Hvorfor integrasjon mellom ITSM og HCM er nøkkelen til HR-suksess

Av Greg Belkin, Leder for produktmarkedsføring, Jitterbit

Se for deg dette: Klokken er 07:00 den første dagen i drømmejobben din. Du er på vei inn på kontoret for første gang. Du gleder deg til å komme i gang så raskt som mulig. Det har vært en lang og krevende reise med søknader, intervjuer, forhandlinger og logistikk rundt oppstarten i en ny jobb. Du er klar for dette.

Du går inn døren. Den nervøse energien og spenningen strømmer gjennom årene dine. Alt du vil, er å kaste deg ut i det, møte teamet, være produktiv og omfavne en viktig ny milepæl i karrieren din.

Deretter: ingenting. Momentet stopper plutselig. De forteller deg at datamaskinen din ikke vil være klar på et par dager fordi IT-avdelingen aldri fikk beskjeds om at i dag var din første dag. Det er ingen adgangskort til bygningen tilgjengelig for deg. Ingen har satt opp de riktige innloggingsbekreftelsene for bedriftsnettverket eller de kritiske programmene du trenger for å komme i gang med arbeidet. Alt du kan gjøre, er å sitte og vente.

Fra et HR-perspektiv er dette et mareritt. De fleste nyansatte kommer til kontoret den første dagen med store forventninger, høy energi og urokkelig besluttsomhet, i håp om raskt å kunne gjøre en forskjell og gripe den nye muligheten. Dessverre, når de ankommer og det ikke finnes noen fysiske ressurser som støtter dem, svekker dette ikke bare viljen til å prestere, men det sender også et forferdelig signal om hva som venter dem i fremtiden. Det er svært vanskelig å slette en dårlig første dag fra minnet. Dette kan løses, og HR-tjenestestyringen kan gjøres mer effektiv hvis nøkkelsystemer og applikasjoner som brukes til å levere tjenester til de ansatte, er riktig integrert.

Håndtering av HCM og ITSM hver for seg skaper kritiske fallgruver for ansatte

Topppresterende organisasjoner vet at det å unngå en situasjon som dette, og å bygge en svært effektiv ansatteopplevelse støttet av solide strategier for Human Capital Management (HCM), er avgjørende for deres suksess. Ifølge en undersøkelse fra KPMG i 2020 blant over 1 000 HR-ledere prioriterer 95% av selskapene medarbeideropplevelsen som et sentralt fokusområde. Den samme studien viste at «Pathfinding HR»-organisasjoner (KPMGs betegnelse på organisasjoner på høyt nivå som er best i klassen) var nesten tre ganger mer tilbøyelige til å være enige i at medarbeideropplevelsen er en strategisk prioritet for hele organisasjonen.

Dagens ansatte forventer en brukeropplevelse på forbrukernivå som ikke bare støtter rask klargjøring av kritiske utstyr og tjenester ved starten av ansettelsesforholdet, men som også støtter dem i hvert eneste trinn av reisen videre. De forventer at materiell og støtte ankommer på en rask, nøyaktig og personlig tilpasset måte, inkludert tilgang på farten til portaler som tilbyr enkel bestilling av tjenester, sporing av status og levering. I essens har serviceopplevelsen ansatte har blitt vant til som forbrukere, ført til økte forventninger på jobben, og de forventer derfor umiddelbar oppfyllelse av serviceforespørsler.

Realiteten er at de fleste moderne virksomheter typisk implementerer HCM-systemer for å administrere sin arbeidsstyrke, og parallelt også bruker ITSM-verktøy for å administrere og levere IT-tjenester. Problemet med å tilby disse tjenestene uten sammenkobling mellom dem, er at suksess vanligvis avhenger av at én gruppe ansatte husker å informere en annen gruppe ansatte.

Klargjøring av bærbare datamaskiner, adgangskort og andre kritiske verktøy for ansatte må for eksempel gjøres på et bestemt tidspunkt. Det tidspunktet er knyttet til informasjon som bare HR-systemer, og teamet som bruker dem regelmessig, er klar over. Dette inkluderer startdatoer, arbeidssted, nødvendige kommunikasjonsverktøy som matcher jobbkravene, og andre hensyn.

Faktisk inneholder HCM-applikasjoner typisk all medarbeiderrelatert informasjon, mens IT-avdelingen besitter ekspertisen i å levere IT-tjenester ved hjelp av ITSM-verktøy som henter inn beste praksis fra ITIL eller andre rammeverk.

I løpet av sin tid i bedriften går ansatte gjennom mange endringer etter hvert som de utvikler seg, og HR og IT spiller en avgjørende rolle i å støtte disse endringene. De må kontinuerlig støtte justeringer i klargjøring av utstyr, tilgang til portaler eller verktøy, sikkerhetsklareringer osv. HR sitter på disse dataene, og når disse deles sømløst med IT, kan det opprettes arbeidsflyter for å automatisere HR-servicestyring.

Å integrere HCM-systemer med ITSM-verktøy og etablere et autoritativt kildesystem styrker begge prosessene samtidig. Onboarding- og offboarding-prosessen for ansatte blir raskere og mer effektiv, noe som øker produktiviteten og moralen. Samtidig blir IT-servicestyringen skarpere og mer kostnadseffektiv, slik at de ansatte får nøyaktig det de trenger for å lykkes: verken mer eller mindre.

Integrasjonen av disse to viktige systemene gir også en opplevelse på én enkelt plattform for ansatte og HR-medarbeidere, slik at de enkelt kan opprette og endre forespørsler på en enkel og direkte måte. Når de ansattes behov for tjenester blir oppfylt raskt, øker de ansattes engasjement, og de ansatte føler seg hørt og ivaretatt når deres behov blir møtt umiddelbart, noe som gjør at de føler seg home.

Fordeler med effektiv integrasjon mellom ITSM og HCM

Når HCM- og ITSM-prosesser er effektivt integrert, kan selskaper oppnå en rekke fordeler. Disse inkluderer:

• Riktidig tilgang til kritiske verktøy, programmer og tilgangsrettigheter for nye og eksisterende ansatte
• Effektiv bruk av selskapsmidler
• Enkel oppsett for kundens integrasjonsprosjekter (på dager, ikke måneder)
• Øk de ansattes produktivitet og trivsel
• Forbedre ansattretensjonen

Det ultimate målet med å integrere ITSM med HCM vil være å ha en robust håndtering av HR-tjenesteforespørsler som gjør det mulig for selskaper å raskt imøtekomme de ansattes tjenestekrav gjennom hele ansettelsesforholdet, fra on-boarding og overganger til off-boarding, slik at de kan lykkes.

Fordeler med effektiv integrasjon mellom ITSM og HCM

Hvordan kommer du i gang med ITSM-integrasjon?

Med mange års erfaring med å utvikle integrasjoner med BMC, ServiceNow og andre sentrale leverandører av ITSM-løsninger, har Jitterbit og vårt nettverk av sertifiserte partnere den nødvendige kompetansen til å tilby deg integrasjoner som gir rask avkastning, bidrar til økt effektivitet i organisasjonen din og gir større fleksibilitet til å tilpasse seg nye forretningsmuligheter raskt. Jitterbit Harmony – Integrasjonsplattform som en tjeneste (iPaaS) – tilbyr kraftige ServiceNow-integrasjonsverktøy som gjør det raskt og enkelt å koble sammen forretningsflyter, noe som gir følgende fordeler:

• Fart

  De fleste av våre kunder er i drift med sin første integrasjon på under 30 dager. Men kanskje den viktigste faktoren er hvor raskt du kan bygge ytterligere integrasjoner for å levere overbevisende kundeopplevelser. Din bedrift legger til ny teknologi hele tiden. Det handler ikke bare om hvor fort du utvikler din første integrasjon, men også.

• Enkelhet

  Jitterbit er enkelt og designet for den tekniske forretningsanalytikeren. Den grafiske “klikk, ikke kode”-tilnærmingen, ferdigbygde koblinger, oppskrifter og maler, samt en toppmoderne skyplattform, forenkler utformingen, implementeringen og administrasjonen av integrasjonsprosjekter.

• Tillit

  Uansett hvor kompleks eller enkel integrasjonen din er, står teamet vårt av eksperter alltid til disposisjon for å hjelpe deg hele veien.

Med en kraftig og brukervennlig integrasjonsplattform basert på en sky-API, setter Jitterbit ITSM-brukere i stand til å koble til hvilken som helst lokal eller skybasert applikasjon. Dette gjør det mulig for dem å øke avkastningen (ROI), styrke kundetilfredsheten og optimalisere tjenestelevering og -forvaltning, noe som gir dem et fortrinn i et ekstremt konkurranseutsatt marked.