Cómo una organización de atención para ancianos mejoró la eficiencia de una plantilla de más de 1,000 empleados

Antecedentes

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) es una organización sin fines de lucro establecida hace más de 40 años por los Knights of the Southern Cross, una organización de hombres laicos católicos de toda Australia, para brindar atención compasiva a nuestra población envejecida.

SCCQ cuenta con más de 1,000 empleados que prestan servicios a más de 2,200 personas en todo Queensland, lo que incluye 13 centros residenciales de atención a personas mayores home, cinco comunidades para jubilados, así como servicios de atención comunitaria y de home que brindan apoyo a 1,100 clientes en su home.

Desafío

“La organización, multifacética y geográficamente dispersa, sufría ineficiencias, incluida la duplicación y triplicación de tareas rutinarias como la entrada manual de datos.”

Múltiples sitios, actividades y sistemas dependían del procesamiento manual de datos. Esto a menudo significaba una repetición de las tareas de ingreso de datos para los miembros del personal, lo que afectaba su productividad y aumentaba el riesgo de errores humanos.

SCCQ buscó reducir tareas rutinarias que eran ineficientes, como múltiples ingresos de datos, y mejorar significativamente la eficiencia y la productividad, además de extraer más valor comercial de los activos de TI existentes para apoyar mejor al personal que opera en diversas áreas operativas y en roles clínicos, administrativos y de soporte en los sitios.

“Para eliminar las tareas repetitivas, necesitábamos ser más eficientes y sabíamos que esto se lograría automatizando e integrando nuestros sistemas y soluciones”, dice Kristin Bradic, Gerente de Desarrollo de Soluciones de SCCQ.

“Queríamos hacer más con lo que teníamos y Jitterbit cumplió con todos nuestros requisitos. Además de su potencial para optimizar operaciones y reducir ineficiencias en toda la organización, también ofreció la mejor relación calidad-precio en términos de costo total de propiedad para nuestra organización. Además, es fácil de usar, seguro y cuenta con conectores preexistentes disponibles”, dijo Kristin.

Eficiencias mejoradas para extraer más valor de los activos existentes

El objetivo clave fue mejorar las eficiencias y la productividad automatizando tareas manuales y repetitivas como la entrada de datos, y por lo tanto, extraer más valor de negocio del personal y los activos de TI existentes de la organización, liberando su tiempo para que se concentren en tareas de negocio y atención más valiosas.

“Nuestro objetivo es crear comunidades donde las personas puedan vivir su mejor vida. Para lograrlo, necesitábamos ser más eficientes automatizando e integrando nuestros sistemas y soluciones, eliminando así las tareas repetitivas y de bajo valor tanto como fuera posible”, dice Bradic.

Antes:

• Conjuntos de datos dispares alojados en diferentes ubicaciones. Una gran dependencia del procesamiento manual; la duplicación e incluso la triplicación de tareas eran comunes en toda la organización, lo que significaba tiempo perdido y menor productividad.
• Colaboración mínima entre diversas áreas de negocio y servicios dentro de la organización, y falta de una visión general unificada de la misma, lo que impide mejorar la eficiencia general.
• No existe una única fuente de verdad para cada conjunto de datos, lo que generó ineficiencias y repeticiones.
• No automatización de datos base e informes para mejorar ineficiencias y brindar atención de manera oportuna

Después de

• Las integraciones en toda la empresa han mejorado significativamente las eficiencias del flujo de trabajo, la presentación de informes y la productividad.
• Un mayor acceso a la información ha mejorado la capacidad de agregar, analizar y mejorar la calidad de los datos, lo que lleva a decisiones comerciales más informadas y, lo que es importante, a un mejor apoyo al personal en sus funciones para brindar atención a residentes y clientes.
• Reducción significativa en la duplicación manual de datos y en el trabajo repetitivo
• Una jornada laboral más simple, eficiente y productiva para el personal significó que pudieran brindar un mayor nivel de atención a los residentes y clientes.

Solución

La integración y automatización de sistemas y tareas clave del negocio eliminaron el procesamiento manual que consumía tiempo y que a menudo implicaba la duplicación y triplicación de datos.

La organización vio a Jitterbit como un medio para optimizar y automatizar muchos procesos comerciales centrales, con un enfoque en la gestión de datos, para crear una única fuente de verdad para cada uno de los conjuntos de datos de la organización que estaría fácilmente accesible para todo el personal en una variedad de ubicaciones de manera oportuna y eficiente.

“La puesta en marcha inicial de Jitterbit se llevó a cabo internamente en nuestra organización con la ayuda de Jitterbit professional services”, afirma Bradic. “Además, se utilizó Jitterbit PS para facilitar la conexión de los primeros puntos finales, dado el nivel de seguridad requerido.”

“Jitterbit ha transformado la forma en que la organización trabaja al integrar diferentes sistemas y aplicaciones y automatizar muchas tareas. Por ejemplo, el poder extraer datos automáticamente de diversas fuentes no solo ha mejorado la eficiencia y la productividad del personal, sino que también ha proporcionado un nivel de control mucho mayor.

“Hasta la fecha, Jitterbit ha facilitado integraciones que involucran Gestión de Casos, ERP/Facturación/Compras, Sistemas de Personas, Data Warehouse SQL y Compartición de Archivos, comprendiendo una combinación de puntos finales HTTP, SFTP y de Bases de Datos.

“La mejor consistencia y disponibilidad de datos clínicos y basados en el tiempo no solo ayuda a tomar mejores decisiones comerciales; el ahorro significativo de tiempo ha permitido al personal redirigir su tiempo y emprender otras actividades que pueden apoyar mejor a las personas a su cargo.

“Jitterbit también ofreció la mejor relación calidad-precio en términos de costo total de propiedad. Evaluamos varios sistemas más y Jitterbit demostró el mejor valor en cuanto a costo y consecución de nuestro objetivo final. Ha sido fácil de configurar e implementar. Cuando hemos necesitado contactar al soporte de Jitterbit, siempre nos han parecido receptivos y serviciales. Es raro que nuestros problemas no se resuelvan con la primera respuesta o con una llamada rápida para compartir nuestras pantallas y solucionar problemas”, dice Bradic.

Jitterbit definitivamente ha afectado la productividad de manera positiva. El proceso de integración ha mejorado significativamente nuestros informes en toda la empresa, y a medida que introducimos más automatización e integración, el personal está empezando a pensar de manera diferente sobre cómo hace las cosas...”
Kristin Bradic, Gerente de Desarrollo de Soluciones, Southern Cross Care Qld

Resultados y Beneficios

Kristin Bradic, Gerente de Desarrollo de Soluciones de Southern Cross Care Queensland, afirma que el éxito del proyecto se correlaciona directamente con los beneficios obtenidos, entre ellos importantes avances en productividad y un mejor acceso a información y datos clínicos oportunos, lo que a su vez se ha traducido en una mejora del flujo de trabajo y la eficiencia, mejores decisiones comerciales y personal mejor respaldado en la prestación de atención a residentes y clientes.

“Jitterbit ha permitido a nuestro personal reducir el trabajo repetitivo y los riesgos asociados con múltiples entradas de los mismos datos, como la corrección y verificación de datos que pueden resultar de errores humanos.".

“Jitterbit es ahora ampliamente utilizado dentro de nuestra organización y se ha convertido en una solución prioritaria en varios departamentos al considerar formas de mejorar los procesos. Existe una colaboración activa entre nuestro equipo de desarrollo, el área de negocio y (cuando aplica) los proveedores de software para desarrollar la solución más adecuada.".

“También nos ha preparado para un futuro mejor, con flexibilidad de aplicación que ampliará significativamente el alcance de lo que podremos hacer en el futuro”, dijo Bradic.

Desde que se completó exitosamente la integración, SCCQ ha mejorado la productividad en toda la empresa y ha logrado ahorros de tiempo significativos, lo que permite al personal redirigir su tiempo y llevar a cabo actividades para apoyar mejor a las personas a su cargo.