Miksi ITSM – HCM-integraatio on avainasemassa HR:n menestykselle

Greg Belkinin toimesta, Tuotemarkkinoinnin johtaja, Jitterbit

Kuvittele tämä: on aamu kello seitsemän, unelmatyösi ensimmäinen päivä. Olet matkalla toimistolle ensimmäistä kertaa. Olet innoissasi päästäksesi vauhtiin mahdollisimman nopeasti. Hakuprosessi, haastattelut, neuvottelut ja uuden työn aloittamiseen liittyvät järjestelyt ovat olleet pitkä ja uuvuttava matka. Olet valmis tähän.

Kävelet ovesta sisään. Tunnet hermostuneen energian ja innostuksen virtaavan suonissasi. Haluat vain hypätä suoraan toimintaan, tavata tiimin, olla tuottelias ja omaksua urallesi merkittävän uuden virstanpylvään.

Sitten: ei mitään. Vauhti pysähtyy äkillisesti. He kertovat sinulle, että tietokoneesi ei ole valmis vielä pariin päivään, koska IT ei koskaan saanut tietoa siitä, että tänään oli ensimmäinen päiväsi. Sinulle ei ole saatavilla kulkukorttia. Kukaan ei ole luonut tarvittavia käyttäjätunnuksia yritysverkkoon tai kriittisiin ohjelmiin, joita tarvitset työn aloittamiseksi. Kaikki mitä voit tehdä, on istua ja odottaa.

Henkilöstöhallinnon näkökulmasta tämä on painajainen. Useimmat uudet työntekijät saapuvat toimistoon ensimmäisenä päivänä täynnä toiveita, energiaa ja sitkeää päättäväisyyttä, toivoen voivansa nopeasti vaikuttaa asioihin ja tarttua uuteen tilaisuuteensa. Valitettavasti, kun he saapuvat paikalle eikä heitä tue mikään konkreettinen työkalu, se ei ainoastaan sap heidän pyrkimystään menestyä, vaan se myös antaa kauhean viestin siitä, mitä heitä odottaa tulevaisuudessa. On erittäin vaikeaa pyyhkiä mielestä epäonnistunut ensimmäinen työpäivä. Tähän voidaan puuttua ja henkilöstöpalvelujen hallintaa voidaan tehostaa, jos työntekijöille palveluja tarjoavat keskeiset järjestelmät ja sovellukset on kytketty toisiinsa asianmukaisesti.

Ihmispääomahallinnon (HCM) ja IT-palveluhallinnon (ITSM) erillinen hallinnointi luo vakavia sudenkuoppia työntekijöille

Menestyneimmät organisaatiot tietävät, että tällaisen tilanteen välttäminen ja erittäin tehokkaan työntekijäkokemus joka perustuu vankkoihin henkilöstöresurssien hallinnan (HCM) strategioihin, on ratkaisevan tärkeää niiden menestykselle. Itse asiassa KPMG:n vuonna 2020 tekemän, yli 1 000 henkilöstöjohtajaa kattaneen tutkimuksen mukaan 95% yrityksistä asettaa työntekijäkokemuksen keskeiseksi painopistealueeksi. Sama tutkimus osoitti, että ”Pathfinding HR” -organisaatiot (KPMG:n termi korkeatasoisille, alansa parhaimmille organisaatioille) olivat lähes kolme kertaa todennäköisemmin samaa mieltä siitä, että työntekijäkokemus on strateginen prioriteetti koko organisaatiolle.

Nykyajan työntekijät odottavat kuluttajatason kokemusta, joka tukee paitsi kriittisten tarvikkeiden nopeaa jakelua työkokemuksen alussa, myös heidän tukemistaan jokaisessa sen jälkeisessä vaiheessa. He odottavat materiaalien ja tuen saapuvan nopeasti, tarkasti ja henkilökohtaisesti, mukaan lukien mobiilikäyttöisyyden portaaleihin, jotka tarjoavat helpon palvelupyyntöjen tekemisen, tilan seurannan ja toimituksen. Pohjimmiltaan työntekijöiden kuluttajina kokemansa palvelukokemus on lisännyt odotuksia työssä, ja he odottavat siksi välitöntä palvelupyyntöjen täyttämistä.

Todellisuudessa useimmat nykyaikaiset yritykset ottavat käyttöön HCM-järjestelmiä (Human Capital Management) työnvoimansa hallintaan ja käyttävät samanaikaisesti myös ITSM-työkaluja (IT Service Management) IT-palveluiden hallintaan ja toimittamiseen. Ongelmana on, että näiden palveluiden tarjoaminen ilman niiden välistä yhteyttä edellyttää yleensä sitä, että yksi työntekijäryhmä muistaa tiedottaa toista työntekijäryhmää.

Esimerkiksi kannettavien tietokoneiden, kulkukorttien ja muiden kriittisten työntekijöiden työkalujen hankinta on tehtävä tiettynä hetkenä. Tämä hetki liittyy tietoon, jonka vain henkilöstöhallinnon järjestelmät ja niitä säännöllisesti käyttävät tiimit tuntevat. Tähän sisältyvät aloituspäivät, työntekopaikat, työtehtävien vaatimusten mukaiset tarvittavat viestintävälineet ja muut seikat.

Todellakin, HCM-sovellukset sisältävät tyypillisesti kaikki työntekijöihin liittyvät tiedot, kun taas IT-osaston hallussa on asiantuntemus IT-palveluiden tuottamisesta ITSM-työkaluilla, hyödyntäen parhaita käytäntöjä ITIL:stä tai muista viitekehyksistä.

Yrityksessä työskennellessään työntekijät käyvät läpi monia muutoksia uransa edetessä, ja henkilöstöhallinnolla ja IT-osastolla on keskeinen rooli näiden muutosten tukemisessa. Heidän on jatkuvasti tuettava muutoksia laitteiston hankinnassa, portaalien tai työkalujen käyttöoikeuksissa, turvallisuusluvituksissa jne. Henkilöstöhallinnolla on nämä tiedot, jotka, kun ne jaetaan saumattomasti IT-osaston kanssa, mahdollistavat työnkulkujen luomisen HR-palveluhallinnan automatisoimiseksi.

Ihmisten henkilöstöhallintajärjestelmien (HCM) integrointi IT-palvelunhallintatyökaluihin (ITSM) ja yhden pääjärjestelmän luominen vahvistaa molempia prosesseja samanaikaisesti. Työntekijöiden perehdytys-/lopetusprosessit nopeutuvat ja tehostuvat, lisäten tuottavuutta ja moraalia. Samaan aikaan IT-palvelunhallinta tarkentuu ja muuttuu kustannustehokkaammaksi, tarjoten työntekijöille täsmälleen sen, mitä he menestyäkseen tarvitsevat: ei enempää eikä vähempää.

Näiden kahden keskeisen järjestelmän integrointi tarjoaa myös yhden alustan kokemuksen työntekijöille ja henkilöstöhallinnon henkilöstölle, jolloin he voivat helposti tehdä ja muokata pyyntöjä yksinkertaisella ja suoraviivaisella tavalla. Kun työntekijöiden palvelutarpeet täytetään nopeasti, heidän sitoutumisensa vahvistuu ja he kokevat, että heitä kuunnellaan ja heidän tarpeisiinsa vastataan viipymättä, mikä saa heidät tuntemaan olonsa home:ksi.

Tehokkaan ITSM-HCM-integraation hyödyt

Kun HCM- ja ITSM-prosessit integroidaan tehokkaasti, yritykset voivat saavuttaa monia etuja. Näitä ovat muun muassa:

• Uusien ja nykyisten työntekijöiden oikea-aikainen pääsy kriittisiin työkaluihin, ohjelmiin ja käyttöoikeuksiin
• Yrityksen varojen tehokas käyttö
• Helppo asennus asiakkaan integraatioprojekteihin (päivissä, ei kuukausissa)
• Paranna työntekijöiden tuottavuutta ja tyytyväisyyttä
• Paranna työntekijöiden pysyvyyttä

ITSM:n ja HCM:n integroinnin lopullisena tavoitteena olisi vankka HR-palvelupyyntöjen hallinta, joka mahdollistaisi yritysten nopean vastaamisen työntekijöiden palvelupyyntöihin koko työntekijän elinkaaren ajan perehdytyksestä siirtymien poiskutsuntaan, ja antaisi heille mahdollisuuden menestyä.

Tehokkaan ITSM-HCM-integraation hyödyt

Miten päästä alkuun ITSM-integraatiossa?

Vuosien kokemuksella BMC:n, ServiceNow:n ja muiden keskeisten ITSM-ratkaisutoimittajien kanssa toteutetuista integraatioista Jitterbitillä ja sertifioitujen kumppaneidemme yhteisöllä on tarvittava asiantuntemus tarjota teille integraatioita, jotka mahdollistavat nopean hyötyjen saavuttamisen, tehostavat organisaationne toimintaa ja lisäävät joustavuutta uusien liiketoimintamahdollisuuksien nopeaan hyödyntämiseen. Jitterbit Harmony – integraatioalusta palveluna (iPaaS) – tarjoaa tehokkaita ServiceNow-integraatio-työkaluja, jotka tekevät liiketoimintavirtojen yhdistämisestä nopeaa ja helppoa, ja tarjoaa seuraavat edut:

• Nopeus

  Useimmat asiakkaistamme ovat valmiina ensimmäisen integraationsa kanssa alle 30 päivässä. Mutta ehkä tärkein tekijä on se, kuinka nopeasti voit rakentaa lisäintegraatioita tarjotaksesi vetoavia asiakaskokemuksia. Yrityksesi lisää koko ajan uutta teknologiaa. Kyse ei ole vain siitä, kuinka nopeasti kehität ensimmäisen integraatiosi, vaan myös siitä, kuinka nopeasti voit yhdistää seuraavan. Jitterbitillä on vankka työkalupakki, joka lyhentää integraatioaikaa ja tarjoaa integraatioiden standardointia sekä koodin uudelleenkäytettävyyttä.

• Yksinkertaisuus

  Jitterbit on yksinkertainen ja suunniteltu tekniselle liiketoiminta-analyytikolle. Graafinen “klikkauksia, ei koodia” -lähestymistapa, valmiiksi rakennetut liittimet, Reseptit ja Mallit sekä huippuluokan pilvialusta yksinkertaistavat integraatioprojektien suunnittelua, käyttöönottoa ja hallintaa.

• Luottamus

  Olipa integraationne kuinka monimutkainen tai suoraviivainen tahansa, asiantuntijatiimimme on aina käytettävissänne auttaakseen teitä jokaisessa vaiheessa.

Tehokkaan ja helppokäyttöisen pilvipohjaisen API-integraatioalustan avulla Jitterbit mahdollistaa ITSM-käyttäjille yhteyden muodostamisen mihin tahansa paikalliseen tai pilvipohjaiseen sovellukseen, mikä auttaa heitä kasvattamaan ROI:ta, lisäämään asiakastyytyväisyyttä sekä optimoimaan palvelujen toimitusta ja hallintaa antaen heille etulyöntiaseman erittäin kilpailluilla markkinoilla.