Det är dags att förenkla hanteringen av personalkostnader med dataintegration. Här är hur.

av Greg Belkin, Direktör för produktmarknadsföring

Låt oss inse det, personalutgiftshantering kan vara en stressande, komplex och tidskrävande process. Det involverar vanligtvis samordning av flera registersystem, inklusive kostnadshantering, personalhantering (HRM) och lönehantering. Det innebär också att serva anställda som förväntar sig att deras återbetalningar ska vara rättvisa, i rätt tid och korrekta. Det sätter stor press på alla att få det rätt.

För många i HR-branschen har hela processen för personalutgiftshantering avfärdats som ett nödvändigt ont. Det är ofta tänkt som något som alla har att göra men ingen vill att göra. Lyckligtvis har tekniken gjort det möjligt för oss att gå bort från manuell spårning på kalkylblad och tidskrävande fram- och tillbakarapportering av fysiska kvitton och mot moderna plattformar, applikationer och tjänster. Det ses dock fortfarande med förakt eftersom det är mycket benarbete som måste hanteras. HR-chefer och andra inblandade måste till exempel:

• Skapa ett nytt kostnadshanteringskonto för varje ny anställd. Ett användarkonto måste skapas i organisationens valda kostnadsrapporthanteringssystem. Det är viktigt att data som skrivs in i det här kontot matchar det som troligen redan har ställts in i companys HRM-system, då det inte finns utrymme för avvikelser eller fel.
• Håll konton uppdaterade. HR-chefer måste regelbundet manuellt uppdatera ändringar i personaldata (som bankkontouppgifter, en anställds krav på källskatt, adressändring etc.) i flera system, vilket tar tid från andra kritiska uppgifter.
• Integrera kontot med andra system. När en utgiftsrapport är klar och godkänd måste personalchefer se till att utgiftsrapportens data importeras tillbaka till HRM-systemet från deras valda utgiftsrapporthanteringssystem för betalningshantering.

Dessa steg involverar koordinering av flera registersystem, saktar ner produktiviteten och skapar utrymme för fel. Det är en enkel sannolikhet — ju fler gånger en anställds information behöver matas in i ett system, desto större chans finns det att göra fel.

Gå in i HRM-systemintegration

De bästa organisationerna inser behovet av en konsumentorienterad HR-upplevelse för sina anställda. De vet att personalutgiftshantering är en viktig del av denna erfarenhet eftersom det är en av de första processerna som nya medarbetare introduceras för när de går med i en organisation. Kostnadshantering är också en kritisk process att få rätt eftersom det innebär återbetalning av pengar till anställda.

Som individer förväntar vi oss att denna process kommer i rätt tid och korrekt, annars försämras medarbetarnas moral. Att få det rätt med minimala manuella ansträngningar är ett uppnåeligt mål, men det kräver att man integrerar olika källor till personaldata tillsammans. Som ett resultat kan organisationer effektivisera hur den anställde kan ange och komma åt sina personuppgifter, och förbättra sättet HR och annan stödjande personal kan bearbeta dessa förändringar.

Ta till exempel UltraDent, en company av över 1,000 XNUMX personer i den globala hälsovårdsbranschen. De company prioriterade högt bra kundservice och var mycket insisterande på att deras medarbetarrelationer skulle vara lika starka. Men innan de effektiviserar sina utgiftshanteringsprocedurer, company upplevt betydande förseningar mellan utgiftsinlämning, betalning och rapportering. Den upptäckte också avvikelser i den finansiella rapporteringen på grund av manuella fel och begränsad insyn i utgiftshanteringen. Efter att ha tagit sig an denna utmaning upplevde UltraDent högre medarbetartillfredsställelse på grund av snabba godkännanden och återbetalningar. De eliminerade också manuella fel, skapade mer tillförlitlig finansiell rapportering och ökade insynen i kostnadshanteringen.

Jitterbit kallar detta en Medarbetarerfarenhet API360 strategi, och den innehåller fyra nyckelkomponenter:

1. Applikationsanslutningar: Appanslutningar ger förbyggda och återanvändbara anslutningar till en specifik slutpunkt. När det gäller utgiftshantering eller andra arbetsrelaterade funktioner kan detta inkludera Workday eller andra populära HRM-system. Anslutningarna delar data och gör det lättare att direkt interagera med ändpunktens API eller datautbytesprotokoll.
2. Integrationsrecept: Ett integrationsrecept är ett enda förbyggt integrationsprojekt som leder data i en riktning mellan liknande objekt över appar eller system. I det här fallet kan det vara en integration mellan programvara för spårning och rapportering av anställdas kostnader och ett lönehanteringssystem.
3. Processmallar: För att ta det ett steg längre är dessa grupper av förbyggda användningsfallsdrivna projekt som använder ett antal objekt över flera applikationer eller system. Detta kan involvera ditt HRM-system som ett nav för att hantera introduktionsprocessen för anställda, såväl som kostnadshantering.
4. Leveranstjänster. Leveranstjänster är fasta, färdigförpackade professional services konfigureras utan anpassning. De kan utöka processmallar med anpassning till ytterligare objekt och slutpunkter baserat på en organisations specifika behov eller de plattformar de har investerat i.

Fördelar med Integrated Expense Management

Vissa kanske frågar, "varför behöver jag integrering av system för hantering av personalkostnader? Vilka är fördelarna ur alla perspektiv?” Det är sant att komfort och förtrogenhet kommer tillsammans med att göra saker som du alltid har gjort dem. Men det betyder inte nödvändigtvis att det är bäst för verksamheten – eller förståndet hos HR-ledning och anställda. Faktum är att många som upplever kraften och lättheten i verklig integration av HRM-system och programvara frågar sig själva varför det tog så lång tid att konvertera. Viktiga fördelar inkluderar:

• Snabbare introduktion av nya medarbetare
• Snabbare och effektivare hantering av befintliga medarbetare via självbetjäningsmodeller
• Ökad produktivitet för HR-chefer med automatiserade processer för kostnadsrapportering
• Ökad medarbetarnöjdhet och moral tack vare snabbare tid till betalning
• Ökad produktivitet i hela organisationen
• Effektiv och mer strategisk resursanvändning
• Högre moral och tillfredsställelse bland HR-chefer
• Mycket färre manuella datainmatningar, vilket resulterar i färre datafel
• Minskad omsättning på grund av förbättrade upplevelser och moral

Employee 360 ​​Integration: Du är närmare än du tror

Som du kan se finns det många potentiella fördelar som organisationer kan dra nytta av när de implementerar Employee 360-integration för utgiftsspårning och rapportering, tillsammans med en bredare HR-hantering. Vi har tidigare tittat på varför klassens bästa medarbetarupplevelse kräver effektiv HR-datahantering. I ett kommande inlägg kommer vi att ta en mer djupgående titt på hur Employee 360 ​​HR-systemintegrationer kan hjälpa en annan vanlig smärtpunkt på arbetsplatsen, såsom onboarding och offboarding av anställda.

Under tiden kan du lära dig hur företag gillar SmartRekryterare och KeyedIn-lösningar använde Employee 360-integrationer för att avsevärt förbättra deras HR-kapacitet.