Det er tid til at forenkle medarbejderomkostningsstyring med dataintegration. Her er hvordan.

af Greg Belkin, Direktør for produktmarkedsføring

Lad os se det i øjnene, medarbejderomkostningsstyring kan være en stressende, kompleks og tidskrævende proces. Det indebærer normalt koordinering af flere registreringssystemer, herunder udgiftsstyring, menneskelig ressourcestyring (HRM) og løn. Det involverer også servicering af medarbejdere, der forventer, at deres godtgørelser er retfærdige, rettidige og nøjagtige. Det lægger et stort pres på alle for at få det rigtigt.

For mange i HR-branchen er hele medarbejderomkostningsstyringsprocessen blevet afvist som et nødvendigt onde. Det er ofte tænkt som noget, alle har at gøre men ingen ønsker at gøre. Heldigvis har teknologien gjort det muligt for os at bevæge os væk fra manuel sporing på regneark og tidskrævende frem og tilbage rapportering af fysiske kvitteringer og mod moderne platforme, applikationer og tjenester. Det bliver dog stadig set med foragt, fordi der er meget benarbejde, der skal styres. HR-chefer og andre involverede skal f.eks.

• Opret en ny omkostningsstyringskonto til hver ny medarbejder. Der skal oprettes en brugerkonto i organisationens valgte udgiftsrapporteringssystem. Det er afgørende, at data, der indtastes på denne konto, stemmer overens med det, der sandsynligvis allerede er konfigureret i companys HRM system, da der ikke er plads til uoverensstemmelser eller fejl.
• Hold konti opdateret. HR-chefer skal løbende manuelt opdatere ændringer i medarbejderdata (såsom bankkontooplysninger, en medarbejders krav om tilbageholdelse af skat, ændring i adresse osv.) i flere systemer, hvilket tager tid fra andre kritiske opgaver.
• Integrer kontoen med andre systemer. Når en udgiftsrapport er udfyldt og godkendt, skal HR-ledere sikre sig, at udgiftsrapportens data importeres tilbage til HRM-systemet fra deres valgte udgiftsrapportstyringssystem til betalingsbehandling.

Disse trin involverer koordinering af flere registreringssystemer, sænker produktiviteten og skaber plads til fejl. Det er en simpel sandsynlighed - jo flere gange en medarbejders information skal indtastes i et system, jo ​​større chance er der for at begå en fejl.

Gå ind i HRM-systemintegration

Best-in-class organisationer indser behovet for en forbrugerorienteret HR-oplevelse for deres medarbejdere. De ved, at medarbejderomkostningsstyring er en vigtig del af denne oplevelse, fordi det er en af ​​de første processer, nye medarbejdere bliver introduceret til, når de slutter sig til en organisation. Udgiftsstyring er også en kritisk proces at få rigtigt, fordi det involverer tilbagebetaling af penge til medarbejderne.

Som enkeltpersoner forventer vi, at denne proces er rettidig og præcis, ellers lider medarbejdernes moral. At få det rigtigt med minimal manuel indsats er et opnåeligt mål, men det kræver at integrere forskellige kilder til medarbejderdata sammen. Som et resultat kan organisationer strømline, hvordan medarbejderen kan indtaste og få adgang til deres personlige data, og forbedre den måde, HR og andet støttepersonale kan behandle disse ændringer.

Tag for eksempel UltraDent, en company af over 1,000 mennesker i den globale sundhedsserviceindustri. Det company højt prioriteret god kundeservice, og var meget insisterende på, at medarbejderrelationerne skulle være lige så stærke. Men før strømlining af sine udgiftsstyringsprocedurer, company oplevede betydelige forsinkelser mellem udgiftsindsendelse, betaling og rapportering. Den opdagede også uoverensstemmelser i finansiel rapportering på grund af manuelle fejl og begrænset synlighed i udgiftsstyring. Efter at have taget denne udfordring op, oplevede UltraDent højere medarbejdertilfredshed på grund af fremskyndede godkendelser og refusioner. De eliminerede også manuelle fejl, etablerede mere pålidelig finansiel rapportering og øgede synlighed i udgiftsstyring.

Jitterbit kalder dette en Medarbejdererfaring API360 tilgang, og den omfatter fire nøglekomponenter:

1. Applikationsstik: App-stik giver forudbyggede og genbrugelige tilslutningsmuligheder til et specifikt slutpunkt. I tilfælde af udgiftsstyring eller andre arbejdsrelaterede funktioner kan dette omfatte Workday eller andre populære HRM-systemer. Connectorerne deler data og gør det nemmere at interagere direkte med endepunktets API eller dataudvekslingsprotokoller.
2. Integrationsopskrifter: En integrationsopskrift er et enkelt forudbygget integrationsprojekt, der fører data i én retning mellem lignende objekter på tværs af apps eller systemer. I dette tilfælde kunne det være en integration mellem medarbejderudgiftssporing og rapporteringssoftware og et lønstyringssystem.
3. Proces skabeloner: Hvis vi tager det et skridt videre, er disse grupper af præbyggede use-case-drevne projekter, der bruger en række objekter på tværs af flere applikationer eller systemer. Dette kan involvere dit HRM-system som et knudepunkt til at håndtere medarbejderonboarding-processen samt udgiftsstyring.
4. Leveringstjenester. Leveringsydelser er faste, færdigpakkede professional services opsætte uden tilpasning. De kan udvide processkabeloner med tilpasning til yderligere objekter og slutpunkter baseret på en organisations specifikke behov eller de platforme, de er investeret i.

Fordele ved integreret omkostningsstyring

Nogle vil måske spørge, "hvorfor har jeg brug for integration af medarbejderomkostningsstyringssystemer? Hvad er fordelene fra alle perspektiver?” Det er rigtigt, at komfort og fortrolighed følger med at gøre tingene, som du altid har gjort dem. Men det betyder ikke nødvendigvis, at det er bedst for virksomheden – eller HR-ledelsens og medarbejdernes fornuft. Faktisk spørger mange, der oplever kraften og letheden ved ægte integration af HRM-systemer og software, sig selv, hvorfor det tog så lang tid at konvertere. De vigtigste fordele omfatter:

• Hurtigere onboarding af nye medarbejdere
• Hurtigere og mere effektiv ledelse af eksisterende medarbejdere via selvbetjeningsmodeller
• Øget produktivitet for HR-chefer med automatiserede udgiftsrapporteringsprocesser
• Øget medarbejdertilfredshed og moral takket være hurtigere tid til at betale
• Øget produktivitet på tværs af organisationen
• Effektiv og mere strategisk brug af ressourcer
• Højere moral og tilfredshed blandt HR-chefer
• Langt færre manuelle dataindtastninger, hvilket resulterer i færre datafejl
• Nedsat omsætning på grund af forbedrede oplevelser og moral

Employee 360 ​​Integration: Du er tættere på, end du tror

Som du kan se, er der mange potentielle fordele, som organisationer kan nyde godt af, når de implementerer Employee 360-integration til udgiftssporing og -rapportering, sammen med bredere HR-styring. Vi har tidligere set på hvorfor klassens bedste medarbejderoplevelse kræver effektiv HR-datastyring. I et kommende indlæg vil vi tage et mere dybdegående kig på, hvordan Employee 360 ​​HR-systemintegrationer kan hjælpe med et andet almindeligt smertepunkt på arbejdspladsen, såsom onboarding og offboarding af medarbejdere.

I mellemtiden kan du lære, hvordan virksomheder kan lide SmartRekruttere , Indtastede løsninger brugt Employee 360 ​​integrationer til at forbedre deres HR-kapacitet markant.