Integrasjon av søkersporingssystem (ATS): Fordeler, strategier og eksempler

Å ansette folk er en kunst, ikke en vitenskap, og CV-er kan ikke fortelle deg om noen vil passe inn i en bedrifts kultur.”

---

Howard Schulz, Styreleder og konsernsjef i Starbucks

De fleste ansettelsesledere vil lett være enige med Howard Schultz i at når et selskap søker etter talenter, vil aldri en enkelt informasjonskilde alene gi en fullstendig, komplett og omfattende søkeranmeldelse.

Effektiv ansettelse av kandidater kommer fra en sunn blanding av mange ulike kilder, som formelle intervjuer, kommunikasjon frem og tilbake, interne og eksterne diskusjoner, CV-er, referansesjekker og teamobservasjoner. Noen ganger kan til og med en strålende CV skjule kritiske mangler hos søkere som bare kan oppdages gjennom muntlig kommunikasjon, ettersom nøkkeltegn på faglig egnethet ofte kommer frem gjennom presentasjon.

Desverre, for HR-ledere, er det helt avgjørende å få søkersporingsprosessen til å fungere, og det er på ingen måte en enkel oppgave. HR-ledere er under konstant press for å sikre at de bruker alle de riktige informasjonskildene for å finne den rette kandidaten til rett jobb på rett sted og til rett tid. Hvis de gjør det riktig, blir kritiske oppgaver utført i tide, og organisasjonen kan bli svært vellykket. Hvis de ikke gjør det, kan ikke selskapet levere som forventet, virksomheten sakker akterut, og verdifull talent forsvinner til andre steder.

I tillegg til denne utfordringen kommer den makten jobbsøkere har over ansettelsesprosessen. Akkurat som kjøpere har valgmuligheter når de handler, har potensielle ansatte makten til å bestemme hvilken arbeidsgiver de vil begynne hos, hvor lenge de velger å bli der, og hvor offensive de er når det gjelder å hjelpe organisasjonen med å nå målene sine, blant annet.

Av nettopp denne grunn bruker moderne HR-ledere søkersporingssystemer (ATS) for å sikre at ansettelsesprosessen gjør dem i stand til ikke bare å finne de rette personene, men også behandle dem godt. Selv om et ATS alene er verdifullt, gjør integrasjon med andre verktøy og systemer det enda mer effektivt. Ved å koble sammen stillingsutlysninger, kommunikasjonsplattformer og HR-arbeidsflyter, ATS-integrasjonsløsninger strømlinjeform alle trinn i ansettelsesprosessen, fra øyeblikket en søker viser interesse for en jobb, til og med etter deres første dag.

Hva er et søkersporingssystem (ATS)?

Et søkersporingssystem (ATS) er en kritisk del av ansettelsesprosessen som gjør hverdagen enklere for HR-ledere og relevante interessenter. Det er et programvareprogram (eller en del av en rekke programvareløsninger) som kan administrere hele ansettelses- og rekrutteringsprosessen fra topp til bunn.

Et effektivt ATS-system bør kunne:

• Motta, lagre og behandle søkerinformasjon
• Inkluder verktøy for å identifisere, filtrere og velge ut kvalitetssøkere ytterligere
• Kategoriser CV-er basert på ønskede nøkkelord og kriterier for utvelgelse
• Bistå med å avstemme innledende screeningssamtaler, sette opp intervjuer og koordinere med interessenter

I tillegg kan noen avanserte ATS-systemer skanne jobbportaler, sosiale mediekanaler og karrierenettsteder for å finne ideelle kandidater ved hjelp av nøkkelord basert på utdanning, erfaring og ferdigheter.

De fleste organisasjoner har flere systemer for å håndtere søkersporing. Hvis de er godt integrert, kan disse systemene optimalisere ansettelsesprosessen og fremskynde utvelgelse og håndtering av kandidater, og følgelig minimere tiden det tar å besette den ønskede stillingen.

Hva er ATS-integrasjon?

ATS-integrasjon er prosessen med å koble et rekrutteringssystem (ATS) sammen med andre HR- og verktøy for å forenkle og automatisere ansettelsesprosessen. Integrasjon muliggjør sømløs dataflyt mellom systemer og gir en sentralisert oversikt over ansattdata, noe som resulterer i en mer effektiv ansettelsesprosess.

Relatert artikkel: Den komplette guiden til automatisering av medarbeideropplæring

Hvorfor betyr ATS-integrasjon noe?

Det er svært kritisk å implementere ATS-integrasjon med dataene i HR-systemer for en effektiv ansettelsesprosess. Søkere har høye forventninger når de søker på jobber. De vil at ansettelsesprosessen skal være rask, smidig og transparent. HR-ledere har lignende forventninger. De trenger at ansettelsesprosessen er så effektiv som mulig slik at de kan behandle så mange kandidater som tiden tillater. Dessverre kan det imidlertid, hvis en organisasjon bruker flere systemer til å spore søkeraktivitet, bremse ned begge disse partene og føre til flere forsinkelser og tap av talenttilgjengelighet.

Integrering av rekrutteringsdata seg imellom og med andre kritiske HR-systemer forhindrer forsinkelser, styrker ansettelsesprosessen og øker produktiviteten og moralen på lang sikt. ATS-integrasjon sikrer at søkere beveger seg raskere gjennom prosessen, slik at alle parter kan ta en beslutning innen rimelig tid. Det bidrar også til å sikre at rett person for jobben velges basert på flere datakilder som avdekkes i løpet av ansettelsesprosessen.

Eksempler på vanlige ATS-integrasjoner

HR-systemer

Integrering av et søkerstyringssystem (ATS) med HR-ledelsesplattformer som BambooHR eller Workday muliggjør sømløs dataüberføring fra kandidatprofiler til ansattregisteret, og automatiserer overgangen fra rekruttering til onboarding.

Lønnssystemer

Integrasjon med lønnssystemer som ADP eller Paycor gjøre det mulig å automatisk overføre ansattdata direkte fra ATS-en til lønnsplattformen, noe som sikrer rettidig utbetaling og fjerner behovet for manuell dataregistrering når en kandidat er ansatt.

Apper for elektronisk signatur

Plattformer som DocuSign kan integreres med et ATS for å forenkle papirarbeidet for nyansatte og sikre at alle obligatoriske signaturer innhentes på en sikker måte.

5 fordeler med ATS-integrasjon

Det er mange fordeler med ATS-integrasjon med data fra ulike ATS-leverandører og med andre kritiske HR-systemer. Disse inkluderer:

1. Akselerert kandidatsøk

Søkersporingssystemer og tilhørende systemer kan integreres med flere stillingsportaler samtidig. Mengden og typen data som deles, varierer imidlertid fra portal til portal. Å integrere data sammen akselererer leveringen av søkbare, navigerbare søknader. Dette reduserer tiden som er nødvendig for at ansettelsesledere skal kunne navigere og vurdere kandidatdata på en god måte.

2. Overlegen kandidatengasjement

Når en aktuell kandidat først starter søknadsprosessen, er tid og engasjement avgjørende. HR-ledere må sørge for at disse personene forblir investert i prosessen for å sikre at de forblir aktuelle ansettelser ved prosessens slutt. Gjennom ATS-integrasjon kan de sørge for at intern tilbakemelding blant sentrale interessenter, som ofte registreres i ulike systemer, blir riktig integrert og håndtert. Dette hjelper organisasjoner med å ta ansettelsesbeslutninger raskere, og bidrar til å unngå “kandidatbudgivning”, noe som kan koste organisasjoner ekstra tid og penger.

3. Økt ansettelseskredibilitet

Et selskap med en konsekvent ansettelses- og rekrutteringsprosess, som kan ta informerte beslutninger basert på flere datakilder, øker sin troverdighet i kandidatenes øyne. Kandidatene føler seg trygge på at organisasjonen de vurderer å bli en del av, tar gode beslutninger, og vil sannsynligvis føle at den gode beslutningstakingen strekker seg gjennom hele organisasjonen.

4. Akselerert ombordstigning

Når kandidaten aksepterer jobbtilbudet, starter innstegsprosessen. Informasjon som samles inn under søknadsprosessen, slik som sted, krav til tjenestelevering, ferdigheter og annen kritisk informasjon, må gjøres tilgjengelig for nye ansettelsesledere og andre relevante interessenter for innsteg. Effektiv dataintegrasjon mellom disse kritiske systemene og prosessene sørger for en rask og produktiv prosess.

5. Høyere ansattproduktivitet

En fornøyd og motivert ansatt som føler seg verdsatt av en organisasjon, vil sannsynligvis bidra med denne høye arbeidsmoralen i organisasjonen lenge etter at vedkommende har begynt. Høy arbeidsmoral fører også nesten alltid til høy produktivitet, noe som er en stor fordel for organisasjoner i et stadig mer konkurransepreget marketplace.

Jitterbits tilnærming til effektiv integrasjon av søknadssystemer

Vi tror sterkt på en forbrukerorientert søkerhåndteringsopplevelse. Vi mener at integrering av ulike kilder til ansattdata styrker både relasjonen mellom ansatt og arbeidsgiver ved å strømlinjeforme hvordan kandidaten og deres opplevelse før ansettelse håndteres. Jitterbits HR-automatiseringsløsninger dreier seg om fire grunnleggende pilarer:

1. Applikasjonskoblinger. Applikasjonskoblinger er funksjoner som gir forhåndsdefinerte og gjenbrukbare tilkoblingsmuligheter til et bestemt endepunkt, for eksempel Workday eller andre vanlige HCM-systemer. Koblingene deler data og reduserer kompleksiteten ved å kommunisere direkte med et endepunkts API eller datautvekslingsprotokoller.

2. Integrasjonsoppskrifter. Oppskrifter er enkeltstående, ferdigbygde integrasjonsprosjekter som flytter data i én retning mellom lignende objekter på tvers av to applikasjoner eller systemer. For eksempel kan dette være en integrasjon mellom programvare for ansattes utgiftsrapporter og et lønnssystem.

3. Prosesstandarder. Dette er grupper av forhåndsbygde integreringsbrukstilfeller som akselererer utførelsen av en spesifikk prosess ved hjelp av en rekke objekter på tvers av flere applikasjoner eller systemer. Dette kan for eksempel være mellom et kompensasjonsstyringssystem og et ytelsesstyringssystem med det endelige målet å oppnå konsistens.

4. Leveringstjenester. Dette er ferdigpakkede professional services-løsninger med fast definert omfang, uten tilpasninger. De gir også mulighet til å utvide prosessmalene med tilpasninger til flere objekter og sluttpunkter. Dette gjør det mulig for eksperter på HCM-integrasjon å anbefale beste praksis og bidra til å skalere bruksscenarier for HCM.

Med en kraftig og brukervennlig KI-integrert integrasjonsplattform, Jitterbit setter HR-ledere og andre interessenter i stand til å koble seg til hvilken som helst applikasjon lokalt eller i skyen, slik at de kan drive avkastning (ROI), øke kundetilfredsheten og optimere tjenestelevering og -forvaltning, noe som gir dem et fortrinn i et ekstremt konkurranseutsatt marked.

For en nærmere og skreddersydd titt på hvordan integreringsstrategien for søkersporingssystemer (ATS) kan fungere for deg, bestill en demo i dag for å utforske integrasjonsplattformen vår.