En automatiserad introduktionsprocess är avgörande för en framgångsrik medarbetarupplevelse. Ta det ifrån mig.

av Sharvani, Content Marketing Manager

Det är första dagen på ditt nya jobb. Du har nervös energi som flödar genom dina ådror. Du är exalterad över att träffa nya människor, och du är exalterad över att börja jobba och vara en del av ett nytt team. Samtidigt är din arbetsgivare lika glada över att ha dig ombord. De känner spänningen att fylla en kritisk position och är sannolikt glada över att ha en ny teammedlem redo att bidra till kortsiktiga och långsiktiga utmaningar. Varken du eller din nya organisation vill göra den här upplevelsen till något mindre än fantastisk.

Låter bekant? Vi har alla gått igenom det. Energin och spänningen, från båda ändar, representerar en enastående möjlighet att starta anställningsupplevelsen och introduktionsprocessen för anställda på en mycket positiv ton, så att nya medarbetare inte bara är produktiva snabbare, de har också hög moral och hög energi genom hela under sin anställning.

Som nyanställd här, på Jitterbit, kan jag personligen relatera. På dag ett, för två månader sedan, när jag först slog på min nya dator, var jag direkt spänd på att se vad som skulle hända härnäst. Hur kommer introduktionsupplevelsen för anställda på Jitterbit att se ut? Jag var glad över att slutföra stegen i introduktionsprocessen:

• Träffa min nya chef. Vad skulle hans förväntningar vara för mina första månader på company? Vilken typ av personlighet skulle han ha? Vilken typ av kommunikatör skulle han vara?
• Träffa mina kollegor. Vem skulle jag arbeta med under överskådlig framtid? Vilken typ av personligheter har de? Finns det en eller två personer jag skulle vara nära med?
• Ta emot kritiska tillgångar och systemåtkomst. Jag hade redan min bärbara dator, men vilka andra tillgångar skulle jag behöva för att lyckas? Hur skulle jag få mina nycklar till det lokala kontoret? Skulle jag få tillgång till våra företagsmeddelanden i tid, email, och filkataloger som behövs för att göra mitt jobb?
• Registrera dig för förmåner. Som heltidsanställd kvalificerar jag mig för vissa förmåner. Medicinska, dentala och andra överväganden är en viktig del av mitt jobb och dess effekt på mitt personliga liv.
• Säkerställ snabb och korrekt kompensation. Som content marketing manager är det viktigt att säkerställa en korrekt hantering av eventuella anställningsrelaterade utgifter som jag kan ha.

Lyckligtvis var mitt introduktionsflöde sömlöst och lägligt, tack vare Human Resources (HR) effektiva arbetsmoral och erfarenhet. Med tanke på de vanliga utmaningarna med personalintroduktion ser jag mig själv lyckligt lottad. Onboarding eller offboarding av en anställd är en kombination av många olika överlappande processer. Den nya checklistan för introduktion av anställda inkluderar att sätta upp nya medarbetare i Human Resource Information Systems (HRIS), kostnadshanteringssystem, lönehanteringssystem och förmånsadministrationssystem.

För varje ny anställd som går med i eller lämnar en organisation måste många HR-avdelningar som saknar förmågan att integrera data tillsammans utföra samma processer om och om igen, manuellt – vilket helt enkelt ökar utrymmet för fel och kan orsaka missnöje hos de anställda och högre slitage.

Utmaningar med manuella onboardingprocesser

1. Oändligt pappersarbete: Många organisationer förlitar sig på en introduktionsprocess för nya medarbetare som inkluderar ett pappersbaserat tillvägagångssätt för nyanställda frågeformulär, där dokument emailed till den nyanställda, fylls i och faxas sedan eller emailtillbaka till organisationen. Tyvärr måste HR-avdelningen manuellt ange alla nya anställningsdetaljer i HRIS. För att hålla med, ett sådant onboarding-system är minst sagt krångligt. Produktivitet, hastighet och noggrannhet kan dock få en stor törn när dessa data måste anges i mer än ett system.
2. Inkonsekvenser mellan avdelningarna: Onboarding eller offboarding kan koordineras centralt av HR-avdelningen, men även involvera många andra avdelningar, såsom IT-support, säkerhet, drift, faciliteter, ekonomi och ibland andra affärsenheter. Detta sätter press på HR-cheferna att fungera som projektledare och koordinerar till exempel upphandlingen av fungerande datorer synkroniserade med kontorets WiFi, ett ID-kort och andra tillgångar ska alla vara klara senast den första dagen av nyanställningen. Varje form av felkommunikation mellan avdelningar kan försena introduktionsprocessen och minska en anställds moral, eftersom de undrar varför organisationen inte var redo för dem på dag ett. Timmens behov är då onboarding-automation.

Fördelar med Onboarding Process Automation

För att leverera en felfri introduktionsupplevelse måste organisationer gå mot automatisering av viktiga HR-system. Tyvärr lagras de flesta HR-data i flera registersystem. Till exempel, när kandidatdata inte är korrekt ansluten till löne-, kostnads- och tillgångshanteringssystem under introduktionsprocessen, kan det skada produktiviteten och skada moralen.

Som ett resultat vänder sig många HR-chefer till utvecklingsplattformar med låg kod för att påskynda informationsutbytet mellan diskreta introduktionssystem för anställda, genom att använda automatiserade introduktionsprocesser för att ta bort mycket av det hårda, manuella arbete som har varit förödandet för många personalavdelningar .

Hur en tandläkare Company Automatiserad introduktion av anställda för dess massiva arbetsstyrka

Ultradent, ett globalt dentalt utbud och tillverkning company, är en organisation som uppskattade detta behov av automatisering av anställda och bestämde sig för att göra något åt ​​det. Dess kunder är tandläkare, gruppkliniker, statliga myndigheter och universitet som sysselsätter över 1,400 7 personer på XNUMX globala platser. Innan Ultradent tog upp sina HR-relaterade datahanteringsprocesser hade Ultradent flera utmaningar. Dessa inkluderade:

1. Försenad tid till produktivitet. Med en massiv global arbetsstyrka var Ultradent i behov av en lösning som kunde lösa problemet med tidskrävande introduktionsprocess, flera avdelningar, system och mänskliga beroenden av HR-personal. HR-chefer höll på att bli den mänskliga flaskhalsen för databehandling, vilket skapade onödiga förseningar, säkerhetsbrister och granskningsproblem.
2. Brist på integrationsteknik. Ultradents befintliga onboarding-teknologistack gjorde sig starkt beroende av redundanta mänskliga processer, med ett stort utrymme för fel. Data som matades in manuellt var begränsad till ett fåtal introduktionsverktyg, vilket spärrade åtkomst till nyckelsystem, vilket saktade in onboardingsprocessen samt försenade "tiden till produktivitet" för anställda.
3. Betydande licenskostnader: Höga licenskostnader på grund av förseningar i kunders off-boardingprocesser leder till högt missnöje hos de anställda och dålig uppfattning om company bland anställda. HR-chefer kämpade för att tillhandahålla den eftertraktade oklanderliga anställdes erfarenhet.

Så här använde Ultradent Jitterbit för Onboarding Automation

Ultradent omfamnade Jitterbits Medarbetarerfarenhet API360 (EX360) lösning. Därigenom kunde den effektivisera sin onboarding arbetsflöde, som inkluderade att integrera följande processer:

1. Rekrytering av kandidater
2. Slutföra anställningsbeslut
3. Avsättning och avsättning av tillgångar
4. Ge inskrivningsförmåner
5. Förlängning av löneprovisioner
6. Skapa instrumentpaneler för anställdas incidenter
7. Skapa utbildningsbevis
8. Hantera sina resor och andra utgifter
9. Scenario planering
10. Offboarding och uppsägning

"Vi ville skapa en sömlös onboarding-upplevelse och gå bort från en tidskrävande process som inkluderade flera avdelningar, system och personalberoenden", säger Jason Namoc, integrationsingenjör på Ultradent. "Vi har alltid varit i framkant av tekniken, och det är därför vi engagerar oss med Jitterbit. Resultatet är en sömlös upplevelse som påskyndar de anställdas tid till produktivitet och ökade medarbetarnas tillfredsställelse.”, tillade han.

Alla dessa annars besvärliga onboardingprocesssteg integrerades med Jitterbits EX360-lösning. Ny personaldata samlades in vid en enda punkt för skapandet, som var tillgänglig för alla nyckelsystem, vilket ledde till autoprovisionering av tillgångar i alla applikationer.
Följaktligen blev det mindre beroende av människor (därmed minskade utrymmet för mänskliga fel), vilket eliminerade säkerhetssårbarheter och efterlevnadsproblem. Sammantaget minskade tiden till produktivitet, vilket gjorde medarbetarna gladare och mer nöjda.

Automatisera din onboardingprocess med Jitterbit

Som en 5x ledare inom Gartners Magic Quadrant for Enterprise Integration Platform as a Service, har Jitterbit den tekniska förmågan att ansluta sig till komplexa system som sträcker sig från HRM, kostnadshantering, förmånshantering och mer, med specialiserade anställdas belönings- eller välbefinnandeapplikationer som körs på plats eller i molnet.

Jitterbit hjälper organisationer att automatisera och integrera applikationer, verktyg för introduktion av anställda, datasilos och distribuerade system. Det senaste erbjudandet från company, Employee Experience API360, utforskar många av de problem som organisationer står inför som försöker skapa applikationer med ett praktiskt affärsfokus bland sina befintliga punktprodukter.

Jitterbits mallar erbjuder till exempel enkla, förbyggda integrationer som snabbt flyttar data i en riktning mellan liknande objekt över två applikationer eller system. När det kommer till onboarding och offboarding management inom HR inkluderar Jitterbits mallar:

• Workday << >> ServiceNow Anställd Onboarding Offboarding. Den här nya introduktionsmallen för anställda är designad för användare av båda Workday och ServiceNow. Det är en färdigförpackad lösning för integration Workday Human Capital Management (HCM) till ServiceNow ITSM. De Workday till ServiceNow Processmall ger en enhetlig upplevelse för anställdas introduktionsprocesser för att aktivera arbetaren, inklusive IT, faciliteter och säkerhetsförfrågningar för att utfärda anställdas bärbara dator, märke, skrivbordsutrymme, etc.
• Workday << >> Salesforce Anställd Onboarding Offboarding. Denna mall är designad för användare av båda Workday och Salesforce. Det är en färdigförpackad lösning för integration Workday Human Capital Management (HCM) till Salesforce Försäljningsmoln. De Workday till Salesforce Processmall ger en enhetlig upplevelse för vanliga anställdas onboarding- och off-boardingprocesser.
• Workday <<>> Oracle NetSuite Employee Onboarding Offboarding. Denna mall är en färdigförpackad lösning för integration Workday Human Capital Management (HCM) till NetSuite ERP. De Workday till NetSuite Process Template ger en enhetlig upplevelse för vanliga anställdas onboarding- och off-boardingprocesser.

Med en kraftfull och lättanvänd moln-API-integrationsplattform gör Jitterbit det möjligt för HR-chefer och andra intressenter att ansluta till alla applikationer på plats eller i molnet, vilket gör att de kan driva ROI, öka kundnöjdheten och optimera tjänsteleverans och hantering, vilket ger dem en fördel på en extremt konkurrensutsatt marknad.