Varför ITSM – HCM-integration är nyckeln till HR-framgång

Av Greg Belkin, Direktör för produktmarknadsföring, Jitterbit

Föreställ dig detta: klockan är 7.00 på morgonen den första dagen av ditt drömjobb. Du är på väg in till kontoret för första gången. Du är ivrig att komma igång så snabbt som möjligt. Det har varit en lång och mödosam resa med ansökningar, intervjuer, förhandlingar och planering av logistiken för att börja ett nytt jobb. Du är redo för detta.

Du kliver in genom dörren. Du känner en nervös energi och upphetsning flöda genom dina ådror. Allt du vill är att hoppa in, träffa teamet, vara produktiv och omfamna en viktig ny milstolpe i din karriär.

Sedan: ingenting. Impulsen stannar plötsligt. De säger till dig att din dator inte kommer att vara klar på ytterligare ett par dagar eftersom IT aldrig fick veta att idag var din första dag. Det finns inget byggnadskort tillgängligt för dig. Ingen har förberett de korrekta inloggningsuppgifterna för företagsnätverket eller kritiska program som du behöver för att komma igång med arbetet. Allt du kan göra är att bara sitta och vänta.

Ur ett HR-perspektiv är detta en mardröm. De flesta nya medarbetare kommer till kontoret första dagen med stora förhoppningar, hög energi och en orubblig beslutsamhet, i hopp om att snabbt kunna göra skillnad och ta till sig sin nya möjlighet. Tyvärr, när de anländer och det inte finns några fysiska resurser som stöder dem, så krossar det inte bara viljan att prestera, utan det sänder också ett fruktansvärt budskap om vad som väntar dem i framtiden. Det är mycket svårt att radera en undermålig första dag ur minnet. Detta kan åtgärdas och HR-tjänstehanteringen kan göras mer effektiv om de viktigaste systemen och applikationerna som används för att leverera tjänster till de anställda är korrekt sammankopplade.

Att hantera HCM och ITSM separat skapar kritiska fallgropar för anställda

Toppresterande organisationer vet att förhindra en situation som denna, och bygga en mycket effektiv medarbetarupplevelse som bygger på solida strategier för personalhantering (HCM), är avgörande för deras framgång. Enligt en undersökning från 2020 genomförd av KPMG bland över 1 000 HR-chefer prioriterar 95% av företagen medarbetarupplevelsen som ett centralt fokusområde. Samma studie visade att ”Pathfinding HR”-organisationer (KPMG:s benämning på organisationer i toppklass) var nästan tre gånger mer benägna att instämma i att medarbetarupplevelsen är en strategisk prioritering för hela organisationen.

Dagens anställda förväntar sig en konsumentupplevelse som inte bara stöder snabb tillhandahållande av kritiska förnödenheter i början av anställningsperioden, utan också en som stöder dem i varje steg av resan därefter. De förväntar sig att material och stöd levereras snabbt, korrekt och personligt, inklusive tillgång till portaler medan de är på språng som erbjuder enkel serviceanmälan, statusuppföljning och leverans. I grund och botten har den serviceupplevelse som anställda har blivit vana vid som konsumenter lett till ökade förväntningar i arbetet och de förväntar sig därför omedelbar uppfyllelse av serviceförfrågningar.

Verkligheten är att de flesta moderna företag vanligtvis använder system för personalhantering (HCM) för att hantera sin personal och parallellt också använder verktyg för IT-tjänstehantering (ITSM) för att hantera och leverera IT-tjänster. Problemet med att erbjuda dessa tjänster utan sammankoppling mellan dem är att framgång vanligtvis beror på att ett team av anställda kommer ihåg att informera ett annat team av anställda.

Tillhandahållande av bärbara datorer, nyckelkort och andra kritiska verktyg för anställda, till exempel, måste ske vid en viss tidpunkt. Denna tidpunkt är kopplad till information som endast HR-system och det team som regelbundet använder dem känner till. Detta inkluderar startdatum, anställningsorter, nödvändiga kommunikationsverktyg som matchar jobbets krav och andra överväganden.

Faktum är att HCM-applikationer vanligtvis innehåller all personalrelaterad information, medan IT-avdelningen har expertisen att leverera IT-tjänster med hjälp av ITSM-verktyg som härleder bästa praxis från ITIL eller andra ramverk.

Under sin tid på företaget genomgår anställda många förändringar, och HR och IT spelar en kritisk roll i att stödja dessa förändringar. De måste ständigt stödja anpassningar när det gäller tillhandahållande av utrustning, åtkomst till portaler, säkerhetsgodkännanden, etc. HR kommer att ha dessa data; när de delas sömlöst med IT kan arbetsflöden skapas för att automatisera hanteringen av HR-tjänster.

Att integrera HCM-system med ITSM-verktyg och tillhandahålla ett master-system för registrering stärker båda processerna samtidigt. Processen för nyanställning/avslut av anställning blir snabbare och mer effektiv, vilket ökar produktiviteten och moralen. Samtidigt blir IT-servicehanteringen skarpare och mer kostnadseffektiv, vilket ger medarbetarna exakt det de behöver för att lyckas: varken mer eller mindre.

Genom att integrera dessa två viktiga system skapas dessutom en enhetlig plattform för medarbetare och HR-personal, vilket gör det möjligt för dem att enkelt lägga fram och ändra förfrågningar på ett enkelt och direkt sätt. När medarbetarnas servicebehov tillgodoses snabbt ökar deras engagemang, och de känner sig hörda och omhändertagna när deras behov tillgodoses omedelbart, vilket gör att de känner sig home.

Fördelar med effektiv ITSM – HCM-integration

När HCM- och ITSM-processer integreras effektivt kan företag dra nytta av många fördelar. Dessa inkluderar:

• I tidig tillgång till kritiska verktyg, program och åtkomsträttigheter för nya och befintliga anställda
• Effektiv användning av företagets tillgångar
• Enkel installation för kundens integrationsprojekt (på dagar, inte månader)
• Öka medarbetarnas produktivitet och nöjdhet
• Förbättra medarbetarfasthållning

Det yttersta målet med att integrera ITSM med HCM skulle vara att ha en robust hantering av HR-tjänsteförfrågningar som gör det möjligt för företag att snabbt möta anställdas servicebehov under hela medarbetarcykeln, från onboarding, övergång till off-boarding, vilket ger dem möjlighet att lyckas.

Fördelar med effektiv ITSM – HCM-integration

Hur kommer man igång med ITSM-integration?

Med mångårig erfarenhet av att utveckla integrationer med BMC, ServiceNow och andra ledande leverantörer av ITSM-lösningar har Jitterbit och vårt nätverk av certifierade partner den expertis som krävs för att erbjuda dig integrationer som ger snabb avkastning, ökar effektiviteten i din organisation och ger dig större flexibilitet att snabbt anpassa dig till nya affärsmöjligheter. Jitterbit Harmony – Integrationsplattform som tjänst (iPaaS– ger kraftfulla integrationsverktyg för ServiceNow som gör det snabbt och enkelt att koppla samman affärsprocesser, vilket ger följande fördelar:

• Hastighet

  De flesta av våra kunder är igång med sin första integration på mindre än 30 dagar. Men kanske den viktigaste faktorn är hur snabbt du kan bygga ytterligare integrationer för att leverera imponerande kundupplevelser. Ditt företag lägger hela tiden till ny teknik. Det handlar inte bara om hur snabbt du utvecklar din första integration utan också om hur snabbt du kan ansluta nästa. Jitterbit har en robust verktygslåda som förkortar integrationstiden och ger standardisering av integrationer samt återanvändning av kod.

• Enkelhet

  Jitterbit är enkelt och utformat för den tekniska affärsanalytikern. Det grafiska tillvägagångssättet “klick inte kod”, förbyggda kopplingar, recept och mallar, samt en toppmodern molnplattform, förenklar design, driftsättning och hantering av integrationsprojekt.

• Förtroende

  Oavsett hur komplex eller enkel din integration är, finns vårt expertteam alltid tillgängligt för att hjälpa dig varje steg på vägen.

Med en kraftfull och lättanvänd molnbaserad API-integrationsplattform gör Jitterbit det möjligt för ITSM-användare att ansluta till alla applikationer, vare sig de finns lokalt eller i molnet, vilket gör att de kan driva ROI, öka kundnöjdheten och optimera leverans och hantering av tjänster, vilket ger dem en fördel på en extremt konkurrenskraftig marknad.