3 koettua integroitumishaastetta HR-toiminnossa ja 3 hyödyllistä askelta asianmukaisen hallinnan varmistamiseksi

Greg Belkinin toimesta, Tuotemarkkinointijohtaja

Toteamme ilmiselvän: digitaalinen innovaatio mullistaa koko henkilöstöhallinnon (HRM) toimialan. Tässä vaiheessa jokainen HR-päällikkö ja itse asiassa jokainen työntekijä olisi todennäköisesti samaa mieltä tästä mielipiteestä. Kandidaattien on paljon helpompi löytää uusi työpaikka, tai työntekijöiden on helpompi kommunikoida työnantajien kanssa ja hoitaa töitä mistä tahansa, kunhan internetyhteys on vakaa.

Viimeisimmän ADP Tutkimusinstituutin tutkimus, henkilöstöhallinnon ammattilaiset eivät koe tämän murroksen vaikuttavan kovinkaan myönteisesti heidän arkeensa. Tutkimuksen mukaan 30% vastaajista hoitaa edelleen työläitä etuuksien hallinta- ja rekrytointitehtäviä, ja 21% vastaajista ilmoitti samasta tilanteesta tietojen syöttämisen ja raportoinnin, osaamisen hallinnan (29%), säännösten noudattamisen sekä palkanlaskennan ja muiden perinteisten henkilöstöhallinnon tehtävien osalta (20%).

HR-päälliköt ovat oikeutetusti kääntyneet teknologian puoleen auttaakseen heitä hallitsemaan näitä vastuita paremmin, mutta monet ratkaisut käsittelevät vain tiettyä ongelmaa eristyksissä. HR-päälliköt ovat edelleen vastuussa näistä tehtävistä, jotka edistävät hyvin vähän heidän kokonaisvaltaista ajanhallintaansa. Ja, joidenkin mukaan Netskopen vuoden 2019 tutkimusraportti, niitä on yhteensä, paljon hallittavana. Raportista kävi ilmi, että HR on IT-pohjaisten ratkaisujen päivittäisessä käytössä toisena vain markkinoinnin jälkeen (100 vs. 120).

Jitterbit tietää, että ratkaisujen integrointi on ainoa tapa vähentää henkilöstöhallinnon taakkaa ja saada eniten irti kalliista teknologisista investoinneista. Integraatio säästää avainhenkilöiden aikaa tietojen syöttämisessä, mutta auttaa myös varmistamaan tietojen tarkkuuden – vapauttaen nämä johtajat keskittymään enemmän ajan käyttämiseen saapuvien, olemassa olevien ja lähtevien työntekijöiden nopeampaan käsittelyyn; mahdollistaen heille siirtymisen yksilöstä toiseen kiihdytetyssä tahdissa. Järjestelmäintegraatio myös lisää työntekijöiden moraalia ja tuottavuutta ratkaisemalla henkilöstöhaasteita nopeammin. Esimerkiksi rekrytointitietojen yhdistäminen perehdytysjärjestelmiin säästää aikaa useissa eri järjestelmissä olevien kriittisten kenttien täyttämisessä, säästäen työntekijöiden aikaa ja varmistaen tuottavuuden ensimmäisestä päivästä lähtien.

Tiedämme, että joukossa on skeptikkoja.. Organisaatioiden on oltava varovaisia aina, kun ne tekevät muutoksia infrastruktuuriinsa. Jotta Jitterbit ymmärtäisi ja ratkaisisi henkilöstöhallinnon järjestelmäintegraatioihin liittyviä koettuja haasteita, se teetti hiljattain yli 100 henkilöstöhallinnon ammattilaisen kyselyn ja kysyi heiltä heidän integraatiosuunnitelmistaan. Tutustu meidän 2021 Henkilöstöhallinnon API-integraatiot E-kirja. Tutkimuksen mukaan kolme suosituinta koettua integraation estettä ovat: kustannukset, turvallisuus ja yksityisyys sekä projektin monimutkaisuus.

1. Kustannus: Kuten odotettua, suurin syy sille, että HR-henkilöstö pidättäytyy järjestelmien välisen integraation käyttöönotosta, on integraatioalustojen ja -palveluiden hankintakustannukset. 57 prosenttia (57%) vastaajista totesi, että kustannukset ovat merkittävä tekijä, joka estää heitä ottamasta integraatiota täysimääräisesti käyttöön ja soveltamasta sitä organisaationsa kaikkiin järjestelmiin. Tämä ei ole yllätys aikana, jolloin monien organisaatioiden on kiristettävä vyötä valmistautuakseen odottamattomiin tilanteisiin ja kohdennettava budjetteja muihin ensisijaisiin kohteisiin. Henkilöstöhallinnon ammattilaisten on muistettava, että integraatio on pitkäaikainen investointi yrityksen suurimman voimavaran – sen työntekijöiden – johtamiseen. Työntekijät ovat asemassa, jossa he voivat vaatia saumatonta perehdyttämistä, rekrytointia ja yleistä työkokemusta – tai muuten he etsivät itselleen toisen työpaikan. Integraatioon voi liittyä kustannuksia, mutta ne ovat mitättömiä verrattuna hintaan, joka maksetaan huonosti suoriutuvasta henkilöstöstä, joka ei kykene tai halua hoitaa tehtäviään ajallaan.
2. Tietoturva ja tietosuoja 44%:lle kyselyyn vastanneista turvallisuus ja tietosuoja olivat erittäin perusteltu huolenaihe. Jokaisen organisaation, oli se sitten suuri tai pieni, on oltava varovainen tietojensa turvallisuuden ja hallinnan suhteen. Jokaisella organisaatiolla on erilaiset turvallisuusvaatimukset, ja nämä seikat on otettava huomioon tapauskohtaisesti. Jitterbit on hallinnoinut tuhansia integraatioita ja tietää, että paras tapa hoitaa turvallisuusasiat on, että HR-johtajat tekevät yhteistyötä IT-osaston kanssa toteutusprojekteissa jo alusta alkaen. Yhteistyö takaa, että turvallisuuskysymyksiin puututaan huolellisesti heti niiden ilmaantuessa järjestelmällisesti ja harkitusti. Organisaatioiden on myös huolehdittava siitä, että käyttöönotettava integraatio on suunniteltu varmistamaan tietoturva. Esimerkiksi Jitterbitin alusta tarjoaa asiakkaille täyden hallinnan omista tiedoistaan ilman, että heidän tarvitsee hankkia tai hallinnoida mitään ohjelmistoja tai niiden käyttöön tarvittavaa infrastruktuuria. Olipa kyseessä paikallinen ratkaisu, pilvipalvelu tai hybridiratkaisu, asiakkailla on joustavuus toteuttaa integraatioprosessinsa ottamalla käyttöön yksityisiä agentteja palomuurin takana, jolloin he saavat paremman hallinnan tietovirtoihinsa.
3. Monimutkaisuus Lähes kolmasosa (27%) kyselyn osallistujista totesi, että ‘monimutkaisuus’ – eli kyvyttömyys ymmärtää, miten integraatiopalvelut toimivat ja miten niitä voidaan hyödyntää juuri heidän yrityksensä tilanteessa – on merkittävä syy heidän epäröintiinsä integraatioalustojen käyttöönotossa. Integraation ei tarvitse olla pelottavaa. Jitterbit helpottaa prosessia. Ratkaisu tarjoaa esimerkiksi yksinkertaisen käyttökokemuksen, johon kuuluu drag-and-drop-toiminnallisuus. Se palvelee monia integraation hallintaan osallistuvia sidosryhmiä, mukaan lukien integraatioasiantuntijan, joka hyötyy Design Studion tarjoamasta työpöytäkäyttökokemuksesta sekä Cloud Studio:n tarjoamasta kattavasta verkkopohjaisesta käyttökokemuksesta. Jitterbit tarjoaa myös vähäkoodisen/koodittoman Cloud Studio-ratkaisun, jonka avulla satunnaiset integraattorit voivat rakentaa integraatioita vetämällä ja pudottamalla ohjatun toiminnon avulla. Cloud Studio:n perusperiaate on yksinkertaisuus ja käyttäjien ohjaaminen projektien rakentamisessa yksinkertaisten ohjatun toiminnon avulla.

Jitterbit strategisena integraatiokumppaninasi

Jitterbit ymmärtää, että infrastruktuuri-investoinneissa voi olla viiveitä. Kustannukset, tietoturva ja monimutkaisuus ovat selvästi HR-ammattilaisten ja heitä tukevien IT-tiimien mielessä, kun kyse on tietojen integroinnista. Ja niin pitääkin. Suosituksemme on aina esittää oikeat kysymykset, harkita pitkän aikavälin etuja ja ottaa mukaan oikeat ihmiset, kun on aika tehdä suuria päätöksiä. Huolenaiheet, jotka saattavat tuntua merkittäviltä, voidaan lähes aina voittaa hyvällä suunnittelulla ja hyvällä tiimityöllä.

Jitterbitillä haluamme auttaa sinua ja projektiasi menestymään. Kannustamme sinua ottamaan meidät mukaan keskusteluun ja antamaan meidän näyttää, miten voimme auttaa. Kuten aina, ei paineita... vain hyvää opastusta kokeneelta tiimiltä.

Lisää sisältöä integraatioiden tilasta maailmassa ja muista iPaaS-sektorin trendeistä tilaamalla Jitterbit Webinars – paikka, josta löytyy relevanttia ja ajankohtaista sisältöä.