Come implementare EDI.
Se hai letto il nostro "Cos'è l'EDI?" blog, potresti essere incuriosito da come il tuo company può ottenere il vantaggi dell'EDI. L'implementazione dell'integrazione EDI è un investimento strategico che può aiutarti a rimanere competitivo, migliorare le relazioni con i fornitori e creare una migliore esperienza del cliente.
Analizziamo come implementare l'EDI nella tua organizzazione.
Cosa sono gli standard EDI?
Gli standard EDI sono stati stabiliti decenni fa per definire un insieme generico e ripetibile di placeholder di dati strutturati (dati che risiedono in un campo fisso all'interno di un record) e regole per la creazione di documenti commerciali comuni. Questi documenti includono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, ordini di acquisto, fatture e avvisi di spedizione in formato elettronico.
Il motivo principale per la creazione di questi standard era aiutare le aziende a evitare di spendere tempo e risorse preziose per definire i layout dei documenti aziendali comuni. Il risultato finale per le aziende è una riduzione dei costi di integrazione dei documenti elettronici e un processo più efficiente per l'impostazione dei componenti di integrazione. La definizione degli standard EDI è un processo continuo poiché i requisiti aziendali vengono perfezionati ed estesi e devono quindi essere registrati in un linguaggio di definizione dei dati comune.
Esiste un'ampia gamma di standard EDI specifici del settore con convenzioni specifiche per una regione. Ad esempio, ANSI X12 è lo standard nordamericano, EDIFACT è lo standard europeo e ce ne sono molti altri. I set di transazioni potrebbero essere X12 4010 che contengono i diversi documenti (ordine di acquisto, fattura, avviso di spedizione ecc.).
Come avviare e implementare l'integrazione EDI?
Una volta il tuo company e il tuo partner commerciale decide che desideri condurre affari utilizzando EDI, ci sono alcuni passaggi generali che puoi eseguire per iniziare il processo:
- Ottieni la Guida all'implementazione EDI dal tuo partner commerciale. Questo definirà come saranno strutturati i documenti commerciali elettronici selezionati.
- Acquista il software EDI che include mappe dei documenti e un traduttore. Questo software è utilizzato per trasformare i dati del tuo sistema contabile (es. ordini, spedizioni, ecc.) nel layout richiesto/richiesto dal tuo partner commerciale.
- Una volta configurato questo software, tu e il tuo partner commerciale inizierete in genere a testare gli scambi di documenti.
- Comunica con il tuo partner commerciale per determinare come i tuoi documenti EDI possono essere scambiati. I metodi più comuni sono tramite Internet EDI, una rete a valore aggiunto (VAN) o il trasferimento diretto di documenti elettronici one-to-one/peer-to-peer. La soluzione Jitterbit eiCloud utilizza Internet EDI come metodo principale per lo scambio di documenti aziendali con partner commerciali. Possiamo anche scambiare documenti con VAN come interconnessioni.
- Conduci una serie di test con il tuo fornitore di soluzioni EDI per verificare che il tuo software funzioni correttamente e che il tuo partner commerciale riceva i documenti correttamente.
- Esegui l'elaborazione parallela dei documenti in cui invii e ricevi ancora i tuoi documenti cartacei con il tuo partner commerciale.
- Eventualmente disattivare lo scambio di documenti commerciali cartacei. Noterai una grande riduzione dei costi di elaborazione dei documenti, un notevole aumento dell'accuratezza dei dati, velocità di scambio dei documenti aziendali, flussi di cassa migliorati, errori di elaborazione ridotti e un aumento dei livelli di servizio al cliente.
Come funziona lo scambio EDI?
Prendiamo un semplice esempio di un rivenditore e fornitore che configura EDI. La relazione è ora in atto e il rivenditore invia un ordine di acquisto che verrà ricevuto dal software EDI (come quello fornito da eiCloud di Jitterbit). Verrà quindi convalidato e verrà inviata una conferma al mittente. Il ricevitore avrebbe ora visibilità del PO. Al termine di tale processo, diventano disponibili altre scelte, come l'utilizzo del software EDI per trasformare e importare il documento in un sistema contabile o per convertire l'ordine di acquisto in una fattura da rispedire al rivenditore (dopo che l'ordine è stato evaso).
In sintesi, l'EDI sostituisce lo scambio cartaceo e massimizza l'efficienza della coerenza elettronica. Il modo in cui utilizzi l'efficienza dipende da te integrando questi documenti nei tuoi processi quotidiani.
