Cómo una organización de atención a la tercera edad mejoró la eficiencia de un personal de más de 1,000

La integración y automatización de los sistemas comerciales clave ahorró incontables horas al mes al eliminar el procesamiento manual y la duplicación de tareas

Cómo una destacada organización australiana de atención a la tercera edad mejoró la eficiencia y la productividad mediante la automatización de tareas manuales y repetitivas para extraer más valor comercial del personal y los activos de TI existentes de la organización

Antecedentes

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) es una organización sin fines de lucro establecida hace más de 40 años por los Caballeros de la Cruz del Sur, una organización de laicos católicos en toda Australia, para brindar atención compasiva a nuestra población que envejece.

SCCQ emplea a más de 1,000 empleados que brindan servicios a más de 2,200 personas en Queensland, que incorporan 13 centros residenciales de atención a la tercera edad. homes, cinco aldeas de retiro, así como la comunidad y home servicios de atención que apoyan a 1,100 clientes en su home.

Desafío

“Multifacética y geográficamente dispersa, la organización sufría de ineficiencias, incluida la duplicación y triplicación de tareas rutinarias como la entrada manual de datos”.

Múltiples sitios, actividades y sistemas dependían del procesamiento manual de datos. Esto a menudo significaba una repetición de las tareas de entrada de datos para los miembros del personal, lo que afectaba su productividad y aumentaba el riesgo de error humano.

SCCQ buscó reducir las tareas de rutina que eran ineficientes, como múltiples entradas de datos, y mejorar significativamente la eficiencia y la productividad y extraer más valor comercial de los activos de TI existentes para brindar un mejor soporte al personal que opera en varios flujos operativos y en funciones clínicas, administrativas y de soporte en sitios

“Para eliminar las tareas repetitivas, necesitábamos ser más eficientes y sabíamos que esto se lograría automatizando e integrando nuestros sistemas y soluciones”, dice Kristin Bradic, Gerente de Desarrollo de Soluciones de SCCQ.

“Queríamos hacer más con lo que teníamos, y Jitterbit cumplía todos nuestros requisitos. Además de su potencial para optimizar las operaciones y reducir las ineficiencias en toda la organización, también ofreció la mejor relación calidad-precio en términos de costo total de propiedad para nuestra organización. Además, es fácil de usar, seguro y tiene conectores preexistentes disponibles”, dijo Kristin.

Eficiencias mejoradas para extraer más valor de los activos existentes

El objetivo clave era mejorar la eficiencia y la productividad mediante la automatización de tareas manuales y repetitivas, como la entrada de datos, y, por lo tanto, extraer más valor comercial del personal existente de la organización y los activos de TI, liberando su tiempo para concentrarse en tareas y cuidados comerciales más valiosos.

“Nuestro objetivo es hacer crecer comunidades donde las personas puedan vivir sus mejores vidas. Para lograrlo, necesitábamos ser más eficientes mediante la automatización e integración de nuestros sistemas y soluciones, eliminando así en la medida de lo posible las tareas repetitivas y de bajo valor”, dice Bradic.

Antes de:

• Conjuntos de datos dispares alojados en diferentes ubicaciones. Una gran dependencia del procesamiento manual; la duplicación e incluso la triplicación de tareas era común en toda la organización, lo que significaba una pérdida de tiempo y una menor productividad
• Colaboración mínima entre varios flujos comerciales y áreas de servicio en toda la organización y sin una visión general única de la organización, para poder mejorar la eficiencia general
• Ninguna fuente única de verdad para cada conjunto de datos, lo que condujo a ineficiencias y repeticiones.
• No hay automatización de los datos de referencia y los informes para mejorar las ineficiencias y brindar atención de manera oportuna

Después:

• Las integraciones en toda la empresa han mejorado significativamente la eficiencia del flujo de trabajo, los informes y la productividad
• El mayor acceso a la información ha mejorado la capacidad de agregar, analizar y mejorar la calidad de los datos, lo que lleva a decisiones comerciales más informadas y, lo que es más importante, a un mejor apoyo al personal en sus funciones para brindar atención a los residentes y clientes.
• Reducción significativa en la duplicación manual de datos y trabajo repetitivo
• Una jornada de trabajo más simple, optimizada y productiva para el personal significa que pudieron brindar un mayor nivel de atención a los residentes y clientes.

Solución

La integración y automatización de sistemas y tareas comerciales clave eliminó el procesamiento manual que consumía mucho tiempo y que a menudo implicaba la duplicación y triplicación de datos.

La organización vio a Jitterbit como un medio para simplificar y automatizar muchos procesos comerciales centrales, con un enfoque en la gestión de datos, para crear una fuente única de verdad para cada uno de los conjuntos de datos de la organización que sería fácilmente accesible para todo el personal en una variedad de ubicaciones. de manera oportuna y eficiente.

“La puesta en marcha inicial de Jitterbit se realizó internamente en nuestra organización con la ayuda de Jitterbit professional services”, dice Bradic. "Más allá de eso, Jitterbit PS se utilizó para ayudar a conectar los primeros puntos finales dado el nivel de seguridad requerido".

“Jitterbit en efecto ha transformado la forma en que funciona la organización al integrar diferentes sistemas y aplicaciones y automatizar muchas tareas. Por ejemplo, poder extraer automáticamente datos de varias fuentes no solo ha mejorado la eficiencia y la productividad del personal, sino que también ha brindado un nivel de control mucho más alto.

“Hasta la fecha, Jitterbit ha permitido integraciones que involucran administración de atención, ERP/facturación/compras, sistemas de personas, almacenamiento de datos SQL y uso compartido de archivos, que comprenden una combinación de puntos finales de HTTP, SFTP y base de datos.

“La mayor consistencia y disponibilidad de datos clínicos y basados ​​en el tiempo no solo ayuda a tomar mejores decisiones comerciales; Los importantes ahorros de tiempo han permitido al personal redirigir su tiempo y emprender otras actividades que pueden ayudar mejor a las personas bajo su cuidado.

“Jitterbit también ofreció la mejor relación calidad-precio en términos de costo total de propiedad. Evaluamos una serie de otros sistemas y Jitterbit demostró el mejor valor en términos de costo y logro de nuestro objetivo final. Ha sido fácil de configurar e implementar. Cuando tuvimos que comunicarnos con el soporte de Jitterbit, siempre los encontramos receptivos y útiles. Es raro que nuestros problemas no se resuelvan con la respuesta inicial o con una llamada rápida para compartir nuestras pantallas y solucionar problemas”, dice Bradic.

“Jitterbit definitivamente ha afectado la productividad de manera positiva. El proceso de integración ha mejorado significativamente nuestros informes en todo el negocio y, a medida que introducimos más automatización e integración, el personal comienza a pensar de manera diferente sobre cómo hacer las cosas…”.
– Kristin Bradic, gerente de desarrollo de soluciones, Southern Cross Care Qld

Resultados y beneficios

Kristin Bradic, gerente de desarrollo de soluciones, Southern Cross Care Queensland afirma que el éxito del proyecto se correlaciona directamente con los beneficios que se han obtenido, entre ellos ganancias significativas de productividad más acceso mejorado a información oportuna y datos clínicos, lo que a su vez ha significado un flujo de trabajo y eficiencias mejorados. , mejores decisiones comerciales y personal mejor respaldado en la prestación de atención a residentes y clientes.

“Jitterbit ha permitido a nuestro personal reducir el trabajo repetitivo y los riesgos asociados con múltiples entradas de los mismos datos, como corregir y verificar los datos que pueden resultar de un error humano.

“Jitterbit ahora se usa ampliamente dentro de nuestra organización y se ha convertido en una prioridad en varios departamentos al considerar formas de mejorar los procesos. Existe una colaboración activa entre nuestro equipo de desarrollo, la empresa y (cuando corresponda) los proveedores de software para desarrollar la solución más adecuada.

“También nos ha preparado para un futuro mejor, con una flexibilidad de aplicaciones que ampliará significativamente el alcance de lo que podemos hacer en el futuro”, dijo Bradic.

Desde que completó con éxito la integración, SCCQ ha mejorado la productividad en toda la empresa y ha logrado ahorros de tiempo significativos, lo que permite al personal redirigir su tiempo y realizar actividades para brindar un mejor apoyo a las personas bajo su cuidado.