Integrazione dei sistemi di tracciamento dei candidati (ATS): Vantaggi, strategie ed esempi

Assumere persone è un'arte, non una scienza, e i curricula non possono dirti se qualcuno si inserirà nella cultura di un'azienda.”

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Howard Schultz, Presidente e amministratore delegato di Starbucks

La maggior parte dei responsabili delle assunzioni concorderebbe facilmente con Howard Schultz sul fatto che, quando un'azienda cerca talenti, nessuna singola fonte di informazioni potrà mai fornire una valutazione del candidato totale, completa ed esauriente.

Un'efficace assunzione di candidati deriva da un sano mix di molte fonti diverse, come colloqui formali, comunicazione bidirezionale, discussioni interne ed esterne, curriculum, controlli delle referenze e osservazioni del team. A volte anche un curriculum stellare può mascherare carenze critiche nei candidati che sono scopribili solo attraverso la comunicazione verbale, poiché gli indizi chiave dell'idoneità professionale derivano spesso dalla presentazione.

Sfortunatamente, per i responsabili delle risorse umane, fare in modo che il processo di tracciamento dei candidati sia corretto è un obbligo assoluto e non è affatto un compito semplice. I responsabili delle risorse umane sono sotto costante pressione per assicurarsi di utilizzare tutte le giuste fonti di informazione per trovare il candidato giusto per il lavoro giusto al momento e nel luogo giusti. Se lo fanno correttamente, i compiti critici vengono completati in tempo e l'organizzazione può avere un grande successo. In caso contrario, l'azienda non è in grado di produrre secondo le aspettative, il business rallenta e i talenti preziosi se ne vanno altrove.

A complicare questa sfida si aggiunge il potere che i candidati detengono sul processo di assunzione. Proprio come gli acquirenti hanno la possibilità di scegliere dove fare acquisti, i potenziali dipendenti hanno il potere di decidere a quale datore di lavoro unirsi, per quanto tempo scegliere di rimanere con esso, quanto essere aggressivi nell'aiutare l'organizzazione a raggiungere i propri obiettivi, tra gli altri.

Per questa stessa ragione, i moderni responsabili delle risorse umane utilizzano i sistemi di tracciamento dei candidati (ATS) per garantire che il processo di assunzione permetta loro non solo di trovare le persone giuste, ma anche di trattarle bene. Sebbene un ATS da solo sia prezioso, l'integrazione con altri strumenti e sistemi lo rende ancora più efficace. Collegando annunci di lavoro, piattaforme di comunicazione e flussi di lavoro delle risorse umane, Soluzioni di integrazione ATS semplificare ogni fase dell'assunzione, dal momento in cui un candidato manifesta interesse per un lavoro fino al suo primo giorno e oltre.

Che cos'è un Applicant Tracking System (ATS)?

Un Applicant Tracking System (ATS) è una parte fondamentale del processo di assunzione che semplifica la vita ai responsabili delle risorse umane e agli stakeholder rilevanti. Si tratta di un programma software (o parte di una serie di soluzioni software) in grado di gestire l'intero processo di assunzione e reclutamento da cima a fondo.

Un ATS efficiente dovrebbe essere in grado di:

• Ricevere, archiviare ed elaborare le informazioni dei candidati
• Includi strumenti per identificare, filtrare e scegliere ulteriormente candidati di qualità
• Categorizzare i curriculum in base alle parole chiave desiderate e ai criteri di selezione
• Aiutare ad allineare le chiamate di screening iniziale, programmare i colloqui e coordinarsi con gli stakeholder

Inoltre, alcuni sistemi ATS avanzati potrebbero essere in grado di scansionare portali di lavoro, canali di social media e siti Web di carriera per trovare candidati ideali utilizzando parole chiave basate su istruzione, esperienza e competenze.

La maggior parte delle organizzazioni dispone di più sistemi per la gestione delle candidature. Se integrati correttamente, questi sistemi possono ottimizzare il processo di assunzione e accelerare la selezione e la gestione dei candidati, riducendo di conseguenza il tempo necessario per coprire la posizione desiderata.

Che cos'è l'integrazione ATS?

L'integrazione ATS è il processo di connessione di un sistema di tracciamento dei candidati (ATS) con altri strumenti HR e aziendali per ottimizzare e automatizzare il processo di assunzione. L'integrazione consente il trasferimento continuo di dati tra i sistemi e fornisce una vista centralizzata dei dati dei dipendenti, con il risultato di un processo di assunzione più efficiente.

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Perché l'integrazione ATS è importante?

È fondamentale implementare l'integrazione dell'ATS con i dati dei sistemi HR per un processo di assunzione efficiente. I candidati hanno alte aspettative quando si candidano per un lavoro. Vogliono che il processo di selezione sia rapido, fluido e trasparente. I responsabili delle risorse umane hanno aspettative simili. Hanno bisogno che il processo di assunzione sia il più efficiente possibile per poter gestire il maggior numero di candidati consentito dal tempo a disposizione. Sfortunatamente, tuttavia, se un'organizzazione utilizza più sistemi per tracciare l'attività dei candidati, ciò può rallentare entrambe le parti e portare a numerosi ritardi e alla perdita di disponibilità di talenti.

L'integrazione dei dati di tracciamento dei candidati tra loro e con altri sistemi HR critici previene il verificarsi di ritardi, rafforza il processo di assunzione e aumenta a lungo termine la produttività e il morale. L'integrazione dell'ATS garantisce che i candidati avanzino più rapidamente nel processo, affinché tutte le parti possano prendere una decisione in tempi ragionevoli. Aiuta inoltre a garantire che venga selezionata la persona giusta per il lavoro sulla base di molteplici fonti di dati scoperte durante il processo di assunzione.

Esempi di integrazioni ATS comuni

Sistemi di gestione delle risorse umane

L'integrazione di un ATS con piattaforme di gestione delle risorse umane come BambooHR o Workday consente il trasferimento continuo di dati dai profili dei candidati alle registrazioni dei dipendenti, automatizzando la transizione dal reclutamento all'onboarding.

Sistemi di elaborazione paghe

L'integrazione con i sistemi di pagamento delle retribuzioni come ADP o Paycor consente di trasferire automaticamente i dati dei dipendenti direttamente dall'ATS alla piattaforma di payroll, garantendo pagamenti puntuali ed eliminando la necessità di inserire i dati manualmente una volta assunto un candidato.

App di firma elettronica

Piattaforme come DocuSign può essere integrato con un ATS per semplificare il processo di gestione della documentazione per le nuove assunzioni e garantire che tutte le firme richieste siano ottenute in modo sicuro.

5 Vantaggi dell'Integrazione ATS

Ci sono molti vantaggi nell'integrazione dell'ATS con i dati provenienti da vari fornitori di ATS e con altri sistemi HR critici. Questi includono:

1. Scoperta accelerata dei candidati

I sistemi di tracciamento dei candidati e i sistemi di supporto possono essere integrati con più portali di annunci di lavoro contemporaneamente. Sfortunatamente, la quantità e il tipo di dati condivisi variano da portale a portale. L'integrazione dei dati accelera la consegna di candidature consultabili e navigabili. Ciò riduce il tempo necessario ai responsabili delle assunzioni per navigare correttamente e prendere in considerazione i dati dei candidati.

2. Maggiore coinvolgimento dei candidati

Una volta che un candidato valido inizia il processo di candidatura, il tempo e il coinvolgimento sono fondamentali. I responsabili delle risorse umane devono mantenere queste persone interessate al processo per assicurarsi che rimangano assunzioni valide alla fine del percorso. Tramite l'integrazione con l'ATS, possono fare in modo che il feedback interno tra i principali stakeholder, spesso registrato in sistemi diversi, sia integrato e gestito correttamente. Questo aiuta le organizzazioni a prendere decisioni di assunzione più rapidamente e a evitare la “competizione per i candidati”, che può costare alle aziende tempo e denaro extra.

3. Maggiore credibilità nelle assunzioni

Un'azienda con un processo di assunzione e selezione coerente, in grado di prendere decisioni informate basate su molteplici fonti di dati, aumenta la propria credibilità agli occhi dei candidati. I candidati si sentono sicuri che l'organizzazione che stanno valutando di raggiungere stia prendendo buone decisioni e sono portati a pensare che questa buona capacità decisionale si estenda all'intera organizzazione.

4. Onboarding Accelerato

Una volta che il candidato accetta l'offerta di lavoro, ha inizio il processo di inserimento aziendale (onboarding). Le informazioni raccolte durante il processo di candidatura, come la sede, i requisiti di fornitura dei servizi, le competenze e altre informazioni critiche, devono essere messe a disposizione dei nuovi responsabili delle assunzioni e di altri soggetti interessati all'onboarding. Un'efficace integrazione dei dati tra questi sistemi e processi critici garantisce un processo rapido e produttivo.

5. Maggiore produttività dei dipendenti

Un dipendente felice e motivato, che si sente apprezzato dall'organizzazione, tenderà a mantenere alto il morale all'interno dell'azienda anche molto tempo dopo essere entrato a farne parte. Un morale elevato si traduce quasi sempre in un'elevata produttività, il che rappresenta un vantaggio fondamentale per le organizzazioni in un contesto marketplace sempre più competitivo.

L'approccio di Jitterbit all'integrazione efficace di sistemi di tracciamento dei candidati

Crediamo fortemente in un'esperienza di gestione dei candidati orientata al consumatore. Crediamo che l'integrazione di diverse fonti di dati sui dipendenti rafforzi sia il rapporto tra dipendente e datore di lavoro, semplificando la gestione del candidato e della sua esperienza pre-assunzione. Jitterbit Soluzioni di automazione delle risorse umane ruotano attorno a quattro pilastri fondamentali:

1. Connettori di applicazione. I connettori applicativi sono funzionalità che forniscono una connettività predefinita e riutilizzabile verso un endpoint specifico, come Workday o altri sistemi HCM comuni. I connettori consentono la condivisione dei dati e riducono la complessità derivante dall'interazione diretta con l'API o i protocolli di scambio dati di un endpoint.

2. Ricette di integrazione. Le ricette sono singoli progetti di integrazione predefiniti che trasferiscono dati in una direzione tra oggetti simili in due applicazioni o sistemi. Ad esempio, potrebbe trattarsi di un'integrazione tra un software per note spese dei dipendenti e un sistema di gestione delle paghe.

3. Elabora i modelli. Questi sono gruppi di casi d'uso di integrazione predefiniti che accelerano l'esecuzione di un processo specifico utilizzando una serie di oggetti attraverso più applicazioni o sistemi. Questo potrebbe, ad esempio, avvenire tra un sistema di gestione dei compensi e un sistema di gestione delle prestazioni con l'obiettivo finale della coerenza.

4. Servizi di consegna. Si tratta di configurazioni professional services predefinite e con ambito fisso, prive di personalizzazioni. Offrono inoltre la possibilità di estendere i modelli di processo con personalizzazioni relative a oggetti e endpoint aggiuntivi. Ciò consente agli esperti di integrazione HCM di raccomandare le migliori pratiche e di contribuire a scalare i casi d’uso HCM.

Con un potente e facile da usare Piattaforma di integrazione basata sull'intelligenza artificiale, Jitterbit consente ai responsabili delle risorse umane e ad altri stakeholder di connettersi a qualsiasi applicazione on-premise o in-cloud, permettendo loro di incrementare il ROI, aumentare la soddisfazione dei clienti e ottimizzare l'erogazione e la gestione dei servizi, offrendo loro un vantaggio in un mercato estremamente competitivo.

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