5 Fördelar med en solid integrationsstrategi för sökandespårningssystem (ATS).

av Greg Belkin, Senior Director, Produktmarknadsföring

"Att anställa människor är en konst, inte en vetenskap, och meritförteckningar kan inte berätta om någon kommer att passa in i en companykultur."
– Howard Schulz, styrelseordförande och VD för Starbucks

De flesta anställningschefer skulle gärna hålla med Howard Schultz om att när en company söker efter talanger kommer ingen enskild informationskälla någonsin att ge en fullständig, fullständig och omfattande sökandegranskning.

Effektiv rekrytering av kandidater kommer från en sund blandning av många olika källor, såsom formella intervjuer, fram och tillbaka kommunikation, interna och externa diskussioner, meritförteckningar, referenskontroller och teamobservationer. Ibland kan till och med ett fantastiskt CV maskera kritiska brister hos sökande som endast kan upptäckas genom verbal kommunikation, eftersom viktiga ledtrådar för professionell kondition ofta kommer från presentation.

Tyvärr, för HR-chefer, är det ett absolut måste att få sökandens spårningsprocessen rätt, och inte på något sätt en lätt uppgift. HR-chefer är under konstant press för att se till att de använder alla rätt informationskällor för att hitta rätt kandidat till rätt jobb vid rätt tid och plats. Om de gör det ordentligt slutförs viktiga uppgifter i tid och organisationen kan bli mycket framgångsrik. Om de inte gör det company kan inte producera till förväntningarna, verksamheten saktar ner och värdefull talang går någon annanstans.

Att lägga till denna utmaning är hur mycket makt jobbsökande har över anställningsprocessen. Precis som köpare har köpval, har potentiella anställda makten att bestämma vilken arbetsgivare de ansluter sig till, hur länge de väljer att stanna hos dem, hur aggressiva de är i att hjälpa organisationen att nå sina mål, bland annat.

Av just denna anledning använder moderna HR-chefer Applicant Tracking Systems (ATS) för att säkerställa att anställningsprocessen utrustar dem att inte bara hitta rätt personer, utan också behandla dem väl, från det ögonblick en sökande uttrycker intresse för ett jobb, fram till och efter deras första dag på jobbet.

Vad är Applicant Tracking System (ATS)?

Ett sökandespårningssystem (ATS) är en kritisk del av anställningsprocessen som gör livet lättare för personalchefer och relevanta intressenter. Det är ett program (eller en del av en serie mjukvarulösningar) som kan hantera hela rekryterings- och rekryteringsprocesserna från topp till botten.

Ett effektivt ATS-system tar till exempel helst emot, lagrar och behandlar nästan all sökandeinformation. Den innehåller också smarta verktyg för att ytterligare identifiera, filtrera och slutligen välja kvalitetskandidater. En ATS hjälper till att sortera igenom meritförteckningar och kategorisera dem baserat på önskade nyckelord och kriterier för urval. Detta optimerar urvalsprocessen, vilket gör att HR- och rekryteringschefer kan utnyttja de kandidater som passar bättre för rollen. Avancerade sökandespårningssystem kan också skanna jobbportaler, sociala mediekanaler, karriärwebbplatser för att hitta idealiska kandidater med hjälp av nyckelord baserade på utbildning, erfarenhet, färdigheter, etc.

Efter insamlingen och anskaffningen av en sund hög med meritförteckningar, hjälper ATS och deras stödjande lösningar också till att anpassa initiala screeningsamtal, schemalägga intervjuer, koordinera mellan de olika intressenterna och intervjupersonerna för att snabbt förflytta ansökan.

De flesta organisationer har flera system för att hantera sökandespårning. Om de integreras väl kan dessa system optimera anställningsprocessen och påskynda kandidaturval, hantering och följaktligen minimera tiden för att fylla den önskade positionen.

Varför är ATS-integration viktig?

Det är mycket viktigt att implementera ATS-integration med data i HR-system för en effektiv anställningsprocess. Sökande har höga förväntningar när de söker jobb. De vill att anställningsprocessen ska vara snabb, smidig och transparent. HR-chefer har liknande förväntningar. De behöver anställningsprocessen för att vara så effektiv som möjligt så att de kan behandla så många kandidater som tiden tillåter. Tyvärr, men om en organisation använder flera system för att spåra sökandes aktivitet, kan det sakta ner båda dessa parter och leda till flera förseningar och förlust av talangtillgänglighet.

Att integrera sökandens spårningsdata tillsammans och med andra kritiska HR-system förhindrar att förseningar uppstår, stärker anställningsprocessen och ökar produktiviteten och moralen på lång sikt. ATS-integration säkerställer att de sökande går snabbare igenom processen, så att alla parter kan komma fram till ett beslut inom en rimlig tidsram. Det hjälper också till att säkerställa att rätt person för jobbet väljs baserat på flera datakällor som upptäckts under anställningsprocessen.

Ta till exempel ATS-integration med onboarding. Även om det ofta diskuteras i branschen, ser vi på Jitterbit en automatiserad onboardingprocess som en viktig del av rekryteringsprocessen. När kandidaten väl har anställts måste de utbildas, utvecklas, förses med nyckelverktyg för att hjälpa dem att lyckas och kopplas till andra viktiga resurser som hjälper dem att bli framgångsrika.

Denna process ger kritiska rekryteringsdata, såsom kandidatspecifika möjligheter till tillväxt, och potential att fylla andra saknade kompetenser inom organisationen utan krav på att göra ytterligare personalförändringar. Av dessa skäl bör det vara en organisatorisk nödvändighet att integrera onboarding med rekryteringsdata.

Många ATS-system kan integreras med personalutbildningstjänster för att hålla reda på hur långt den anställde har kommit och vilka framsteg som återstår att göra och inom vilka områden. Att koppla ihop rekryterings- och introduktionssystem har också fördelen av att i förväg fylla i nya HR-ledningssystem som annars skulle kräva uppmärksamhet.

5 Fördelar med ATS-integration

Det finns många fördelar med ATS-integrering med data från olika ATS-leverantörer och med andra kritiska HR-system. Dessa inkluderar:

1. Accelererad kandidatupptäckt. Sökandespårningssystem och deras stödsystem kan integreras med flera platsannonseringsportaler samtidigt. Tyvärr är mängden och typen av data som delas olika från portal till portal. Genom att integrera data tillsammans påskyndar leveransen av sökbara, navigerbara applikationer. Detta minskar den tid som krävs för att anställa chefer att korrekt navigera och överväga kandidatdata.
2. Överlägsen kandidatengagemang. När en solid kandidat börjar ansökningsprocessen är tid och engagemang av avgörande betydelse. HR-chefer måste hålla dessa individer investerade i processen för att säkerställa att de förblir lönsamma anställningar i slutet av processen. Genom ATS-integration kan de se till att intern feedback mellan nyckelintressenter, ofta registrerad i olika system, är korrekt integrerad och hanterad. Detta hjälper organisationer att fatta anställningsbeslut snabbare och hjälper till att undvika "kandidatbudgivning", vilket kan kosta organisationer extra tid och pengar.
3. Ökad anställningstrovärdighet bland kandidater. A company med en konsekvent anställnings- och rekryteringsprocess, som kan fatta välgrundade beslut baserat på flera datakällor, ökar dess trovärdighet i kandidaternas ögon. Kandidaterna känner sig säkra på att den organisation de funderar på att gå med i fattar bra beslut och kommer sannolikt att känna att det goda beslutsfattandet sträcker sig över hela organisationen.
4. Accelererad onboarding. När kandidaten accepterar jobberbjudandet börjar processen med onboarding. Information som samlas in under ansökningsprocessen, såsom plats, krav på tillhandahållande av tjänster, kompetensuppsättningar och annan kritisk information måste göras tillgänglig för nyanställda chefer och andra relevanta introduktionsintressenter. Effektiv dataintegration mellan dessa kritiska system och processer säkerställer en snabb och produktiv process.
5. Högre produktivitet en gång anställd. En glad och inspirerad medarbetare som känner sig önskad av en organisation kommer sannolikt att bära in den höga moralen i organisationen långt efter att de gått med. Hög moral leder nästan alltid till hög produktivitet, vilket är en stor fördel för organisationer i allt mer konkurrensutsatta marketplace.

Jitterbits tillvägagångssätt för effektiv integration av applikationsspårningssystem

Vi tror starkt på en konsumentorienterad erfarenhet av sökandehantering. Vi tror att integrering av olika källor till anställdas data stärker både anställds- och arbetsgivarrelationen genom att effektivisera hur kandidaten och deras erfarenhet före anställningen hanteras. Vi kallar detta för Anställd 360 tillvägagångssätt, vars hjärta kretsar kring fyra grundpelare:

1. Applikationsanslutningar. Applikationsanslutningar är funktioner som ger förbyggda och återanvändbara anslutningar till en specifik slutpunkt, som t.ex. Workday eller andra vanliga HCM-system. Anslutningar delar data och minskar komplexiteten i att interagera direkt med en slutpunkts API eller datautbytesprotokoll.
2. Integrationsrecept. Recept är enstaka förbyggda integrationsprojekt som flyttar data i en riktning mellan liknande objekt över två applikationer eller system. Detta kan till exempel vara en integration mellan programvara för utgiftsrapportering och lönehanteringssystem.
3. Processmallar. Dessa är grupper av förbyggda integrationsanvändningsfall som påskyndar exekveringen av en specifik process med hjälp av ett antal objekt över flera applikationer eller system. Detta kan till exempel vara mellan ett kompensationsledningssystem och ett resultatstyrningssystem med slutmålet konsekvens.
4. Leveranstjänster. Dessa är färdigförpackade i fast omfattning professional services konfigureras utan anpassningar. De har också möjlighet att utöka processmallarna med anpassning till ytterligare objekt och slutpunkter. Detta gör det möjligt för experter inom HCM-integration att rekommendera bästa praxis och hjälpa till att skala HCM-användningsfall.

Med en kraftfull och lättanvänd moln-API-integrationsplattform gör Jitterbit det möjligt för HR-chefer och andra intressenter att ansluta till alla applikationer på plats eller i molnet, vilket gör att de kan driva ROI, öka kundnöjdheten och optimera tjänsteleverans och hantering, vilket ger dem en fördel på en extremt konkurrensutsatt marknad.

För en närmare och skräddarsydd titt på hur integrationsstrategi för sökandespårningssystem (ATS) kan fungera för dig, kontakta oss i dag.