door Sharvaani, Content Marketing Manager
Het is de eerste dag op je nieuwe baan. Er stroomt nerveuze energie door je aderen. Je vindt het spannend om nieuwe mensen te ontmoeten en je vindt het spannend om aan de slag te gaan en deel uit te maken van een nieuw team. Tegelijkertijd is je werkgever net zo enthousiast om je aan boord te hebben. Ze voelen de opwinding van het vervullen van een kritieke functie en zijn waarschijnlijk enthousiast dat er een nieuw teamlid klaar staat om bij te dragen aan uitdagingen op korte en lange termijn. Noch jij, noch je nieuwe organisatie willen deze ervaring iets minder dan geweldig maken.
Klinkt bekend? We hebben het allemaal meegemaakt. De energie en opwinding, van beide kanten, vertegenwoordigt een unieke kans om de arbeidservaring en het onboardingproces van werknemers op een zeer positieve manier te starten, zodat nieuwe werknemers niet alleen sneller productief zijn, maar ook een hoog moreel en veel energie hebben gedurende het hele proces. verloop van hun dienstverband.
Als nieuwe medewerker hier, bij Jitterbit, kan ik me er persoonlijk in vinden. Op dag één, twee maanden geleden, toen ik mijn nieuwe computer voor het eerst aanzette, was ik meteen enthousiast om te zien wat er zou gebeuren. Hoe zal de onboarding-ervaring van medewerkers bij Jitterbit eruitzien? Ik was verheugd om de stappen van het onboardingproces te voltooien:
- Maak kennis met mijn nieuwe manager. Wat zouden zijn verwachtingen zijn voor mijn eerste maanden bij de company? Welk type persoonlijkheid zou hij hebben? Welk type communicator zou hij zijn?
- Ontmoet mijn collega's. Met wie zou ik in de nabije toekomst samenwerken? Wat voor soort persoonlijkheden hebben ze? Zijn er een of twee personen in het bijzonder met wie ik een hechte band zou hebben?
- Ontvang kritieke activa en systeemtoegang. Ik had mijn laptop al, maar welke andere middelen heb ik nodig om succesvol te zijn? Hoe ontvang ik mijn sleutels van het plaatselijke kantoor? Zou ik tijdig toegang krijgen tot onze zakelijke berichten, email, en bestandsmappen die nodig zijn om mijn werk te doen?
- Schrijf je in voor de voordelen. Als voltijdse werknemer kom ik in aanmerking voor bepaalde voordelen. Medische, tandheelkundige en andere overwegingen vormen een belangrijk onderdeel van mijn werk en het effect ervan op mijn persoonlijke leven.
- Zorg voor tijdige en correcte compensatie. Als contentmarketingmanager is het belangrijk om te zorgen voor een goed beheer van eventuele werkgerelateerde uitgaven die ik heb.
Gelukkig verliep mijn onboardingproces naadloos en tijdig, dankzij de efficiënte werkethiek en ervaring van Human Resources (HR). Gezien de gebruikelijke uitdagingen met onboarding van medewerkers, prijs ik mezelf gelukkig. Onboarding of offboarding van een medewerker is een combinatie van veel verschillende overlappende processen. De nieuwe checklist voor onboarding van medewerkers omvat het opzetten van nieuwe medewerkers in Human Resource Information Systems (HRIS), onkostenbeheersystemen, salarisbeheersystemen en uitkeringsadministratiesystemen.
Voor elke nieuwe werknemer die bij een organisatie komt of deze verlaat, moeten veel HR-afdelingen die niet in staat zijn om gegevens samen te integreren, dezelfde processen keer op keer handmatig uitvoeren - wat alleen maar meer ruimte voor fouten vergroot en kan leiden tot ontevredenheid van werknemers en meer verloop.
Uitdagingen met handmatige onboarding-processen
- Eindeloos papierwerk: Veel organisaties vertrouwen op een onboardingproces voor nieuwe medewerkers dat een papieren aanpak omvat voor vragenlijsten voor nieuwe medewerkers, waarbij documenten worden emailnaar de nieuwe medewerker gestuurd, ingevuld en vervolgens gefaxt of emailteruggestuurd naar de organisatie. Helaas is de HR-afdeling verplicht om alle gegevens van nieuwe medewerkers handmatig in het HRIS in te voeren. Toegegeven, een dergelijk onboardingsysteem is op zijn zachtst gezegd omslachtig. De productiviteit, snelheid en nauwkeurigheid kunnen echter een grote klap krijgen als deze gegevens in meer dan één systeem moeten worden ingevoerd.
- Interdepartementale inconsistenties: Onboarding of offboarding kan centraal worden gecoördineerd door de HR-afdeling, maar er zijn ook veel andere afdelingen bij betrokken, zoals IT-ondersteuning, beveiliging, operations, faciliteiten, financiën en soms andere bedrijfsonderdelen. Dit zet de HR-managers onder druk om op te treden als projectmanagers en coördineert bijvoorbeeld de aanschaf van functionele computers die zijn gesynchroniseerd met de wifi op kantoor, een ID-kaart en andere middelen moeten allemaal klaar zijn op de eerste dag van de nieuwe aanwerving. Elke vorm van miscommunicatie tussen afdelingen kan het onboardingproces vertragen en het moreel van een medewerker verminderen, omdat ze zich afvragen waarom de organisatie op de eerste dag niet klaar voor hen was. De noodzaak van het uur is dan onboarding-automatisering.
Voordelen van onboarding procesautomatisering
Om een vlekkeloze onboarding-ervaring te bieden, moeten organisaties overstappen naar de automatisering van belangrijke HR-systemen. Helaas worden de meeste HR-gegevens opgeslagen in meerdere registratiesystemen. Wanneer kandidaatgegevens bijvoorbeeld niet goed zijn gekoppeld aan systemen voor salaris-, onkosten- en activabeheer tijdens het onboardingproces, kan dit de productiviteit schaden en het moreel schaden.
Als gevolg hiervan wenden veel HR-managers zich tot low-code ontwikkelingsplatforms om de uitwisseling van informatie tussen discrete onboarding-systemen voor werknemers te versnellen, waarbij geautomatiseerde onboarding-processen worden gebruikt om veel van de harde, handmatige arbeid te verwijderen die de vloek is geweest van veel HR-afdelingen .
Hoe een tandarts Company Geautomatiseerde onboarding van medewerkers voor het enorme personeelsbestand
ultradent, een wereldwijde tandheelkundige toelevering en productie company, is een organisatie die deze behoefte aan werknemersautomatisering op prijs stelde en besloot er iets aan te doen. De klanten zijn tandartsen, groepspraktijken, overheidsinstanties en universiteiten die meer dan 1,400 mensen in dienst hebben op 7 locaties wereldwijd. Voordat Ultradent zich bezighield met hun HR-gerelateerde datamanagementprocessen, had het verschillende uitdagingen. Deze omvatten:
- Vertraagde tijd tot productiviteit. Met een enorm wereldwijd personeelsbestand had Ultradent een oplossing nodig die het probleem van tijdrovende onboarding-processtappen, meerdere afdelingen, systemen en menselijke afhankelijkheid van HR-personeel kon oplossen. HR-managers werden het menselijke knelpunt voor gegevensverwerking, wat leidde tot onnodige vertragingen, beveiligingsproblemen en problemen met de naleving van audits.
- Gebrek aan integratietechnologie. De bestaande onboarding-technologiestapel van Ultradent maakte zichzelf sterk afhankelijk van overbodige menselijke processen, met veel ruimte voor fouten. Handmatig ingevoerde gegevens waren beperkt tot een paar onboarding-tools, waardoor de toegang tot belangrijke systemen werd geblokkeerd, waardoor het onboardingproces werd vertraagd en de "tijd tot productiviteit" van werknemers werd vertraagd.
- Aanzienlijke licentiekosten: Hoge licentiekosten als gevolg van vertragingen in de off-boarding-processen van klanten leiden tot grote ontevredenheid onder medewerkers en een slechte perceptie van de company onder medewerkers. HR-managers hadden moeite om het felbegeerde onberispelijke te bieden werknemerservaring.
Zo gebruikte Ultradent Jitterbit voor onboarding-automatisering
Ultradent omarmde Jitterbit's Werknemerservaring API360 (EX360) oplossing. Het was daardoor in staat om zijn onboarding-workflow, waaronder de integratie van de volgende processen:
- Kandidaten werven
- Aanwervingsbeslissingen afronden
- Voorziening en deprovisioning van activa
- Inschrijvingsvoordelen bieden
- Looncommissies verlengen
- Dashboards voor incidenten van medewerkers maken
- Trainingscertificaten maken
- Het beheren van hun reis- en andere uitgaven
- Scenario-planning
- Offboarding en beëindiging
"We wilden een naadloze onboarding-ervaring creëren en afstand nemen van een tijdrovend proces dat meerdere afdelingen, systemen en personeelsafhankelijkheden omvatte", zegt Jason Namoc, integratie-ingenieur bij Ultradent. “We hebben altijd voorop gelopen op het gebied van technologie en daarom zijn we in zee gegaan met Jitterbit. Het resultaat is een naadloze ervaring die de productiviteit van medewerkers bespoedigde en de medewerkerstevredenheid verhoogde.”, voegde hij eraan toe.
Al deze anders omslachtige stappen in het onboardingproces werden geïntegreerd met Jitterbit's EX360-oplossing. Nieuwe werknemersgegevens werden verzameld op één enkel aanmaakpunt, dat toegankelijk was voor alle belangrijke systemen, wat leidde tot automatische voorziening van activa in alle applicaties.
Als gevolg daarvan was er minder afhankelijkheid van mensen (waardoor de ruimte voor menselijke fouten kleiner werd), waardoor beveiligingsproblemen en complianceproblemen werden geëlimineerd. Over het algemeen werd de tijd tot productiviteit verminderd, waardoor werknemers gelukkiger en tevredener werden.
Automatiseer uw onboardingproces met Jitterbit
Als 5x leider in Gartner's Magic Quadrant for Enterprise Integration Platform as a Service, heeft Jitterbit de technische mogelijkheid om complexe systemen aan te sluiten, variërend van HRM, onkostenbeheer, secundaire arbeidsvoorwaarden en meer, met gespecialiseerde belonings- of wellness-applicaties voor werknemers die on-premise of in de wolk.
Jitterbit helpt organisaties bij het automatiseren en integreren van applicaties, onboardingtools voor medewerkers, datasilo's en gedistribueerde systemen. Het nieuwste aanbod van de company, Employee Experience API360, onderzoekt veel van de problemen waarmee organisaties worden geconfronteerd die applicaties willen creëren met een praktische zakelijke focus vanuit hun bestaande puntproducten.
De sjablonen van Jitterbit bieden bijvoorbeeld enkele, vooraf gebouwde integraties die gegevens snel in één richting verplaatsen tussen vergelijkbare objecten over twee applicaties of systemen. Als het gaat om onboarding en offboarding management binnen HR, omvatten de sjablonen van Jitterbit:
- Workday << >> ServiceNow Onboarding van werknemers Offboarding. Deze nieuwe sjabloon voor onboarding van werknemers is ontworpen voor gebruikers van beide Workday en ServiceNow. Het is een voorverpakte oplossing om te integreren Workday Human Capital Management (HCM) aan ServiceNow ITSM. De Workday naar ServiceNow Processjabloon biedt een uniforme ervaring voor onboardingprocessen van werknemers om de werknemer te activeren, inclusief IT, faciliteiten en beveiligingsverzoeken om de laptop, badge, bureauruimte, enz.
- Workday << >> Salesforce Onboarding van werknemers Offboarding. Deze sjabloon is ontworpen voor gebruikers van beide Workday en Salesforce. Het is een voorverpakte oplossing om te integreren Workday Human Capital Management (HCM) aan Salesforce Verkoopwolk. De Workday naar Salesforce Processjabloon biedt een uniforme ervaring voor algemene onboarding- en offboardingprocessen van werknemers.
- Workday <<>> Oracle NetSuite Medewerker Onboarding Offboarding. Deze sjabloon is een voorverpakte oplossing voor integratie Workday Human Capital Management (HCM) naar NetSuite ERP. De Workday to NetSuite Process Template biedt een uniforme ervaring voor algemene onboarding- en offboardingprocessen van werknemers.
Met een krachtig en gebruiksvriendelijk cloud-API-integratieplatform stelt Jitterbit HR-managers en andere belanghebbenden in staat om verbinding te maken met elke on-premises of in-cloud-applicatie, waardoor ze de ROI kunnen verhogen, de klanttevredenheid kunnen verhogen en de dienstverlening en het beheer kunnen optimaliseren. zij een voorsprong in een uiterst competitieve markt.
