La VUB, la principale università di ricerca belga, utilizza Jitterbit Harmony per consolidare e velocizzare le integrazioni

Con la potenza di iPaaS, Vrije Universiteit Brussel accelera le integrazioni, modernizza la propria infrastruttura e migliora l'efficienza operativa.

La sfida

Sfruttare un ESB per le sue integrazioni stava diventando troppo costoso, dispendioso in termini di tempo e impegnativo

Vrije Universiteit Brussel (VUB) è un'università di ricerca di lingua olandese e inglese situata in due campus a Bruxelles, in Belgio. Fondata sui principi della libera ricerca e della ragione, l'università porta il motto latino “Scientia Vincere Tenebras”, ovvero “la scienza vincerà l'oscurità”. Oggi VUB lo è home a 20,000 studenti, quasi un quarto dei quali provenienti dall'estero, impegnati a costruire il proprio futuro e quello del mondo. Con una ricerca scientifica di alta qualità e un'istruzione personalizzata, VUB fornisce un contributo attivo e impegnato a una società migliore e più sostenibile.

Utilizzando un Enterprise Service Bus (ESB) obsoleto per le sue integrazioni, VUB ha trovato sempre più difficile mantenere le integrazioni esistenti e sviluppare rapidamente le nuove integrazioni richieste dall'evoluzione delle esigenze aziendali.

In particolare, VUB, come tutte le università, ne ha numerose processi ad alta intensità di dati che gestisce, incluso uno dei suoi più impegnativi: l’identità del personale e degli studenti. All'interno dell'università, ci sono molteplici potenziali fonti di nuove identità: gli studenti, ad esempio, vengono originariamente creati nel Sistema informativo degli studenti (SIS), mentre i membri del personale, a seconda di dove hanno lavorato all'interno di VUB, sono stati creati dal sistema HR dell'università , o nei sistemi ospedalieri universitari.

VUB necessita che ciascuno di questi sistemi sia connesso al proprio sistema IAM (Identity & Access Management)., dove si consolidano le identità e si assegnano i diritti di accesso, per poi connettersi con i sistemi universitari in cui studenti e personale svolgono il proprio lavoro.

Soluzione

Jitterbit's Harmony iPaaS è stato selezionato per la sua facilità d'uso, flessibilità e capacità di integrazione scalabile

Dopo un'intensa ricerca su una moderna soluzione di integrazione in grado di soddisfare sia le esigenze attuali che quelle future, VUB selezionato Jitterbit Harmony per flessibilità, facilità d'uso e capacità di creare integrazioni on-premise, sul cloud o entrambi. Come primo passo dopo aver scelto Jitterbit, VUB ha reimplementato il provisioning delle identità degli studenti e del personale tra i suoi sistemi.

Durante la migrazione a Jitterbit Harmony, VUB ha scelto deliberatamente di riprogettare questi flussi di dati di identità come flussi incrementali più robusti ed efficienti, che vengono eseguiti continuamente durante il giorno. Per consentire a Jitterbit di estrarre o inviare dati a sistemi legacy che non offrono la propria API REST, l'università ha creato API REST personalizzate per tali sistemi. Tre operazioni Jitterbit pianificate ora si occupano dell'invio incrementale delle identità dai tre sistemi di origine al sistema IAMe un'altra operazione Jitterbit pianificata si occupa dell'invio di identità consolidate dal sistema IAM agli altri sistemi dell’organizzazione.

Prima:

• Numerose integrazioni venivano eseguite su un pesante Enterprise Service Bus (ESB) che eseguiva trasferimenti batch di dati lenti e basati su file. I trasferimenti di dati richiederebbero fino a due giorni perché si trattava di un processo batch che veniva eseguito solo una volta a notte. Più spesso, i cambiamenti si riflettevano negli altri sistemi solo dopo che erano trascorsi due giorni. Se i dati fossero imprecisi, questo processo richiederebbe ancora più tempo.
• La logica di integrazione era distribuita su diversi sistemi e non era chiaramente definita in flussi di integrazione specifici, rendendo difficile il mantenimento o il cambiamento di VUB.
• VUB faceva affidamento sull'aiuto di costosi partner di sviluppo esterni per mantenere e apportare modifiche alle integrazioni.
• È stato difficile per VUB sviluppare rapidamente le nuove integrazioni richieste dalle esigenze aziendali emergenti. Ciò non ha portato ad alcun nuovo sviluppo dell’integrazione.

Dopo:

• I trasferimenti di dati sono più veloci. In precedenza, le registrazioni ai corsi di VUB richiedevano fino a due giorni tra l'esecuzione dell'azione di iscrizione e la visualizzazione di tale azione riflessa in altri sistemi, come LMS. L'iscrizione degli studenti al SIS avviene molto più rapidamente: il processo richiede ora solo 30 minuti. 
• Il nuovo sistema evita la duplicazione degli errori e facilita la loro correzione.
• Architettura di integrazione migliorata, incluso il passaggio a flussi incrementali basati su API. VUB ha sviluppato 10/15 API tramite Jitterbit che ora possono essere utilizzate da altri sistemi.
• VUB ora dispone di un team di sviluppo interno che riesce a mantenere le integrazioni esistenti e a sviluppare rapidamente nuove integrazioni, oltre al normale lavoro di sviluppo. VUB è ora in grado di misurare l'attività di integrazione, compreso il tempo che intercorre tra la richiesta, quando i requisiti sono chiari e quando vengono consegnati.

Risultato

Trasferimenti di dati più rapidi, controllo dell'integrazione interno e un'infrastruttura più solida trasformano le operazioni per VUB

Utilizzando Jitterbit, VUB ha avuto successo costruito processi di provisioning dei dati più robusti e ad alte prestazioni. Questi processi non solo sono facilmente manutenibili, ma possono anche essere estesi man mano che emergono nuovi requisiti. Inoltre, VUB ha trasferito la responsabilità delle sue implementazioni di integrazione (20 in totale) al suo team di sviluppo interno, consentendo a VUB di esercitare pieno controllo sulla propria infrastruttura dati. Questa transizione ha semplificato la gestione sia delle integrazioni esistenti che dello sviluppo di nuove, allineandole alle procedure standard di sviluppo non integrate.

VUB ha già implementato cambiamenti nei propri sistemi finanziari e salariali e lo è pronto a rinnovare tutte le interfacce integrando più sistemi. Il loro team operativo ora gestisce in modo efficiente gli agenti Jitterbit in sede, un compito molto meno impegnativo rispetto alla precedente manutenzione dell'ESB gradualmente eliminato, dopo aver reimplementato con successo le loro integrazioni utilizzando Jitterbit.

Con Jitterbit, VUB ha anche migliorato l'architettura di integrazione, ha consentito ai team di sviluppo interni di mantenere o modificare facilmente le integrazioni esistenti e di sviluppare nuove integrazioni richieste dalle esigenze aziendali in evoluzione, eliminando la necessità di costosi sviluppi di integrazioni esterne. Grazie all'automazione dei processi ad alta intensità di dati, l'iscrizione degli studenti allo Student Information System (SIS) si riflette molto più rapidamente in sistemi come il Learning Management System (LMS).

“Essendo un’università che negli ultimi decenni ha registrato una crescita lineare da 8,000 a 20,000 studenti, avevamo bisogno di una soluzione moderna che ci permettesse di mantenere facilmente le nostre integrazioni esistenti e di rispondere più rapidamente a quelle nuove. La nostra adozione di Jitterbit ha superato le nostre aspettative: ci ha permesso di assumere il controllo ed eliminare la necessità di costosi aiuti esterni allo sviluppo e di essere più agili nel rispondere alle esigenze aziendali."

– Niels Joncheere, responsabile del team tecnico e architetto software, Vrije Universiteit Brussel