Integración del Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS): Beneficios, Estrategias y Ejemplos

Contratar personas es un arte, no una ciencia, y los currículums no pueden decirte si alguien encajará en la cultura de una empresa.”

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Howard Schultz, Presidente y director ejecutivo de Starbucks

La mayoría de los gerentes de contratación estarían de acuerdo sin dudar con Howard Schultz en que, cuando una empresa busca talento, ninguna fuente de información por sí sola va a proporcionar una revisión de los candidatos completa, íntegra y exhaustiva.

La contratación eficaz de candidatos proviene de una combinación saludable de muchas fuentes diferentes, como entrevistas formales, comunicación de ida y vuelta, discusiones internas y externas, currículums, verificación de referencias y observaciones del equipo. A veces, incluso un currículum estelar puede enmascarar deficiencias críticas en los solicitantes que solo se descubren mediante la comunicación verbal, ya que las pistas clave sobre la aptitud profesional a menudo provienen de la presentación.

Desafortunadamente, para los gerentes de recursos humanos, hacer bien el proceso de seguimiento de candidatos es una necesidad absoluta y de ningún modo una tarea fácil. Los gerentes de recursos humanos están bajo constante presión para asegurarse de que están utilizando todas las fuentes de información correctas para encontrar al candidato adecuado para el puesto adecuado en el momento y lugar adecuados. Si lo hacen correctamente, las tareas críticas se completan a tiempo y la organización puede tener un gran éxito. Si no lo hacen, la empresa no puede rendir según lo esperado, el negocio se desacelera y el talento valioso se marcha a otra parte.

A este desafío se suma el poder que los candidatos tienen sobre el proceso de contratación. Así como los compradores tienen opciones al comprar, los empleados potenciales tienen el poder de decidir a qué empleador se unen, cuánto tiempo eligen permanecer con él, qué tan agresivos son para ayudar a la organización a lograr sus objetivos, entre otros.

Por esta misma razón, los gerentes de recursos humanos modernos utilizan sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) para garantizar que el proceso de contratación les permita no solo encontrar a las personas adecuadas, aunque también tratarlas bien. Si bien un ATS por sí solo es valioso, la integración con otras herramientas y sistemas lo hace aún más eficaz. Al conectar las ofertas de empleo, las plataformas de comunicación y los flujos de trabajo de recursos humanos, Soluciones de integración de ATS optimiza cada etapa de la contratación, desde el momento en que un candidato muestra interés en un puesto, hasta su primer día y más allá.

¿Qué es un Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS)?

Un Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS) es una parte fundamental del proceso de contratación que facilita la labor de los gerentes de recursos humanos y las partes interesadas relevantes. Es un programa de software (o parte de una serie de soluciones de software) que puede gestionar todo el proceso de contratación y reclutamiento de principio a fin.

Un sistema ATS eficiente debe ser capaz de:

• Recibir, almacenar y procesar información de los solicitantes
• Incluya herramientas para identificar, filtrar y elegir aún más a candidatos de calidad
• Categorizar los currículums según las palabras clave deseadas y los criterios de selección
• Ayudar a alinear las llamadas de evaluación inicial, programar entrevistas y coordinar con las partes interesadas

Además, algunos sistemas ATS avanzados pueden escanear portales de empleo, canales de redes sociales y sitios web de empleo para encontrar candidatos ideales utilizando palabras clave basadas en la educación, la experiencia y las habilidades.

La mayoría de las organizaciones cuentan con múltiples sistemas para gestionar el seguimiento de candidatos. Si se integran bien, estos sistemas pueden optimizar el proceso de contratación y acelerar la selección y gestión de los candidatos, minimizando en consecuencia el tiempo necesario para cubrir el puesto deseado.

¿Qué es la integración con ATS?

La integración de ATS es el proceso de conectar un Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS) con otras herramientas de recursos humanos y empresariales para optimizar y automatizar el proceso de contratación. La integración permite una transferencia fluida de datos entre sistemas y proporciona una vista centralizada de los datos de los empleados, lo que da como resultado un proceso de contratación más eficiente.

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¿Por qué importa la integración con el ATS?

Es sumamente crítico implementar la integración del ATS con los datos de los sistemas de recursos humanos para lograr un proceso de contratación eficiente. Los candidatos tienen altas expectativas al postularse a empleos. Quieren que el proceso de contratación sea rápido, fluido y transparente. Los gerentes de recursos humanos tienen expectativas similares. Necesitan que el proceso de contratación sea lo más eficiente posible para poder procesar a tantos candidatos como el tiempo lo permita. Sin embargo, desafortunadamente, si una organización utiliza múltiples sistemas para rastrear la actividad de los candidatos, esto puede ralentizar a ambas partes y provocar múltiples retrasos y la pérdida de disponibilidad de talento.

La integración de los datos de seguimiento de candidatos entre sí y con otros sistemas de recursos humanos fundamentales evita que se produzcan retrasos, fortalece el proceso de contratación y aumenta la productividad y la moral a largo plazo. La integración del ATS garantiza que los candidatos avancen por el proceso más rápido, de modo que todas las partes puedan tomar una decisión en un plazo razonable. También ayuda a garantizar que se seleccione a la persona adecuada para el puesto basándose en múltiples fuentes de datos descubiertas durante el proceso de contratación.

Ejemplos de integraciones comunes con ATS

Sistemas de gestión de recursos humanos

Integrar un ATS con plataformas de gestión de recursos humanos como BambooHR o Workday permite una transferencia de datos fluida desde los perfiles de los candidatos hasta los expedientes de los empleados, automatizando la transición de la contratación a la incorporación.

Sistemas de nómina

Integración con sistemas de nómina como ADP o Paycor hace posible transferir automáticamente los datos de los empleados directamente desde el ATS a la plataforma de nómina, lo que garantiza un pago puntual y elimina la necesidad de ingresar datos manualmente una vez que se contrata a un candidato.

Aplicaciones de firma electrónica

Plataformas como DocuSign se puede integrar con un ATS para simplificar el proceso de documentación de los nuevos empleados y garantizar que las firmas necesarias se obtengan de forma segura.

5 Beneficios de la integración con ATS

Existen muchos beneficios en la integración del ATS con datos de diversos proveedores de ATS y con otros sistemas críticos de recursos humanos. Estos incluyen:

1. Descubrimiento acelerado de candidatos

Los sistemas de seguimiento de candidatos y sus sistemas de apoyo se pueden integrar con múltiples portales de empleo al mismo tiempo. Desafortunadamente, la cantidad y el tipo de datos compartidos varían de un portal a otro. Integrar los datos acelera la entrega de postulaciones que se pueden buscar y navegar. Esto reduce el tiempo necesario para que los gerentes de contratación naveguen y consideren adecuadamente los datos de los candidatos.

2. Mayor participación de los candidatos

Una vez que un candidato sólido comienza el proceso de solicitud, el tiempo y la participación son fundamentales. Los gerentes de recursos humanos deben mantener a estas personas interesadas en el proceso para garantizar que sigan siendo contrataciones viables al final del mismo. Mediante la integración con el ATS, pueden asegurarse de que los comentarios internos entre las partes interesadas clave, a menudo registrados en diferentes sistemas, se integren y gestionen adecuadamente. Esto ayuda a las organizaciones a tomar decisiones de contratación más rápido y ayuda a evitar la “puja por candidatos”, lo que puede costarle a las organizaciones tiempo y dinero adicionales.

3. Mayor credibilidad en la contratación

Una empresa con un proceso de contratación y selección coherente, capaz de tomar decisiones informadas a partir de múltiples fuentes de datos, aumenta su credibilidad ante los ojos de los candidatos. Los candidatos se sienten seguros de que la organización a la que están considerando unirse toma buenas decisiones, y es probable que sientan que esa buena toma de decisiones se extiende por toda la organización.

4. Incorporación acelerada

Una vez que el candidato acepta la oferta de empleo, comienza el proceso de incorporación. La información recopilada durante el proceso de postulación, como la ubicación, los requisitos de aprovisionamiento de servicios, las habilidades y otra información fundamental, debe ponerse a disposición de los nuevos gerentes de contratación y otras partes interesadas relevantes en la incorporación. Una integración de datos eficaz entre estos sistemas y procesos fundamentales garantiza un proceso rápido y productivo.

5. Mayor productividad de los empleados

Un empleado feliz e inspirado que se siente valorado por una organización probablemente mantendrá ese alto espíritu de trabajo en la organización mucho tiempo después de incorporarse. Además, un alto espíritu de trabajo casi siempre se traduce en una alta productividad, lo cual es un beneficio importante para las organizaciones en cualquier marketplace cada vez más competitivo.

El enfoque de Jitterbit para la integración eficaz de sistemas de seguimiento de candidatos

Creemos firmemente en una experiencia de gestión de candidatos orientada al consumidor. Creemos que la integración de diferentes fuentes de datos de los empleados fortalece tanto la relación entre el empleado y el empleador al optimizar la gestión del candidato y su experiencia previa a la contratación. Jitterbit Soluciones de automatización de recursos humanos giran en torno a cuatro pilares básicos:

1. Conectores de aplicaciones. Los conectores de aplicaciones son funciones que proporcionan conectividad preconfigurada y reutilizable a un punto final específico, como Workday u otros sistemas comunes de gestión de capital humano (HCM). Los conectores comparten datos y reducen la complejidad de interactuar directamente con la API o los protocolos de intercambio de datos de un punto final.

2. Recetas de integración. Las recetas son proyectos de integración preconstruidos únicos que mueven datos en una dirección entre objetos similares a través de dos aplicaciones o sistemas. Por ejemplo, esto podría ser una integración entre un software de informes de gastos de empleados y un sistema de gestión de nóminas.

3. Plantillas de procesos. Estos son grupos de casos de uso de integración preconstruidos que aceleran la ejecución de un proceso específico utilizando una serie de objetos en múltiples aplicaciones o sistemas. Esto podría ser, por ejemplo, entre un sistema de gestión de compensaciones y un sistema de gestión de rendimiento con el objetivo final de lograr coherencia.

4. Servicios de entrega. Se trata de configuraciones professional services predefinidas y de alcance fijo, sin personalizaciones. Además, ofrecen la posibilidad de ampliar las plantillas de proceso mediante personalizaciones para incluir objetos y puntos finales adicionales. Esto permite a los expertos en integración de HCM recomendar las mejores prácticas y ayudar a escalar los casos de uso de HCM.

Con una herramienta potente y fácil de usar plataforma de integración con IA integrada, Jitterbit permite a los gerentes de recursos humanos y a otras partes interesadas conectarse a cualquier aplicación local o en la nube, lo que les permite impulsar el retorno de la inversión (ROI), aumentar la satisfacción del cliente y optimizar la prestación y gestión de servicios, dándoles una ventaja en un mercado extremadamente competitivo.

Para una mirada más cercana y personalizada de cómo la estrategia de integración de sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) puede funcionar para usted, programa una demostración hoy para explorar nuestra plataforma de integración.