Perché l'integrazione ITSM – HCM è fondamentale per il successo delle Risorse Umane

Di Greg Belkin, Direttore del Marketing di Prodotto, Jitterbit

Immagina questo: sono le 7:00 del mattino del primo giorno del tuo lavoro dei sogni. Stai andando in ufficio per la prima volta. Sei entusiasta di metterti subito al lavoro il più velocemente possibile. È stato un percorso lungo e arduo di candidature, colloqui, negoziazioni e gestione della logistica per iniziare un nuovo lavoro. Sei pronto per questo.

Entri dalla porta. Hai quell'energia nervosa e l'eccitazione che scorre nelle tue vene. Tutto quello che vuoi fare è tuffarti, incontrare il team, essere produttivo e abbracciare una nuova importante pietra miliare nella tua carriera.

Poi: niente. Lo slancio si interrompe improvvisamente. Ti dicono che il tuo computer non sarà pronto per altri un paio di giorni perché l’IT non ha mai ricevuto la comunicazione che oggi era il tuo primo giorno. Non c’è una tessera di accesso all’edificio disponibile per te. Nessuno ha creato le credenziali di accesso corrette per la rete aziendale o per i programmi critici di cui hai bisogno per iniziare a lavorare. Tutto quello che puoi fare è sederti e aspettare.

Dal punto di vista delle risorse umane, questa è una vera e propria incubo. La maggior parte dei nuovi assunti arriva in ufficio il primo giorno piena di speranze, energia e determinazione incrollabile, sperando di fare subito la differenza e di cogliere appieno la nuova opportunità. Purtroppo, quando arrivano e non trovano risorse concrete a loro sostegno, non solo la loro determinazione a eccellere viene meno, ma si trasmette anche un messaggio terribile su ciò che li attende in futuro. È molto difficile cancellare dalla memoria un primo giorno deludente. Questo problema può essere risolto e la gestione dei servizi delle risorse umane può essere resa più efficiente se i sistemi e le applicazioni chiave utilizzati per fornire servizi ai dipendenti sono correttamente interconnessi.

Gestire HCM e ITSM separatamente crea gravi insidie per i dipendenti

Le organizzazioni più performanti sanno che evitare una situazione come questa e costruire un quadro altamente efficace esperienza del dipendente sostenuta da solide strategie di gestione del capitale umano (HCM), è fondamentale per il loro successo. Infatti, secondo uno studio condotto nel 2020 da KPMG su oltre 1.000 dirigenti delle risorse umane, il 95% delle aziende considera l’esperienza dei dipendenti un’area di interesse prioritaria. Lo stesso studio ha indicato che le organizzazioni HR “Pathfinding” (termine utilizzato da KPMG per indicare le organizzazioni di alto livello e “best-in-class”) erano quasi tre volte più propense a concordare sul fatto che l’esperienza dei dipendenti sia una priorità strategica per l’intera organizzazione.

I dipendenti di oggi si aspettano un'esperienza di livello consumer che supporti non solo la rapida fornitura di forniture critiche all'inizio dell'esperienza lavorativa, ma anche un'esperienza che li supporti in ogni fase del percorso successivo. Si aspettano che materiali e supporto arrivino in modo rapido, accurato e personalizzato, compreso l'accesso in mobilità a portali che offrono una facile richiesta di servizi, il monitoraggio dello stato e l'evasione. In sostanza, l'esperienza di servizio a cui i dipendenti si sono abituati come consumatori ha portato ad aspettative più elevate sul lavoro e, pertanto, si aspettano l'evasione immediata delle richieste di servizio.

La realtà è che la maggior parte delle imprese moderne utilizza tipicamente sistemi HCM per gestire la propria forza lavoro e, parallelamente, utilizza anche strumenti ITSM per gestire e fornire servizi IT. Il problema di offrire questi servizi senza interconnessione tra di essi è che il successo di solito dipende da un team di dipendenti che si ricorda di informare un altro team di dipendenti.

L'approvvigionamento di laptop, badge e altri strumenti essenziali per i dipendenti, ad esempio, deve avvenire in un momento specifico. Quel momento è collegato a informazioni di cui sono a conoscenza solo i sistemi HR e il team che li utilizza regolarmente. Ciò include date di inizio, sedi di impiego, strumenti di comunicazione necessari in base ai requisiti del lavoro e altre considerazioni.

Infatti, le applicazioni HCM tipicamente ospitano tutte le informazioni relative ai dipendenti, mentre il dipartimento IT detiene l'esperienza nell'erogazione di servizi IT utilizzando strumenti ITSM che derivano le best practice da ITIL o altri framework.

Nel corso della loro permanenza in azienda, i dipendenti attraversano molti cambiamenti man mano che progrediscono, e HR e IT svolgono ruoli fondamentali nel supportare tali cambiamenti. Devono supportare costantemente adattamenti nel provisioning di attrezzature, nell'accesso a portali o strumenti, nei nulla osta di sicurezza, ecc. L'HR disporrà di questi dati che, una volta condivisi con l'IT in modo fluido, possono creare flussi di lavoro per automatizzare la gestione dei servizi HR.

Integrare i sistemi HCM con gli strumenti ITSM e fornire un sistema master di registrazione rafforza entrambi i processi contemporaneamente. Il processo di onboarding/offboarding dei dipendenti diventa più rapido ed efficiente, aumentando la produttività e il morale. Allo stesso tempo, la gestione dei servizi IT diventa più accurata e conveniente, fornendo ai dipendenti esattamente ciò di cui hanno bisogno per avere successo: né più né meno.

L'integrazione di questi due sistemi fondamentali offre inoltre un'esperienza su un'unica piattaforma per i dipendenti e il personale delle risorse umane, consentendo loro di presentare e modificare le richieste in modo semplice e diretto. Quando le richieste di assistenza dei dipendenti vengono soddisfatte rapidamente, il loro coinvolgimento aumenta e i dipendenti si sentono ascoltati e seguiti, con le loro esigenze soddisfatte tempestivamente, il che li fa sentire a proprio agio.

Vantaggi di un'integrazione ITSM - HCM efficace

Quando i processi HCM e ITSM sono integrati efficacemente, le aziende possono realizzare molti vantaggi. Questi includono:

• Accesso puntuale a strumenti, programmi e privilegi critici per dipendenti nuovi ed esistenti
• Uso efficiente degli asset aziendali
• Configurazione semplice per i progetti di integrazione del Cliente (in giorni, non in mesi)
• Migliora la produttività e la soddisfazione dei dipendenti
• Migliorare la fidelizzazione dei dipendenti

L'obiettivo finale dell'integrazione di ITSM con HCM sarebbe quello di avere una robusta gestione delle richieste di servizio HR che consenta alle aziende di soddisfare tempestivamente le richieste di servizio dei dipendenti durante l'intero ciclo di vita del dipendente, dall'onboarding, alla transizione fino all'off-boarding, consentendo loro di avere successo.

Vantaggi di un'integrazione ITSM - HCM efficace

Come iniziare con l'integrazione ITSM?

Grazie ad anni di esperienza nella realizzazione di integrazioni con BMC, ServiceNow e altri principali fornitori di soluzioni ITSM, Jitterbit e la nostra comunità di partner certificati dispongono delle competenze necessarie per offrirvi integrazioni che consentono un rapido time-to-value, favoriscono una maggiore efficienza nella vostra organizzazione e aumentano la flessibilità per cogliere rapidamente nuove opportunità di business. Jitterbit Harmony – Piattaforma di integrazione come servizio (iPaaS) – fornisce potenti strumenti di integrazione ServiceNow che rendono veloce e facile la connessione dei flussi aziendali, offrendo i seguenti vantaggi:

• Velocità

  La maggior parte dei nostri clienti è operativa con la loro prima integrazione in meno di 30 giorni. Ma forse il fattore più importante è la velocità con cui è possibile creare ulteriori integrazioni per offrire esperienze cliente convincenti. La tua azienda aggiunge costantemente nuove tecnologie. Non si tratta solo di quanto velocemente sviluppi la tua prima integrazione, ma anche di quanto velocemente puoi connettere la successiva. Jitterbit dispone di un robusto set di strumenti che accelera i tempi di integrazione e fornisce la standardizzazione delle integrazioni e la riusabilità del codice.

• Semplicità

  Jitterbit è semplice e pensato per l'analista aziendale tecnico. L'approccio grafico “clicca non codice”, i connettori predefiniti, le Ricette e i Modelli e una piattaforma cloud all'avanguardia semplificano la progettazione, il deployment e la gestione dei progetti di integrazione.

• Fiducia

  Non importa quanto complessa o semplice sia la tua integrazione, il nostro team di esperti è sempre disponibile ad assisterti in ogni fase.

Con una piattaforma di integrazione API cloud potente e facile da usare, Jitterbit consente agli utenti ITSM di connettersi a qualsiasi applicazione on-premise o in cloud, permettendo loro di aumentare il ROI, migliorare la soddisfazione del cliente e ottimizzare la fornitura e la gestione dei servizi, offrendo loro un vantaggio in un mercato estremamente competitivo.