In che modo un'organizzazione di assistenza agli anziani ha migliorato l'efficienza per uno staff di oltre 1,000 persone

L'integrazione e l'automazione dei principali sistemi aziendali ha consentito di risparmiare innumerevoli ore al mese eliminando l'elaborazione manuale e la duplicazione delle attività

In che modo un'importante organizzazione australiana di assistenza agli anziani ha migliorato l'efficienza e la produttività automatizzando le attività manuali e ripetitive per estrarre più valore aziendale dal personale esistente e dalle risorse IT dell'organizzazione

sfondo

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) è un'organizzazione senza scopo di lucro fondata oltre 40 anni fa dai Knights of the Southern Cross, un'organizzazione australiana di laici cattolici, per fornire assistenza compassionevole alla nostra popolazione che invecchia.

SCCQ impiega oltre 1,000 dipendenti che forniscono servizi a più di 2,200 persone in tutto il Queensland che comprendono 13 strutture residenziali per anziani homes, cinque villaggi per anziani, comunità e home servizi di cura che supportano 1,100 clienti nella loro home.

La sfida

"Multiforme e geograficamente dispersa, l'organizzazione soffriva di inefficienze, tra cui la duplicazione e la triplicazione di attività di routine come l'inserimento manuale dei dati".

Più siti, attività e sistemi si basavano sull'elaborazione manuale dei dati. Ciò significava spesso una ripetizione delle attività di immissione dei dati per i membri del personale che influivano sulla loro produttività e aumentavano il rischio di errore umano.

SCCQ ha cercato di ridurre le attività di routine che erano inefficienti, come l'immissione di dati multipli, e di migliorare significativamente l'efficienza e la produttività e di estrarre più valore aziendale dalle risorse IT esistenti per supportare meglio il personale che opera in vari flussi operativi e in ruoli clinici, amministrativi e di supporto presso siti.

"Per eliminare le attività ripetitive, dovevamo essere più efficienti e sapevamo che ciò sarebbe stato possibile automatizzando e integrando i nostri sistemi e le nostre soluzioni", afferma Kristin Bradic, Solutions Development Manager di SCCQ.

“Volevamo fare di più con quello che avevamo e Jitterbit ha soddisfatto tutte le nostre aspettative. Oltre al suo potenziale per semplificare le operazioni e ridurre le inefficienze nell'intera organizzazione, ha anche offerto alla nostra organizzazione il miglior rapporto qualità-prezzo in termini di costo totale di proprietà. Inoltre, è facile da usare, sicuro e dispone di connettori preesistenti disponibili”, ha affermato Kristin.

Efficienze migliorate per estrarre più valore dalle risorse esistenti

L'obiettivo principale era migliorare l'efficienza e la produttività automatizzando le attività manuali e ripetitive come l'immissione dei dati, e quindi estrarre più valore aziendale dal personale esistente e dalle risorse IT dell'organizzazione, liberando il loro tempo per concentrarsi su attività e cure aziendali più preziose.

“Il nostro obiettivo è far crescere comunità in cui le persone possano vivere la loro vita migliore. Per raggiungere questo obiettivo dovevamo essere più efficienti automatizzando e integrando i nostri sistemi e le nostre soluzioni, eliminando il più possibile le attività di basso valore e ripetitive”, afferma Bradic.

Prima:

• Set di dati disparati ospitati in luoghi diversi. Una forte dipendenza dall'elaborazione manuale; la duplicazione e persino la triplicazione delle attività era comune in tutta l'organizzazione, il che significava perdita di tempo e minore produttività
• Collaborazione minima tra i vari flussi di business e aree di servizio all'interno dell'organizzazione e nessuna singola panoramica dell'organizzazione, per essere in grado di migliorare l'efficienza complessiva
• Nessuna singola fonte di verità per ogni set di dati, il che ha portato a inefficienze e ripetizioni
• Nessuna automazione dei dati di base e dei rapporti per migliorare le inefficienze e fornire assistenza in modo tempestivo

Dopo:

• Le integrazioni all'interno dell'azienda hanno notevolmente migliorato l'efficienza del flusso di lavoro, la reportistica e la produttività
• Il maggiore accesso alle informazioni ha migliorato la capacità di aggregare, analizzare e migliorare la qualità dei dati, portando a decisioni aziendali più informate e, soprattutto, a supportare meglio il personale nei loro ruoli per fornire assistenza ai residenti e ai clienti
• Riduzione significativa della duplicazione manuale dei dati e del lavoro ripetitivo
• Una giornata lavorativa più semplice, snella e produttiva per il personale significa che è stato in grado di fornire un livello più elevato di assistenza ai residenti e ai clienti

Soluzione

L'integrazione e l'automazione dei principali sistemi e attività aziendali hanno eliminato l'elaborazione manuale dispendiosa in termini di tempo che spesso comportava la duplicazione e la triplicazione dei dati

L'organizzazione vedeva Jitterbit come un mezzo per razionalizzare e automatizzare molti processi aziendali fondamentali, con particolare attenzione alla gestione dei dati, per creare un'unica fonte di verità per ciascuno dei set di dati dell'organizzazione che sarebbe facilmente accessibile a tutto il personale in una vasta gamma di sedi in modo tempestivo ed efficiente.

“Lo standup iniziale di Jitterbit è stato fatto internamente nella nostra organizzazione con l'assistenza di Jitterbit professional services”, afferma Bradic. "Oltre a ciò, Jitterbit PS è stato utilizzato per aiutare a connettere i primi endpoint dato il livello di sicurezza richiesto."

“Jitterbit in effetti ha trasformato il modo in cui l'organizzazione lavora integrando diversi sistemi e applicazioni e automatizzando molte attività. Ad esempio, la possibilità di estrarre automaticamente i dati da una serie di fonti non solo ha migliorato l'efficienza e la produttività del personale, ma ha anche fornito un livello di controllo molto più elevato.

“Ad oggi, Jitterbit ha consentito integrazioni che coinvolgono Care Management, ERP/Billing/Acquisti, People Systems, SQL Data Warehouse e File Share, comprendendo una combinazione di endpoint HTTP, SFTP e Database.

“La maggiore coerenza e disponibilità dei dati clinici e basati sul tempo non solo aiuta a prendere decisioni aziendali migliori; un notevole risparmio di tempo ha consentito al personale di reindirizzare il proprio tempo e intraprendere altre attività che possono supportare meglio le persone a loro affidate.

“Jitterbit offriva anche il miglior rapporto qualità-prezzo in termini di costo totale di proprietà. Abbiamo valutato una serie di altri sistemi e Jitterbit ha dimostrato il miglior valore in termini di costi e raggiungimento del nostro obiettivo finale. È stato facile da configurare e implementare. Quando abbiamo avuto bisogno di contattare il supporto di Jitterbit, li abbiamo sempre trovati reattivi e utili. È raro che i nostri problemi non vengano risolti con la risposta iniziale o con una rapida chiamata per condividere i nostri schermi e risolvere i problemi", afferma Bradic.

“Jitterbit ha sicuramente influito positivamente sulla produttività. Il processo di integrazione ha notevolmente migliorato il nostro reporting in tutta l'azienda e, man mano che introduciamo più automazione e integrazione, il personale inizia a pensare in modo diverso a come fare le cose... "
– Kristin Bradic, responsabile dello sviluppo delle soluzioni, Southern Cross Care Qld

Risultati e vantaggi

Kristin Bradic, Solutions Development Manager, Southern Cross Care Queensland afferma che il successo del progetto è direttamente correlato ai vantaggi che sono stati realizzati, tra cui significativi guadagni di produttività oltre a un migliore accesso a informazioni tempestive e dati clinici, che a sua volta ha significato un flusso di lavoro e un'efficienza migliorati , migliori decisioni aziendali e un migliore supporto del personale nella fornitura di assistenza ai residenti e ai clienti.

“Jitterbit ha permesso al nostro personale di ridurre il lavoro ripetitivo ei rischi associati a più inserimenti degli stessi dati, come la correzione e la verifica dei dati che possono derivare da un errore umano.

“Jitterbit è ora ampiamente utilizzato all'interno della nostra organizzazione ed è diventato una priorità in vari reparti quando si considerano i modi per migliorare i processi. Esiste una collaborazione attiva tra il nostro team di sviluppo, l'azienda e (ove applicabile) i fornitori di software per sviluppare la soluzione più appropriata.

"Ci ha anche preparato per un futuro migliore, con una flessibilità delle applicazioni che amplierà in modo significativo la portata di ciò che possiamo fare in futuro", ha affermato Bradic.

Dopo aver completato con successo l'integrazione, SCCQ ha migliorato la produttività in tutta l'azienda e ottenuto notevoli risparmi di tempo, consentendo al personale di reindirizzare il proprio tempo e intraprendere attività per supportare meglio le persone sotto la loro cura.