Het is tijd om het beheer van personeelskosten te vereenvoudigen met gegevensintegratie. Hier is hoe.

Door Greg Belkin, Directeur productmarketing

Laten we eerlijk zijn, het beheer van personeelskosten kan een stressvol, complex en tijdrovend proces zijn. Het omvat meestal de coördinatie van meerdere registratiesystemen, waaronder onkostenbeheer, human resource management (HRM) en salarisadministratie. Het omvat ook het bedienen van werknemers die verwachten dat hun vergoedingen eerlijk, tijdig en nauwkeurig zijn. Dat legt een grote druk op iedereen om het goed te doen.

Voor velen in de HR-industrie is het hele proces van personeelskostenbeheer afgedaan als een noodzakelijk kwaad. Het wordt vaak gezien als iets dat iedereen heeft te doen maar niemand wil Te doen. Gelukkig heeft technologie ons in staat gesteld af te stappen van handmatige tracking op spreadsheets en tijdrovende heen-en-weer rapportage van fysieke bonnen en naar moderne platforms, applicaties en diensten. Het wordt echter nog steeds met minachting bekeken omdat er veel beenwerk moet worden beheerd. HR-managers en andere betrokkenen moeten bijvoorbeeld:

• Maak voor elke nieuwe medewerker een nieuwe Expense Management-account aan. Er moet een gebruikersaccount worden aangemaakt in het door de organisatie gekozen onkostendeclaratiebeheersysteem. Het is van cruciaal belang dat de gegevens die in dit account worden ingevoerd, overeenkomen met wat waarschijnlijk al is ingesteld in het account company's HRM-systeem, omdat er geen ruimte is voor discrepanties of fouten.
• Houd rekeningen bijgewerkt. HR-managers moeten regelmatig handmatig wijzigingen in werknemersgegevens bijwerken (zoals bankrekeninggegevens, belastinginhoudingsvereisten van een werknemer, adreswijzigingen, enz.) in meerdere systemen, wat tijd wegneemt van andere kritieke taken.
• Integreer het account met andere systemen. Zodra een onkostennota is voltooid en goedgekeurd, moeten HR-managers ervoor zorgen dat de onkostennotagegevens weer worden geïmporteerd in het HRM-systeem vanuit het door hen gekozen onkostendeclaratiebeheersysteem voor betalingsverwerking.

Deze stappen omvatten de coördinatie van meerdere registratiesystemen, het vertragen van de productiviteit en het creëren van ruimte voor fouten. Het is een simpele kans: hoe vaker de informatie van een werknemer in een systeem moet worden ingevoerd, hoe groter de kans dat er een fout wordt gemaakt.

Voer HRM-systeemintegratie in

Best-in-class organisaties beseffen de behoefte aan een consumentgerichte HR-ervaring voor hun medewerkers. Ze weten dat het beheer van personeelskosten een belangrijk onderdeel van deze ervaring is, omdat het een van de eerste processen is waarmee nieuwe medewerkers kennismaken wanneer ze lid worden van een organisatie. Onkostenbeheer is ook een cruciaal proces om het goed te doen, omdat het gaat om de terugbetaling van geld aan werknemers.

Als individuen verwachten we dat dit proces tijdig en nauwkeurig verloopt, anders lijdt het moreel van de werknemers eronder. Het goed doen met minimale handmatige inspanning is een haalbaar doel, maar het vereist de integratie van verschillende bronnen van werknemersgegevens. Als gevolg hiervan kunnen organisaties stroomlijnen hoe de werknemer hun persoonlijke gegevens kan invoeren en openen, en de manier verbeteren waarop HR en ander ondersteunend personeel deze wijzigingen kunnen verwerken.

Neem bijvoorbeeld UltraDent, a company van ruim 1,000 mensen in de mondiale gezondheidszorgsector. De company gaf hoge prioriteit aan een goede klantenservice en drong er sterk op aan dat de relaties met de werknemers net zo sterk zouden zijn. Voordat de onkostenbeheerprocedures echter worden gestroomlijnd, moet de company ondervond aanzienlijke vertragingen tussen de indiening van de onkosten, de betaling en de rapportage. Het ontdekte ook discrepanties in de financiële rapportage als gevolg van handmatige fouten en een beperkt inzicht in het onkostenbeheer. Na het aanpakken van deze uitdaging ervoer UltraDent een hogere medewerkerstevredenheid dankzij versnelde goedkeuringen en terugbetalingen. Ze hebben ook handmatige fouten geëlimineerd, een betrouwbaardere financiële rapportage tot stand gebracht en het inzicht in het onkostenbeheer vergroot.

Jitterbit noemt dit een Werknemerservaring API360 aanpak, en het omvat vier belangrijke componenten:

1. Toepassingsconnectoren: App-connectoren bieden vooraf gebouwde en herbruikbare connectiviteit met een specifiek eindpunt. In het geval van onkostenbeheer of andere werkgerelateerde functies kan dit zijn: Workday of andere populaire HRM-systemen. De connectoren delen gegevens en maken het gemakkelijker om rechtstreeks te communiceren met de API van het eindpunt of de protocollen voor gegevensuitwisseling.
2. Integratie Recepten: Een integratierecept is een enkel vooraf gebouwd integratieproject dat gegevens in één richting stuurt tussen soortgelijke objecten in apps of systemen. In dit geval zou het kunnen gaan om een ​​integratie tussen software voor het bijhouden en rapporteren van personeelskosten en een systeem voor salarisbeheer.
3. Processjablonen: Als we nog een stap verder gaan, zijn dit groepen vooraf gebouwde, use-case-gestuurde projecten die een aantal objecten in meerdere applicaties of systemen gebruiken. Dit kan uw HRM-systeem inhouden als een hub voor het afhandelen van het onboardingproces van medewerkers, evenals onkostenbeheer.
4. Bezorgdiensten. Bezorgdiensten zijn vast, voorverpakt professional services instellen zonder maatwerk. Ze kunnen processjablonen met maatwerk uitbreiden naar aanvullende objecten en eindpunten op basis van de specifieke behoeften van een organisatie of de platforms waarin ze zijn geïnvesteerd.

Voordelen van geïntegreerd onkostenbeheer

Sommigen vragen zich misschien af: "waarom heb ik integratie van systemen voor het beheer van personeelskosten nodig? Wat zijn de voordelen vanuit alle perspectieven?” Het is waar dat comfort en vertrouwdheid gepaard gaan met dingen doen zoals je ze altijd hebt gedaan. Maar dat betekent niet noodzakelijkerwijs dat het het beste is voor het bedrijf - of voor het gezond verstand van HR-management en werknemers. Sterker nog, velen die de kracht en het gemak van echte integratie van HRM-systemen en software ervaren, vragen zich af waarom het zo lang duurde om te converteren. De belangrijkste voordelen zijn:

• Snellere onboarding van nieuwe medewerkers
• Sneller en efficiënter beheer van bestaande medewerkers via zelfbedieningsmodellen
• Verhoogde productiviteit voor HR-managers met geautomatiseerde onkostenrapportageprocessen
• Verhoogde medewerkerstevredenheid en moreel dankzij versnelde time-to-pay
• Verhoogde productiviteit in de hele organisatie
• Efficiënt en strategischer gebruik van middelen
• Hoger moreel en tevredenheid onder HR-managers
• Veel minder handmatige gegevensinvoer, wat resulteert in minder gegevensfouten
• Lagere omzet door verbeterde ervaringen en moreel

Employee 360-integratie: u bent dichterbij dan u denkt

Zoals u kunt zien, zijn er veel potentiële voordelen die organisaties kunnen genieten bij het implementeren van Employee 360-integratie voor het bijhouden en rapporteren van onkosten, samen met een breder HR-beheer. We hebben eerder gekeken naar waarom best-in-class werknemerservaring vereist effectief HR-gegevensbeheer. In een volgende post zullen we dieper ingaan op hoe de integratie van werknemers met 360 HR-systemen een ander veelvoorkomend pijnpunt op de werkplek kan helpen, zoals het in- en uitstappen van werknemers.

Leer in de tussentijd hoe bedrijven het leuk vinden Slimme Recruiters en KeyedIn-oplossingen gebruikten Employee 360-integraties om hun HR-mogelijkheden aanzienlijk te verbeteren.