Hva er ERP-integrasjon og hvordan fungerer det?

Av Carole Achramowicz, Senior Director of Product Marketing

Det nåværende økonomiske miljøet krever at selskaper leverer eksepsjonelle kundeopplevelser gjennom hele kundereisen. Femtini prosent av forbrukerne sier at de nå legger mer vekt på kundeopplevelsen når de velger merket de kjøper fra.¹ Enterprise Resource Planning (ERP)-systemer spiller en avgjørende rolle når det gjelder å levere dataene som trengs for å skape slike kundeopplevelser. ERP-systemer, som tradisjonelt har blitt brukt som bakromssystemer for regnskap og finansiell informasjon, må nå kobles sammen met kundevendte systemer som Customer Relationship Management (CRM), e-handel, kundeservice og mange andre for å muliggjøre en sømløs kundereise. 

Bedrifter trenger en moderne tilnærming til ERP-integrasjon som overvinner utfordringer og setter dem på veien mot å levere enestående kundeopplevelser.

Hva er ERP?

Enterprise Resource Planning er en bedriftsstyringsprogramvare som bidrar til å automatisere en bedrifts viktige forretningsfunksjoner. For mange organisasjoner er ERP systemet som samler inn data fra avdelinger i hele organisasjonen, inkludert regnskap, produksjon, forsyningskjede, salg, markedsføring og mer, for å sikre at det finnes én enkelt sannhetskilde for dataene.  

Begrepet ERP-system brukes ofte synonymt med finanssystem (regnskap, fakturering, finansiell rapportering). Åttini prosent av respondentene i en undersøkelse anså regnskap som den mest kritiske ERP-funksjonen.² Men leverandører med integrert virksomhet programvaren tilbyr også mange andre moduler, som forretningsanalyse (BI), kundeforholdsstyring (CRM), omnikanalhandel, materialbehovsplanlegging (MRP), forsyningskjedestyring (SCM) og personalplanlegging (HRP). 

Ettersom et ERP-system håndterer mange kundevendte aktiviteter som ordrer, fakturering, oppfyllelse og frakt, krever det å skape eksepsjonelle kundeopplevelser at ERP-en kobles til andre applikasjoner og datakilder som en bedrift bruker.  

Hva er ERP-integrasjon?

Enkelthets skyld betyr ERP-integrasjon at ERP-programvare kobles til og synkroniseres med andre applikasjoner og datakilder. ERP-programvareintegrasjon gir deg en helhetlig oversikt over informasjon fra ulike systemer i sanntid, uavhengig av om dataene kommer fra ERP-en eller andre systemer. Viktigheten av integrasjon med ERP er at det øker effektiviteten i forretningsprosesser og arbeidsflyter, og styrker samarbeidet mellom team. 

Utfordringer man møter uten ERP-integrasjon

I dagens økonomiske klima står bedrifter som ikke har en ERP-systemintegrasjon, overfor en rekke utfordringer som hemmer deres evne til å konkurrere.

Datasiloer

Datasiloer hindrer bedrifter i å få mest mulig ut av systemene sine. ERP-systemer som ble implementert for år siden, kan befinne seg i eldre og lokale datasiloer, mens nyere applikasjoner befinner seg i skyen. Separate datasiloer fører til redundans, ineffektivitet og unøyaktige data.

Treg manuelle prosesser

Uten en ERP-systemintegrasjon må manuelle prosesser flytte informasjon mellom ERP-systemet og andre systemer. Når en kunde for eksempel legger inn en bestilling, havner den i et CRM-system. Hvis bestillingen må legges inn manuelt i ERP-systemet, øker belastningen på de ansatte og den operasjonelle effektiviteten hemmes. Arbeidsstyrken som kreves for å utføre de manuelle prosessene, blir hindret i å utføre mer verdiskapende arbeid.

Mangel på sanntids- og nøyaktige data

Frakoblede systemer betyr manuell dataoppdatering, noe som skaper en forsinkelse i informasjonsutvekslingen gjennom hele kundens livssyklus. Mens man behandler en ny kundebestilling manuelt, har ikke resten av bedriften sanntidstilgang til bestillingen. Produksjonen kan ende opp med å bygge opp lager av et annet produkt enn det som ble bestilt. Kunden vil ikke motta status på bestillingen. Regnskap vil ikke sende en faktura til kunden eller bokføre inntekten. Alt venter til bestillingen blir behandlet manuelt.

Manglende evne til å oppnå strategiske kundeopplevelsesinitiativer

Integrasjon er avgjørende for at bedrifter skal lykkes med sine kundearrangementer. Et ERP-system inneholder avgjørende finansiell informasjon, produktinformasjon, oppfyllingsinformasjon og annen kunderelatert informasjon. Uten en integrert oversikt over kunder, kunne ikke selskaper som Amazon laget i øyeblikket anbefalinger om produkter å kjøpe eller gi sanntidsstatus når produktet kommer på døren din. 

Noen selskaper bygde tilpassede integrasjoner tidligere som pleide å være punkt-til-punkt-integrasjoner uten gjenbrukbar kode. Disse eldre ERP-systemintegrasjonene krever endringer eller utskifting for å utvide dem for å legge til spesefikke funksjoner eller koble til flere systemer. Selskaper kan ikke nå sine strategiske kundeopplevelsesinitiativer før eldre, spesialkodede integrasjoner blir utvidbare.

Typer ERP-integrasjoner 

Rollen til ERP-systemer i systemintegrasjon er avgjørende siden de inneholder kunde-, produkt- og salgsordredata. Typene ERP-integrasjoner som optimaliserer forretningsflyter er mange; her er noen få viktige du bør vurdere: 

CRM-ERP-integrasjon: Kobler etterspørsel med tilbud

Salgsavdelingen fokuserer på å øke omsetningen ved å skaffe kunder, tilfredsstille dem, selge tilleggstjenester og kryssselge til dem. CRM-systemet inneholder informasjon om kundekontakt og -interaksjon, men det må være koblet til et ERP-system for ordrehåndtering, ordreoppfyllelse og frakt. CRM-systemet med størst markedsandel er Salesforce Sales Cloud, men det finnes mange andre, blant annet Adobe, Microsoft Dynamics, SAP og SugarCRM. Noen ERP-systemer har innebygde CRM-moduler. 

E-handel-ERP-integrasjon: Gjøre front-end-data tilgjengelig

COVID-19-pandemien akselererte overgangen til e-handel da selskaper ble tvunget til å skifte fra fysiske til kontaktløse salg og tjenester over natten. E-handelspaneler tilbyr kundene funksjoner for nettsøk, bestilling og betaling, og er ofte den første kontakten med kunden. E-handelshandelsplattformen må integreres med ERP-en for å administrere ordreoppfyllingsprosessen – sjekke eller oppdatere lagerbeholdning og sende produktet. Det finnes mange e-handelsplattformer, inkludert Amazon, BigCommerce, Magento, Shopify og andre.

ERP-ERP-integrasjon: Sikring av nøyaktige finansielle data

Bedrifter kan ha flere ERP-systemer, enten på grunn av oppkjøp, fusjoner eller avdelingsspesifikke preferanser. Disse ERP-systemene må kobles sammen for å fungere som integrerte ERP-systemer og dermed gi et konsistent og nøyaktig bilde av kunde- og produktdata. Blant ERP-systemene som brukes av mange bedrifter, finner man Epicor, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, SAP S/4 HANA, Sage, Workday Financials og andre.

Kundeservice-ERP-integrasjon: Sporing av kundestøtte via kundeservicesystemer

Fremragende kundeservice øker kundetilfredsheten, reduserer kundefrafallet og sørger for raskere og smartere respons på kundenes behov. Et bredt spekter av applikasjoner håndterer kundeservice, support og feltservice. Kundeserviceprogramvare støtter omnikanal-funksjonalitet, selvbetjeningsfunksjoner og proaktive interaksjoner gjennom prediktiv analyse og AI. Programvare for kundestøtte, ofte kalt IT Service Management (ITSM), håndterer IT-helpdesk og håndtering av feilmeldinger. Programvare for feltservice håndterer garantier og kontrakter, returer og reparasjoner, vedlikehold og planlegging av feltservicearbeid. For å sikre sømløse kundeinteraksjoner må bedrifter integrere alle disse kundeserviceapplikasjonene med ERP-systemet. Populære kundeserviceplattformer inkluderer BMC, Cherwell, Jira, Salesforce Service Cloud, Oracle Service, ServiceNow, ServiceMax, Zendesk og andre. 

Fordeler med ERP-integrasjon

ERP-systemintegrasjon gjør det mulig for bedrifter å få mest mulig ut av dataene sine og levere enestående kundeopplevelser. Her er de spesifikke fordelene bedrifter oppnår.

Frem mer effektivitet

Behandling av ordrer kan bli saktere på grunn av at salgsrelaterte dokumenter er spredt over flere arkivlagringsplasser. Ved å automatisere prosessene for å hente sammen dokumenter fra ulike systemer, kan produsenter redusere flaskehalser i ordre-til-kontant-arbeidsflyten og redusere tidsforsinkelser i oppfyllings-, leverings- og faktureringsprosessen. Tilgang til all kunde- og produktinformasjon i én digital arbeidsflyt reduserer flaskehalser i ordre-til-kontant og forbedrer ordrens behandlingstid.

Tilpass kundeopplevelser

ERP-integrasjoner hjelper bedriften din med å få intelligent innsikt i hva en kunde trenger eller kan ønske seg. Hvis du har tilgang til alle disse dataene som ligger i back-office, kan du skape unikt tilpassede tilbud for kundene dine. Men den rette teknologien trengs for å kombinere disse dataene med ekstra online-, offline- og tredjepartskilder for å skape en helhetlig, dynamisk kundeprofil. Deretter kan du bruke dette helhetlige kundebildet og anvende KI til å anbefale best mulig budskap og tilbud på tvers av alle dine digitale handelssamhandlinger. 

Optimaliser verdikjeden

Integrasjon bidrar til bedre utnyttelse av data gjennom hele bedriftens verdikjede. Et helhetlig overblikk over kundedata gjør det mulig for produsenter å forutsi kundebehovet bedre, raskt tilpasse seg endringer i marketplace, fremskynde prosessen med bestillingsbasert produksjon og kommunisere mer effektivt. 

ERP-integrasjonsverktøy: Slik integrerer du ERP med andre systemer

Integrasjonsplattform som en tjeneste (iPaaS)

Selv om det finnes eldre ERP-integrasjonsmetoder som punkt-til-punkt-integrasjon med tilpasset kode, er Integration Platform as a Service (iPaaS-løsninger er utformet for å forenkle integrasjoner enklere og løse utfordringer knyttet til ERP-integrasjon. iPaaS-løsninger er vanligvis bygget i skyen og brukes til applikasjonsintegrasjon, dataintegrasjon, B2B-økosystemintegrasjon, on-premises-integrasjon og API-publisering, og andre scenarier. iPaaS-løsninger er generelt basert på en API-integrasjonsplattform som tilbyr tilkoblingsmuligheter, arbeidsflytdesign, datakartlegging og -transformasjon, og en integrasjonslivssyklus. De fleste kobler til de mer brukte ERP-, CRM-, kundeserviceapplikasjonene eller proprietære systemene et selskap måtte ha. 

Det finnes en rekke iPaaS-løsninger med et bredt spektrum av funksjoner, men det er noen avveininger når det gjelder kapasitet. Noen iPaaS-løsninger tilbyr ferdigbygde komponenter for å koble sammen applikasjoner og automatisere forretningsprosesser, mens andre krever at IT-avdelingen lager integrasjonene selv. iPaaS-løsninger med ferdigbygde komponenter forenkler vanlige integrasjoner, men gir kanskje ikke mulighet til å håndtere mer kompleks integrasjon. 

Jitterbit Customer Experience API360 (CX API360) – Den moderne iPaaS-løsningen for bedrifter

Jitterbits iPaaS-løsning tilbyr både brukervennlighet for vanlige integrasjoner og dybde til å håndtere kompleks integrasjon. Jitterbits Customer Experience API360 er en løsning utformet for å akselerere automatiseringen av populære forretningsprosesser gjennom hele kundens livssyklus. CX API360-metodikken, bygget på Jitterbits bransjeledende API360-rammeverk, utnytter beste praksis fra tusenvis av integrasjoner utført av Jitterbit-kunder og -partnere.

CX API360 leveres med et komplett livssyklus-APIM-verktøy og har følgende funksjoner. 

• En plattform for integrasjon
  

  CX API360 er basert på Jitterbits API-integrasjonsplattform, som har de robuste egenskapene til å utforme, malbehandle, distribuere og administrere integrasjoner.

• Ferdige applikasjonskoblinger, integrasjonsoppskrifter og prosesstemplater
  

  Applikasjonskoblinger gir ferdig utviklede og gjenbrukbare tilkoblingsmuligheter til et bestemt endepunkt, for eksempel Salesforce eller NetSuite. Integrasjonsoppskrifter er enkeltstående, forhåndsbygde integrasjoner som overfører data i én retning mellom like objekter på tvers av to applikasjoner eller systemer (f.eks. synkronisering av kontakter mellom Salesforce og SAP). Prosessmaler er forhåndsbygde bruksscenarier som fremskynder gjennomføringen av bestemte forretningsprosesser (f.eks., Mulighet-til-ordre (for Salesforce og NetSuite) som krever tilkobling til flere objekter og felt mellom kilde- og målapplikasjonen.

• Intuitivt grafisk grensesnitt for tilpasning av komplekse integrasjoner
  

  For de fleste selskaper kan ferdigbyggede komponenter håndtere de vanlige aspektene ved integrasjoner. Men for mer komplekse integrasjoner kan det være behov for tilpasning av transformasjoner eller annen forretningslogikk. CX API360 tilbyr det beste fra to verdener; ferdigbyggede komponenter for de vanligste integrasjonene og et intuitivt, grafisk dra-og-slipp-grensesnitt for å opprette gjenbrukbar kode. IT-ressurser minimeres, og den gjenbrukbare koden er utvidbar i takt med at selskapet vokser.

• API-administrasjon
  

  API Management gjør det mulig for en bedrift å opprette, kjøre, sikre, administrere og analysere alle API-er og mikrotjenester ved hjelp av en enkelt plattform. API-er kan få tilgang til hvilken som helst applikasjon eller datakilde, enten i skyen eller bak brannmuren, når som helst.

  Det er påvist at CX API360-verktøysettet fremskynder automatiseringen av forretningsprosesser med opptil 80%.

Kundesuksjon med Jitterbit ERP-integrasjon 

Oracle NetSuite er et populært skybasert ERP-system som brukes til regnskap og finansoppgaver. Men for å få mest mulig ut av NetSuite, trenger selskaper at det kobles til andre applikasjoner og datakilder – salg, markedsføring, logistikk, innkjøp og mer. Integrasjon er nøkkelen til å skape en helhetlig 360-graders oversikt over kundene dine.

Jitterbits kunder på tvers av bransjer har integrert ERP-er med andre systemer og har kunnet:

• Få avansert kundeinnsikt
• Automatiser og akselerer operasjoner

Jitterbits kunder integrerte NetSuite ERP med CRM-er, tredjepartssystemer og EDI for å vekst i selskapene sine, på tvers av bransjer:

• Teknologi selskaper har integrert med CRM-systemer for å synkronisere kunde- og faktureringsdata for å erstatte dyre manuelle prosesser og gi en fullstendig forståelse av kunden.
• Medie- og forlagsbedrifter har koblet seg til interne kundedatabaser og CRM-systemer, noe som har gjort kundedata tilgjengelige og gitt ny innsikt i kundeatferd.
• Detaljistbedrifter har integrert med EDI, og fullført den siste milen av integrasjon mellom EDI og detaljhandelskunder.

Finn ut mer om Jitterbits Customer Experience API360-løsning for NetSuite-integrasjon.

Konklusjonen: ERP-integrasjon leverer enestående kundeopplevelser

Enterprise Resource Planning-systemer spiller en kritisk rolle i kundens livssyklus. ERP-systemer må være koblet til kundevendte systemer og andre applikasjoner og datakilder for å gi et 360-graders bilde av kunden. Å bruke en iPaaS-løsning gir en enkelt plattform for integrasjon, forhåndsbygde komponenter og utvidbar kode. Jitterbits CX API360 er en moderne iPaaS som tilbyr et kraftig verktøysett med forhåndsbygde maler for de vanligste applikasjonsintegrasjonene og muligheten til å bygge tilpasninger for mer kompleks integrasjonsbehov. Med Jitterbit CX API360 gjør ERP-integrasjon det mulig for selskaper å levere ekstraordinære kundereiser gjennom hele kundereisen.

Last ned E-bok om kundesuksess for ERP-integrasjon for å lære om vellykkede ERP-integrasjoner på tvers av bransjer.

E-bok Kundesuksesser i ERP-integrasjoner

¹ Trender, utfordringer og innovasjoner innen kundeopplevelse, August 2020 Markedstudie, CCW. August 2020.

² Gheorghiu, Gabriel. ERP-kjøperprofilen for voksende selskaper. SelectHub. 2018.