3 opplevde integreringsutfordringer innen HR, og 3 nyttige skritt for å sikre god håndtering

Av Greg Belkin, Produktsjef

La oss slå fast det åpenbare: digital innovasjon revolusjonerer hele HR-bransjen. På dette tidspunktet vil sannsynligvis enhver HR-leder, og faktisk også enhver ansatt, være enige i dette. Det er mye enklere for kandidater å finne en ny jobb, eller for ansatte å kommunisere med arbeidsgivere og jobbe fra hvor som helst, så lenge det er en stabil internettforbindelse.

Ifølge en nylig ADP Research Institute-studie, men HR-ansatte opplever ikke at denne revolusjonen har særlig stor positiv innvirkning på hverdagen deres. Undersøkelsen viste at 30% av respondentene fortsatt håndterer tidkrevende oppgaver knyttet til personalgoder og rekruttering, fulgt av 21% som sier det samme om dataregistrering og rapportering, talentledelse (29%), regeloverholdelse og lønnsadministrasjon samt andre tradisjonelle HR-oppgaver (20%).

HR-ledere har med rette tatt i bruk teknologi for å hjelpe dem med å håndtere disse ansvarsområdene bedre, men med mange løsninger som bare adresserer et spesifikt problem i en silo. HR-ledere har fortsatt ansvaret for å utføre disse oppgavene, noe som gjør svært lite for deres generelle tidsstyring. Og, ifølge en 2019 Netskope-forskningsrapport, det er totalt sett mange for dem å administrere. Rapporten fant at HR er nest etter markedsføring når det gjelder gjennomsnittlig antall IT-baserte løsninger som brukes på daglig basis (100 mot 120).

Jitterbit vet at det å integrere løsninger er den eneste måten å både redusere byrden ved HR-forvaltning og få mest mulig ut av kostbare teknologiinvesteringer. Integrasjon sparer nøkkelpersoner for tid brukt på dataregistrering, men bidrar også til å sikre datanøyaktighet – noe som frigjør disse lederne slik at de kan bruke mer tid på å behandle nye, eksisterende og avgående ansatte raskere, slik at de kan gå fra én enkeltperson til den neste på en akselerert måte. Systemintegrasjon øker også de ansattes moral og produktivitet ved å løse HR-utfordringer raskere. Å samle data om talentinnhenting med onboarding-systemer sparer for eksempel tid på å fylle ut kritiske felt i flere ulike systemer, noe som sparer de ansatte for tid og sikrer produktivitet fra første dag.

Vi vet at det vil finnes skeptikere der ute.. Organisasjoner må være forsiktige hver gang de gjør endringer i sin infrastruktur. I et forsøk på å forstå og adressere opplevde utfordringer knyttet til systemintegrasjon innen HR, spurte Jitterbit nylig over 100 HR-profesjonelle om deres integrasjonsplaner. Sjekk ut vår e-bok om API-integrasjon for HR 2021. Ifølge den studien er de tre mest populære oppfattede barrierene mot integrasjon: kostnad, sikkerhet og personvern, samt prosjektkompleksitet.

1. Kostnad: Som forventet er den viktigste årsaken til at HR-ansatte avstår fra å innføre systemintegrasjon, kostnadene ved å anskaffe integrasjonsplattformer og -tjenester. 57 prosent (57%) av respondentene oppga at kostnadene er en avgjørende faktor som hindrer dem i å innføre fullstendig integrasjon og anvende den på alle systemene i organisasjonen. Dette kommer ikke som noen overraskelse i en tid hvor mange organisasjoner må stramme inn på budsjettet for å forberede seg på det uvisse og bruke midler på andre topprioriteringer. HR-ansatte må huske at integrasjon er en langsiktig investering i forvaltningen av bedriftens største ressurs: de ansatte. Arbeidsstyrken er i en posisjon der de kan kreve en sømløs innkjøring, rekruttering og en god ansettelsesopplevelse generelt – ellers finner de seg et annet sted å jobbe. Det kan være kostnader forbundet med integrasjon, men disse kostnadene er ubetydelige sammenlignet med prisen man betaler for en dårlig presterende medarbeiderstab som ikke er i stand til eller villig til å utføre oppgavene sine i tide.
2. Sikkerhet og personvern: Et svært berettiget anliggende for 44% av respondentene i vår undersøkelse var spørsmålet om sikkerhet og personvern. Enhver organisasjon, stor eller liten, må være forsiktig når det gjelder datasikkerhet og håndtering av data. Hver organisasjon har forskjellige sikkerhetskrav, og disse hensynene må vurderes individuelt. Jitterbit har håndtert tusenvis av integrasjoner og vet at den beste måten å håndtere sikkerhetshensyn på er at HR-ledere samarbeider med IT-avdelingen om implementeringsprosjekter helt fra starten av. Et slikt samarbeid sikrer at sikkerhetsspørsmål blir nøye håndtert fra det øyeblikket de oppstår, på en metodisk og gjennomtenkt måte. Organisasjonene må også være nøye med å sikre at integrasjonen de tar i bruk, er utformet for å ivareta datasikkerheten. Jitterbits plattform gir for eksempel kundene full kontroll over dataene sine uten at de trenger å anskaffe eller administrere programvare eller infrastrukturen som kreves for å drive den. Uansett om det er lokalt, i skyen eller en hybridløsning, har kundene fleksibiliteten til å kjøre integrasjonsprosessene sine ved å distribuere private agenter bak brannmuren, og dermed oppnå større kontroll over hvor dataene deres flyter.
3. Kompleksitet Nesten en tredjedel (27%) av deltakerne i undersøkelsen oppga at ‘kompleksitet’ – eller manglende evne til å forstå hvordan integrasjonstjenester fungerer og kan brukes i deres virksomhetskontekst – er en viktig årsak til at de nøler med å ta i bruk integrasjonsplattformer. Integrasjon trenger ikke å være skremmende. Jitterbit gjør prosessen enkel. Løsningen tilbyr for eksempel en enkel brukeropplevelse, komplett med dra-og-slipp-funksjonalitet. Den imøtekommer de mange ulike interessentene som er involvert i integrasjonsadministrasjon, inkludert integrasjonsspesialisten, som drar nytte av en desktop-opplevelse med Design Studio, og en fullstendig nettbasert opplevelse med Cloud Studio. Jitterbit tilbyr også en «low-code/no-code»-løsning, Cloud Studio, som gjør det mulig for ad hoc-integratorer å bygge integrasjoner ved hjelp av dra-og-slipp-funksjonalitet støttet av veivisere. Det grunnleggende designprinsippet for Cloud Studio er enkelhet og å veilede brukerne gjennom prosjektbygging ved hjelp av enkle veivisere.

Jitterbit som din strategiske integrasjonspartner

Jitterbit forstår at det kan være en viss betenkeligheter når det gjelder infrastrukturrelaterte investeringer. Kostnad, sikkerhet og kompleksitet opptar åpenbart HR-profesjonelle og IT-teamene som støtter dem når det gjelder dataintegrasjon. Og det med rette. Vår anbefaling er å alltid stille de rette spørsmålene, vurdere langsiktige fordeler og involvere de rette personene når store beslutninger skal tas. Bekymringer som kan virke betydelige, kan nesten alltid overvinnes med god planlegging og godt samarbeid.

Hos Jitterbit ønsker vi å hjelpe deg og prosjektet ditt til å lykkes. Vi oppfordrer deg til å ta oss med i samtalen, og la oss vise deg hvordan vi kan hjelpe. Som alltid er det ingen press... bare god veiledning fra et erfarent team.

For mer informasjon om statusen for integrasjoner globalt og andre trender i iPaaS-sektoren, kan du abonnere på Jitterbit Webinars – et sted for relevant og samtidsaktuell innhold.