Markas tehostaa palveluiden toimitusketjua yli 14 000 työntekijälle

Asiakas

Markas on maailmanlaajuinen markkinajohtaja erikoistuneissa kiinteistöpalveluissa (siivous, ateriapalvelut, sairaalalogistiikka, potilasavustaminen ja talouspalvelut). Vuonna 1985 perustettu Markas on rakentanut maineensa tarjoamalla ensiluokkaista palvelua julkisille ja yksityisille laitoksille, kuten sairaaloille, hoitokodeille, yliopistoille, kouluille, yrityksille ja hotelleille.

Tällä hetkellä yritys toimii Italiassa, Itävallassa ja Saksassa ja työllistää yli 14 000 työntekijää valtavassa palvelutoimitusketjussa. Toisin kuin perinteinen tavaroita siirtävä toimitusketju, Markas siirtää ja yhdistää ihmisiä ja palveluita useissa maissa ja toimialoilla monimutkaisessa sääntelyyn liittyvässä toimintaympäristössä.

Haaste

Markas palvelee tuhansia asiakkaita useilla toimialoilla ja alueilla – mikä asettaa jatkuvia vaatimuksia nopeudelle, luotettavuudelle ja toiminnan hallinnalle. Vaikka yrityksen IT-ympäristö yhdisti ydinjärjestelmät, kuten ERP-, CRM- ja HCM-ratkaisut sekä muut järjestelmät iPaaS-alustan kautta, sitä ei ollut suunniteltu nopeita muutoksia varten. Kysynnän kasvaessa nämä rajoitukset johtivat manuaalisiin kiertoratkaisuihin, prosessien viivästymisiin ja näkyvyyden heikkenemiseen, mikä rajoitti yrityksen kykyä reagoida nopeasti ja toimia tehokkaasti.

• Prosessin “harmaa alue”: Keskeiset liiketoimintaprosessit jäivät ERP-, CRM-, HCM- ja muiden sovellusten välisiin aukkoihin. Näitä aukkoja hallittiin sähköpostien, phone-puheluiden ja taulukoiden avulla, mikä johti tietosilojen syntymiseen ja hitaisiin vasteaikoihin.
• Sijainnin tarkkuustaso ERP-järjestelmä pystyi seuraamaan asiakkaan kustannuspaikkaa (esimerkiksi sairaalaa), mutta se ei pystynyt hallitsemaan operatiivista todellisuutta. Esimerkiksi tietyllä sairaalalla saattoi olla 30 eri toimipistettä, joista jokainen vaati eri palveluita (siivousta, tuholaistorjuntaa jne.) ja tiettyjä henkilöstön pätevyyksiä. Tiukat sääntelymääräykset sekä toimialatasolla että kansallisella tasolla loivat lisäesteen.
• Työvoiman hallinta Kun 14 000 pääasiassa työläistaustaista työntekijää kolmessa maassa ja lukemattomissa eri kulttuureissa hoitivat sisäisiä pyyntöjä (kuten työsuhde-etuja) ja lakisääteisten vaatimusten noudattamista (kuten työterveys- ja turvallisuusrooleja) paperilla, se oli tehotonta ja altista virheille.

Markas oli aiemmin yrittänyt umpeenkuvata näitä aukkoja toisen matalakoodialustan avulla, mutta tuote ei vastannut heidän odotuksiaan mukautettavuuden ja autonomian suhteen. Sovellusten luominen tai muokkaaminen oli hidasta ja resurssiintensiveistä, mikä jätti kriittisiä aukkoja palvelutyönkulkuihin. He tarvitsivat vankan sovelluskehitys- ja yhteistyöratkaisun, jonka avulla eri toiminnot – erityisesti HR – voisivat rakentaa ja hallita sovelluksia nopeasti ja integroida ne vaivattomasti ilman jatkuvaa ulkoista riippuvuutta.

Ratkaisu

Markas kavensi mahdollisten matalan koodin sovelluskehitysalustojen joukon kahteen ja perusti lopullisen arvioinnin teknologiaan ja tukeen. Yritys valitsi matalan koodin Jitterbit App Builder perustuen pääasiassa Jitterbitin autonomiaa korostavaan filosofiaan. App Builder ei ainoastaan tarjonnut mahdollisuutta kehittää, ottaa käyttöön, hallita ja skaalata sovelluksia nopeasti, vaan se myös antoi tiimille mahdollisuuden hoitaa kaiken työn sisäisesti, noudattaen samalla vaatimustenmukaisuutta ja tietoturvaa sekä integroituen saumattomasti olemassa oleviin järjestelmiin.

Markasin tietotekniikka- ja innovaatiojohtajan Walter Sesterin mukaan sekä ratkaisun kokonaiskustannukset (TCO) että mahdollisuus mukauttaa käyttöliittymää vastaamaan käyttäjien erilaisia tarpeita vaikuttivat myös siihen, että yritys valitsi Jitterbit App Builder:n tukemaan monimutkaista, maailmanlaajuista palvelujen toimitusketjuaan.

Kumppanin tuella Mind Mercatis, Markas otti käyttöön ensimmäisen App Builder-sovelluksensa — joka on suunniteltu toimimaan “Back Office Accelerator Hubina” — lokakuun alussa 2025. Lyhyesti “Hubiksi” kutsuttu sovellus toimii digitaalisena siltana, joka integroi ERP- ja CRM-järjestelmien tiedot ja käsittelee samalla monimutkaista logiikkaa, johon muut järjestelmät eivät pystyneet.

The Hubin keskeiset moduulit:

• Tarjouskilpailusta tuotantoon -työnkulku: Aiemmin manuaalisesti hoidettu siirto digitalisoidaan tämän sovelluksen avulla sopimuksen voittamisen jälkeen. Kun tarjouskilpailu päättyy CRM-järjestelmässä, App Builder-työnkulku käynnistää prosessin, jossa operatiivinen johtaja määrittelee tulosyksiköt ja osoittaa resurssit, minkä jälkeen tarkemmat tiedot siirretään takaisin ERP-järjestelmään.
• Rakeenteellinen sijainninhallinta: Tämä moduuli hallinnoi palvelutoimitusketjun “viimeistä mailia”. Se kartoittaa tietyt palvelut tiettyihin fyysisiin osoitteisiin (esim. “Sijainti B vaatii siivouspalvelua, Sijainti C vaatii myös tuholaistorjuntapalvelua”) yhdistämällä yksityiskohtaisen operatiivisen datan korkean tason ERP-kustannuspaikkoihin ja asiakastiedot CRM:ään.
• Työterveys- ja turvallisuusmääräysten noudattaminen (Digitaalinen organisaatiokaavio): Varmistaakseen sääntelyyn liittyvän vaatimustenmukaisuuden herkillä alueilla, kuten sairaaloissa, Markas rakentaa moduulia tiettyjen turvallisuusroolien (esim. paloturvallisuusvastaava, ensiapuvastaava) seurantaan toimipistekohtaisesti. Tämä korvaa staattiset paperiluettelot reaaliaikaisella digitaalisella näkymällä ja varmistaa, että työntekijän lähtiessä vaatimustenmukaisuuden aukko on heti näkyvissä.
• Työsuhde-etu (joululahjakorttisovellus): Tämän verkkosovelluksen avulla työntekijät voivat tehdä joululahjahakemuksia itsepalveluna. Se korvasi manuaalisen sähköpostiprosessin, minkä ansiosta järjestelmä voi toimia 24/7 pelkkien HR-toimiston aukioloaikojen sijaan.

Tulokset

Hub on kaventanut myynnin ja operatiivisen toiminnan välistä kuilua ja antanut Markasille mahdollisuuden digitalisoida manuaaliset työnkulut ja hallita monimutkaisuutta. Lisäksi Sester arvioi, että App Builder on jo 10–20 kertaa nopeammin kuin heidän alkuperäinen vähäkoodinen sovelluskehittämistyökalunsa vakiototeutuksissa – ja hän odottaa sen nopeutuvan entisestään ajan myötä.

Hub säästää myös yhtiölle rahaa: Aikaisemmin, kun Markas halusi luoda, ottaa käyttöön ja muokata sovelluksia ja moduuleja, heidän täytyi käyttää kalliita ulkopuolisia kehittäjiä. Sesterin mukaan hän ja hänen tiiminsä kolme muuta henkilöä – jotka ovat kaikki “kansalaiskehittäjiä” ja “kansalaisteknologeja” – voivat nyt rakentaa ja hallita sovelluksia sisäisesti. Kun taustaprosesseihin tarvitaan muutoksia, tiimi voi tehdä ne nopeasti sen sijaan, että odottaisi ulkopuolista apua.

Lisäksi eliminoimalla myynniltä operaatioille siirtymisen aikaisen tietojen katoamisen riskin Markas voi varmistaa, että tuotetut palvelut vastaavat myytyä sopimusta – mikä poistaa sopimuksettomaan työhön käytetyn ajan tai palaamisen sellaisten sopimuksen mukaisten palveluiden pariin, joita ei toteutettu.

Sester kertoo yritysjohtajien kääntyvän nykyään suoraan heidän puoleensa pyytääkseen apua, koska he tietävät, että liiketoimintaongelmien ratkaisuille voidaan luoda prototyypit ja ne voidaan ottaa käyttöön päivissä, ei kuukausissa. “Koska olemme hyvin, hyvin tiiviisti mukana sovellusten luomisessa, voimme työskennellä avainkäyttäjiemme kanssa prosessien parantamiseksi”, Sester sanoi.