Waarom ITSM – HCM Integratie Cruciaal is voor HR Succes

Door Greg Belkin, Directeur Productmarketing, Jitterbit

Stel je dit eens voor: het is 7:00 uur op de eerste dag van je droombaan. Je bent onderweg naar kantoor voor de eerste keer. Je staat te popelen om zo snel mogelijk aan de slag te gaan. Het is een lange en zware weg geweest van solliciteren, op gesprek gaan, onderhandelen en het regelen van de logistiek voor het starten van een nieuwe baan. Je bent hier klaar voor.

Je loopt door de deur naar binnen. Je voelt die nerveuze energie en opwinding door je aderen stromen. Het enige wat je wilt is erin duiken, het team ontmoeten, productief zijn en een belangrijke nieuwe mijlpaal in je carrière omarmen.

Dan: niks. Het momentum stopt plotseling. Ze vertellen je dat je computer pas over een paar dagen klaar zal zijn omdat IT nooit de boodschap heeft gekregen dat vandaag je eerste dag was. Er is geen gebouwtoegangspas voor je beschikbaar. Niemand heeft de juiste inloggegevens ingesteld voor het bedrijfsnetwerk of de kritische programma's die je nodig hebt om aan het werk te gaan. Het enige wat je kunt doen is gewoon zitten en wachten.

Vanuit HR-oogpunt is dit een nachtmerrie. De meeste nieuwe medewerkers komen op hun eerste werkdag vol verwachtingen, energie en vastberadenheid naar kantoor, in de hoop snel het verschil te maken en hun nieuwe kans met beide handen aan te grijpen. Helaas, wanneer ze aankomen en er geen fysieke middelen zijn om hen te ondersteunen, verdwijnt niet alleen hun vastberadenheid om uit te blinken, maar geeft dit ook een vreselijk signaal af over wat hen in de toekomst te wachten staat. Het is erg moeilijk om een ondermaatse eerste dag uit het geheugen te wissen. Dit kan worden aangepakt en het HR-servicemanagement kan efficiënter worden gemaakt als de belangrijkste systemen en applicaties die worden gebruikt om diensten aan de medewerkers te leveren, goed met elkaar zijn verbonden.

Het afzonderlijk beheren van HCM en ITSM leidt tot kritische valkuilen voor werknemers

Toporganisaties weten dat het vermijden van een dergelijke situatie, en het bouwen van een zeer effectieve medewerkerservaring ondersteund door robuuste strategieën op het gebied van Human Capital Management (HCM), is van cruciaal belang voor hun succes. Uit een onderzoek van KPMG uit 2020 onder meer dan 1.000 HR-managers blijkt zelfs dat 95% van de bedrijven de werknemerservaring als een belangrijk aandachtsgebied prioriteren. Uit hetzelfde onderzoek bleek dat ‘Pathfinding HR’-organisaties (de term die KPMG gebruikt voor toonaangevende, ‘best-in-class’-organisaties) bijna drie keer zo vaak van mening waren dat de werknemerservaring een strategische prioriteit is voor de hele organisatie.

Werknemers van vandaag verwachten een ervaring van consumentenniveau die niet alleen ondersteuning biedt bij het snel verstrekken van essentiële benodigdheden aan het begin van het dienstverband, maar hen ook ondersteunt bij elke stap van de reis daarna. Ze verwachten dat materialen en ondersteuning snel, nauwkeurig en op een gepersonaliseerde manier worden geleverd, inclusief onderweg toegang tot portals die eenvoudige serviceaanvragen, statusvolging en levering bieden. In wezen heeft de service-ervaring die werknemers als consument gewend zijn geraakt, geleid tot hogere verwachtingen op het werk en verwachten ze daarom een onmiddellijke afhandeling van serviceaanvragen.

De realiteit is dat de meeste moderne ondernemingen typisch HCM-systemen inzetten om hun personeelsbestand te beheren, en parallel daaraan ook ITSM-tools gebruiken om IT-diensten te beheren en te leveren. Het probleem met het aanbieden van deze diensten zonder onderlinge connectiviteit is dat succes meestal afhangt van het feit dat het ene team van werknemers eraan denkt om het andere team van werknemers te informeren.

Het verstrekken van laptops, sleutelkaarten en andere kritische werknemershulpmiddelen moet bijvoorbeeld op een specifiek moment gebeuren. Dat moment is gekoppeld aan informatie die alleen bekend is bij HR-systemen en het team dat deze regelmatig gebruikt, zoals startdata, tewerkstellingslocaties, noodzakelijke communicatiemiddelen om aan de functie-eisen te voldoen en andere overwegingen.

Inderdaad bevatten HCM-toepassingen doorgaans alle werknemersgerelateerde informatie, terwijl de IT-afdeling de expertise bezit om IT-diensten te leveren met behulp van ITSM-tools die best practices ontlenen aan ITIL of andere frameworks.

Tijdens hun dienstverband bij het bedrijf maken werknemers vele veranderingen door terwijl ze vooruitgaan, en HR en IT spelen een cruciale rol bij het ondersteunen van die veranderingen. Ze moeten voortdurend aanpassingen ondersteunen bij het toewijzen van apparatuur, toegang tot portals of tools, beveiligingsmachtigingen, enzovoort. HR beschikt over deze gegevens, en wanneer deze naadloos worden gedeeld met IT, kunnen workflows worden gecreëerd om het HR-servicemanagement te automatiseren.

Het integreren van HCM-systemen met ITSM-tools en het bieden van een hoofdsysteem als bron versterkt beide processen tegelijkertijd. Het onboarding- en offboardingproces van medewerkers wordt sneller en efficiënter, wat de productiviteit en het moraal vergroot. Tegelijkertijd wordt IT-servicetechnisch beheer scherper en kostenefficiënter, waardoor medewerkers precies krijgen wat ze nodig hebben om succesvol te zijn: niet meer en niet minder.

Door deze twee cruciale systemen te integreren, ontstaat er ook één platform voor medewerkers en HR-medewerkers, waardoor zij op een eenvoudige en directe manier gemakkelijk verzoeken kunnen indienen en aanpassen. Wanneer snel wordt voldaan aan de serviceverzoeken van medewerkers, neemt hun betrokkenheid toe en voelen medewerkers zich gehoord en begeleid doordat er snel aan hun behoeften wordt voldaan, waardoor ze zich op hun gemak voelen bij home.

Voordelen van effectieve ITSM – HCM-integratie

Wanneer HCM- en ITSM-processen effectief worden geïntegreerd, kunnen bedrijven vele voordelen realiseren. Deze omvatten:

• Tijdige toegang tot essentiële hulpmiddelen, programma's en toegangsrechten voor nieuwe en bestaande medewerkers
• Efficiënt gebruik van bedrijfsmiddelen
• Eenvoudige setup voor de integratieprojecten van de klant (in dagen, niet in maanden)
• Verhoog de productiviteit en tevredenheid van medewerkers
• Verbeter het behoud van medewerkers

Het ultieme doel van het integreren van ITSM met HCM is het realiseren van een robuust beheer van HR-serviceaanvragen waarmee bedrijven tijdig kunnen voldoen aan de servicebehoeften van medewerkers gedurende de hele levenscyclus van de medewerker, van onboarding en functiewisselingen tot offboarding, en hen zo in staat stellen om succesvol te zijn.

Voordelen van effectieve ITSM – HCM-integratie

Hoe begin je met ITSM-integratie?

Met jarenlange ervaring in het bouwen van integraties met BMC, ServiceNow en andere toonaangevende aanbieders van ITSM-oplossingen beschikken Jitterbit en ons netwerk van gecertificeerde partners over de expertise om u integraties te bieden die zorgen voor een snelle time-to-value, de efficiëntie binnen uw organisatie verhogen en de flexibiliteit vergroten om snel in te spelen op nieuwe zakelijke kansen. Jitterbit Harmony – Integration Platform as a Service (iPaaS) – biedt krachtige ServiceNow-integratietools die het snel en eenvoudig maken om bedrijfsstromen te verbinden, wat de volgende voordelen biedt:

• Snelheid

  De meeste van onze klanten hebben hun eerste integratie in minder dan 30 dagen operationeel. Maar wellicht is de belangrijkste factor hoe snel u extra integraties kunt bouwen om overtuigende klantervaringen te leveren. Uw bedrijf voegt voortdurend nieuwe technologie toe. Het gaat niet alleen om hoe snel u uw eerste integratie ontwikkelt, maar ook om hoe snel u de volgende kunt koppelen. Jitterbit beschikt over een robuuste toolkit die de integratietijd verkort en zorgt voor standaardisatie van integraties en de herbruikbaarheid van code.

• Eenvoud

  Jitterbit is eenvoudig en ontworpen voor de technische businessanalist. De grafische “clicks not code”-aanpak, kant-en-klare connectoren, recepten en sjablonen, en een state-of-the-art cloudplatform vereenvoudigen het ontwerpen, implementeren en beheren van integratieprojecten.

• Vertrouwen

  Hoe complex of eenvoudig uw integratie ook is, ons expertteam staat altijd klaar om u bij elke stap te helpen.

Met een krachtig en eenvoudig te gebruiken cloud API-integratieplatform stelt Jitterbit ITSM-gebruikers in staat om verbinding te maken met elke on-premise of in-cloud applicatie, waardoor ze ROI kunnen genereren, de klanttevredenheid kunnen verhogen en de servicelevering en -beheer kunnen optimaliseren, wat hen een voordeel oplevert in een uiterst competitieve markt.