av Sharvani, Content Marketing Manager
Det er første dag på den nye jobben din. Du har nervøs energi som strømmer gjennom blodårene dine. Du gleder deg over å møte nye mennesker, og du er spent på å komme på jobb og være en del av et nytt team. Samtidig er arbeidsgiveren din like glad for å ha deg ombord. De føler spenningen ved å fylle en kritisk stilling, og er sannsynligvis begeistret over å ha et nytt teammedlem klar til å bidra til kortsiktige og langsiktige utfordringer. Verken du eller din nye organisasjon ønsker å gjøre denne opplevelsen til noe mindre enn fantastisk.
Høres kjent ut? Vi har alle vært gjennom det. Energien og spenningen, fra begge ender, representerer en enestående mulighet til å starte ansettelseserfaringen og innføringsprosessen for ansatte på en svært positiv måte, slik at ikke bare nye medarbeidere blir raskere produktive, de også har høy moral og høy energi gjennom hele forløpet av sitt ansettelsesforhold.
Som ny ansatt her, hos Jitterbit, kan jeg personlig relatere meg. På dag én for to måneder siden, da jeg først slo på den nye datamaskinen min, var jeg umiddelbart spent på å se hva som ville skje videre. Hvordan vil medarbeideropplevelsen på Jitterbit bli? Jeg var glad for å fullføre trinnene i innføringsprosessen:
- Møt min nye leder. Hva ville hans forventninger være for mine første måneder på company? Hva slags personlighet ville han ha? Hva slags kommunikator ville han være?
- Møt kollegene mine. Hvem vil jeg jobbe med i overskuelig fremtid? Hva slags personligheter har de? Er det en eller to personer spesielt jeg ville vært nær med?
- Motta kritiske eiendeler og systemtilgang. Jeg hadde allerede den bærbare datamaskinen min, men hvilke andre eiendeler trenger jeg for å lykkes? Hvordan vil jeg motta nøklene mine til det lokale kontoret? Ville jeg få rettidig tilgang til bedriftens meldinger, email, og filkataloger som er nødvendige for å gjøre jobben min?
- Registrer deg for fordeler. Som heltidsansatt kvalifiserer jeg for visse fordeler. Medisinske, tannlege og andre hensyn er en viktig del av jobben min, og dens effekt på mitt personlige liv.
- Sikre rettidig og nøyaktig kompensasjon. Som innholdsmarkedsføringsansvarlig er det viktig å sørge for riktig håndtering av eventuelle ansettelsesrelaterte utgifter jeg måtte ha.
Heldigvis var prosessflyten min sømløs og tidsriktig, takket være Human Resources (HR) effektive arbeidsmoral og erfaring. Gitt de vanlige utfordringene med ombordstigning, anser jeg meg selv som heldig. Onboarding eller offboarding av en ansatt er en kombinasjon av mange forskjellige overlappende prosesser. Sjekklisten for innføring av nye ansatte inkluderer å sette opp nye ansatte i Human Resource Information Systems (HRIS), utgiftsstyringssystemer, lønnsstyringssystemer og fordelsadministrasjonssystemer.
For hver nye medarbeider som slutter seg til eller forlater en organisasjon, må mange HR-avdelinger som mangler evnen til å integrere data sammen utføre de samme prosessene om og om igjen, manuelt – noe som ganske enkelt øker rom for feil og kan forårsake ansattes misnøye og høyere slitasje.
Utfordringer med manuelle onboarding-prosesser
- Uendelig papirarbeid: Mange organisasjoner er avhengige av en ombordstigningsprosess for nye ansatte som inkluderer en papirbasert tilnærming for spørreskjemaer for nyansettelser, der dokumenter er emailed til den nyansatte, fylt ut, og deretter fakset eller emailtilbake til organisasjonen. Dessverre er HR-avdelingen pålagt å manuelt legge inn alle nyansettelsesdetaljer i HRIS. For å være enig, et slikt onboarding-system er mildt sagt tungvint. Produktivitet, hastighet og nøyaktighet kan imidlertid få et stort slag når disse dataene må legges inn i mer enn ett system.
- Inkonsekvenser mellom avdelingene: Onboarding eller offboarding kan koordineres sentralt av HR-avdelingen, men involverer også mange andre avdelinger, som IT-støtte, sikkerhet, drift, fasiliteter, økonomi og noen ganger andre forretningsenheter. Dette legger press på HR-lederne til å fungere som prosjektledere, og koordinere for eksempel anskaffelse av funksjonelle datamaskiner synkronisert med kontorets WiFi, et ID-kort og andre eiendeler skal alle være klare innen den første dagen av nyansettelsen. Enhver form for feilkommunikasjon mellom avdelinger kan forsinke introduksjonsprosessen og redusere en ansatts moral, ettersom de lurer på hvorfor organisasjonen ikke var klar for dem på dag én. Behovet for timen er da onboarding-automatisering.
Fordeler med Onboarding Process Automation
For å levere en feilfri onboard-opplevelse, må organisasjoner bevege seg mot automatisering av viktige HR-systemer. Dessverre er de fleste HR-data lagret i flere registreringssystemer. For eksempel, når kandidatdata ikke er riktig koblet til lønns-, utgifts- og aktivastyringssystemer under innføringsprosessen, kan det skade produktiviteten og skade moralen.
Som et resultat av dette henvender mange HR-ledere seg til utviklingsplattformer med lav kode for å øke hastigheten på utvekslingen av informasjon mellom diskrete ombordstigningssystemer for ansatte, ved å bruke automatiserte ombordstigningsprosesser for å fjerne mye av det harde, manuelle arbeidet som har vært ødeleggelsen av mange menneskelige ressursavdelinger. .
Hvordan en tannlege Company Automatisert introduksjon av ansatte for den enorme arbeidsstyrken
Ultradent, en global tannlegeleverandør og -produksjon company, er en organisasjon som satte pris på dette behovet for automatisering av ansatte, og bestemte seg for å gjøre noe med det. Kundene deres er tannleger, gruppepraksiser, offentlige etater og universiteter som sysselsetter over 1,400 personer på 7 globale lokasjoner. Før Ultradent tok for seg deres HR-relaterte databehandlingsprosesser, hadde Ultradent flere utfordringer. Disse inkluderte:
- Forsinket tid til produktivitet. Med en massiv global arbeidsstyrke trengte Ultradent en løsning som kunne løse problemet med tidkrevende prosesstrinn, flere avdelinger, systemer og menneskelig avhengighet av HR-personell. HR-ledere var i ferd med å bli den menneskelige flaskehalsen for databehandling, noe som skapte unødvendige forsinkelser, sikkerhetssårbarheter og problemer med overholdelse av revisjoner.
- Mangel på integrasjonsteknologi. Ultradents eksisterende onboarding-teknologistabel gjorde seg sterkt avhengig av overflødige menneskelige prosesser, med et betydelig rom for feil. Data som ble lagt inn manuelt ble begrenset til noen få onboarding-verktøy, og sperret tilgang til viktige systemer, og forsinket dermed innføringsprosessen og forsinket "tid til produktivitet" for ansatte.
- Betydelige lisenskostnader: Høye lisenskostnader på grunn av forsinkelser i off-boarding-prosesser til kunder fører til høy misnøye hos ansatte og dårlig oppfatning av company blant ansatte. HR-ledere slet med å gi det ettertraktede upåklagelig ansattes erfaring.
Her er hvordan Ultradent brukte Jitterbit for Onboarding Automation
Ultradent omfavnet Jitterbits Medarbeidererfaring API360 (EX360) løsning. Det var dermed i stand til å effektivisere sin onboarding arbeidsflyt, som inkluderte integrering av følgende prosesser:
- Rekruttere kandidater
- Fullføre ansettelsesbeslutninger
- Avsetning og avsetning av eiendeler
- Gi innmeldingsfordeler
- Utvidelse av lønnsprovisjoner
- Opprette hendelsesdashboard for ansatte
- Opprette opplæringsbevis
- Administrere reise- og andre utgifter
- Scenarioplanlegging
- Offboarding og oppsigelse
"Vi ønsket å skape en sømløs onboarding-opplevelse og gå bort fra en tidkrevende prosess som inkluderte flere avdelinger, systemer og personellavhengigheter," sa Jason Namoc, integrasjonsingeniør hos Ultradent. "Vi har alltid vært i forkant av teknologi, og det er derfor vi engasjerte oss med Jitterbit. Resultatet er en sømløs opplevelse som fremskyndet de ansattes tid til produktivitet og økte medarbeidertilfredsheten.», la han til.
Alle disse ellers tungvinte prosesstrinnene for onboarding ble integrert med Jitterbits EX360-løsning. Nye ansattes data ble samlet inn ved ett enkelt opprettelsespunkt, som var tilgjengelig for alle nøkkelsystemer, noe som førte til automatisk tildeling av aktiva på tvers av alle applikasjoner.
Følgelig var det mindre avhengighet av mennesker (dermed ble rommet for menneskelige feil redusert), og eliminerte dermed sikkerhetssårbarheter og overholdelsesproblemer. Totalt sett ble tiden til produktivitet redusert, noe som gjorde ansatte lykkeligere og mer fornøyde.
Automatiser onboarding-prosessen din med Jitterbit
Som en 5x leder i Gartners Magic Quadrant for Enterprise Integration Platform as a Service, har Jitterbit den tekniske kapasiteten til å koble sammen komplekse systemer som spenner fra HRM, utgiftsstyring, fordelsadministrasjon og mer, med spesialiserte ansattes belønnings- eller velværeapplikasjoner som kjører på stedet eller i skyen.
Jitterbit hjelper organisasjoner med å automatisere og integrere applikasjoner, onboardingverktøy for ansatte, datasiloer og distribuerte systemer. Det siste tilbudet fra company, Employee Experience API360, utforsker mange av problemene organisasjoner står overfor som søker å lage applikasjoner med et praktisk forretningsfokus blant sine eksisterende punktprodukter.
Jitterbits maler tilbyr for eksempel enkle, forhåndsbygde integrasjoner som raskt flytter data i én retning mellom lignende objekter på tvers av to applikasjoner eller systemer. Når det gjelder onboarding og offboarding innen HR, inkluderer Jitterbits maler:
- Workday << >> ServiceNow Ansatt Onboarding Offboarding. Denne nye ansattintroduksjonsmalen er designet for brukere av begge Workday og ServiceNow. Det er en ferdigpakket løsning for integrering Workday Human Capital Management (HCM) til ServiceNow ITSM. De Workday til ServiceNow Prosessmal gir en enhetlig opplevelse for ansattes ombordstigningsprosesser for å aktivere arbeideren, inkludert IT, fasiliteter og sikkerhetsforespørsler om å utstede den ansattes bærbare datamaskin, merke, skrivebordsplass, etc.
- Workday << >> Salesforce Ansatt Onboarding Offboarding. Denne malen er laget for brukere av begge Workday og Salesforce. Det er en ferdigpakket løsning for integrering Workday Human Capital Management (HCM) til Salesforce Salgssky. De Workday til Salesforce Prosessmal gir en enhetlig opplevelse for vanlige ombordstignings- og avgangsprosesser for ansatte.
- Workday <<>> Oracle NetSuite Employee Onboarding Offboarding. Denne malen er en ferdigpakket løsning for integrering Workday Human Capital Management (HCM) til NetSuite ERP. De Workday til NetSuite Process Template gir en enhetlig opplevelse for vanlige ombordstignings- og off-board-prosesser for ansatte.
Med en kraftig og brukervennlig sky-API-integrasjonsplattform gjør Jitterbit HR-ledere og andre interessenter i stand til å koble seg til en hvilken som helst lokal eller i sky-applikasjon, slik at de kan drive ROI, øke kundetilfredsheten og optimere tjenestelevering og administrasjon, noe som gir dem en fordel i et ekstremt konkurranseutsatt marked.
