Di Greg Belkin, Direttore del marketing di prodotto
Ammettiamolo, la gestione delle spese dei dipendenti può essere un processo stressante, complesso e dispendioso in termini di tempo. Di solito comporta il coordinamento di più sistemi di registrazione, tra cui la gestione delle spese, la gestione delle risorse umane (HRM) e il libro paga. Implica anche l'assistenza ai dipendenti che si aspettano che i loro rimborsi siano equi, tempestivi e accurati. Ciò mette molta pressione su tutti per farlo bene.
Per molti nel settore delle risorse umane, l'intero processo di gestione delle spese dei dipendenti è stato liquidato come un male necessario. Spesso è pensato come qualcosa che tutti ha fare ma nessuno vuole fare. Fortunatamente, la tecnologia ci ha permesso di allontanarci dal tracciamento manuale sui fogli di calcolo e dai lunghi rapporti avanti e indietro delle ricevute fisiche e verso piattaforme, applicazioni e servizi moderni. Tuttavia, è ancora visto con disprezzo perché c'è molto lavoro di gamba che deve essere gestito. I responsabili delle risorse umane e gli altri soggetti coinvolti devono, ad esempio:
- Crea un nuovo conto di gestione delle spese per ogni nuovo dipendente. È necessario creare un account utente nel sistema di gestione delle note spese scelto dall'organizzazione. È fondamentale che i dati inseriti in questo account corrispondano a quanto probabilmente è già stato impostato nel file companydi gestione delle risorse umane, in quanto non vi è spazio per discrepanze o errori.
- Mantieni gli account aggiornati. I responsabili delle risorse umane devono aggiornare manualmente regolarmente le modifiche ai dati dei dipendenti (come i dettagli del conto bancario, i requisiti di ritenuta fiscale di un dipendente, il cambio di indirizzo, ecc.) in più sistemi, il che sottrae tempo ad altre attività critiche.
- Integra l'account con altri sistemi. Una volta completata e approvata una nota spese, i responsabili delle risorse umane devono assicurarsi che i dati della nota spese vengano reimportati nel sistema HRM dal sistema di gestione della nota spese scelto per l'elaborazione dei pagamenti.
Questi passaggi comportano il coordinamento di più sistemi di registrazione, rallentando la produttività e creando spazio per gli errori. È una semplice probabilità: più volte le informazioni di un dipendente devono essere inserite in un sistema, maggiori sono le possibilità di commettere un errore.
Accedi all'integrazione del sistema HRM
Le migliori organizzazioni si rendono conto della necessità di un'esperienza HR orientata al consumatore per i propri dipendenti. Sanno che la gestione delle spese dei dipendenti è una parte fondamentale di questa esperienza perché è uno dei primi processi a cui vengono introdotti i nuovi dipendenti quando entrano a far parte di un'organizzazione. Anche la gestione delle spese è un processo critico da ottenere correttamente perché comporta il rimborso di denaro ai dipendenti.
Come individui, ci aspettiamo che questo processo sia tempestivo e accurato, altrimenti il morale dei dipendenti ne risente. Riuscire a farlo con il minimo sforzo manuale è un obiettivo raggiungibile, ma richiede l'integrazione di varie fonti di dati sui dipendenti. Di conseguenza, le organizzazioni possono semplificare il modo in cui il dipendente può inserire e accedere ai propri dati personali e migliorare il modo in cui le risorse umane e altro personale di supporto possono elaborare tali modifiche.
Prendiamo, ad esempio, UltraDent, a company di oltre 1,000 persone nel settore dei servizi sanitari globali. IL company dava grande priorità al buon servizio clienti e insisteva molto affinché le relazioni con i dipendenti fossero altrettanto forti. Tuttavia, prima di snellire le proprie procedure di gestione delle spese, il company hanno riscontrato ritardi significativi tra l'invio delle spese, il pagamento e la rendicontazione. Ha inoltre scoperto discrepanze nella rendicontazione finanziaria dovute a errori manuali e una visibilità limitata nella gestione delle spese. Dopo aver affrontato questa sfida, UltraDent ha riscontrato una maggiore soddisfazione dei dipendenti grazie ad approvazioni e rimborsi accelerati. Hanno inoltre eliminato gli errori manuali, stabilito un reporting finanziario più affidabile e aumentato la visibilità nella gestione delle spese.
Jitterbit lo chiama an Esperienza dei dipendenti API360 approccio, e comprende quattro componenti chiave:
- Connettori dell'applicazione: I connettori delle app forniscono connettività predefinita e riutilizzabile a un endpoint specifico. Nel caso della gestione delle spese o di altre funzioni legate al lavoro, ciò potrebbe includere Workday o altri popolari sistemi di gestione delle risorse umane. I connettori condividono i dati e semplificano l'interazione diretta con l'API dell'endpoint o i protocolli di scambio dei dati.
- Ricette di integrazione: Una ricetta di integrazione è un singolo progetto di integrazione predefinito che introduce i dati in una direzione tra oggetti simili tra app o sistemi. In questo caso potrebbe trattarsi di un'integrazione tra il software di tracciamento e rendicontazione delle spese dei dipendenti e un sistema di gestione delle buste paga.
- Modelli di processo: Facendo un ulteriore passo avanti, si tratta di gruppi di progetti predefiniti basati su casi d'uso che utilizzano una serie di oggetti su più applicazioni o sistemi. Ciò potrebbe comportare il tuo sistema HRM come hub per gestire il processo di onboarding dei dipendenti, nonché la gestione delle spese.
- Servizi di consegna. I servizi di consegna sono fissi, preconfezionati professional services impostare senza personalizzazione. Possono estendere i modelli di processo con la personalizzazione a oggetti ed endpoint aggiuntivi in base alle esigenze specifiche di un'organizzazione o alle piattaforme in cui hanno investito.
Vantaggi della gestione integrata delle spese
Alcuni potrebbero chiedersi: "perché ho bisogno dell'integrazione dei sistemi di gestione delle spese dei dipendenti? Quali sono i vantaggi da tutte le prospettive?" È vero che il comfort e la familiarità si accompagnano al fare le cose come le hai sempre fatte. Ma ciò non significa necessariamente che sia la cosa migliore per l'azienda o per la sanità mentale della gestione delle risorse umane e dei dipendenti. In effetti, molti che sperimentano la potenza e la facilità della vera integrazione dei sistemi e del software HRM si chiedono perché ci sia voluto così tanto tempo per la conversione. I principali vantaggi includono:
- Onboarding più rapido di nuovi dipendenti
- Gestione più rapida ed efficiente dei dipendenti esistenti tramite modelli self-service
- Maggiore produttività per i responsabili delle risorse umane con processi automatizzati di rendicontazione delle spese
- Maggiore soddisfazione e morale dei dipendenti grazie all'accelerazione dei tempi di pagamento
- Aumento della produttività in tutta l'organizzazione
- Uso efficiente e più strategico delle risorse
- Maggiore morale e soddisfazione tra i responsabili delle risorse umane
- Immissioni di dati molto meno manuali, con conseguente minor numero di errori di dati
- Diminuzione del fatturato grazie al miglioramento delle esperienze e del morale
Integrazione dei dipendenti a 360 gradi: sei più vicino di quanto pensi
Come puoi vedere, ci sono molti potenziali vantaggi di cui le organizzazioni possono godere quando implementano l'integrazione di Employee 360 per il monitoraggio e la rendicontazione delle spese, insieme a una più ampia gestione delle risorse umane. In precedenza abbiamo esaminato il motivo la migliore esperienza dei dipendenti richiede una gestione efficace dei dati delle risorse umane. In un prossimo post, daremo uno sguardo più approfondito a come le integrazioni dei sistemi HR di Employee 360 possono aiutare un altro punto dolente comune sul posto di lavoro, come l'onboarding e l'offboarding dei dipendenti.
Nel frattempo, scopri come piacciono alle aziende SmartRecruiter ed Soluzioni digitate ha utilizzato le integrazioni di Employee 360 per migliorare significativamente le proprie capacità HR.
