Työnkulun automatisointi innovaatiostrategiana

Greg Belkinin toimesta, Senior Director, Product Marketing

Työnkulun automatiikka on loistava tapa tehostaa prosesseja ja kasvattaa tehokkuutta, ja se johtaa onnellisempiin työntekijöihin. Mutta voiko se myös vauhdittaa liiketoiminnan kasvua?

Kyllä! Työnkulun automaatio ei tarkoita pelkästään manuaalisiin tehtäviin kuluvan ajan ja vaivan vähentämistä. Se voi toimia myös innovaatioiden moottorina. Miten? Tarkastellaan asiaa muutamasta näkökulmasta ja keskustellaan sitten siitä, miten voit ottaa käyttöön työnkulun automaation, joka auttaa yritystäsi muuttumaan innovatiivisemmaksi.

Työnkulun automatisointi luovuudelle

Ensimmäinen näkökohta liittyy siihen, mistä puhuimme viime kerralla. Työnkulun automaatio vapauttaa ihmiset pohjimmiltaan tehtävistä, jotka ovat toistuvia, ikäviä eivätkä tuo paljoakaan todellista lisäarvoa liiketoiminnalle. Sen lisäksi, että ihmiset arvostavat vapautumista näistä tehtävistä, he pystyvät sen myötä tekemään luovempaa työtä.

Hyödyttääkö luovuus todella liiketoimintaa? Forresterin tutkimus totesi, että 82 prosenttia johtajista näkee vahvan yhteyden luovuuden ja liiketoiminnan tulosten välillä. Luovan vapauden ja työpaikkatyytyväisyyden välillä on myös vahva yhteys.

Lisäksi innovaatio vaatii luovuutta; uudet ideat eivät vain putkahda tyhjästä. Kun ihmiset eivät käytä aikaansa perustoimintojen tietojen syöttämiseen tai sähköpostikampanjoiden manuaaliseen määrittämiseen, heillä on enemmän tilaisuuksia löytää innovaatioalueita ja luoda ideoita, jotka voivat auttaa liiketoimintaa.

Työnkulun automatisointi prosessien kehittämiseen

Toinen näkökohta on prosessien kehittäminen. Työnkulun automaatio luonnollisesti nopeuttaa prosesseja vähentämällä ihmisen puuttumisen tarvetta, mutta itse työnkulun automaation toteuttaminen voi tuoda mukanaan prosessiparannuksia.

Monet liiketoimintaprosessit tapaavat syntyä orgaanisesti. Minkään osaston kohdalla alustavia prosesseja, joiden mukaan asioita tehdään, ei välttämättä ole mietitty perusteellisesti. Lisäksi asioiden muuttuessa ajan myötä myös nuo prosessit kehittyvät. Tämä tehdään yleensä sen perusteella, mikä kulloinkin vaikuttaa tehokkaimmalta ja järkevimmältä, mutta laajemmasta näkökulmasta voisi olla olemassa parempi tapa.

Kun siis käyt läpi prosessia, jossa tutkit työnkulun automaatiosta hyötyviä prosesseja, sinulla on myös tilaisuus tunnistaa prosesseja, jotka hyötyisivät perusteellisesta uudistamisesta – tai jopa lakkauttamisesta. Mikä parasta, saatat huomata kohtia, joissa voisit kokeilla jotain täysin uutta. Ja se on innovointia!

Työnkulkujen automaatio skaalautuvuutta varten

Kolmas näkökohta on skaalautuvuus. Jälleen kerran mikä tahansa orgaanisesti syntyvä uusi prosessi perustuu yleensä siitä vastaaviin ihmisiin. Jos asiat kasvavat, he voivat tuoda mukaan ja kouluttaa muita ihmisiä, mutta se vaatii väistämättä aikaa perehdytykseen, koulutukseen käytettyjä tunteja ja inhimillisestä erehdyksestä johtuvia väistämättömiä virheitä tai paria.

Jos pystyt automatisoimaan kyseisen työnkulun, skaalautumisvauhdille on paljon vähemmän rajoituksia. Kun pilottiohjelma on siis erittäin menestyksekäs, sitä on helppo laajentaa niin pitkälle kuin suinkin mahdollista.

Työnkulkujen automaatio innovoinnin vauhdittajana

Joten miten voit varmistaa, että käytät työnkulun automaatiota innovaatioiden saavuttamiseen?

Määritä ensin tavoitteesi. Innovaatio on hienoa, mutta ei silloin, jos se on vain innovaatiota innovaation vuoksi. Varmista, että pyrit käyttämään työnkulun automaatiota tavalla, joka tukee jotakin tärkeää liiketoimintatavoitetta.

Seuraavaksi kouluta henkilöstösi. Kyllä, työnkulun automaatio on tarkoitettu vapauttamaan heidät joistakin tehtävistään. Heidän on kuitenkin tiedettävä, mitä automatisoidaan – tai vielä parempaa, miten he voivat luoda omia automaatioitaan – ja mihin työhön heillä on sen myötä vapaus keskittyä. Jos haluat heidän tuottavan mahdollisimman paljon arvoa, sinun on varmistettava, että he tietävät, mihin keskittyä.

Älä lopuksi lopeta. Pelkästään se, että jokin on automatisoitu, ei tarkoita, etteikö sitä voisi parantaa. Työnkulun automaatioiden kehittäminen voi auttaa saamaan niistä vielä enemmän irti – ja auttaa sinua löytämään uusia tapoja innovoida.

Riippumatta siitä, missä organisaatiosi voi hyötyä työnkulun automaatiosta, voit käyttää sitä paitsi tehokkuuden saavuttamiseen ja vaivan vähentämiseen myös innovaatiomahdollisuuksien hyödyntämiseen. Ja se on sellaista musiikkia, jonka tahdissa kaikki tanssivat.

Haluatko oppia lisää työnkulkujen automatisoinnista? Ota meihin yhteyttä jo tänään, ja autamme sinua selvittämään, miten yrityksesi voi hyötyä siitä.