In che modo un'organizzazione di assistenza agli anziani ha migliorato l'efficienza per un personale di oltre 1.000 persone

Sfondo

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) è un'organizzazione senza scopo di lucro fondata più di 40 anni fa dai Knights of the Southern Cross, un'organizzazione australiana di laici cattolici, per fornire assistenza compassionevole alla nostra popolazione anziana.

SCCQ impiega oltre 1.000 dipendenti che forniscono servizi a più di 2.200 persone in tutto il Queensland, tra cui 13 strutture residenziali di assistenza agli anziani home, cinque villaggi per anziani, oltre a servizi di assistenza comunitaria e home che supportano 1.100 utenti nelle loro home.

Sfida

“Multifettica e geograficamente dispersa, l'organizzazione soffriva di inefficienze, tra cui la duplicazione e triplicazione di attività di routine come l'inserimento manuale dei dati.”

Molti siti, attività e sistemi si basavano sull'elaborazione manuale dei dati. Questo spesso significava una ripetizione delle attività di inserimento dati per i membri del personale, il che si ripercuoteva sulla loro produttività e aumentava il rischio di errore umano.

SCCQ ha cercato di ridurre le attività di routine inefficienti, come la doppia immissione di dati, e di migliorare significativamente l'efficienza e la produttività, nonché di estrarre maggiore valore aziendale dalle risorse IT esistenti per supportare meglio il personale che opera in vari flussi operativi e in ruoli clinici, amministrativi e di supporto presso le sedi.

“Per eliminare le attività ripetitive, dovevamo essere più efficienti ed eravamo consapevoli che ci saremmo riusciti automatizzando e integrando i nostri sistemi e le nostre soluzioni”, afferma Kristin Bradic, Solutions Development Manager di SCCQ.

“Volevamo fare di più con quello che avevamo e Jitterbit ha soddisfatto tutte le nostre aspettative. Oltre al suo potenziale per ottimizzare le operazioni e ridurre le inefficienze in tutta l'organizzazione, ha anche offerto il miglior rapporto qualità-prezzo in termini di costo totale di proprietà per la nostra organizzazione. Inoltre, è facile da usare, sicuro e dispone di connettori preesistenti”, ha dichiarato Kristin.

Efficienze migliorate per estrarre più valore dagli asset esistenti

L'obiettivo principale era migliorare l'efficienza e la produttività automatizzando attività manuali e ripetitive come l'inserimento dati, e di conseguenza estrarre maggiore valore di business dal personale e dalle risorse IT esistenti dell'organizzazione, liberando il loro tempo per concentrarsi su attività aziendali e di cura di maggior valore.

“Il nostro obiettivo è far crescere comunità in cui le persone possano vivere al meglio la propria vita. Per riuscirci, dovevamo diventare più efficienti automatizzando e integrando i nostri sistemi e le nostre soluzioni, eliminando così il più possibile le attività ripetitive e a basso valore”, afferma Bradic.

Prima:

• Set di dati disomogenei ospitati in luoghi diversi. Una pesante dipendenza dall'elaborazione manuale; la duplicazione e persino la triplicazione delle attività erano comuni in tutta l'organizzazione, il che significava tempo sprecato e minore produttività.
• Minima collaborazione tra i vari settori aziendali e le aree di servizio all'interno dell'organizzazione e nessuna visione d'insieme dell'organizzazione – per poter migliorare l'efficienza complessiva
• Nessuna singola fonte di verità per ciascun set di dati, il che ha portato a inefficienze e ripetizioni
• Nessuna automazione dei dati di base e della rendicontazione per migliorare le inefficienze e fornire cure in modo tempestivo

Dopo:

• Le integrazioni in tutta l'azienda hanno migliorato significativamente l'efficienza dei flussi di lavoro, la reportistica e la produttività
• Il maggiore accesso alle informazioni ha migliorato la capacità di aggregare, analizzare e migliorare la qualità dei dati, portando a decisioni aziendali più informate e, cosa importante, a supportare meglio il personale nei loro ruoli per fornire assistenza ai residenti e ai clienti
• Significativa riduzione della duplicazione manuale dei dati e del lavoro ripetitivo
• Una giornata lavorativa più semplice, snella e produttiva per il personale ha fatto sì che potessero offrire un livello di assistenza più elevato ai residenti e ai clienti

Soluzione

L'integrazione e l'automazione dei sistemi e delle attività aziendali chiave hanno eliminato la laboriosa elaborazione manuale che spesso comportava la duplicazione e la triplicazione dei dati

L'organizzazione ha considerato Jitterbit come un mezzo per razionalizzare e automatizzare molti processi aziendali chiave, con particolare attenzione alla gestione dei dati, al fine di creare un'unica fonte di verità per ciascuno dei set di dati dell'organizzazione, facilmente accessibile a tutto il personale in diverse sedi in modo tempestivo ed efficiente.

“L’implementazione iniziale di Jitterbit è stata effettuata internamente alla nostra organizzazione con l’assistenza di Jitterbit professional services”, afferma Bradic. “Oltre a ciò, Jitterbit PS è stato utilizzato per facilitare il collegamento dei primi endpoint, tenuto conto del livello di sicurezza richiesto”.”

“Nei fatti, Jitterbit ha trasformato il modo in cui l'organizzazione lavora, integrando diversi sistemi e applicazioni e automatizzando molte attività. Ad esempio, la capacità di estrarre automaticamente dati da diverse fonti non solo ha migliorato l'efficienza e la produttività del personale, ma ha anche garantito un livello di controllo notevolmente superiore.

“Ad oggi, Jitterbit ha abilitato integrazioni che coinvolgono Care Management, ERP/Billing/Purchasing, People Systems, SQL Data Warehouse e File Share, comprendendo una combinazione di endpoint HTTP, SFTP e Database.

“La maggiore coerenza e disponibilità di dati clinici e basati sui tempi non solo contribuisce a prendere decisioni aziendali migliori, ma un significativo risparmio di tempo ha consentito al personale di riorientare il proprio tempo e intraprendere altre attività in grado di supportare meglio le persone affidate alle loro cure.

“Jitterbit ha anche offerto il miglior rapporto qualità-prezzo in termini di costo totale di proprietà. Abbiamo valutato diversi altri sistemi e Jitterbit ha dimostrato il valore migliore in termini di costi e di raggiungimento del nostro obiettivo finale. È stato semplice da configurare e implementare. Quando abbiamo avuto bisogno di contattare il supporto di Jitterbit, lo abbiamo sempre trovato reattivo e disponibile. È raro che i nostri problemi non vengano risolti con la prima risposta o con una breve chiamata per condividere i nostri schermi e risolvere i problemi”, afferma Bradic.

Jitterbit ha decisamente influito sulla produttività in modo positivo. Il processo di integrazione ha migliorato notevolmente la nostra reportistica aziendale e, man mano che introduciamo maggiore automazione e integrazione, il personale sta iniziando a pensare in modo diverso al proprio modo di lavorare...”
Kristin Bradic, Solutions Development Manager, Southern Cross Care Qld

Risultati e Vantaggi

Kristin Bradic, Solutions Development Manager di Southern Cross Care Queensland, afferma che il successo del progetto è direttamente correlato ai benefici ottenuti, tra cui significativi incrementi di produttività, un migliore accesso a informazioni tempestive e dati clinici, che a loro volta hanno portato a flussi di lavoro ed efficienze migliorati, a decisioni aziendali migliori e a un personale maggiormente supportato nella fornitura dell'assistenza agli ospiti e ai clienti.

“Jitterbit ha consentito al nostro personale di ridurre il lavoro ripetitivo e i rischi associati all'inserimento multiplo degli stessi dati, come la correzione e la verifica dei dati che possono derivare da errori umani.

“Jitterbit è ora ampiamente utilizzato all'interno della nostra organizzazione ed è diventato una priorità assoluta in vari reparti quando si considerano modi per migliorare i processi. Vi è una collaborazione attiva tra il nostro team di sviluppo, il business e (ove applicabile) i fornitori di software per sviluppare la soluzione più appropriata.

“Ci ha anche preparato per un futuro migliore, con una flessibilità applicativa che amplierà in modo significativo la portata di ciò che potremo fare in futuro”, ha affermato Bradic.

Da quando ha completato con successo l'integrazione, SCCQ ha migliorato la produttività in tutta l'azienda e ha ottenuto significativi risparmi di tempo, consentendo al personale di ridirigere il proprio tempo e intraprendere attività per supportare meglio le persone affidate alle loro cure.