3 upplevda integreringsutmaningar inom HR och 3 hjälpsamma steg för att säkerställa korrekt hantering

Av Greg Belkin, Produktmarknadsföringschef

Låt oss konstatera det självklara: digital innovation revolutionerar hela branschen för personaladministration (HRM). Vid det här laget skulle sannolikt varje HR-chef, och faktiskt varje anställd, hålla med om detta. Det är mycket lättare för kandidater att hitta ett nytt jobb, eller för anställda att kommunicera med arbetsgivare och arbeta var som helst, så länge det finns en stabil internetuppkoppling.

Enligt en nyligen inträffad studie från ADP Research Institute, men personalansvariga upplever inte att denna revolution har någon större positiv inverkan på deras vardag. Undersökningen visade att 30% av de tillfrågade fortfarande hanterar tidskrävande uppgifter inom förmåner och rekrytering, följt av 21% som uppger samma sak om datainmatning och rapportering, talanghantering (29%), efterlevnad och löneadministration samt andra traditionella HR-uppgifter (20%).

HR-chefer har med rätta vänt sig till teknik för att hjälpa dem att bättre hantera dessa ansvarsområden, men med många lösningar som bara adresserar ett specifikt problem i ett isolerat system. HR-chefer ansvarar fortfarande för att utföra dessa uppgifter, vilket gör väldigt lite för deras totala tidsplanering. Och enligt en 2019 års forskningsrapport från Netskope, det finns sammanlagt många för dem att hantera. Rapporten visade att HR kommer på andra plats efter marknadsföring när det gäller det genomsnittliga antalet IT-baserade lösningar som används dagligen (100 mot 120).

Jitterbit vet att integrering av lösningar är det enda sättet att både minska bördan av HR-administration och få ut mesta möjliga av dyra teknologiinvesteringar. Integration sparar tid för nyckelintressenter från datainmatning, men hjälper också till att säkerställa datanoggrannhet – vilket frigör dessa chefer så att de kan fokusera mer tid på att hantera ankommande, befintliga och avgående medarbetare snabbare, vilket gör att de kan gå vidare från en individ till nästa på ett snabbare sätt. Systemintegration ökar också medarbetarnas moral och produktivitetsnivå genom att lösa HR-utmaningar snabbare. Att till exempel samla data om kompetensförsörjning med onboardingsystem sparar tid vid ifyllnad av kritiska fält i flera olika system, vilket sparar tid för medarbetarna och säkerställer produktivitet från dag ett.

Vi vet att det kommer att finnas skeptiska röster där ute... Organisationer måste vara försiktiga när de gör förändringar i sin infrastruktur. I ett försök att förstå och bemöta upplevda utmaningar förknippade mit systemintegration inom HR, tillfrågade Jitterbit nyligen över 100 HR-professionella om deras integrationsplaner. Spana in vår E-bok om API-integrering för HR 2021. Enligt den studien är de tre vanligaste upplevda hindren för integration: kostnad, säkerhet och integritet, samt projektets komplexitet.

1. Kostnad: Som väntat är den främsta anledningen till att HR-personal avstår från att införa systemövergripande integration kostnaden för att anskaffa integrationsplattformar och -tjänster. 57 procent (57%) av de tillfrågade angav att kostnaden är en avgörande faktor som hindrar dem från att fullt ut införa integration och tillämpa den på alla system inom organisationen. Detta är ingen överraskning i en tid då många organisationer måste dra åt svångremmen för att förbereda sig för det okända och avsätta budgetmedel till andra högprioriterade områden. HR-personal måste komma ihåg att integration är en långsiktig investering i förvaltningen av företagets största tillgång: dess medarbetare. Arbetskraften är i en position där den kan kräva en smidig introduktion, rekrytering och en övergripande positiv anställningsupplevelse – annars söker de sig till en annan arbetsgivare. Det kan visserligen förekomma kostnader förknippade med integration, men dessa kostnader är försumbara jämfört med det pris som betalas för en underpresterande personalstyrka som varken kan eller vill utföra sina arbetsuppgifter i tid.
2. Säkerhet och datasekretess: En mycket berättigad oro bland 44% av våra enkätsvarande gällde frågan om säkerhet och dataintegritet. Alla organisationer, stora som små, måste vara noggranna när det gäller datasäkerhet och hanteringen av data. Varje organisation har olika säkerhetskrav, och dessa frågor måste beaktas från fall till fall. Jitterbit har hanterat tusentals integrationer och vet att det bästa sättet att hantera säkerhetsfrågor är att HR-chefer samarbetar med IT-avdelningen i implementeringsprojekt redan från början. Ett sådant samarbete säkerställer att säkerhetsfrågor hanteras noggrant från det ögonblick de uppstår, på ett metodiskt och genomtänkt sätt. Organisationer måste också se till att den integration de väljer är utformad för att garantera datasäkerheten. Jitterbits plattform ger till exempel kunderna fullständig kontroll över sina data utan att de behöver anskaffa eller hantera någon programvara eller den infrastruktur som krävs för att driva den. Oavsett om det är lokalt, i molnet eller en hybridlösning har kunderna flexibiliteten att köra sina integrationsprocesser genom att distribuera privata agenter bakom brandväggen, vilket ger dem större kontroll över vart deras data flödar.
3. Komplexitet Nästan en tredjedel (27%) av deltagarna i undersökningen angav att ‘komplexitet’ – det vill säga oförmågan att förstå hur integrationstjänster fungerar och kan användas i just deras företags sammanhang – är en viktig orsak till deras tveksamhet inför att införa integrationsplattformar. Integration behöver inte vara skrämmande. Jitterbit förenklar processen. Lösningen erbjuder till exempel en enkel användarupplevelse med dra-och-släpp-funktioner. Den vänder sig till de många olika intressenterna som är involverade i integrationshanteringen, däribland integrationsspecialisten, som drar nytta av en desktop-upplevelse med Design Studio och en fullständig webbaserad upplevelse med Cloud Studio. Jitterbit tillhandahåller även en low-code/no-code-lösning, Cloud Studio, som gör det möjligt för ad hoc-integratörer att bygga integrationer med dra-och-släpp-funktioner och hjälp av guider. Den grundläggande designprincipen för Cloud Studio är enkelhet och att vägleda användarna att bygga projekt genom enkla guider.

Jitterbit som er strategiska integrationspartner

Jitterbit förstår att det kan finnas en tveksamhet när det gäller infrastrukturrelaterade investeringar. Kostnad, säkerhet och komplexitet är helt klart något som HR-professionella och de IT-team som stöttar dem funderar på när det gäller dataintegration. Och det bör de göra. Vår rekommendation är att alltid ställa de rätta frågorna, överväga långsiktiga fördelar och involvera rätt personer när det är dags att fatta stora beslut. Oro som kan verka betydande kan nästan alltid övervinnas med god planering och gott samarbete.

På Jitterbit vill vi hjälpa dig och ditt projekt att lyckas. Vi uppmuntrar dig att involvera oss i samtalet och låta oss visa dig hur vi kan hjälpa till. Som alltid är det helt utan press... bara god vägledning från ett erfaret team.

För mer information om läget när det gäller integrationer världen över och andra trender inom iPaaS-sektorn, prenumerera på Jitterbit Webinars – en plats för relevant och samtida innehåll.