Di Sharvanani, Content Marketing Manager
È il primo giorno del tuo nuovo lavoro. Hai energia nervosa che scorre nelle tue vene. Sei entusiasta di incontrare nuove persone e sei entusiasta di metterti al lavoro e far parte di un nuovo team. Allo stesso tempo, il tuo datore di lavoro è altrettanto entusiasta di averti a bordo. Provano l'entusiasmo di ricoprire una posizione critica e sono probabilmente entusiasti di avere un nuovo membro del team pronto a contribuire alle sfide a breve e lungo termine. Né tu né la tua nuova organizzazione volete rendere questa esperienza qualcosa di meno che sorprendente.
Suona familiare? Ci siamo passati tutti. L'energia e l'entusiasmo, da entrambe le parti, rappresentano una singolare opportunità per iniziare l'esperienza lavorativa e il processo di onboarding dei dipendenti con una nota altamente positiva, in modo che non solo i nuovi dipendenti siano produttivi più velocemente, ma abbiano anche un morale alto e un'energia elevata durante l'intero corso del loro impiego.
Come nuovo dipendente qui, a Jitterbit, posso relazionarmi personalmente. Il primo giorno, due mesi fa, quando ho acceso per la prima volta il mio nuovo computer, sono stato subito entusiasta di vedere cosa sarebbe successo dopo. Come sarà l'esperienza di onboarding dei dipendenti in Jitterbit? Ero entusiasta di completare i passaggi del processo di onboarding:
- Ti presento il mio nuovo manager. Quali sarebbero le sue aspettative per i miei primi mesi al company? Che tipo di personalità avrebbe? Che tipo di comunicatore sarebbe?
- Incontra i miei colleghi. Con chi lavorerei per il prossimo futuro? Che tipo di personalità hanno? Ci sono una o due persone in particolare con cui sarei vicino?
- Ricevi risorse critiche e accesso al sistema. Avevo già il mio laptop, ma di quali altre risorse avrei bisogno per avere successo? Come riceverò le chiavi dell'ufficio locale? Mi verrebbe fornito un accesso tempestivo alla nostra messaggistica aziendale, emaile le directory dei file necessarie per svolgere il mio lavoro?
- Iscriviti per i vantaggi. In qualità di dipendente a tempo pieno, ho diritto a determinati benefit. Le considerazioni mediche, dentistiche e di altro tipo sono una parte importante del mio lavoro e il loro effetto sulla mia vita personale.
- Garantire un risarcimento tempestivo e accurato. In qualità di responsabile del marketing dei contenuti, è importante garantire la corretta gestione di eventuali spese legate all'impiego che potrei avere.
Fortunatamente, il flusso del mio processo di onboarding è stato fluido e tempestivo, grazie all'etica e all'esperienza del lavoro efficienti delle Risorse Umane (HR). Date le solite sfide con l'inserimento dei dipendenti, mi considero fortunato. L'onboarding o l'offboarding di un dipendente è una combinazione di molti diversi processi sovrapposti. La nuova lista di controllo per l'onboarding dei dipendenti include la creazione di nuovi dipendenti nei sistemi informativi delle risorse umane (HRIS), nei sistemi di gestione delle spese, nei sistemi di gestione delle buste paga e nei sistemi di amministrazione dei benefici.
Per ogni nuovo dipendente che entra o lascia un'organizzazione, molti reparti delle risorse umane che non hanno la capacità di integrare i dati insieme devono eseguire gli stessi processi più e più volte, manualmente, il che aumenta semplicemente il margine di errore e può causare insoddisfazione dei dipendenti e maggiore attrito.
Sfide con i processi manuali di onboarding
- Scartoffie a non finire: Molte organizzazioni si affidano a un processo di onboarding dei nuovi dipendenti che include un approccio cartaceo per i questionari dei nuovi assunti, in cui i documenti vengono emailinviato al nuovo assunto, compilato e poi inviato via fax o emailrestituito all'organizzazione. Sfortunatamente, il dipartimento Risorse umane è tenuto a inserire manualmente tutti i dettagli delle nuove assunzioni nell'HRIS. D'accordo, un tale sistema di onboarding è a dir poco macchinoso. Tuttavia, produttività, velocità e precisione possono subire un duro colpo quando questi dati devono essere inseriti in più di un sistema.
- Incongruenze interdipartimentali: L'onboarding o l'offboarding possono essere coordinati a livello centrale dal dipartimento delle risorse umane, ma possono coinvolgere anche molti altri dipartimenti, come il supporto IT, la sicurezza, le operazioni, le strutture, la finanza e talvolta altre unità aziendali. Ciò esercita pressioni sui responsabili delle risorse umane affinché agiscano come project manager, coordinando, ad esempio, l'approvvigionamento di computer funzionali sincronizzati con il WiFi dell'ufficio, una carta d'identità e altri beni dovrebbero essere tutti pronti entro il primo giorno della nuova assunzione. Qualsiasi tipo di cattiva comunicazione tra i reparti può ritardare il processo di onboarding e ridurre il morale di un dipendente, poiché si chiedono perché l'organizzazione non fosse pronta per loro fin dal primo giorno. La necessità del momento è quindi l'automazione di bordo.
Vantaggi dell'automazione dei processi di onboarding
Per offrire un'esperienza di onboarding impeccabile, le organizzazioni devono passare all'automazione dei principali sistemi HR. Sfortunatamente, la maggior parte dei dati sulle risorse umane è archiviata in più sistemi di registrazione. Ad esempio, quando i dati dei candidati non sono correttamente collegati ai sistemi di buste paga, spese e gestione patrimoniale durante il processo di onboarding, possono danneggiare la produttività e ferire il morale.
Di conseguenza, molti responsabili delle risorse umane si stanno rivolgendo a piattaforme di sviluppo low-code per accelerare lo scambio di informazioni tra sistemi discreti di onboarding dei dipendenti, utilizzando processi di onboarding automatizzati per rimuovere gran parte del duro lavoro manuale che è stato la rovina di molte divisioni delle risorse umane .
Come un dentista Company Onboarding automatizzato dei dipendenti per la sua enorme forza lavoro
Ultradente, una fornitura e produzione dentale globale company, è un'organizzazione che ha apprezzato questa esigenza di automazione dei dipendenti e ha deciso di fare qualcosa al riguardo. I suoi clienti sono dentisti, studi associati, agenzie governative e università che impiegano oltre 1,400 persone in 7 sedi globali. Prima di affrontare i processi di gestione dei dati relativi alle risorse umane, Ultradent ha dovuto affrontare diverse sfide. Questi includevano:
- Tempo ritardato per la produttività. Con un'enorme forza lavoro globale, Ultradent aveva bisogno di una soluzione che potesse risolvere il problema delle lunghe fasi del processo di onboarding, più reparti, sistemi e dipendenze umane dal personale delle risorse umane. I responsabili delle risorse umane stavano diventando il collo di bottiglia umano per l'elaborazione dei dati, creando inutili ritardi, vulnerabilità della sicurezza e problemi di conformità agli audit.
- Mancanza di tecnologia di integrazione. Lo stack tecnologico di onboarding esistente di Ultradent si stava rendendo fortemente dipendente da processi umani ridondanti, con un margine di errore significativo. I dati inseriti manualmente erano limitati a pochi strumenti di onboarding, bloccando l'accesso ai sistemi chiave, rallentando così il processo di onboarding e ritardando il "tempo per la produttività" dei dipendenti.
- Costi di licenza significativi: Gli elevati costi di licenza dovuti a ritardi nei processi di off-boarding dei clienti portano ad un’elevata insoddisfazione dei dipendenti e ad una scarsa percezione del company tra i dipendenti. I responsabili delle risorse umane faticavano a fornire l'impeccabilità tanto desiderata esperienza dei dipendenti.
Ecco come Ultradent ha utilizzato Jitterbit per l'automazione dell'onboarding
Ultradent ha abbracciato Jitterbit's Esperienza dei dipendenti API360 (EX360) soluzione. È stato quindi in grado di semplificare il suo flusso di lavoro di onboarding, che prevedeva l'integrazione dei seguenti processi:
- Reclutamento di candidati
- Finalizzazione delle decisioni di assunzione
- Asset di provisioning e deprovisioning
- Fornire vantaggi di iscrizione
- Estendere le commissioni sui salari
- Creazione di dashboard sugli incidenti dei dipendenti
- Creazione di certificati di formazione
- Gestire i loro viaggi e altre spese
- Pianificazione dello scenario
- Offboarding e terminazione
"Stavamo cercando di creare un'esperienza di onboarding senza soluzione di continuità e allontanarci da un processo dispendioso in termini di tempo che includeva più reparti, sistemi e dipendenze del personale", ha affermato Jason Namoc, ingegnere di integrazione presso Ultradent. “Siamo sempre stati all'avanguardia della tecnologia, ed è per questo che ci siamo impegnati con Jitterbit. Il risultato è un'esperienza senza soluzione di continuità che ha accelerato il tempo di produttività dei dipendenti e aumentato la soddisfazione dei dipendenti", ha aggiunto.
Tutti questi passaggi del processo di onboarding, altrimenti ingombranti, sono stati integrati con la soluzione EX360 di Jitterbit. I nuovi dati dei dipendenti sono stati raccolti in un unico punto di creazione, accessibile da tutti i sistemi chiave, portando al provisioning automatico delle risorse in tutte le applicazioni.
Di conseguenza, c'era una minore dipendenza dagli esseri umani (riducendo quindi lo spazio per l'errore umano), eliminando così le vulnerabilità della sicurezza e i problemi di conformità. Nel complesso, il tempo necessario per raggiungere la produttività è stato ridotto, rendendo i dipendenti più felici e soddisfatti.
Automatizza il tuo processo di onboarding con Jitterbit
In qualità di leader 5 volte nel Magic Quadrant di Gartner per la piattaforma di integrazione aziendale as a Service, Jitterbit ha la capacità tecnica di unire sistemi complessi che vanno dalla gestione delle risorse umane, alla gestione delle spese, alla gestione dei benefit e altro ancora, con premi per i dipendenti specializzati o applicazioni per il benessere in esecuzione on-premise o in la nuvola.
Jitterbit aiuta le organizzazioni ad automatizzare e integrare applicazioni, strumenti di onboarding dei dipendenti, silos di dati e sistemi distribuiti. L'ultima offerta di company, Employee Experience API360, esplora molte delle problematiche affrontate dalle organizzazioni che cercano di creare applicazioni con un focus pratico sul business tra i loro prodotti specifici esistenti.
I modelli di Jitterbit, ad esempio, offrono singole integrazioni predefinite che spostano rapidamente i dati in una direzione tra oggetti simili su due applicazioni o sistemi. Quando si tratta di gestione dell'onboarding e dell'offboarding all'interno delle risorse umane, i modelli di Jitterbit includono:
- Workday << >> ServiceNow Offboarding dei dipendenti. Questo nuovo modello di onboarding dei dipendenti è progettato per gli utenti di entrambi Workday ed ServiceNow. È una soluzione preconfezionata per l'integrazione Workday Gestione del capitale umano (HCM) a ServiceNow ITSM. IL Workday a ServiceNow Il modello di processo fornisce un'esperienza unificata per i processi di onboarding dei dipendenti per attivare il lavoratore, inclusi IT, strutture e richieste di sicurezza per rilasciare il laptop, il badge, lo spazio sulla scrivania del dipendente e così via.
- Workday << >> Salesforce Offboarding dei dipendenti. Questo modello è progettato per gli utenti di entrambi Workday ed Salesforce. È una soluzione preconfezionata per l'integrazione Workday Gestione del capitale umano (HCM) a Salesforce Nuvola di vendita. IL Workday a Salesforce Il modello di processo offre un'esperienza unificata per i processi comuni di onboarding e offboarding dei dipendenti.
- Workday <<>> Oracle NetSuite Employee Onboarding Offboarding. Questo modello è una soluzione preconfezionata per l'integrazione Workday Human Capital Management (HCM) a NetSuite ERP. IL Workday to NetSuite Process Template fornisce un'esperienza unificata per i comuni processi di onboarding e offboarding dei dipendenti.
Con una piattaforma di integrazione API cloud potente e facile da usare, Jitterbit consente ai responsabili delle risorse umane e ad altre parti interessate di connettersi a qualsiasi applicazione on-premise o in-cloud consentendo loro di guidare il ROI, aumentare la soddisfazione del cliente e ottimizzare l'erogazione e la gestione dei servizi, offrendo loro un vantaggio in un mercato estremamente competitivo.
