Cómo implementar EDI.
Si has leído nuestro “¿Qué es EDI?” blog, es posible que se sienta intrigado acerca de cómo su company puede obtener el beneficios de EDI. La implementación de la integración EDI es una inversión estratégica que puede ayudarlo a mantenerse competitivo, mejorar las relaciones con los proveedores y crear una mejor experiencia para el cliente.
Analicemos cómo puede implementar EDI en su organización.
¿Qué son los estándares EDI?
Los estándares EDI se establecieron hace décadas para definir un conjunto genérico y repetible de marcadores de posición de datos estructurados (datos que residen en un campo fijo dentro de un registro) y reglas para la creación de documentos comerciales comunes. Estos documentos incluyen, entre otros, órdenes de compra, facturas y avisos de envío en formato electrónico.
La razón principal para crear estos estándares fue ayudar a las empresas a evitar perder tiempo y recursos valiosos definiendo los diseños de los documentos comerciales comunes. El resultado final para las empresas es una reducción en los costos de integración de documentos electrónicos y un proceso más eficiente para configurar los componentes de integración. La definición de estándares EDI es un proceso continuo, ya que los requisitos comerciales se refinan y amplían y, por lo tanto, deben registrarse en un lenguaje de definición de datos común.
Existe una amplia variedad de estándares EDI específicos de la industria que tienen convenciones que son específicas de una región. Por ejemplo, ANSI X12 es el estándar norteamericano, EDIFACT es el estándar europeo y hay muchos otros. Los conjuntos de transacciones podrían ser X12 4010 que contienen los diferentes documentos (orden de compra, factura, aviso de envío, etc.). Los conjuntos se granulan aún más en subconjuntos para industrias particulares (por ejemplo, venta minorista, manufactura, atención médica, transporte y logística, etc.).
¿Cómo iniciar e implementar la integración EDI?
Una vez que tu company y su socio comercial decide que desea realizar negocios utilizando EDI, existen algunos pasos generales que puede seguir para comenzar el proceso:
- Obtenga la Guía de implementación de EDI de su socio comercial. Esto definirá cómo se estructurarán los documentos comerciales electrónicos seleccionados.
- Compre software EDI que incluye mapas de documentos y un traductor. Este software se utiliza para transformar los datos de su sistema de contabilidad (es decir, pedidos, envíos, etc.) en el diseño solicitado/requerido por su socio comercial.
- Una vez que este software esté configurado, usted y su socio comercial normalmente comenzarán a probar los intercambios de documentos.
- Comuníquese con su socio comercial para determinar cómo se pueden intercambiar sus documentos EDI. Los métodos más comunes son a través de Internet EDI, una red de valor agregado (VAN) o la transferencia directa de documentos electrónicos de uno a uno o de igual a igual. La solución Jitterbit eiCloud utiliza Internet EDI como método principal para intercambiar documentos comerciales con socios comerciales. También podemos intercambiar documentos con VANs como interconexiones.
- Realice una serie de pruebas con su proveedor de soluciones EDI para verificar que su software funcione correctamente y que su socio comercial reciba los documentos correctamente.
- Realice un procesamiento de documentos en paralelo donde todavía envía y recibe sus documentos en papel con su socio comercial.
- Eventualmente, apague el intercambio de documentos comerciales en papel. Notará una gran reducción de los costos de procesamiento de documentos, un aumento espectacular de la precisión de los datos, velocidad de intercambio de documentos comerciales, flujos de efectivo mejorados, errores de procesamiento reducidos y un aumento en los niveles de servicio al cliente.
¿Cómo funciona el intercambio EDI?
Tomemos un ejemplo simple de un minorista y un proveedor que configuran EDI. La relación ahora está en su lugar y el minorista envía una orden de compra que será recibida por el software EDI (como el proporcionado por eiCloud de Jitterbit). Luego se validaría y se enviaría un acuse de recibo al remitente. El receptor ahora tendría visibilidad del PO. Una vez que se completa ese proceso, quedan disponibles otras opciones, como usar el software EDI para transformar e importar el documento en un sistema de contabilidad o convertir la orden de compra en una factura para enviar al minorista (después de que se complete el pedido).
En resumen, EDI reemplaza el intercambio de papel y maximiza la eficiencia de la consistencia electrónica. La forma en que utiliza la eficiencia depende de usted integrando estos documentos en sus procesos diarios.
