framtida systemuppgraderingar och mjukvarumigreringar minimeras, vilket möjliggör nästan noll stillestånd under förändringar av din IT-infrastruktur.

• Få stöd

  Jitterbits direkta EDI-integration stöds av den högsta nivån av stöd som finns inom B2B-branschen. Våra erfarna EDI-proffs har årtionden av erfarenhet och vi tillhandahåller oöverträffad support med snabba svarstider. Detta stöd, tillsammans med Jitterbits engagemang för kvalitet, ger bevisad prestanda och sinnesfrid till B2B-integration.