“Mensen aannemen is een kunst, geen wetenschap, en cv's kunnen je niet vertellen of iemand past binnen de cultuur van een bedrijf.”
– Howard Schulz, voorzitter en CEO van Starbucks
De meeste personeelsmanagers zullen het met Howard Schultz eens zijn dat er bij de zoektocht van een bedrijf naar talent nooit één enkele informatiebron is die een volledig, compleet en uitgebreid overzicht van de sollicitanten kan geven.
Effectieve werving van kandidaten komt uit een gezonde mix van veel verschillende bronnen, zoals formele interviews, heen en weer communicatie, interne en externe discussies, cv's, referentiecontroles en teamobservaties. Soms kan zelfs een geweldig cv kritieke tekortkomingen bij sollicitanten maskeren die alleen door verbale communicatie kunnen worden ontdekt, aangezien belangrijke aanwijzingen voor professionele fitheid vaak afkomstig zijn van presentatie.
Helaas is het voor HR-managers een absolute must om het applicant tracking-proces goed te krijgen, en zeker geen gemakkelijke taak. HR-managers staan onder constante druk om ervoor te zorgen dat ze alle juiste informatiebronnen gebruiken om de juiste kandidaat voor de juiste baan op het juiste moment en de juiste plaats te vinden. Als ze het goed doen, worden cruciale taken op tijd voltooid en kan de organisatie zeer succesvol zijn. Als ze dat niet doen, kan het bedrijf niet aan de verwachtingen voldoen, vertraagt de business en gaat waardevol talent ergens anders heen.
Bijkomend aan deze uitdaging is de hoeveelheid macht die sollicitanten hebben over het wervingsproces. Net zoals kopers winkelkeuzes hebben, hebben potentiële werknemers de macht om te beslissen bij welke werkgever ze lid worden, hoe lang ze ervoor kiezen om bij hen te blijven, hoe agressief ze onder andere de organisatie helpen hun doelen te bereiken.
Om deze reden gebruiken moderne HR-managers Applicant Tracking Systems (ATS) om ervoor te zorgen dat het hiringproces hen niet alleen uitrust om de juiste mensen te vinden, maar hen ook goed behandelt. Hoewel een ATS op zichzelf waardevol is, maakt integratie met andere tools en systemen het nog effectiever. Door vacatures, communicatieplatforms en HR-workflows te verbinden, ATS-integratieoplossingen stroomlijnen we elke fase van het wervingsproces, vanaf het moment dat een sollicitant interesse toont in een baan, tot en met de eerste werkdag.
Wat is een Applicant Tracking System (ATS)?
Een Applicant Tracking System (ATS) is een cruciaal onderdeel van het wervingsproces dat het leven van HR-managers en relevante belanghebbenden gemakkelijker maakt. Het is een softwareprogramma (of onderdeel van een reeks softwareoplossingen) dat het volledige wervings- en wervingsproces van top tot teen kan beheren.
Een efficiënt ATS-systeem moet in staat zijn om:
- Ontvangen, opslaan en verwerken van informatie van sollicitanten
- Voeg hulpmiddelen toe om kwaliteitskandidaten verder te identificeren, filteren en selecteren
- Categoriseer cv's op basis van gewenste trefwoorden en selectiecriteria
- Helpen bij het afstemmen van de eerste screeninggesprekken, het plannen van interviews en het coördineren met belanghebbenden
Daarnaast kunnen sommige geavanceerde ATS-systemen vacatureportals, socialemediakanalen en carrièrewebsites scannen om ideale kandidaten te vinden met behulp van trefwoorden op basis van opleiding, ervaring en vaardigheden.
De meeste organisaties hebben meerdere systemen om het volgen van sollicitanten te beheren. Als deze systemen goed geïntegreerd zijn, kunnen ze het wervingsproces optimaliseren en de selectie en het beheer van kandidaten versnellen en bijgevolg de tijd om de gewenste functie te vervullen tot een minimum beperken.
Wat is ATS-integratie?
ATS-integratie is het proces van het verbinden van een Applicant Tracking System (ATS) met andere HR- en bedrijfstools om het hiringproces te stroomlijnen en automatiseren. Integratie maakt naadloze gegevensoverdracht tussen systemen mogelijk en biedt een gecentraliseerd overzicht van werknemersgegevens, wat resulteert in een efficiënter hiringproces.
Verwante Artikel: De complete gids voor automatisering van het onboardingproces van werknemers
Waarom is ATS-integratie belangrijk?
Het is van groot belang om ATS-integratie met de gegevens in HR-systemen te implementeren voor een efficiënt wervingsproces. Sollicitanten hebben hoge verwachtingen bij het solliciteren. Ze willen dat het wervingsproces snel, soepel en transparant verloopt. HR-managers hebben vergelijkbare verwachtingen. Ze moeten het wervingsproces zo efficiënt mogelijk laten verlopen, zodat ze zoveel mogelijk kandidaten kunnen verwerken. Als een organisatie echter meerdere systemen gebruikt om de activiteit van sollicitanten te volgen, kan dit beide partijen vertragen en leiden tot meerdere vertragingen en verlies van de beschikbaarheid van talent.
Integratie van trackinggegevens van sollicitanten samen en met andere kritieke HR-systemen voorkomt vertragingen, versterkt het wervingsproces en verhoogt de productiviteit en het moreel op de lange termijn. ATS-integratie zorgt ervoor dat aanvragers sneller door het proces gaan, zodat alle partijen binnen een redelijk tijdsbestek tot een besluit kunnen komen. Het helpt ook om ervoor te zorgen dat de juiste persoon voor de baan wordt geselecteerd op basis van meerdere gegevensbronnen die tijdens het wervingsproces zijn ontdekt.
Voorbeelden van veelvoorkomende ATS-integraties
HR-managementsystemen
Integratie van een ATS met HR-managementplatforms zoals BamboeHR or Workday maakt een naadloze gegevensoverdracht mogelijk van kandidatenprofielen naar werknemersdossiers, waardoor de overgang van werving tot onboarding wordt geautomatiseerd.
Salarisadministratie systemen
Integratie met salarisadministratiesystemen zoals ADP or Paycor maakt het mogelijk om automatisch werknemersgegevens rechtstreeks vanuit het ATS naar het salarisplatform over te brengen. Zo wordt tijdige betaling gewaarborgd en is het niet meer nodig om gegevens handmatig in te voeren nadat een kandidaat is aangenomen.
E-handtekening-apps
Platforms zoals DocuSign kan worden geïntegreerd met een ATS om het papierwerk voor nieuwe medewerkers te vereenvoudigen en ervoor te zorgen dat vereiste handtekeningen veilig worden verkregen.
5 Voordelen van ATS-integratie
Er zijn veel voordelen aan ATS-integratie met gegevens van verschillende ATS-providers en met andere kritieke HR-systemen. Waaronder:
1. Versnelde kandidaatdetectie
Sollicitantenvolgsystemen en hun ondersteunende systemen kunnen tegelijkertijd met meerdere vacatureportalen worden geïntegreerd. Helaas verschilt de hoeveelheid en het type gegevens dat wordt gedeeld van portal tot portal. Door gegevens samen te integreren, wordt de levering van doorzoekbare, navigeerbare applicaties versneld. Dit verkort de tijd die wervingsmanagers nodig hebben om goed te navigeren en kandidaatgegevens te overwegen.
2. Superieure betrokkenheid van kandidaten
Zodra een solide kandidaat aan het sollicitatieproces begint, zijn tijd en betrokkenheid van essentieel belang. HR-managers moeten deze personen in het proces blijven investeren om ervoor te zorgen dat ze aan het einde van het proces levensvatbaar blijven. Door ATS-integratie kunnen ze ervoor zorgen dat interne feedback tussen belangrijke belanghebbenden, vaak vastgelegd in verschillende systemen, goed wordt geïntegreerd en beheerd. Dit helpt organisaties om sneller beslissingen te nemen over het aannemen van personeel en helpt 'bieden door kandidaten' te voorkomen, wat organisaties extra tijd en geld kan kosten.
3. Verhoogde geloofwaardigheid bij het inhuren
Een bedrijf met een consistent hiring- en recruitmentproces, dat weloverwogen beslissingen kan nemen op basis van meerdere databronnen, vergroot zijn geloofwaardigheid in de ogen van kandidaten. Kandidaten hebben er vertrouwen in dat de organisatie waar ze overwegen om zich bij aan te sluiten goede beslissingen neemt, en hebben waarschijnlijk het gevoel dat de goede besluitvorming zich uitstrekt tot de hele organisatie.
4. Versnelde onboarding
Zodra de kandidaat de jobaanbieding accepteert, begint het proces van onboarding. Informatie die tijdens het sollicitatieproces wordt verzameld, zoals locatie, vereisten voor dienstverlening, vaardigheden en andere kritieke informatie, moet beschikbaar worden gesteld aan nieuwe wervingsmanagers en andere relevante belanghebbenden bij het in dienst nemen. Effectieve data-integratie tussen deze kritische systemen en processen zorgt voor een snel en productief proces.
5. Hogere productiviteit van werknemers
Een gelukkige en geïnspireerde werknemer die zich gewenst voelt door een organisatie, zal dat hoge moreel waarschijnlijk lang nadat hij in dienst is getreden in de organisatie dragen. Een hoog moreel vertaalt zich ook bijna altijd in een hoge productiviteit, wat een groot voordeel is voor organisaties in een steeds competitiever wordende omgeving marketplace.
Jitterbit's benadering van effectieve integratie van applicatietrackingsystemen
Wij geloven sterk in een op de consument gerichte ervaring met het beheer van sollicitanten. Wij geloven dat het integreren van verschillende bronnen van werknemersgegevens zowel de relatie tussen werknemer als werkgever versterkt door het stroomlijnen van de manier waarop de kandidaat en zijn/haar pre-employment experience worden beheerd. Jitterbit's HR-automatiseringsoplossingen draaien om vier basispijlers:
1. Toepassingsconnectoren. Applicatieconnectoren zijn mogelijkheden die vooraf gebouwde en herbruikbare connectiviteit bieden met een specifiek eindpunt, zoals Workday of andere gangbare HCM-systemen. Connectoren delen gegevens en verminderen de complexiteit van rechtstreekse interactie met de API van een eindpunt of protocollen voor gegevensuitwisseling.
2. Integratierecepten. Recepten zijn enkele vooraf gebouwde integratieprojecten die gegevens in één richting verplaatsen tussen soortgelijke objecten over twee toepassingen of systemen. Dit kan bijvoorbeeld een integratie zijn tussen software voor onkostendeclaraties voor werknemers en een systeem voor salarisbeheer.
3. Processjablonen. Dit zijn groepen vooraf gebouwde use-cases voor integratie die de uitvoering van een specifiek proces versnellen met behulp van een aantal objecten in meerdere applicaties of systemen. Dit kan bijvoorbeeld zijn tussen een beloningsbeheersysteem en een prestatiebeheersysteem met als einddoel consistentie.
4. Bezorgdiensten. Dit zijn vaste, vooraf verpakte professionele services die zonder aanpassingen zijn opgezet. Ze hebben ook de mogelijkheid om de processjablonen met aanpassingen uit te breiden naar extra objecten en eindpunten. Dit stelt experts in HCM-integratie in staat om best practices aan te bevelen en HCM-use cases te helpen schalen.
Met een krachtige en gebruiksvriendelijke Integratieplatform met AI-technologieMet Jitterbit kunnen HR-managers en andere belanghebbenden verbinding maken met elke on-premises of in-cloud applicatie. Zo kunnen ze hun ROI verhogen, de klanttevredenheid vergroten en de dienstverlening en het beheer optimaliseren. Dit geeft hen een voorsprong op een uiterst concurrerende markt.
Voor een nadere en op maat gemaakte kijk op hoe Applicant Tracking System (ATS) Integration Strategy voor u kan werken, Plan vandaag nog een demo om ons integratieplatform te verkennen.
