Comment mettre en œuvre l'EDI.
Si vous avez lu notre « Qu'est-ce que l'EDI ? » blog, vous pourriez être intrigué par la façon dont votre company peut obtenir le avantages de l'EDI. La mise en œuvre de l'intégration EDI est un investissement stratégique qui peut vous aider à rester compétitif, à améliorer les relations avec les fournisseurs et à créer une meilleure expérience client.
Voyons comment vous pouvez mettre en œuvre l'EDI dans votre organisation.
Que sont les normes EDI ?
Les normes EDI ont été établies il y a des décennies pour définir un ensemble générique et reproductible d'espaces réservés de données structurées (données qui résident dans un champ fixe dans un enregistrement) et des règles pour la création de documents commerciaux communs. Ces documents comprennent, mais sans s'y limiter, les bons de commande, les factures et les avis d'expédition sous forme électronique.
La principale raison de la création de ces normes était d'aider les entreprises à éviter de perdre un temps et des ressources précieux à définir les mises en page des documents commerciaux courants. Le résultat final pour les entreprises est une réduction des coûts d'intégration de documents électroniques et un processus plus efficace de configuration des composants d'intégration. La définition des normes EDI est un processus continu car les exigences commerciales sont affinées et étendues et doivent donc être enregistrées dans un langage de définition de données commun.
Il existe une grande variété de normes EDI spécifiques à l'industrie qui ont des conventions spécifiques à une région. Par exemple, ANSI X12 est la norme nord-américaine, EDIFACT est la norme européenne et il en existe bien d'autres. Les ensembles de transactions peuvent être X12 4010 qui contiennent les différents documents (PO, facture, avis d'expédition, etc.). Les ensembles sont encore plus détaillés en sous-ensembles pour des industries particulières (par exemple, vente au détail, fabrication, soins de santé, transport et logistique, etc.).
Comment démarrer et mettre en œuvre l'intégration EDI ?
Une fois votre company et que votre partenaire commercial décide que vous souhaitez faire des affaires en utilisant l'EDI, vous pouvez suivre quelques étapes générales pour commencer le processus :
- Obtenez le Guide de mise en œuvre EDI auprès de votre partenaire commercial. Cela définira comment vos documents commerciaux électroniques sélectionnés seront structurés.
- Achetez un logiciel EDI qui comprend des mappages de documents et un traducteur. Ce logiciel est utilisé pour transformer les données de votre système comptable (c'est-à-dire les commandes, les expéditions, etc.) dans la mise en page demandée/requise par votre partenaire commercial.
- Une fois ce logiciel configuré, vous et votre partenaire commercial commencerez généralement à tester les échanges de documents.
- Communiquez avec votre partenaire commercial pour déterminer comment vos documents EDI peuvent être échangés. Les méthodes les plus courantes sont via Internet EDI, un réseau à valeur ajoutée (VAN) ou le transfert direct de documents électroniques de personne à personne/de pair à pair. La solution Jitterbit eiCloud utilise Internet EDI comme principale méthode d'échange de documents commerciaux avec des partenaires commerciaux. Nous pouvons également échanger des documents avec des RVA en tant qu'interconnexions.
- Effectuez une série de tests avec votre fournisseur de solution EDI pour vérifier que votre logiciel fonctionne correctement et que votre partenaire commercial reçoit correctement les documents.
- Effectuez un traitement de documents parallèle où vous envoyez et recevez toujours vos documents papier avec votre partenaire commercial.
- Éventuellement, désactivez l'échange de documents commerciaux papier. Vous remarquerez une forte réduction des coûts de traitement des documents, une augmentation spectaculaire de la précision des données, la vitesse d'échange des documents commerciaux, une amélioration des flux de trésorerie, une réduction des erreurs de traitement et une augmentation des niveaux de service client.
Comment fonctionne l'échange EDI ?
Prenons un exemple simple d'un détaillant et d'un fournisseur mettant en place l'EDI. La relation est maintenant établie et le commerçant envoie un bon de commande qui sera reçu par le logiciel EDI (comme celui fourni par l'eiCloud de Jitterbit). Il serait alors validé et un accusé de réception serait renvoyé à l'expéditeur. Le destinataire aurait désormais une visibilité sur le bon de commande. Une fois ce processus terminé, d'autres choix deviennent disponibles, tels que l'utilisation du logiciel EDI pour transformer et importer le document dans un système comptable ou pour convertir le bon de commande en une facture à renvoyer au détaillant (une fois la commande exécutée).
En résumé, l'EDI remplace l'échange papier et maximise l'efficacité de la cohérence électronique. La manière dont vous utilisez l'efficacité dépend de vous en intégrant ces documents dans vos processus quotidiens.
