Kirjailija: Greg Belkin Tuotemarkkinoinnin johtaja
Todettakoon, että työntekijöiden kulujen hallinta voi olla stressaavaa, monimutkaista ja aikaa vievää prosessia. Se sisältää yleensä useiden kirjaamisjärjestelmien koordinoinnin, mukaan lukien kulujen hallinta, henkilöstöhallinto (HRM) ja palkanlaskenta. Se sisältää myös sellaisten työntekijöiden palvelun, jotka odottavat hyvitysten olevan oikeudenmukaisia, oikea-aikaisia ja tarkkoja. Se asettaa kaikille paljon paineita saada se oikein.
Monille HR-alalla koko henkilöstökulujen hallintaprosessi on hylätty välttämättömänä pahana. Sitä ajatellaan usein joksikin, että kaikki on tehdä, mutta ei kukaan haluaa tehdä. Onneksi teknologia on antanut meille mahdollisuuden siirtyä pois manuaalisesta laskentataulukoiden seurannasta ja aikaa vievästä fyysisten kuittien edestakaisin raportoinnista ja siirtyä kohti nykyaikaisia alustoja, sovelluksia ja palveluita. Siihen suhtaudutaan kuitenkin edelleen halveksuen, koska siinä on paljon jalkatyötä, joka on hallittava. Henkilöstöpäälliköiden ja muiden asianosaisten tulee esimerkiksi:
- Luo uusi kulujenhallintatili jokaiselle uudelle työntekijälle. Käyttäjätili tulee luoda organisaation valitsemaan kuluraporttien hallintajärjestelmään. On erittäin tärkeää, että tälle tilille syötetyt tiedot vastaavat tietoja, jotka on todennäköisesti jo määritetty tilille companyn HRM-järjestelmään, koska siinä ei ole tilaa eroille tai virheille.
- Pidä tilit ajan tasalla. Henkilöstöpäälliköiden on säännöllisesti päivitettävä manuaalisesti muutokset työntekijöiden tiedoissa (kuten pankkitilitiedot, työntekijän ennakonpidätysvaatimukset, osoitteenmuutos jne.) useissa järjestelmissä, mikä vie aikaa muilta kriittisiltä tehtäviltä.
- Integroi tili muihin järjestelmiin. Kun kuluraportti on valmis ja hyväksytty, henkilöstöpäälliköiden on varmistettava, että kuluraporttitiedot tuodaan takaisin HRM-järjestelmään valitsemastaan kuluraporttien hallintajärjestelmästä maksujen käsittelyä varten.
Näihin vaiheisiin kuuluu useiden tietuejärjestelmien koordinointi, mikä hidastaa tuottavuutta ja luo tilaa virheille. Se on yksinkertainen todennäköisyys – mitä useammin työntekijän tiedot on syötettävä järjestelmään, sitä enemmän on mahdollisuus tehdä virhe.
Siirry HRM-järjestelmän integraatioon
Luokkansa parhaat organisaatiot ymmärtävät, että työntekijöilleen tarvitaan kuluttajalähtöistä HR-kokemusta. He tietävät, että henkilöstökulujen hallinta on keskeinen osa tätä kokemusta, koska se on yksi ensimmäisistä prosesseista, joihin uudet työntekijät tutustuvat liittyessään organisaatioon. Kulujen hallinta on myös kriittinen prosessi saada kuntoon, koska se sisältää rahojen takaisinmaksun työntekijöille.
Yksilöinä odotamme tämän prosessin olevan oikea-aikainen ja tarkka, tai muuten työntekijän moraali kärsii. Sen saaminen oikein pienellä manuaalisella vaivalla on saavutettavissa oleva tavoite, mutta se vaatii eri työntekijätietojen lähteiden yhdistämistä. Tämän seurauksena organisaatiot voivat virtaviivaistaa sitä, miten työntekijä voi syöttää ja käyttää henkilötietojaan, ja parantaa tapaa, jolla HR ja muu tukihenkilöstö voivat käsitellä näitä muutoksia.
Otetaan esimerkiksi UltraDent, a company yli 1,000 ihmistä maailmanlaajuisella terveydenhuoltopalvelualalla. The company piti vahvasti etusijalla hyvää asiakaspalvelua ja vaati, että sen työntekijäsuhteet olisivat yhtä vahvoja. Ennen kuin virtaviivaistaa kulujenhallintamenettelyjä, company kulujen ilmoittamisen, maksamisen ja raportoinnin välillä oli huomattavia viiveitä. Se havaitsi myös manuaalisista virheistä johtuvia eroja talousraportoinnissa ja kulujen hallinnan rajallista näkyvyyttä. Tämän haasteen jälkeen UltraDent koki korkeamman henkilöstötyytyväisyyden nopeutettujen hyväksyntöjen ja korvausten ansiosta. Ne myös eliminoivat manuaaliset virheet, loivat luotettavamman taloudellisen raportoinnin ja lisäsivät näkyvyyttä kulujen hallinnassa.
Jitterbit kutsuu tätä an Employee Experience API360 lähestymistapaa, ja se sisältää neljä keskeistä osaa:
- Sovellusliittimet: Sovellusliittimet tarjoavat valmiiksi rakennetun ja uudelleen käytettävän yhteyden tiettyyn päätepisteeseen. Kulujen hallinnan tai muiden työhön liittyvien toimintojen tapauksessa tämä voi sisältää Workday tai muita suosittuja HRM-järjestelmiä. Liittimet jakavat tietoja ja helpottavat suoraa vuorovaikutusta päätepisteen API- tai tiedonvaihtoprotokollien kanssa.
- Integrointireseptit: Integrointiresepti on yksi valmiiksi rakennettu integrointiprojekti, joka ohjaa tiedot yhteen suuntaan samanlaisten objektien välillä sovellusten tai järjestelmien välillä. Tässä tapauksessa se voisi olla integraatio työntekijäkulujen seuranta- ja raportointiohjelmiston ja palkanlaskentajärjestelmän välillä.
- Prosessimallit: Askeleen pidemmälle nämä ovat valmiiksi rakennettujen käyttötapauslähtöisten projektien ryhmiä, jotka käyttävät useita objekteja useissa sovelluksissa tai järjestelmissä. Tämä saattaa sisältää HRM-järjestelmäsi keskittimenä, joka hoitaa työntekijöiden perehdytysprosessin sekä kulujen hallinnan.
- Toimituspalvelut. Toimituspalvelut ovat kiinteät, valmiiksi pakatut professional services määritetään ilman mukauttamista. He voivat laajentaa prosessimalleja mukautetusti lisäobjekteihin ja päätepisteisiin organisaation erityistarpeiden tai alustojen perusteella, joihin he ovat sijoittaneet.
Integroidun kuluhallinnan edut
Jotkut saattavat kysyä: "Miksi tarvitsen henkilöstökulujen hallintajärjestelmien integrointia? Mitä hyötyä on kaikista näkökulmista?” On totta, että mukavuus ja tuttuus tulevat asioiden tekemiseen niin kuin olet aina tehnyt. Mutta se ei välttämättä tarkoita, että se olisi parasta yritykselle – tai henkilöstöhallinnon ja työntekijöiden mielenterveydelle. Itse asiassa monet, jotka kokevat HRM-järjestelmien ja -ohjelmistojen todellisen integroinnin tehon ja helppouden, kysyvät itseltään, miksi muuntaminen kesti niin kauan. Keskeisiä etuja ovat:
- Nopeampi uusien työntekijöiden palkkaaminen
- Nykyisten työntekijöiden nopeampi ja tehokkaampi johtaminen itsepalvelumallien avulla
- Henkilöstöjohtajien tuottavuuden kasvu automatisoiduilla kuluraportointiprosesseilla
- Lisääntynyt työntekijöiden tyytyväisyys ja moraali nopeutuneen maksuajan ansiosta
- Lisää tuottavuutta koko organisaatiossa
- Tehokasta ja strategisempaa resurssien käyttöä
- Korkeampi moraali ja tyytyväisyys henkilöstöjohtajien keskuudessa
- Paljon vähemmän manuaalisia tietojen syötteitä, mikä johtaa vähemmän tietovirheisiin
- Liikevaihdon lasku parantuneiden kokemusten ja moraalin ansiosta
Employee 360 -integraatio: Olet lähempänä kuin luulet
Kuten näet, organisaatiot voivat nauttia monista mahdollisista eduista, kun ne ottavat käyttöön Employee 360 -integroinnin kulujen seurantaan ja raportointiin sekä laajempaan henkilöstöhallintoon. Pohdimme aiemmin miksi luokkansa paras työntekijäkokemus edellyttää tehokasta HR-tiedonhallintaa. Tulevassa postauksessa tarkastelemme tarkemmin, kuinka Employee 360 HR -järjestelmien integroinnit voivat auttaa toista yleistä työpaikan kipukohtaa, kuten työntekijöiden käyttöönottoa ja poistumista.
Opi sillä välin, miten yritykset pitävät SmartRecruiters ja KeyedIn-ratkaisut hyödynsivät Employee 360 -integraatioita parantaakseen merkittävästi HR-valmiuksiaan.
