Det er på tide å forenkle administrasjonen av ansattes utgifter med dataintegrasjon. Dette er hvordan.

av Greg Belkin, Direktør for produktmarkedsføring

La oss innse det, administrasjon av ansattes utgifter kan være en stressende, kompleks og tidkrevende prosess. Det involverer vanligvis koordinering av flere registreringssystemer, inkludert kostnadsstyring, menneskelig ressursstyring (HRM) og lønn. Det innebærer også å betjene ansatte som forventer at refusjonene deres er rettferdige, rettidige og nøyaktige. Det legger et stort press på alle for å få det til.

For mange i HR-bransjen har hele prosessen med håndtering av ansattes utgifter blitt avfeid som et nødvendig onde. Det er ofte tenkt på som noe som alle har å gjøre men ingen ønsker å gjøre. Heldigvis har teknologien tillatt oss å gå bort fra manuell sporing på regneark og tidkrevende frem og tilbake rapportering av fysiske kvitteringer og mot moderne plattformer, applikasjoner og tjenester. Imidlertid blir det fortsatt sett på med forakt fordi det er mye benarbeid som må håndteres. HR-ledere og andre involverte må for eksempel:

• Opprett en ny utgiftsadministrasjonskonto for hver nye ansatt. En brukerkonto må opprettes i organisasjonens valgte utgiftsrapportstyringssystem. Det er avgjørende at data som legges inn i denne kontoen samsvarer med det som sannsynligvis allerede er satt opp i companysitt HRM-system, da det ikke er rom for avvik eller feil.
• Hold kontoene oppdatert. HR-ledere må jevnlig manuelt oppdatere endringer i ansattes data (som bankkontodetaljer, en ansatts krav til skattetrekk, endring i adresse osv.) i flere systemer, noe som tar tid unna andre kritiske oppgaver.
• Integrer kontoen med andre systemer. Når en utgiftsrapport er fullført og godkjent, må HR-ledere sørge for at utgiftsrapportdataene importeres tilbake til HRM-systemet fra deres valgte utgiftsrapportstyringssystem for betalingsbehandling.

Disse trinnene involverer koordinering av flere registreringssystemer, reduserer produktiviteten og skaper rom for feil. Det er en enkel sannsynlighet - jo flere ganger en ansatts informasjon må legges inn i et system, jo ​​større sjanse er det for å gjøre en feil.

Gå inn i HRM-systemintegrasjon

Best-in-class organisasjoner innser behovet for en forbrukerorientert HR-opplevelse for sine ansatte. De vet at administrasjon av ansattes utgifter er en sentral del av denne opplevelsen fordi det er en av de første prosessene nye ansatte blir introdusert for når de blir med i en organisasjon. Utgiftsstyring er også en kritisk prosess for å få rett fordi det innebærer tilbakebetaling av penger til ansatte.

Som enkeltpersoner forventer vi at denne prosessen er rettidig og nøyaktig, ellers blir det dårligere medarbeiders moral. Å få det riktig med minimal manuell innsats er et oppnåelig mål, men det krever å integrere ulike kilder til ansattes data sammen. Som et resultat kan organisasjoner strømlinjeforme hvordan ansatte kan legge inn og få tilgang til sine personlige data, og forbedre måten HR og annet støttepersonell kan behandle disse endringene.

Ta for eksempel UltraDent, en company av over 1,000 mennesker i den globale helsetjenesteindustrien. De company prioriterte sterkt god kundeservice, og var svært insisterende på at medarbeiderrelasjonene skulle være like sterke. Men før effektivisering av prosedyrene for utgiftsstyring, company opplevd betydelige forsinkelser mellom innsending av utgifter, betaling og rapportering. Den oppdaget også avvik i finansiell rapportering på grunn av manuelle feil, og begrenset innsyn i utgiftsstyring. Etter å ha tatt tak i denne utfordringen, opplevde UltraDent høyere medarbeidertilfredshet på grunn av fremskyndede godkjenninger og refusjoner. De eliminerte også manuelle feil, etablerte mer pålitelig finansiell rapportering og økte innsyn i utgiftsstyring.

Jitterbit kaller dette en Medarbeidererfaring API360 tilnærming, og den inkluderer fire nøkkelkomponenter:

1. Applikasjonskoblinger: App-koblinger gir forhåndsbygde og gjenbrukbare tilkoblinger til et spesifikt endepunkt. Når det gjelder utgiftsstyring eller andre arbeidsrelaterte funksjoner, kan dette inkludere Workday eller andre populære HRM-systemer. Koblingene deler data og gjør det lettere å samhandle direkte med endepunktets API eller datautvekslingsprotokoller.
2. Integrasjonsoppskrifter: En integrasjonsoppskrift er et enkelt forhåndsbygd integrasjonsprosjekt som fører data i én retning mellom like objekter på tvers av apper eller systemer. I dette tilfellet kan det være en integrasjon mellom programvare for sporing og rapportering av ansattes utgifter og et lønnsstyringssystem.
3. Prosessmaler: For å ta det et skritt videre, er dette grupper av forhåndsbygde use-case-drevne prosjekter som bruker en rekke objekter på tvers av flere applikasjoner eller systemer. Dette kan innebære ditt HRM-system som et knutepunkt for å håndtere innføringsprosessen for ansatte, samt utgiftsstyring.
4. Leveringstjenester. Leveringstjenester er faste, ferdigpakket professional services settes opp uten tilpasning. De kan utvide prosessmaler med tilpasning til flere objekter og endepunkter basert på en organisasjons spesifikke behov eller plattformene de er investert i.

Fordeler med integrert kostnadsstyring

Noen spør kanskje, "hvorfor trenger jeg integrering av ansattes utgiftsstyringssystemer? Hva er fordelene fra alle perspektiver?» Det er sant at komfort og fortrolighet kommer sammen med å gjøre ting slik du alltid har gjort dem. Men det betyr ikke nødvendigvis at det er best for virksomheten – eller fornuften til HR-ledelsen og ansatte. Faktisk spør mange som opplever kraften og enkelheten ved ekte integrering av HRM-systemer og programvare seg selv hvorfor det tok så lang tid å konvertere. Viktige fordeler inkluderer:

• Raskere onboarding av nye ansatte
• Raskere og mer effektiv ledelse av eksisterende ansatte via selvbetjeningsmodeller
• Økt produktivitet for HR-ledere med automatiserte utgiftsrapporteringsprosesser
• Økt medarbeidertilfredshet og moral takket være akselerert tid til betaling
• Økt produktivitet på tvers av organisasjonen
• Effektiv og mer strategisk ressursbruk
• Høyere moral og tilfredshet blant HR-ledere
• Langt færre manuelle dataregistreringer, noe som resulterer i færre datafeil
• Redusert omsetning på grunn av forbedrede opplevelser og moral

Employee 360-integrasjon: Du er nærmere enn du tror

Som du kan se, er det mange potensielle fordeler organisasjoner kan nyte når de implementerer Employee 360-integrasjon for utgiftssporing og rapportering, sammen med bredere HR-administrasjon. Vi har tidligere sett på hvorfor klassens beste medarbeidererfaring krever effektiv HR-databehandling. I et kommende innlegg vil vi ta en mer dyptgående titt på hvordan Employee 360 ​​HR-systemintegrasjoner kan hjelpe et annet vanlig smertepunkt på arbeidsplassen, for eksempel onboarding og offboarding av ansatte.

I mellomtiden kan du lære hvordan selskaper liker SmartRekrutterere og Inntastede løsninger benyttet Employee 360-integrasjoner for å forbedre deres HR-evne betydelig.