Applicant Tracking System (ATS) Integration: Benefits, Strategies and Examples

Ihmisten palkkaaminen on taidetta eikä tiedettä, eivätkä ansioluettelot kerro, sopiiko joku yrityksen kulttuuriin.”

---

Howard Schultz, Starbucksin pääjohtaja ja toimitusjohtaja

Useimmat rekrytointipäälliköt olisivat heti samaa mieltä Howard Schultzin kanssa siitä, että kun yritys etsijää osaajaa, mikään yksittäinen tietolähde ei tule koskaan tarjoamaan täydellistä ja kattavaa arviota hakijasta.

Tehokas ehdokkaiden palkkkaaminen perustuu terveeseen yhdistelmään monia eri lähteitä, kuten muodollisia haastatteluja, edestakaista viestintää, sisäisiä ja ulkoisia keskusteluja, ansioluetteloita, taustatarkistuksia ja tiimin havaintoja. Joskus jopa loistava ansioluettelo voi peittää hakijoiden kriittiset puutteet, jotka paljastuvat vain suullisen viestinnän kautta, sillä ammatillisen sopivuuden tärkeimmät vihjeet tulevat usein esiintymisestä.

Valitettavasti HR-päälliköille hakijaseurantaprosessin saaminen oikeaan kuosiin on ehdoton edellytys, eikä suinkaan mikään helppo tehtävä. HR-päälliköt ovat jatkuvan paineen alaisia sen suhteen, että he käyttävät kaikkia oikeita tietolähteitä löytääkseen oikean ehdokkaan oikeaan työhön oikeaan aikaan ja paikkaan. Jos he tekevät sen kunnolla, kriittiset tehtävät saadaan valmiiksi ajallaan, ja organisaatio voi menestyä erinomaisesti. Jos he eivät tee niin, yritys ei pysty tuottamaan odotusten mukaisesti, liiketoiminta hidastuu ja arvokas osaaminen siirtyy muualle.

Tätä haastetta lisää se, kuinka paljon valtaa työnhakijoilla on rekrytointiprosessissa. Aivan kuten ostajilla on valinnanvaraa ostoksissaan, myös potentiaalisilla työntekijöillä on valta päättää muun muassa siitä, minkä työnantajan palvelukseen he siirtyvät, kuinka kauan he päättävät jäädä sinne ja kuinka aktiivisesti he auttavat organisaatiota saavuttamaan tavoitteensa.

Juuri tästä syystä nykyaikaiset HR-päälliköt hyödyntävät hakijaseurantajärjestelmiä (ATS) varmistaakseen, että rekrytointiprosessi ei ainoastaan auta heitä löytämään oikeita ihmisiä, vaan myös kohtelee heitä hyvin. Vaikka pelkkä ATS on arvokas, sen integrointi muiden työkalujen ja järjestelmien kanssa tekee siitä vieläkin tehokkaamman. Yhdistämällä työpaikkailmoitukset, viestintäalustat ja HR-työnkulut, ATS-integraatioratkaisut tehostaa rekrytoinnin jokaista vaihetta aina siitä hetkestä lähtien, kun työnhakija osoittaa kiinnostusta tehtävää kohtaan, aina hänen ensimmäiseen työpäiväänsä ja sen yli.

Mikä on hakijaseurantajärjestelmä (ATS)?

Hakijoiden seurantajärjestelmä (ATS) on rekrytointiprosessin keskeinen osa, joka helpottaa henkilöstöjohtajien ja muiden asiaankuuluvien sidosryhmien työtä. Se on ohjelmisto (tai osa ohjelmistoratkaisujen kokonaisuutta), jolla voidaan hallinnoida koko rekrytointiprosessia alusta loppuun.

Tehokkaan ATS-järjestelmän tulisi pystyä:

• Vastaanota, tallenna ja käsittele hakijoiden tietoja
• Sisällytä työkaluja laadukkaiden ehdokkaiden tunnistamiseen, suodattamiseen ja valitsemiseen entistä paremmin
• Luokittele ansioluettelot haluttujen avainsanojen ja valintakriteerien perusteella
• Avustaa alustavien seulontapuheluiden järjestämisessä, haastattelujen aikatauluttamisessa ja sidosryhmien kanssa tehtävässä koordinoinnissa

Lisäksi jotkin edistyneet ATS-järjestelmät saattavat pystyä skannaamaan työnhakuportaaleja, sosiaalisen median kanavia ja urasivustoja löytääkseen ihanteellisia ehdokkaita koulutukseen, kokemukseen ja taitoihin perustuvien avainsanojen avulla.

Useimmilla organisaatioilla on useita järjestelmiä hakijoiden seurannan hallintaan. Hyvin integroituna nämä järjestelmät voivat optimoida rekrytointiprosessia ja nopeuttaa ehdokkaiden valintaa ja hallintaa, mikä puolestaan lyhentää halutun tehtävän täyttämiseen kuluvaa aikaa.

Mitä on ATS-integraatio?

ATS-integraatio tarkoittaa hakijoiden seurantajärjestelmän (ATS) yhdistämistä muihin henkilöstöhallinnon ja liiketoiminnan työkaluihin rekrytointiprosessin tehostamiseksi ja automatisoimiseksi. Integraatio mahdollistaa saumattoman tiedonsiirron järjestelmien välillä ja tarjoaa keskitetyn näkymän työntekijätietoihin, mikä tehostaa rekrytointiprosessia.

Aiheeseen liittyvä artikkeli: Työntekijöiden perehdytysautomaation täydellinen opas

Miksi hakijaseurantajärjestelmän (ATS) integraatio on tärkeää?

Tehokkaan rekrytointiprosessin kannalta on erittäin tärkeää integroida ATS-järjestelmä HR-järjestelmien tietoihin. Hakijoilla on korkeat odotukset hakiessaan työpaikkaa. He haluavat, että rekrytointiprosessi on nopea, sujuva ja läpinäkyvä. Myös HR-johtajilla on samanlaisia odotuksia. Heidän on saatava rekrytointiprosessi toimimaan mahdollisimman tehokkaasti, jotta he voivat käsitellä niin monta hakijaa kuin aika sallii. Valitettavasti kuitenkin, jos organisaatio käyttää useita järjestelmiä hakijoiden toiminnan seurantaan, se voi hidastaa molempien osapuolten toimintaa ja johtaa lukuisiin viivästyksiin sekä osaavien työntekijöiden menettämiseen.

Hakijaseurantatietojen integrointi keskenään ja muiden tärkeiden HR-järjestelmien kanssa ehkäisee viivästyksiä, vahvistaa rekrytointiprosessia sekä lisää tuottavuutta ja työmotivaatiota pitkällä aikavälillä. ATS-integraatio varmistaa, että hakijat etenevät prosessissa nopeammin, jotta kaikki osapuolet voivat tehdä päätöksen kohtuullisessa ajassa. Se auttaa myös varmistamaan, että tehtävään valitaan oikea henkilö rekrytointiprosessin aikana saatujen useiden tietolähteiden perusteella.

Yleisiä ATS-integraatioesimerkkejä

Henkilöstöhallinnon järjestelmät

ATS-järjestelmän integrointi henkilöstöhallinnon alustoihin, kuten BambooHR tai Workday mahdollistaa saumattoman tiedonsiirron ehdokasprofiileista työntekijätietoihin ja automatisoi siirtymän rekrytoinnista perehdytykseen.

Palkkahallintojärjestelmät

Integrointi palkkahallintojärjestelmien kanssa, kuten ADP tai Paycor mahdollistaa työntekijätietojen automaattisen siirtämisen suoraan hakijaseurantajärjestelmästä (ATS) palkanmaksujärjestelmään, mikä varmistaa oikea-aikaisen palkanmaksun ja poistaa manuaalisen tietojen syöttämisen tarpeen heti, kun ehdokas on palkattu.

Sähköisen allekirjoituksen sovellukset

Kaltaiset alustat DocuSign voidaan integroida rekrytointijärjestelmään (ATS), mikä yksinkertaistaa uusien työntekijöiden paperityöt ja varmistaa, että kaikki tarvittavat allekirjoitukset hankitaan turvallisesti.

ATS-integraation 5 etua

ATS:n integroinnilla eri ATS-palveluntarjoajien tietoihin sekä muihin keskeisiin HR-järjestelmiin on monia etuja. Näitä ovat muun muassa:

1. Ehdokkaiden löytämisen nopeuttaminen

Hakijaseurantajärjestelmät ja niiden tukijärjestelmät voidaan integroida useisiin työpaikkaportaaleihin samanaikaisesti. Valitettavasti jaetun tiedon määrä ja tyyppi vaihtelevat portaalista toiseen. Tietojen yhdistäminen nopeuttaa haettavien ja selattavien hakemusten toimittamista. Tämä lyhentää aikaa, joka palkkaavilla esimiehillä kuluu hakijatietojen asianmukaiseen selaamiseen ja tarkasteluun.

2. Erinomainen ehdokkaiden sitouttaminen

Kun sopiva ehdokas aloittaa hakuprosessin, aika ja sitoutuminen ovat ratkaisevia tekijöitä. Henkilöstöjohtajien on pidettävä nämä henkilöt sitoutuneina prosessiin, jotta he ovat edelleen palkattavissa prosessin lopussa. ATS-järjestelmän integroinnin avulla voidaan varmistaa, että keskeisten sidosryhmien välinen sisäinen palaute, joka usein tallennetaan eri järjestelmiin, integroidaan ja hallitaan asianmukaisesti. Tämä auttaa organisaatioita tekemään rekrytointipäätöksiä nopeammin ja välttämään “ehdokkaiden huutokauppaa”, joka voi aiheuttaa organisaatioille ylimääräistä aikaa ja kustannuksia.

3. Parempi uskottavuus rekrytoinnissa

Yritys, jolla on johdonmukainen rekrytointiprosessi ja joka pystyy tekemään perusteltuja päätöksiä useiden tietolähteiden pohjalta, vahvistaa uskottavuuttaan hakijoiden silmissä. Hakijat luottavat siihen, että organisaatio, johon he harkitsevat liittymistä, tekee hyviä päätöksiä, ja he todennäköisesti kokevat, että tämä hyvä päätöksenteko ulottuu koko organisaatioon.

4. Nopeutettu perehdytys

Heti kun hakija hyväksyy työtarjouksen, perehdyttämisprosessi alkaa. Hakuprosessin aikana kerätyt tiedot, kuten sijainti, palvelujen käyttöönottoa koskevat vaatimukset, osaamisalueet ja muut keskeiset tiedot, on toimitettava uusien työntekijöiden esimiehille ja muille perehdyttämisprosessiin osallistuville sidosryhmille. Tehokas tietojen integrointi näiden keskeisten järjestelmien ja prosessien välillä takaa prosessin sujuvuuden ja tuottavuuden.

5. Työntekijöiden tuottavuuden kasvu

Onnellinen ja innostunut työntekijä, joka tuntee olevansa organisaatiolle tärkeä, tuo todennäköisesti tämän korkean työmoraalin mukanaan organisaatioon vielä pitkään liittymisensä jälkeenkin. Korkea työmoraali näkyy lähes aina myös korkeana tuottavuutena, mikä on merkittävä etu organisaatioille yhä kilpailukykyisemmässä marketplace-ympäristössä.

Jitterbitin lähestymistapa tehokkaaseen hakijaseurantajärjestelmän integrointiin

Uskomme vakaasti kuluttajalähtöiseen hakijakokemukseen. Uskomme, että eri työntekijätietolähteiden integrointi vahvistaa sekä työntekijän ja työnantajan välistä suhdetta tehostamalla ehdokkaan ja hänen työhönottokokemuksensa hallintaa. Jitterbitin HR-automaatioratkaisut perustuu neljään peruspilariin:

1. Sovellusliittimet. Sovellusliittimet ovat toimintoja, jotka tarjoavat valmiita ja uudelleenkäytettäviä yhteyksiä tiettyyn päätepisteeseen, kuten Workday:hen tai muihin yleisiin HCM-järjestelmiin. Liittimien avulla voidaan jakaa tietoja ja yksinkertaistaa suoraa vuorovaikutusta päätepisteen sovellusrajapinnan (API) tai tiedonsiirtoprotokollien kanssa.

2. Integraatioreseptit. Reseptit ovat valmiiksi rakennettuja integraatioprojekteja, jotka siirtävät tietoa yhteen suuntaan kahden sovelluksen tai järjestelmän vastaavien kohteiden välillä. Esimerkiksi tämä voisi olla integraatio työntekijöiden kululaskutusohjelmiston ja palkanlaskentajärjestelmän välillä.

3. Prosessimallit. Nämä ovat valmiiksi koottujen integraatiotapausten ryhmiä, jotka nopeuttavat tietyn prosessin suorittamista hyödyntämällä useita objekteja eri sovelluksissa tai järjestelmissä. Tämä voi tapahtua esimerkiksi palkitsemisen hallintajärjestelmän ja suorituskyvyn hallintajärjestelmän välillä tavoitteena yhdenmukaisuus.

4. Kuljetuspalvelut. Kyseessä ovat laajuudeltaan kiinteät, valmiiksi koottu professional services-kokonaisuudet, joita ei ole mukautettu. Niissä on myös mahdollisuus laajentaa prosessimalleja mukautuksin koskemaan muita objekteja ja päätepisteitä. Tämän ansiosta HCM-integraation asiantuntijat voivat suositella parhaita käytäntöjä ja auttaa laajentamaan HCM:n käyttötapauksia.

Tehokkaalla ja helppokäyttöisellä tekoälyllä höystetty integraatioalusta, Jitterbit antaa HR-päälliköille ja muille sidosryhmille mahdollisuuden yhdistää minkä tahansa paikallisen tai pilvipohjaisen sovelluksen, mikä mahdollistaa sijoitetun pääoman tuoton (ROI) kasvattamisen, asiakastyytyväisyyden parantamisen sekä palvelujen toimituksen ja hallinnan optimoinnin, antaen heille etulyöntiaseman erittäin kilpailluilla markkinoilla.

Saadaksesi tarkemman ja räätälöidyn kuvan siitä, miten hakijaseurantajärjestelmän (ATS) integrointistrategia voi toimia hyväksesi, Varaa demo jo tänään ja tutustu integraatioalustaamme.