Miten ikääntyneiden asumispalveluja tarjoava organisaatio paransi tehokkuuttaan yli 1 000 hengen henkilöstölle

Tausta

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) on voittoa tavoittelematon organisaatio, jonka Knights of the Southern Cross – katolisten maallikkojen valtakunnallinen järjestö Australiassa – perusti yli 40 vuotta sitten tarjoamaan myötätuntoista hoivaa ikääntyvälle väestöllemme.

SCCQ:n palveluksessa on yli 1 000 työntekijää, jotka tarjoavat palveluja yli 2 200 henkilölle eri puolilla Queenslandia. Palveluihin kuuluu 13 vanhustenhoitolaitosta home, viisi eläkeläiskylää sekä yhteisö- ja home-hoivapalveluja, jotka tukevat 1 100 asiakasta heidän home-hoidossaan.

Haaste

“Monipuolinen ja maantieteellisesti hajautunut organisaatio kärsi tehottomuudesta, mukaan lukien rutiinitehtävien, kuten manuaalisen tiedonsyötön, kahtautumisesta ja kolminkertaistumisesta.”

Useet sivustot, toiminnot ja järjestelmät perustuivat tietojen manuaaliseen käsittelyyn. Tämä tarkoitti usein henkilöstölle toistuvia tietojen syöttötehtäviä, mikä vaikutti heidän tuottavuuteensa ja lisäsi inhimillisen virheen riskiä.

SCCQ pyrki vähentämään tehottomia rutiinitehtäviä, kuten useita tietojen syöttöjä, ja parantamaan merkittävästi tehokkuutta ja tuottavuutta sekä saamaan enemmän liiketoiminta-arvoa olemassa olevista IT-resursseista tukeakseen paremmin henkilöstöä, joka toimii eri toimintalinjoilla sekä kliinisissä, hallinnollisissa ja tukitehtävissä toimipisteissä.

“Toistuvien tehtävien eliminoimiseksi meidän oli oltava tehokkaampia, ja tiesimme tämän tapahtuvan automatisoimalla ja integroimalla järjestelmämme ja ratkaisumme”, sanoo SCCQ:n ratkaisukehityspäällikkö Kristin Bradic.

“Halusimme tehdä enemmän sillä, mitä meillä jo oli, ja Jitterbit täytti kaikki vaatimuksemme. Sen lisäksi, että sillä on potentiaalia virtaviivaistaa toimintoja ja vähentää tehottomuutta koko organisaatiossa, se tarjosi myös parasta vastinetta rahalle organisaatiollemme kokonaiskustannusten näkökulmasta. Lisäksi se on helppokäyttöinen, turvallinen ja sisältää valmiita liittimiä”, Kristin kertoi.

Tehostettua toimintaa lisäarvon saamiseksi olemassa olevista resursseista

Keskeisenä tavoitteena oli parantaa tehokkuutta ja tuottavuutta automatisoimalla manuaalisia, toistuvia tehtäviä, kuten tietojen syöttöä, ja siten saada enemmän liiketoiminta-arvoa organisaation olemassa olevasta henkilöstöstä ja IT-resursseista vapauttamalla heidän aikaansa keskittymään arvokkaampiin liiketoimintatehtäviin ja huolenpitoon.

“Tavoitteenamme on kasvattaa yhteisöjä, joissa ihmiset voivat elää parasta mahdollista elämää. Saavuttaaksemme sen meidän piti tehostaa toimintaamme automatisoimalla ja integroimalla järjestelmämme ja ratkaisumme, ja siten eliminoida vähäarvoiset ja toistuvat tehtävät mahdollisimman pitkälle”, Bradic sanoo.

Ennen:

• Eri puolilla sijaitsevat hajanaiset tietojoukot. Raskas riippuvuus manuaalisesta käsittelystä; tehtävien kaksin- tai jopa kolminkertaistaminen oli organisaatiossa yleistä – mikä merkitsi hukkaan heitettyä aikaa ja heikompaa tuottavuutta
• Organisaation eri liiketoimintojen ja palvelualueiden välinen vähäinen yhteistyö sekä yhtenäisen kokonaiskuvan puuttuminen organisaatiosta – jotta kokonaistehokkuutta voidaan parantaa
• Jokaiselle aineistolle ei ollut yhtä ainoaa totuuden Lähdettä – mikä johti tehottomuuteen ja toistoon
• Perustietojen ja raportoinnin automatisoinnin puute tehottomuuden vähentämiseksi ja hoidon tarjoamiseksi oikea-aikaisesti

Jälkeen:

• Liiketoiminnan laajuiset integraatiot ovat parantaneet merkittävästi työnkulun tehokkuutta, raportointia ja tuottavuutta.
• Parempi tiedon saatavuus on parantanut kykyä koota, analysoittaa ja parantaa tietojen laatua, mikä johtaa tietoon perustuviin liiketoimintapäätöksiin ja mikä tärkeintä, tukee paremmin henkilöstöä heidän rooleissaan asukkaiden ja asiakkaiden hoidon toteuttamisessa.
• Tiedon manuaalisen kaksoiskirjamisen ja toistuvan työn merkittävä väheneminen
• Henkilöstön yksinkertaisempi, virtaviivaisempi ja tuottavampi työpäivä merkitsi sitä, että he pystyivät tarjoamaan asukkaille ja asiakkaille korkeatasoisempaa hoivaa

Ratkaisu

Keskeisten liiketoimintajärjestelmien ja -tehtävien integrointi ja automatisointi poisti aikaa vievän manuaalisen käsittelyn, johon liittyi usein tietojen kaksinkertaistamista ja kolminkertaistamista.

Organisaatio piti Jitterbitiä keinona virtaviivaistaa ja automatisoida monia keskeisiä liiketoimintapprosesseja, keskittyen tiedonhallintaan, luodakseen jokaiselle organisaation tietojoukolle yhden totuuden lähteen, joka olisi kaikkien työntekijöiden helposti saavutettavissa useissa eri toimipisteissä oikea-aikaisesti ja tehokkaasti.

“Jitterbitin alkuvaiheen käyttöönotto toteutettiin sisäisesti organisaatiossamme Jitterbit professional services:n avulla”, Bradic kertoo. “Sen lisäksi Jitterbit PS:ää käytettiin avustamaan ensimmäisten päätelaitteiden liittämisessä vaaditun turvallisuustason huomioon ottaen.”

“Jitterbit on itse asiassa muuttanut organisaation toimintatapoja integroimalla eri järjestelmiä ja sovelluksia sekä automatisoimalla monia tehtäviä. Esimerkiksi kyky poimia tietoja automaattisesti useista eri lähteistä ei ainoastaan ole parantanut tehokkuutta ja henkilöstön tuottavuutta, vaan se on myös tuonut mukanaan paljon paremman hallinnan tason.

“Tähän mennessä Jitterbit on mahdollistanut integraatioita, jotka koskevat hoivan hallintaa, toiminnanohjausta / laskutusta / ostoja, henkilöstöjärjestelmiä, SQL-tietovarastoa ja tiedostojen jakoa, ja ne sisältävät yhdistelmän HTTP-, SFTP- ja tietokantapäätepisteitä.

“Parantunut aikaperusteisten ja kliinisten tietojen yhdenmukaisuus ja saatavuus eivät ainoastaan auta tekemään parempia liiketoimintapäätöksiä; merkittävät aikasäästöt ovat antaneet henkilöstölle mahdollisuuden kohdentaa aikansa uudelleen ja ryhtyä muihin toimiin, joilla voidaan tukea paremmin heidän hoidossaan olevia ihmisiä.

“Jitterbit tarjosi myös parasta vastinetta rahalle kokonaiskustannusten suhteen. Arvioimme useita muita järjestelmiä, ja Jitterbit osoitti parhaan arvon kustannusten ja perimmäisen tavoitteemme saavuttamisen kannalta. Sen käyttöönotto ja toteutus on ollut helppoa. Kun olemme tarvinneet Jitterbitin tukea, olemme aina havainneet sen olevan nopeasti reagoivaa ja avuliasta. On harvinaista, että ongelmiamme ei ratkaista ensimmäisellä yhteydenotolla tai nopealla puhelulla, jossa jaamme näytöt ja teemme vianmääritystä”, Bradic sanoo.

Jitterbit on ehdottomasti vaikuttanut tuottavuuteen positiivisella tavalla. Integrointiprosessi on parantanut merkittävästi raportointiamme koko liiketoiminnassa, ja kun otamme käyttöön enemmän automaatiota ja integraatioita, henkilöstö alkaa ajatella eri tavalla siitä, miten he tekevät asioita...”
Kristin Bradic, Solutions Development Manager, Southern Cross Care Qld

Tulokset ja hyödyt

Kristin Bradic, Southern Cross Care Queenslandin ratkaisukehityspäällikkö, toteaa projektin menestyksen liittyvän suoraan saavutettuihin hyötyihin – näitä ovat muun muassa merkittävät tuottavuuden parannukset sekä parempi pääsy ajantasaiseen tietoon ja kliinisiin tietoihin, mikä puolestaan on merkinnyt parempaa työnkulkua ja tehokkuutta, parempia liiketoimintapäätöksiä ja paremmin tuettua henkilöstöä heidän tarjotessaan hoivaa asukkaille ja asiakkaille.

“Jitterbit on antanut henkilöstöllemme mahdollisuuden vähentää toistuvaa työtä ja riskejä, jotka liittyvät saman tiedon moninkertaiseen syöttämiseen, kuten inhimillisestä virheestä johtuvan tiedon korjaamiseen ja varmistamiseen.

“Jitterbit on nyt laajasti käytössä organisaatiossamme, ja siitä on tullut keskeinen ajatus eri osastoilla, kun pohditaan keinoja prosessien parantamiseksi. Kehitystiimimme, liiketoiminnan ja (tarvittaessa) ohjelmistotoimittajien välillä on aktiivista yhteistyötä tarkoituksenmukaisimman ratkaisun kehittämiseksi.

“Se on myös valmistanut meidät parempaan tulevaisuuteen sovellusten joustavuudella, joka laajentaa merkittävästi sitä, mitä voimme jatkossa tehdä”, Bradic sanoi.

Integraationnistumisen jälkeen SCCQ on parantanut tuottavuuttaan koko yrityksessä ja saavuttanut merkittäviä aikasäästöjä, joiden ansiosta henkilöstö voi suunnata ajankäyttöään uudelleen ja ryhtyä toimiin hoidossaan olevien ihmisten tukemiseksi entistä paremmin.