Integration med rekryteringssystem (ATS): Fördelar, strategier och exempel

Att anställa personer är en konst, inte en vetenskap, och CV:n kan inte berätta om någon passar in i ett företags kultur.”

---

Howard Schultz, Styrelseordförande och vd för Starbucks

De flesta rekryteringschefer skulle utan tvekan hålla med Howard Schultz om att när ett företag letar efter talanger kommer ingen enskild informationskälla någonsin att erbjuda en fullständig, komplett och heltäckande granskning av sökande.

Effektiv rekrytering av kandidater kommer från en hälsosam blandning av många olika källor, såsom formella intervjuer, kommunikation fram och tillbaka, interna och externa diskussioner, CV:n, referenstagning och teamobservationer. Ibland kan till och med ett stjärnspäckat CV dölja kritiska brister hos sökande som bara kan upptäckas genom verbal kommunikation, eftersom viktiga tecken på yrkesmässig lämplighet ofta framgår av presentationen.

Tyvärr, för HR-chefer, är det ett absolut måste att få rekryteringsprocessen rätt, och det är på långt när ingen lätt uppgift. HR-chefer är under konstant press att se till att de använder alla rätt informationskällor för att hitta rätt kandidat till rätt jobb vid rätt tid och plats. Om de gör det på rätt sätt blir kritiska uppgifter slutförda i tid, och organisationen kan bli mycket framgångsrik. Om de inte gör det kan företaget inte leverera enligt förväntningarna, affärerna saktar in och värdefull talang söker sig annorstädes.

Till denna utmaning läggs den makt som jobbsökande har över anställningsprocessen. Precis som köpare har valmöjligheter när de handlar, har potentiella anställda makten att avgöra vilken arbetsgivare de börjar hos, hur länge de väljer att stanna kvar, hur engagerade de är i att hjälpa organisationen att nå sina mål, bland mycket annat.

Av denna mycket anledning använder moderna HR-chefer rekryteringsverktyg (ATS) för att säkerställa att anställningsprocessen inte bara gör det möjligt att hitta rätt personer, utan också behandlar dem väl. Även om ett ATS i sig är värdefullt, gör integrationen med andra verktyg och system det ännu effektivare. Genom att koppla samman platsannonser, kommunikationsplattformar och HR-arbetsflöden, ATS-integrationslösningar effektivisera varje steg i rekryteringsprocessen, från det att en sökande visar intresse för ett jobb, fram till och bortom deras första dag.

Vad är ett sökandebromssystem (ATS)?

Ett sökandehanteringssystem (ATS) är en avgörande del av anställningsprocessen som gör livet enklare för HR-chefer och relevanta intressenter. Det är ett programvaruprogram (eller en del av en serie mjukvarulösningar) som kan hantera hela anställnings- och rekryteringsprocessen från början till slut.

Ett effektivt ATS-system bör kunna:

• Ta emot, lagra och bearbeta sökandens information
• Inkludera verktyg för att ytterligare identifiera, filtrera och välja ut kvalitetskandidater
• Kategorisera CV:n baserat på önskade nyckelord och urvalskriterier
• Hjälp till att samordna inledande screeningssamtal, schemalägga intervjuer och koordinera med intressenter

Dessutom kan vissa avancerade ATS-system skanna jobbportaler, sociala mediekanaler och karriärwebbplatser för att hitta idealiska kandidater med hjälp av nyckelord baserade på utbildning, erfarenhet och färdigheter.

De flesta organisationer har flera system för att hantera rekrytering. Om de integreras väl kan dessa system optimera anställningsprocessen och påskynda urval, hantering av kandidater och därmed minimera tiden det tar att tillsätta önskad tjänst.

Vad är ATS-integration?

ATS-integration är processen att ansluta ett sökandehanteringssystem (ATS) med andra HR- och affärsverktyg för att effektivisera och automatisera anställningsprocessen. Integration möjliggör sömlös dataöverföring mellan system och ger en centraliserad bild av anställdas data, vilket resulterar i en mer effektiv rekryteringsprocess.

Relaterad artikel: Den kompletta guiden till automatiserad medarbetarpå onboarding

Varför spelar ATS-integration roll?

Det är mycket avgörande att implementera ATS-integrering med data i HR-system för en effektiv anställningsprocess. Sökande har höga förväntningar när de söker jobb. De vill att anställningsprocessen ska vara snabb, smidig och transparent. HR-chefer har liknande förväntningar. De behöver att anställningsprocessen är så effektiv som möjligt så att de kan hantera så många kandidater som tiden tillåter. Om en organisation tyvärr använder flera system för att spåra sökandes aktivitet kan det dock bromsa båda dessa parter och leda till flera förseningar och förlust av tillgänglig talang.

Att integrera data från rekryteringsverktyg med varandra och med andra viktiga HR-system förhindrar uppkomsten av förseningar, stärker anställningsprocessen och ökar produktiviteten och moralen på sikt. ATS-integration säkerställer att sökande rör sig snabbare genom processen, så att alla parter kan fatta ett beslut inom en rimlig tidsram. Den bidrar också till att säkerställa att rätt person väljs för jobbet baserat på flera datakällor som har upptäckts under anställningsprocessen.

Exempel på vanliga ATS-integrationer

HR-system

Integrera ett ATS med HR-hanteringsplattformar som BambooHR eller Workday möjliggör sömlös dataöverföring från kandidatprofiler till anställdas register, vilket automatiserar övergången från rekrytering till onboarding.

Lönesystem

Integrering med lönesystem som ADP eller Paycor gör det möjligt att automatiskt överföra medarbetardata direkt från rekryteringsverktyget till löneplattformen, vilket säkerställer utbetalning i rätt tid och eliminerar behovet av manuell datainmatning när en kandidat har anställts.

E-signeringsappar

Plattformar som DocuSign kan integreras med ett ATS för att förenkla pappersarbetsprocessen för nyanställda och säkerställa att alla nödvändiga underskrifter inhämtas på ett säkert sätt.

5 fördelar med ATS-integration

Det finns många fördelar med ATS-integrering med data från olika ATS-leverantörer och med andra kritiska HR-system. Dessa inkluderar:

1. Accelererad kandidatupptäckt

Rekryteringssystem (ATS) och deras stödsystem kan integreras med flera jobbsajter samtidigt. Tyvärr skiljer sig mängden och typen av data som delas åt mellan de olika portarna. Att integrera data tillsammans påskyndar leveransen av sökbara och navigerbara ansökningar. Detta minskar den tid som krävs för att anställande chefer korrekt ska kunna navigera och överväga kandidatdata.

2. Överlägset kandidatengagemang

När en kvalificerad kandidat väl har påbörjat ansökningsprocessen är tid och engagemang av yttersta vikt. HR-chefer måste hålla dessa personer engagerade i processen för att säkerställa att de förblir aktuella som anställningar vid processens slut. Genom integrering med ett rekryteringssystem (ATS) kan de säkerställa att intern feedback bland nyckelintressenter, som ofta registreras i olika system, integreras och hanteras på rätt sätt. Detta hjälper organisationer att fatta anställningsbeslut snabbare och bidrar till att undvika “kandidatbudgivning”, vilket kan kosta organisationer extra tid och pengar.

3. Ökad anställningsseriositet

Ett företag med en konsekvent anställnings- och rekryteringsprocess, som kan fatta välgrundade beslut baserat på flera datakällor, ökar sin trovärdighet i kandidaternas ögon. Kandidaterna känner sig trygga med att den organisation de överväger att gå med i fattar bra beslut, och känner sannolikt att det goda beslutsfattandet sträcker sig genom hela organisationen.

4. Snabbare introduktion

När kandidaten har accepterat jobberbjudandet inleds introduktionsprocessen. Information som samlats in under ansökningsprocessen, såsom plats, krav på tillhandahållande av tjänster, kompetenser och annan viktig information, måste göras tillgänglig för nya anställningschefer och andra relevanta intressenter för introduktionen. Effektiv dataintegration mellan dessa kritiska system och processer säkerställer en snabb och produktiv process.

5. Högre medarbetarproduktivitet

En glad och inspirerad medarbetare som känner sig uppskattad av organisationen kommer sannolikt att bidra med den höga arbetsmoralen till organisationen långt efter att hen har börjat där. Hög arbetsmoral leder också nästan alltid till hög produktivitet, vilket är en stor fördel för organisationer i en allt mer konkurrensutsatt marketplace.

Jitterbits tillvägagångssätt för effektiv integration av system för sökandehantering

Vi tror starkt på en konsumentinriktad sökandeupplevelse. Vi tror att integrering av olika källor med medarbetardata stärker både relationen mellan anställd och arbetsgivare genom att förenkla hanteringen av kandidaten och dennes föranställningsupplevelse. Jitterbit’s HR-automatiseringslösningar kretsar kring fyra grundläggande pelare:

1. Applikationsanslutningar. Applikationskopplingar är funktioner som tillhandahåller färdigbyggda och återanvändbara anslutningar till en specifik slutpunkt, till exempel Workday eller andra vanliga HCM-system. Kopplingarna möjliggör datautbyte och minskar komplexiteten i att interagera direkt med en slutpunkts API eller datautbytesprotokoll.

2. Integrationsrecept. Recept är färdigbyggda integreringsprojekt som flyttar data i en riktning mellan liknande objekt i två olika applikationer eller system. Detta kan till exempel vara en integration mellan ett program för utläggsredovisning för anställda och ett lönehanteringssystem.

3. Processtallrikar. Dessa är grupper av förbyggda integrationsanvändningsfall som påskyndar utförandet av en specifik process med hjälp av ett antal objekt i flera applikationer eller system. Detta kan till exempel vara mellan ett system för kompensation och ett system för prestationsstyrning med slutmålet att uppnå konsekvens.

4. Leveranstjänster. Dessa är färdigpaketerade professional services-lösningar med fast omfattning som har konfigurerats utan anpassningar. De erbjuder även möjligheten att utöka processmallarna genom anpassningar till ytterligare objekt och slutpunkter. Detta gör det möjligt för experter inom HCM-integration att rekommendera bästa praxis och bidra till att skala upp användningsfall inom HCM.

Med en kraftfull och lättanvänd AI-integrerad integrationsplattform, Jitterbit gör det möjligt för HR-chefer och andra intressenter att ansluta till valfri lokal applikation eller molnapplikation, vilket gör att de kan driva avkastning på investeringen (ROI), öka kundnöjsheten och optimera tjänsteleverans och hantering, vilket ger dem ett försprång på en extremt konkurrensutsatt marknad.

För en närmare och skräddarsydd inblick i hur en strategi för integrering av rekryteringssystem (ATS) kan fungera för dig, boka en demo idag för att utforska vår integrationsplattform.