Mikä on ERP-integraatio ja miten se toimii?

Kirjoittanut Carole Achramowicz, Senior Director of Product Marketing

Nykyinen taloudellinen tilanne vaatii yrityksiä tarjoamaan poikkeuksellisia asiakaskokemuksia asiakaspolun kaikissa vaiheissa. Viisikymmentä yhdeksän prosenttia kuluttajista sanoo arvostavansa asiakaskokemusta enemmän kuin ennen valitessaan brändiä, jolta ostaa.¹ Toiminnanohjausjärjestelmät (ERP) ovat keskeisessä roolissa sellaisten tietojen tuottamisessa, joita tarvitaan kyseisten asiakaskokemuksien tarjoamiseen. Perinteisesti taustajärjestelminä kirjanpitoa ja taloustietoja käsittelemissä ERP-järjestelmissä on nykyään oltava yhteys asiakasrajapinnan järjestelmiin, kuten asiakkuudenhallintaan (CRM), verkkokauppaan, asiakaspalveluun ja moniin muihin, jotta saumaton asiakaskokemus voidaan mahdollistaa. 

Yritykset tarvitsevat nykyaikaisen lähestymistavan toiminnanohjausjärjestelmien integrointiin, joka voittaa haasteet ja ohjaa ne poikkeuksellisten asiakaskokemusten tarjoamisen tielle.

Mikä on ERP?

Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) on liiketoiminnan hallintaohjelmisto, joka auttaa automatisoimaan yrityksen keskeisiä liiketoimintatointoja. Monille organisaatioille ERP on pääkirjanpitojärjestelmä, joka kerää syötteitä eri osastoilta, kuten kirjanpidosta, tuotannosta, toimitusketjusta, myynnistä, markkinoinnista ja muilta alueilta, varmistaakseen, että sen tiedoille on olemassa yksi totuuden mukainen lähde.  

Termi ERP-järjestelmä käytetään usein synonyymina rahoitusjärjestelmä (kirjanpito, laskutus, talousraportointi). Kahdeksankymmentäyhdeksän prosenttia kyselyyn vastanneista piti kirjanpitoa kriittisimpänä ERP-toimintona.² Mutta myyjät, joilla on integroitu liiketoiminta ohjelmisto tarjoaa myös monia muita moduuleja, kuten liiketoimintatiedon hallinnan (BI), asiakkuudenhallinnan (CRM), monikanavaisen kaupankäynnin, materiaalitarpeen suunnittelun (MRP), toimitusketjun hallinnan (SCM) ja henkilöstöresurssien suunnittelun (HRP). 

Koska ERP-järjestelmä hoitaa monia asiakaskohtaisia toimintoja, kuten tilauksia, laskutusta, toimitusta ja lähetystä, poikkeuksellisten asiakaskokemusten luominen edellyttää ERP:n yhdistämistä muihin yrityksen käyttäviin sovelluksiin ja tietolähteisiin.  

Mikä on ERP-integraatio?

Yksinkertaisesti sanottuna toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) integraatio yhdistää ja synkronoi ERP-ohjelmiston muihin sovelluksiin ja tietolähteisiin. ERP-ohjelmiston integrointi antaa yhtenäisen näkymän eri järjestelmien tietoihin reaaliajassa riippumatta siitä, ovatko tiedot peräisin ERP:stä tai muista järjestelmistä. ERP-integraation tärkeys piilee siinä, että se tehostaa liiketoimintapprosesseja ja työnkulkuja sekä lisää tiimien välistä yhteistyötä. 

Haasteet ilman ERP-integraatiota

Nykytaloudessa, jos yritykselläsi ei ole ERP-järjestelmäintegraatiota, kohtaat lukuisia haasteita, jotka heikentävät kilpailukykyäsi.

Data-siilot

Tietosiilot estävät yrityksiä ottamasta kaikkea irti järjestelmistään. Vuosia sitten käyttöön otetut ERP-järjestelmät saattavat sijaita vanhoissa ja paikallisissa tietosiiloissa, kun taas uudemmat sovellukset ovat pilvessä. Erilliset tietosiilat johtavat päällekkäisyyteen, tehottomuuteen ja epätarkkoihin tietoihin.

Hitaat manuaaliset prosessit

Ilman toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) integraatiota manuaalisten prosessien on siirrettävä tietoja ERP:n ja muiden järjestelmien välillä. Esimerkiksi kun asiakas tekee tilauksen, se tallentuu CRM-järjestelmään. Jos tilaus täytyy syöttää manuaalisesti ERP-järjestelmään, työntekijöiden kuormitus kasvaa ja toiminnan tehokkuus kärsii. Manuaalisia prosesseja tekemään tarvittavat työntekijät estyvät suorittamasta arvokkaampaa työtä.

Reaaliaikaisen ja tarkan datan puute

Toisiinsa yhdistämättömät järjestelmät tarkoittavat manuaalisia tietojen päivityksiä, jotka aiheuttavat tietojenvaihdon viivästyminen koko asiakaselinkaaren ajan. Kun uutta asiakastilausta käsitellään manuaalisesti, muulla yrityksellä ei ole reaaliaikaista pääsyä tilausdataan. Tuotanto saattaa valmistaa varastoon jotain muuta tuotetta kuin mitä tilattiin. Asiakas ei saa tietoa tilauksensa tilasta. Kirjanpito ei lähetä asiakkaalle laskua eikä kirjaa tuloja. Kaikki odottaa,nesnes kunnes tilaus käsitellään manuaalisesti.

Kyvyttömyys toteuttaa strategisia asiakaskokemusaloitteita

Integraatio on ehdoton edellytys sille, että yritykset voivat onnistua asiakaskokemusaloitteissaan. ERP-järjestelmä sisältää tärkeitä talous-, tuote-, toimitus- ja muita asiakkaisiin liittyviä tietoja. Ilman integroitua näkymää asiakkaisiin kaltaiset yritykset kuin Amazon eivät voisi tehdä hetkessä elävä suosituksia ostettavista tuotteista tai reaaliaikaista tilannetietoa tuotteen saapuessa ovellesi. 

Jotkut yritykset rakensivat aiemmin räätälöityjä integraatioita, jotka olivat tyypillisesti pisteestä pisteeseen -integraatioita ilman uudelleenkäytettävää koodia. Nämä vanhojen ERP-järjestelmien integraatiot vaativat muutoksia tai korvaamista, jotta niitä voidaan laajentaa erikoisominaisuuksien lisäämiseksi tai uusien järjestelmien yhdistämiseksi. Yritykset eivät voi saavuttaa strategisia asiakaskokemustavoitteitaan ennen kuin vanhat räätälöidyt integraatiot tehdään laajennettaviksi.

ERP-integraatioiden tyypit 

ERP-järjestelmien rooli järjestelmäintegraatiossa on ratkaiseva, sillä ne sisältävät asiakas-, tuote- ja myyntitilaustietoja. Liiketoiminnan työnkulkuja optimoivia ERP-integraatiotyypkejä on lukuisia; tässä on muutamia keskeisiä huomioitavia: 

CRM-ERP-integraatio: Kysynnän ja tarjonnan yhdistäminen

Myynti keskittyy liikevaihdon kasvattamiseen hankkimalla asiakkaita, tyydyttämällä heidän tarpeitaan sekä tarjoamalla lisä- ja ristiinmyyntiä. CRM-järjestelmä sisältää asiakaskontaktit ja vuorovaikutustiedot, mutta sen on oltava yhteydessä ERP-järjestelmään tilausten hallintaa, toimitusten toteuttamista ja lähettämistä varten. Suurimman markkinaosuuden omaava CRM-järjestelmä on Salesforce Sales Cloud, mutta markkinoilla on monia muita vaihtoehtoja, kuten Adobe, Microsoft Dynamics, SAP ja SugarCRM. Joihinkin ERP-järjestelmiin sisältyy CRM-moduuleja. 

Verkkokaupan ja toiminnanohjauksen integraatio: Etujärjestelmän tiedon saatavuus

COVID-19-pandemia kiisi siirtymistä sähköiseen kaupankäyntiin, kun yritykset pakotettiin siirtymään kasvotusten tapahtuvasta myynnistä ja palveluista kontaktittomiin yön yli. Verkkokauppaalustat tarjoavat asiakkaille selaus-, tilaus- ja maksuominaisuudet, ja ne ovat usein ensimmäinen kosketusasiainkohta asiakkaaseen. Verkkokauppaalustan on integroiduttava toiminnanohjausjärjestelmään (ERP) tilausten toimitusprosessin hallitsemiseksi – varastosaldojen tarkistamiseksi tai päivittämiseksi sekä tuotteen lähettämiseksi. Verkkokauppaalustoja on monia, kuten Amazon, BigCommerce, Magento, Shopify ja muut.

ERP-ERP-integraatio: Taloustietojen tarkkuuden varmistaminen

Yrityksillä voi olla useita ERP-järjestelmiä, olipa syynä sitten yritysostot, fuusiot tai osastojen omat mieltymykset. Nämä ERP-järjestelmät on kytkettävä toisiinsa, jotta ne toimivat integroituna ERP-kokonaisuutena ja luovat yhtenäisen ja tarkan kuvan asiakas- ja tuotetiedoista. Monien yritysten käyttämiä ERP-järjestelmiä ovat muun muassa Epicor, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, SAP S/4 HANA, Sage, Workday Financials ja muut.

Asiakaspalvelun ja ERP:n integraatio: Tukipyynnöt asiakaspalvelujärjestelmien kautta seurattuna

Erinomainen asiakaspalvelu parantaa asiakastyytyväisyyttä, vähentää asiakaspoistumaa ja vastaa asiakkaiden tarpeisiin nopeammin ja älykkäämmin. Laaja valikoima sovelluksia hoitaa asiakaspalvelua, tukea ja kenttäpalvelua. Asiakaspalveluohjelmistot tarjoavat monikanavatoimintoja, itsepalvelumahdollisuuksia sekä ennakoivia vuorovaikutuksia ennustavan analytiikan ja tekoälyn avulla. Asiakastukiohjelmisto, jota kutsutaan usein IT-palvelunhallinnaksi (ITSM), hoitaa IT-tukipalvelua ja vianilmoitusten hallintaa. Kenttäpalveluohjelmisto hallinnoi takuita ja sopimuksia, palautuksia ja korjauksia, huoltoa sekä kenttäpalvelutöiden aikataulutusta. Saumattomien asiakaskohtaamisten varmistamiseksi yritysten on integroitava kaikki nämä asiakaspalvelusovellukset ERP-järjestelmään. Suosittuja asiakaspalvelualustoja ovat muun muassa BMC, Cherwell, Jira, Salesforce Service Cloud, Oracle Service, ServiceNow, ServiceMax ja Zendesk. 

ERP-integraation hyödyt

ERP-järjestelmän integrointi mahdollistaa sen, että yritykset voivat ottaa kaiken irti tiedoistaan ja tarjota poikkeuksellisia asiakaskokemuksia. Tässä ovat ne erityiset hyödyt, joita yritykset saavat.

Lisää tehokkuutta

Tilausten käsittelyä voidaan hidastaa sillä, että myyntiin liittyvät asiakirjat ovat hajallaan useissa eri järjestelmissä. Automatisoimalla prosessit asiakirjojen keräämiseksi yhteen eri järjestelmistä valmistajat voivat vähentää pullonkauloja tilaus-maksuprosessissa sekä lyhentää viiveitä toimitus-, kuljetus- ja laskutusprosesseissa. Pääsy kaikkiin asiakas- ja tuotetietoihin yhdessä digitaalisessa työnkulussa vähentää tilaus-maksuprosessin pullonkauloja ja nopeuttaa tilausten läpimenoaikaa.

Personalisoi asiakaskokemukset

Toiminnanohjausjärjestelmän integrointi auttaa yritystänne saamaan älykkäitä oivalluksia siitä, mitä asiakas tarvitsee tai saattaa haluta. Jos pääsette käsiksi kaikkeen taustajärjestelmissä olevaan dataan, voitte luoda asiakkaillenne yksilöllisesti räätälöityjä tarjouksia. Tarvitaan kuitenkin oikeaa teknologiaa tämän datan yhdistämiseksi muihin online-, offline- ja kolmannen osapuolen lähteisiin yhtenäisen, dynaamisen asiakasprofiilin luomiseksi. Tämän jälkeen voitte hyödyntää tätä yhtenäistä asiakasnäkymää ja soveltaa tekoälyä parhaiten sopivien viestien ja tarjousten suosittelemiseen kaikissa digitaalisissa kaupankäynnin vuorovaikutustilanteissanne. 

Optimoi arvoketju

Integraatio mahdollistaa tietojen tehokkaamman hyödyntämisen yrityksesi koko arvoketjussa. Kattava näkymä asiakastietoihin antaa valmistajille mahdollisuuden ennustaa asiakaskysyntää paremmin, sopeutua nopeasti marketplace:n muutoksiin, nopeuttaa tilauskohtaista suunnitteluprosessia ja kommunikoida tehokkaammin. 

ERP-integraatiotyökalut: Miten ERP integroidaan muihin järjestelmiin

Integraatioalusta palveluna

Vaikka on olemassa vanhempia ERP-integraatiomenetelmiä, kuten pistekohtainen integraatio mukautetulla koodilla, Integration Platform as a Service ((iPaaS) -ratkaisut on suunniteltu helpottamaan integraatioita helpommin ja vastata ERP-integraation haasteisiin. iPaaS-ratkaisut rakennetaan tyypillisesti pilveen ja niitä käytetään sovellusintegraatioihin, tiedonintegraatioihin, B2B-ekosysteemiintegraatioihin, paikallisiin integraatioihin (on-premises) ja API-julkaisuun, ja muissa skenaarioissa. iPaaS-ratkaisut perustuvat yleensä API-integraatioalustaan, joka tarjoaa liitettävyyden, työnkulun suunnittelun, data mapping-toiminnot ja tietojen muuntamisen sekä integraation elinkaaren hallinnan. Useimmat ratkaisut integroituvat yleisimmin käytettyihin ERP-järjestelmiin, CRM-järjestelmiin, asiakaspalvelusovelluksiin tai yrityksen mahdollisiin omiin järjestelmiin. 

iPaaS-ratkaisuja on saatavilla monenlaisia, ja niiden ominaisuudet vaihtelevat laajasti, mutta ominaisuuksien välillä on joitakin kompromisseja. Jotkut iPaaS-ratkaisut tarjoavat valmiita komponentteja sovellusten yhdistämiseen ja liiketoimintaprosessien automatisointiin, kun taas toisissa IT-osaston on luotava integraatiot itse. iPaaS-ratkaisut, joissa on valmiita komponentteja, yksinkertaistavat tavallisia integraatioita, mutta eivät välttämättä tarjoa mahdollisuutta toteuttaa monimutkaisempia integraatioita. 

Jitterbit Customer Experience API360 (CX API360) – nykyaikainen iPaaS-ratkaisu suuryrityksille

Jitterbitin iPaaS-ratkaisu tarjoaa sekä helppokäyttöisyyttä tavallisissa integraatioissa että riittävän monipuolisuuden monimutkaisten integraatioiden toteuttamiseen. Jitterbitin Customer Experience API360 on ratkaisu, joka on suunniteltu nopeuttamaan suosittujen liiketoimintaprosessien automatisointia koko asiakkaan elinkaaren ajan. Jitterbitin alan johtavaan API360-kehykseen rakennettu CX API360 -metodologia hyödyntää parhaita käytäntöjä Jitterbitin asiakkaiden ja kumppanien tuhansista integraatioista..

CX API360 sisältää kattavan elinkaaren hallintaan tarkoitetun APIM-työkalun, jossa on seuraavat ominaisuudet. 

• Integraation yhden alustan ratkaisu
  

  CX API360 perustuu Jitterbitin API-integraatioalustaan, jossa on vahvat ominaisuudet integraatioiden suunnitteluun, mallintamiseen, käyttöönottoon ja hallintaan.

• Valmiit sovelluskytkimet, integraatioreseptit ja prosessimallit
  

  Sovellusliittimet tarjoavat valmiita ja uudelleenkäytettäviä yhteyksiä tiettyyn päätepisteeseen, kuten Salesforce:hen tai NetSuiteen. Integraatioreseptit ovat yksittäisiä, valmiiksi rakennettuja integraatioita, jotka siirtävät tietoja yhteen suuntaan kahden sovelluksen tai järjestelmän välillä samankaltaisten objektien välillä (esim. yhteystietojen synkronointi Salesforce:n ja SAP:n välillä). Prosessimallit ovat valmiiksi rakennettuja käyttötapauksia, jotka nopeuttavat tiettyjen liiketoimintaprosessien suorittamista (esim., Tilauksesta toimitukseen (mallille Salesforce ja NetSuite), mikä edellyttää yhteyttä useisiin objekteihin ja kenttiin lähde- ja kohdesovellusten välillä.

• Intuitiivinen graafinen käyttöliittymä monimutkaisten integraatioiden mukauttamiseen
  

  Useimmille yrityksille valmiit komponentit riittävät integraatioiden yleisimpiin tarpeisiin. Monimutkaisemmissa integraatioissa saatetaan kuitenkin tarvita mukautuksia tietojen muunnoksille tai muulle liiketoimintalogiikalle. CX API360 tarjoaa molempien maailmojen parhaat puolet: valmiit komponentit yleisimmille integraatioille sekä intuitiivisen graafisen vedä ja pudota -käyttöliittymän uudelleenkäytettävän koodin luomiseen. IT-resursseja tarvitaan mahdollisimman vähän, ja uudelleenkäytettävä koodi on laajennettavissa yrityksen kasvaessa.

• API-hallinta
  

  API Management mahdollistaa yritykselle kaikkien ohjelmistorajapintojen ja mikropalvelujen luomisen, ajamisen, suojaamisen, hallinnan ja analysoinnin yhdellä alustalla. Ohjelmistorajapinnat pääsevät käsiksi mihin tahansa sovellukseen tai tietolähteeseen joko pilvessä tai palomuurin takana milloin tahansa.

  CX API360 -työkalupaketin on osoitettu nopeuttavan liiketoimintaprosessien automatisointia jopa 80%.

Asiakasmenestys Jitterbit ERP-integraation avulla 

Oracle NetSuite on suosittu pilvipohjainen ERP-järjestelmä, jota käytetään kirjanpidossa ja taloushallinnon tehtävissä. Jotta NetSuitesta saadaan kuitenkin kaikki hyöty irti, yritysten on yhdistettävä se muihin sovelluksiin ja tietolähteisiin – myyntiin, markkinointiin, logistiikkaan, hankintaan ja moneen muuhun. Integraatio on avain kokonaisvaltaisen 360 asteen näkymän luomiseen asiakkaistasi.

Jitterbitin asiakkaat eri toimialoilla ovat integroineet toiminnanohjausjärjestelmiä (ERP) muihin järjestelmiin ja pystyneet:

• Hanki kehittyneitä asiakasnäkemyksiä
• Automatisoi ja nopeuta toimintoja

Jitterbitin asiakkaat integroivat NetSuite ERP:n CRM-järjestelmiin, kolmannen osapuolen järjestelmiin ja EDI:hin kasvattaakseen yrityksiään eri toimialoilla:

• Teknologia yritykset ovat integroituneet CRM-järjestelmiin synkronoidakseen asiakas- ja laskutustiedot korvatakseen kalliit manuaaliset prosessit ja tarjotakseen kokonaisvaltaisen ymmärryksen asiakkaasta.
• Media- ja kustantamoyritykset ovat integroineet järjestelmänsä sisäisiin asiakastietokantoihin ja CRM-järjestelmiin, minkä ansiosta asiakastiedot ovat käytettävissä ja ne tarjoavat uusia näkemyksiä asiakkaiden käyttäytymisestä.
• Vähittäiskaupan yritykset ovat integroituneet EDI:n kanssa, mikä täydentää viimeinen maili EDI-järjestelmän ja vähittäiskauppa-asiakkaiden välisen integraation.

Lue lisää Jitterbitin Customer Experience API360 -ratkaisusta aiheesta NetSuite-integraatio.

Yhteenveto: ERP-integraatio tarjoaa poikkeuksellisia asiakaskokemuksia

Enterprise Resource Planning -järjestelmillä on keskeinen rooli asiakkaan elinkaaren hallinnassa. ERP-järjestelmien on oltava yhteydessä asiakaspalvelujärjestelmiin sekä muihin sovelluksiin ja tietolähteisiin, jotta ne voivat tarjota 360 asteen näkymän asiakkaasta. iPaaS-ratkaisun avulla saadaan käyttöön yhtenäinen alusta integraatiota varten, valmiita komponentteja ja laajennettavaa koodia. Jitterbitin CX API360 on moderni iPaaS-ratkaisu, joka tarjoaa tehokkaan työkalupaketin, jossa on valmiita malleja yleisimpiin sovellusintegraatioihin sekä mahdollisuuden luoda räätälöityjä ratkaisuja monimutkaisempiin integraatiotarpeisiin. Jitterbit CX API360:n avulla ERP-integraatio mahdollistaa yrityksille poikkeuksellisen asiakaskokemuksen tarjoamisen koko asiakaspolun ajan.

Lataa Toiminnanohjausjärjestelmien integraation asiakismenestyksen e-kirja oppiaksesi onnistuneista toiminnanohjausjärjestelmien integraatioista eri toimialoilla.

E-kirja: Asiakasedut toiminnanohjausjärjestelmäintegraatioissa

¹ Asiakaskokemustrendit Haasteet Innovaatiot, Elokuu 2020 markkinatutkimus, CCW. Elokuu 2020.

² Gheorghiu, Gabriel. Toiminnanohjausjärjestelmän ostajan profiili kasvaville yrityksille. SelectHub. 2018.