Vad är ERP-integration och hur fungerar det?

Av Carole Achramowicz, Senior Director of Product Marketing

Det nuvarande ekonomiska läget kräver att företag levererar exceptionella kundupplevelser under hela kundresan. 59 procent av konsumenterna säger att de nu lägger större vikt vid kundupplevelsen när de väljer det varumärke de ska köpa från.¹ Affärssystem (ERP) spelar en avgörande roll när det gäller att tillhandahålla de data som krävs för att leverera dessa kundupplevelser. Tidigare användes ERP-system främst som backoffice-system för att hantera redovisning och finansiell information, men idag måste de integreras med kundnära system som CRM (Customer Relationship Management), e-handel, kundtjänst och många andra för att möjliggöra en sömlös kundresa. 

Företag behöver ett modernt tillvägagångssätt för ERP-integrering som övervinner utmaningar och sätter dem på vägen mot att leverera exceptionella kundupplevelser.

Vad är ett affärssystem?

Affärssystem (ERP) är mjukvara för företagsstyrning som hjälper till att automatisera ett företags väsentliga affärsfunktioner. För många organisationer är ERP det system som samlar in data från avdelningar i hela organisationen, inklusive bokföring, tillverkning, leveranskedja, försäljning, marknadsföring med mera, för att säkerställa att det finns en gemensam sanning för företagets data.  

Termen Affärssystem används ofta synonymt med finansiellt system (bokföring, fakturering, finansiell rapportering). Nittionio procent av de tillfrågade i en undersökning ansåg att bokföring var den mest avgörande affärssystemfunktionen.² Men leverantörer med integrerad verksamhet programvaran erbjuder också många andra moduler, såsom affärsanalys (BI), kundrelationshantering (CRM), omnikanalhandel, materialbehovsplanering (MRP), supply chain management (SCM) och personalplanering (HRP). 

Eftersom ett affärssystem hanterar många kundvända aktiviteter som orderhantering, fakturering, leverans och frakt, krävs det för att skapa exceptionella kundupplevelser att affärssystemet kopplas samman med andra applikationer och datakällor som ett företag använder.  

Vad är ERP-integration?

Enklare uttryckt ansluter och synkroniserar ERP-integrering affärssystemsprogramvara med andra applikationer och datakällor. Integration av affärssystem ger dig en enhetlig vy av information från olika system i realtid, oavsett om datan kommer från affärssystemet eller andra system. Vikten av integrering med ett affärssystem ligger i att det ökar effektiviteten i affärsprocesser och arbetsflöden samt förbättrar samarbetet mellan team. 

Utmaningar utan ERP-integration

I det rådande ekonomiska klimatet står ditt företag inför ett flertal utmaningar som hämmar din förmåga att konkurrera om ni saknar en ERP-systemintegration.

Datasilos

Datasilos förhindrar företag från att få ut det mesta av sina system. Affärssystem (ERP) som implementerades för flera år sedan kan finnas kvar i äldre lokala datasilos, medan nyare applikationer finns i molnet. Utspridda datasilos leder till redundans, ineffektivitet och felaktiga data.

Långsamma manuella processer

Utan en ERP-systemintegration måste manuella processer flytta information mellan ERP-systemet och andra system. När en kund till exempel lägger en beställning hamnar den i ett CRM-system. Om beställningen måste registreras manuellt i ERP-systemet ökar bördan för arbetsstyrkan och den operativa effektiviteten hämmas. Den arbetsstyrka som krävs för att utföra de manuella processerna hindras från att utföra mer värdefullt arbete.

Brist på realtidsdata och exakt data

Frånkopplade system innebär manuella datauppdateringar, vilket skapar en fördröjning i informationsutbytet genom hela kundlivscyklen. Medan en ny kundorder behandlas manuellt har resten av företaget inte tillgång till ordern i realtid. Tillverkningen kan komma att bygga upp ett lager för en annan produkt än den som beställdes. Kunden kommer inte att få information om orderns status. Bokföringen kommer inte att skicka en faktura till kunden eller bokföra intäkten. Allt väntar tills ordern har behandlats manuellt.

Oförmåga att uppnå strategiska initiativ för kundupplevelser

Integration är helt avgörande för att företag ska lyckas med sina kundupplevelseinitiativ. Ett affärssystem (ERP) innehåller avgörande ekonomisk information, produktinformation, uppgiftsinformation samt annan kundrelaterad information. Utan en integrerad bild av kunderna skulle företag som Amazon inte kunna göra stundens hetta rekommendationer på produkter att köpa eller ge realtidsstatus när produkten kommer till din dörr. 

Vissa företag byggde anpassade integrationer tidigare som tenderade att vara punkt-till-punkt-integrationer utan återanvändbar kod. Dessa integrationer med äldre Affärssystem (ERP) kräver ändringar eller ersättning för att utökas för att lägga till specialfunktioner eller för att ansluta fler system. Företag kan inte uppnå sina strategiska initiativ för kundupplevelsen förrän äldre, specialkodade integrationer görs utbyggbara.

Typer av affärssystemsintegrationer 

ERP-systemens roll vid systemintegrেশন är avgörande eftersom de lagrar kund-, produkt- och försäljningsorderdata. De typer av ERP-integrationer som optimerar affärsflöden är många; här är några viktiga att överväga: 

CRM-ERP-integration: Att koppla samman efterfrågan med utbud

Försäljning fokuserar på att öka intäkterna genom att skaffa, tillfredsställa, merförsälja till och korsförsälja till kunder. CRM-systemet lagrar kundkontakt- och interaktionsinformation, men det måste anslutas till ett affärssystem (ERP) för orderhantering, leverans och frakt. Det CRM-system som har störst marknadsandel är Salesforce Sales Cloud, men det finns många andra, inklusive Adobe, Microsoft Dynamics, SAP och SugarCRM. Vissa ERP-system inkluderar CRM-moduler. 

E-handel- och ERP-integration: Att tillgängliggöra frontend-data

Covid-19-pandemin påskyndade övergången till e-handeln eftersom företag tvingades ställa om från fysiska till kontaktlösa försäljningar och tjänster över en natt. E-handelsplattformar tillhandahåller funktioner för att kunden ska kunna bläddra, beställa och betala, och utgör ofta den första kontakten med kunden. E-handelsplattformen måste integreras med affärssystemet (ERP) för att hantera orderhanteringsprocessen – kontrollera eller uppdatera lagerstatus och skicka produkten. Det finns många e-handelsplattformar, däribland Amazon, BigCommerce, Magento, Shopify och andra.

ERP-ERP-integration: Säkerställa korrekt finansiell data

Företag kan ha flera affärssystem, antingen på grund av uppköp, sammanslagningar eller avdelningspreferenser. Dessa affärssystem måste kopplas samman för att fungera som integrerade system och skapa en konsekvent och korrekt bild av kund- och produktdata. De affärssystem som används av många företag inkluderar Epicor, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, SAP S/4 HANA, Sage, Workday Financials med flera.

Kundtjänst-ERP-integration: Spårning av support via kundtjänstsystem

Utmärkt kundservice ökar kundnöjdheten, minskar kundbortfallet och svarar på kundernas behov snabbare och intelligentare. Ett brett utbud av applikationer hanterar kundservice, support och fältsservice. Kundservicespårhanteringsmjukvara hanterar omnikanalfunktioner, självbetjäningsfunktioner och proaktiva interaktioner genom prediktiv analys och AI. Kundsupportmjukvara, ofta kallad IT Service Management (ITSM), hanterar IT-helpdesk och hantering av incidentförfrågningar. Fältsservicemjukvara hanterar garantier och kontrakt, returer och reparationer, underhåll och planering av fältarbete. För att säkerställa smidiga kundinteraktioner måste företag integrera alla dessa kundserviceapplikationer med affärssystemet (ERP). Populära kundserviceplattformar inkluderar BMC, Cherwell, Jira, Salesforce Service Cloud, Oracle Service, ServiceNow, ServiceMax, Zendesk med flera. 

Fördelar med ERP-integrering

Integration av affärssystem gör det möjligt för företag att dra full nytta av sin data och erbjuda exceptionella kundupplevelser. Här är de specifika fördelarna som företag får.

Driv större effektivitet

Orderhanteringen kan bromsas av det faktum att försäljningsrelaterade dokument är utspridda i flera olika arkiv. Genom att automatisera processerna för att samla in dokument från olika system kan tillverkare minska flaskhalsar i order-till-kontant-flödet och tidsfördröjningar i processen för orderutförande, leverans och fakturering. Tillgång till all kund- och produktinformation i ett enda digitalt arbetsflöde minskar flaskhalsar i order-till-kontant-flödet och förbättrar ordermottagningstiden.

Anpassa kundupplevelser

Affärssystemintegrationer hjälper ert företag att få intelligenta insikter om vad en kund behöver eller kan tänkas vilja ha. Om du kan komma åt all den data som finns i backoffice kan du skapa unikt skräddarsydda erbjudanden för dina kunder. Men rätt teknik krävs för att kombinera denna data med ytterligare online-, offline- och tredjepartskällor för att skapa en enda, dynamisk kundprofil. Sedan kan du använda denna enskilda bild av kunden och tillämpa AI för meddelanden och erbjudanden som passar bäst i alla dina digitala handelsinteraktioner. 

Optimera värdekedjan

Genom integration kan data utnyttjas bättre genom hela företagets värdekedja. En helhetsbild av kunddata gör det möjligt för tillverkare att bättre förutsäga kundernas efterfrågan, snabbt anpassa sig till förändringar i marketplace, påskynda processen för kundanpassad tillverkning och kommunicera mer effektivt. 

ERP-integrationsverktyg: Hur man integrerar ERP med andra system

Integrationsplattform som tjänst (iPaaS)

Medan det finns äldre ERP-integrationsmetoder som punkt-till-punkt-integration med anpassad kod, är Integration Platform as a Service (iPaaS) lösningar är utformade för att göra integrationer enklare och hantera utmaningar med ERP-integrering. iPaaS lösningar är vanligtvis molnbaserade och används för applikationsintegrering, dataintegrering, B2B-ekosystemintegrering, lokal integrering, publicering av API:er, och andra scenarier. iPaaS-lösningar baseras i allmänhet på en API-integrationsplattform som tillhandahåller anslutningsmöjligheter, arbetsflödesdesign, data mapping samt omvandling och en integrationslivscykel. De flesta ansluter till de vanligare ERP-systemen, CRM-systemen, kundtjänstapplikationerna eller proprietära system som ett företag kan ha. 

Det finns en rad iPaaS-lösningar med ett brett spektrum av funktioner, men det finns vissa avvägningar när det gäller kapaciteten. Vissa iPaaS-lösningar erbjuder färdiga komponenter för att ansluta applikationer och automatisera affärsprocesser, medan andra kräver att IT-avdelningen skapar integrationerna själva. iPaaS-lösningar med färdiga komponenter förenklar vanliga integrationer, men ger kanske inte möjlighet att hantera mer komplexa integrationer. 

Jitterbit Customer Experience API360 (CX API360) – Den moderna iPaaS-lösningen för företag

Jitterbits iPaaS-lösning erbjuder både den användarvänlighet som krävs för vanliga integrationer och den djupaste funktionalitet som behövs för att hantera komplexa integrationer. Jitterbits Customer Experience API360 är en lösning som är utformad för att påskynda the automatisering av populära affärsprocesser över hela kundlivscykeln. Metodologin CX API360, som är byggd på Jitterbits branschledande API360-ramverk, utnyttjar best practices från tusentals integrationer av Jitterbits kunder och partner.

CX API360 levereras med ett komplett livscykelverktyg för APIM och har dessa funktioner. 

• En enhetlig plattform för integration
  

  CX API360 är baserat på Jitterbits API-integrationsplattform, som har robusta funktioner för att utforma, tematisera, implementera och hantera integrationer.

• Färdiga applikationskopplingar, integreringsrecept och processmallar
  

  Applikationskopplingar erbjuder färdiga och återanvändbara anslutningar till en specifik slutpunkt, till exempel Salesforce eller NetSuite. Integrationsrecept är enskilda, färdigbyggda integrationer som överför data i en riktning mellan likartade objekt i två applikationer eller system (t.ex. synkronisering av kontakter mellan Salesforce och SAP). Processmallar är färdigbyggda användningsfall som påskyndar genomförandet av specifika affärsprocesser (t.ex., Affärsmöjlighet till order (för Salesforce och NetSuite) som kräver kopplingar till flera objekt och fält mellan käll- och målapplikationen.

• Intuitivt grafiskt gränssnitt för att anpassa komplexa integrationer
  

  För de flesta företag kan färdiga komponenter hantera de vanligaste aspekterna av integrationer. Men för mer komplexa integrationer kan anpassning behövas för transformationer eller annan affärslogik. CX API360 erbjuder det bästa av två världar; färdiga komponenter för de vanligaste integrationerna och ett intuitivt, dragnings- och släppbaserat grafiskt gränssnitt för att skapa återanvändbar kod. IT-resurserna minimeras och den återanvändbara koden kan utökas i takt med att företaget växer.

• API-hantering
  

  API Management gör det möjligt för ett företag att skapa, köra, skydda, hantera och analysera alla API:er och mikrotjänster med en enda plattform. API:er kan nå vilken applikation eller datakälla som helst, antingen i molnet eller bakom brandväggen, när som helst.

  CX API360-verktygslådan har bevisats snabba upp automatiseringen av affärsprocesser med upp till 80%.

Kundframgång med Jitterbit ERP-integration 

Oracle NetSuite är ett populärt molnbaserat affärssystem (ERP) som används för bokföring och ekonomiska uppgifter. Men för att få ut mesta möjliga av NetSuite behöver företag ansluta det till andra applikationer och datakällor – försäljning, marknadsföring, logistik, inköp med mera. Integration är nyckeln till att skapa en heltäckande 360-graders vy över dina kunder.

Jitterbits kunder i olika branscher har integrerat affärssystem med andra system och har kunnat:

• Skaffa sofistikerade kundinsikter
• Automatisera och accelerera verksamheten

Jitterbits kunder integrerade NetSuite ERP med CRM-system, tredjepartssystem och EDI för att växa sina företag, inom olika branscher:

• Teknik företag har integrerat med CRM-system för att synkronisera kund- och faktureringsdata för att ersätta dyra manuella processer och ge en fullständig förståelse av kunden.
• Medie- och förlagsföretag har kopplat upp sig mot interna kunddatabaser och CRM-system, vilket har gjort kunddata tillgängliga och gett nya insikter i kundbeteendet.
• Detaljhandelsföretag har integrerat med EDI, vilket fullbordar sista milen av integration mellan EDI och detaljhandelskunder.

Läs mer om Jitterbits lösning Customer Experience API360 för NetSuite-integrering.

Slutsatsen: ERP-integrering skapar exceptionella kundupplevelser

Affärssystem (ERP) spelar en avgörande roll i kundens livscykels. ERP-system måste vara anslutna till kundnära system och andra applikationer och datakällor för att ge en 360-graders vy över kunden. Att använda en iPaaS-lösning erbjuder en enda plattform för integration, förbyggda komponenter och utbyggbar kod. Jitterbits CX API360 är en modern iPaaS som tillhandahåller en kraftfull verktygssats med förbyggda mallar för de vanligaste applikationsintegrationerna och möjligheten att bygga anpassningar för mer komplexa integrationsbehov. Med Jitterbit CX API360 gör ERP-integration det möjligt för företag att leverera exceptionella kundupplevelser under hela kundresan.

Ladda ner E-bok om kundframgång vid ERP-integrering för att lära dig om framgångsrika ERP-integrationer i olika branscher.

e-bok Kundframgångar i ERP-integrationer

¹ Trender, utmaningar, innovationer inom kundupplevelse, Augusti 2020 marknadsstudie, CCW. Augusti 2020.

² Gheorghiu, Gabriel. Affärssystemsprofilen för växande företag. SelectHub. 2018.