Applicant Tracking System (ATS) Integratie: Voordelen, Strategieën en Voorbeelden

Mensen aannemen is een kunst, geen wetenschap, en cv's kunnen je niet vertellen of iemand in de cultuur van een bedrijf past.”

---

Howard Schultz, Voorzitter & CEO van Starbucks

De meeste werving managers zouden het onmiddellijk eens zijn met Howard Schultz dat, wanneer een bedrijf naar talent zoekt, geen enkele informatiebron ooit een volledig, compleet en al omvattend overzicht van de sollicitant zal opleveren.

Effectieve werving van kandidaten komt voort uit een gezonde mix van vele verschillende bronnen, zoals formele interviews, communicatie over en weer, interne en externe discussies, cv's, referentiechecks en observaties van het team. Soms kan zelfs een schitterend cv kritische tekortkomingen verhullen bij sollicitanten die alleen ontdekt kunnen worden door middel van mondelinge communicatie, aangezien belangrijke aanwijzingen voor professionele geschiktheid vaak voortkomen uit presentatie.

Helaas is het voor HR-managers een absolute must om het sollicitantvolgproces goed te laten verlopen, en dat is allesbehalve een eenvoudige taak. HR-managers staan onder constante druk om ervoor te zorgen dat ze alle juiste informatiebronnen gebruiken om op de juiste tijd en plaats de juiste kandidaat voor de juiste baan te vinden. Als ze dit goed doen, worden cruciale taken op tijd volbracht en kan de organisatie zeer succesvol zijn. Zo niet, dan kan het bedrijf niet aan de verwachtingen voldoen, vertraagt de bedrijvigheid en vertrekt waardevol talent naar elders.

Wat aan deze uitdaging bijdraagt, is de hoeveelheid macht die sollicitanten hebben over het wervingsproces. Net zoals kopers aankoopkeuzes hebben, hebben potentiële werknemers de macht om te beslissen bij welke werkgever ze gaan werken, hoe lang ze bij hen willen blijven, hoe agressief ze zijn in het helpen van de organisatie om hun doelen te bereiken, en nog veel meer.

Om deze reden maken moderne HR-managers gebruik van Applicant Tracking Systems (ATS) om ervoor te zorgen dat het wervingsproces hen niet alleen in staat stelt de juiste mensen te vinden, maar hen ook goed behandelt. Hoewel een ATS op zichzelf waardevol is, maakt integratie met andere tools en systemen het nog effectiever. Door vacatures, communicatieplatforms en HR-workflows te koppelen, ATS-integratieoplossingen stroomlijn elke fase van het wervingsproces, vanaf het moment dat een kandidaat interesse toont in een baan, tot en met hun eerste werkdag en daarna.

Wat is een Applicant Tracking System (ATS)?

Een Applicant Tracking System (ATS) is een cruciaal onderdeel van het wervingsproces dat het leven van HR-managers en relevante belanghebbenden gemakkelijker maakt. Het is een softwareprogramma (of onderdeel van een reeks softwareoplossingen) dat de volledige wervings- en selectieprocessen van begin tot eind kan beheren.

Een efficiënt ATS-systeem moet in staat zijn om:

• Ontvangen, opslaan en verwerken van sollicitanteninformatie
• Voeg hulpmiddelen toe om kwaliteitsvolle kandidaten verder te identificeren, te filteren en te selecteren
• Categoriseer cv's op basis van gewenste trefwoorden en selectiecriteria
• Helpen bij het inplannen van initiële screeningstelefoongesprekken, het plannen van interviews en het coördineren met belanghebbenden

Bovendien kunnen sommige geavanceerde ATS-systemen vacaturesites, socialemediakanalen en carrièresites scannen om ideale kandidaten te werven met behulp van trefwoorden op basis van opleiding, ervaring en vaardigheden.

De meeste organisaties hebben meerdere systemen om sollicitanten te beheren. Indien goed geïntegreerd, kunnen deze systemen het wervingsproces optimaliseren en de selectie en het beheer van kandidaten versnellen, en zo de doorlooptijd voor het vervullen van de gewenste vacature minimaliseren.

Wat is ATS-integratie?

ATS-integratie is het proces waarbij een Applicant Tracking System (ATS) wordt gekoppeld aan andere HR- en zakelijke tools om het wervingsproces te stroomlijnen en te automatiseren. Integratie maakt een naadloze gegevensoverdracht tussen systemen mogelijk en biedt een gecentraliseerd overzicht van medewerkersgegevens, wat resulteert in een efficiënter wervingsproces.

Gerelateerd artikel: De Complete Gids voor Automatisering van Werknemersinvoering

Waarom is ATS-integratie belangrijk?

Het is van cruciaal belang om ATS-integratie met de data in HR-systemen te implementeren voor een efficiënt wervingsproces. Sollicitanten hebben hoge verwachtingen wanneer ze naar banen solliciteren. Ze willen dat het wervingsproces snel, soepel en transparant verloopt. HR-managers hebben vergelijkbare verwachtingen. Zij hebben nodig dat het wervingsproces zo efficiënt mogelijk is, zodat ze zoveel mogelijk kandidaten kunnen verwerken als de tijd toelaat. Helaas kan het echter, als een organisatie meerdere systemen gebruikt om de activiteit van sollicitanten bij te houden, beide partijen vertragen en leiden tot meerdere vertragingen en verlies van talentbeschikbaarheid.

Het integreren van sollicitantvolgsysteemgegevens met elkaar en met andere cruciale HR-systemen voorkomt vertragingen, versterkt het wervingsproces en verhoogt op termijn de productiviteit en het moraal. ATS-integratie zorgt ervoor dat kandidaten het proces sneller doorlopen, zodat alle partijen binnen een redelijke termijn tot een besluit kunnen komen. Het helpt er ook voor te zorgen dat de juiste persoon voor de baan wordt geselecteerd op basis van meerdere bronnen van gegevens die tijdens het wervingsproces zijn ontdekt.

Voorbeelden van veelvoorkomende ATS-integraties

HR-beheersystemen

Het integreren van een ATS met HR-managementplatforms zoals BambooHR of Workday maakt een naadloze gegevensoverdracht van kandidaatprofielen naar werknemersdossiers mogelijk, waardoor de overgang van werving naar onboarding wordt geautomatiseerd.

Salarisadministratiesystemen

Integreren met loonsystemen zoals ADP of Paycor maakt het mogelijk om werknemersgegevens automatisch rechtstreeks van het ATS naar het loonverwerkingsplatform over te dragen, wat zorgt voor een tijdige uitbetaling en handmatige invoer overbodig maakt zodra een kandidaat is aangenomen.

E-handtekening-apps

Platformen zoals DocuSign kan worden geïntegreerd met een ATS om het papierwerkproces voor nieuwe medewerkers te vereenvoudigen en ervoor te zorgen dat eventuele vereiste handtekeningen veilig worden verzameld.

5 Voordelen van ATS-integratie

Er zijn vele voordelen verbonden aan ATS-integratie met gegevens van verschillende ATS-leveranciers en met andere kritieke HR-systemen. Deze omvatten:

1. Versnelde Kandidaatselectie

Applicant Tracking Systems en de daaraan gekoppelde systemen kunnen tegelijkertijd worden geïntegreerd met meerdere vacatureportals. Helaas verschilt de hoeveelheid en het type gegevens dat wordt gedeeld per portal. Het integreren van gegevens versnelt de levering van doorzoekbare, navigeerbare sollicitaties. Dit verkort de tijd die hiring managers nodig hebben om correct door kandidaatsgegevens te navigeren en deze te beoordelen.

2. Superieure kandidaatsbetrokkenheid

Zodra een sterke kandidaat aan het sollicitatieproces begint, zijn tijd en betrokkenheid cruciaal. HR-managers moeten deze personen betrokken houden bij het proces om ervoor te zorgen dat ze aan het einde van de rit geschikte kandidaten blijven. Door middel van ATS-integratie kunnen ze ervoor zorgen dat interne feedback van belangrijke belanghebbenden, die vaak in verschillende systemen wordt vastgelegd, goed wordt geïntegreerd en beheerd. Dit helpt organisaties om sneller wervingsbeslissingen te nemen en voorkomt “kandidatenbiedingen”, wat organisaties extra tijd en geld kan kosten.

3. Grotere geloofwaardigheid bij het aannemen van personeel

Een bedrijf met een consistent werving- en selectieproces, dat weloverwogen beslissingen kan nemen op basis van meerdere databronnen, vergroot zijn geloofwaardigheid in de ogen van kandidaten. Kandidaten hebben er vertrouwen in dat de organisatie die ze overwegen te joinen goede beslissingen neemt, en hebben waarschijnlijk het gevoel dat die goede besluitvorming zich door de hele organisatie uitstrekt.

4. Versnelde onboarding

Zodra de kandidaat het jobaanbod accepteert, begint het onboardingproces. Informatie die tijdens het sollicitatieproces is verzameld, zoals locatie, behoeften op het gebied van serviceverlening, vaardigheden en andere cruciale informatie, moet beschikbaar worden gesteld aan nieuwe hiring managers en andere relevante belanghebbenden bij de onboarding. Effectieve data-integratie tussen deze cruciale systemen en processen zorgt voor een snel en productief proces.

5. Hogere productiviteit van werknemers

Een tevreden en gemotiveerde medewerker die zich gewaardeerd voelt door een organisatie, zal dat hoge moreel waarschijnlijk nog lang na zijn of haar indiensttreding binnen de organisatie blijven uitdragen. Een hoog moreel vertaalt zich ook bijna altijd in een hoge productiviteit, wat een groot voordeel is voor organisaties in een steeds competitiever wordende marketplace.

Jitterbit's benadering voor effectieve integratie van sollicitantvolgsystemen

Wij geloven sterk in een consumentgerichte sollicitantenbeheerervaring. Wij geloven dat het integreren van verschillende bronnen van medewerkersgegevens zowel de relatie tussen werknemer en werkgever versterkt door het stroomlijnen van hoe de kandidaat en diens pre-employability-ervaring worden beheerd. Jitterbit’s HR-automatiseringsoplossingen draaien om vier basispijlers:

1. Applicatieconnectoren. Applicatieconnectoren zijn functies die vooraf geconfigureerde en herbruikbare koppelingen bieden met een specifiek eindpunt, zoals Workday of andere gangbare HCM-systemen. Connectoren zorgen voor gegevensuitwisseling en verminderen de complexiteit van directe interactie met de API of gegevensuitwisselingsprotocollen van een eindpunt.

2. Integratierecepten. Recepten zijn op zichzelf staande, kant-en-klare integratieprojecten die gegevens in één richting verplaatsen tussen vergelijkbare objecten in twee toepassingen of systemen. Dit kan bijvoorbeeld een integratie zijn tussen software voor declaratieoverzichten van werknemers en een salarisadministratiesysteem.

3. Procestemplates. Dit zijn groepen vooraf gebouwde integratie-use-cases die de uitvoering van een specifiek proces versnellen met behulp van een aantal objecten in meerdere applicaties of systemen. Dit kan bijvoorbeeld zijn tussen een beloningsbeheersysteem en een prestatiebeheersysteem met als uiteindelijke doel consistentie.

4. Bezorgdiensten. Dit zijn kant-en-klare professional services-oplossingen met een vaste omvang, die zonder aanpassingen zijn geconfigureerd. Daarnaast bieden ze de mogelijkheid om de processjablonen uit te breiden met aanpassingen voor extra objecten en eindpunten. Hierdoor kunnen experts op het gebied van HCM-integratie best practices aanbevelen en helpen bij het opschalen van HCM-toepassingen.

Met een krachtige en gebruiksvriendelijke Met AI geïntegreerd integratieplatform, stelt Jitterbit HR-managers en andere belanghebbenden in staat om verbinding te maken met elke on-premises of in-cloud applicatie, waardoor ze ROI kunnen stimuleren, de klanttevredenheid kunnen verhogen en de levering en het beheer van diensten kunnen optimaliseren, wat hen een voorsprong geeft in een uiterst competitieve markt.

Voor een beter en op maat gemaakt inzicht in hoe de integratiestrategie van een Applicant Tracking System (ATS) voor u kan werken, plan vandaag nog een demo om ons integratieplatform te ontdekken.