Kuinka vanhustenhoitoorganisaatio paransi tehokkuutta yli 1,000 työntekijän osalta

Keskeisten liiketoimintajärjestelmien integrointi ja automatisointi säästää lukemattomia tunteja kuukaudessa poistamalla manuaalisen käsittelyn ja tehtävien päällekkäisyyden

Kuinka merkittävä australialainen vanhustenhoitoorganisaatio paransi tehokkuutta ja tuottavuutta automatisoimalla manuaalisia, toistuvia tehtäviä saadakseen lisää liikearvoa organisaation nykyisestä henkilökunnasta ja IT-omaisuudesta

Tausta

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) on voittoa tavoittelematon organisaatio, jonka Knights of the Southern Cross, Australian laajuinen katolisten maallikoiden järjestö, perusti yli 40 vuotta sitten tarjotakseen myötätuntoista hoitoa ikääntyvälle väestöllemme.

SCCQ työllistää yli 1,000 2,200 työntekijää, jotka tarjoavat palveluita yli 13 XNUMX ihmiselle eri puolilla Queenslandia, joihin kuuluu XNUMX vanhustenhoitopalvelua. homes, viisi eläkeläiskylää sekä yhteisö- ja home hoitopalvelut, jotka tukevat 1,100 XNUMX asiakasta home.

Haaste

"Monipuolinen ja maantieteellisesti hajallaan oleva organisaatio kärsi tehottomuudesta, mukaan lukien päällekkäiset ja kolminkertaiset rutiinitehtävät, kuten manuaalinen tietojen syöttäminen."

Useat sivustot, toiminnot ja järjestelmät luottivat tietojen manuaaliseen käsittelyyn. Tämä merkitsi usein henkilökunnan jäsenille tiedonsyöttötehtävien toistamista, mikä vaikutti heidän tuottavuuteensa ja lisäsi inhimillisten virheiden riskiä.

SCCQ pyrki vähentämään tehottomia rutiinitehtäviä, kuten useiden tietojen syöttämistä, ja parantamaan merkittävästi tehokkuutta ja tuottavuutta sekä poimimaan enemmän liiketoiminta-arvoa olemassa olevista IT-resursseista tukeakseen paremmin eri operatiivisissa virroissa sekä kliinisissä, hallinnollisissa ja tukitehtävissä toimivaa henkilöstöä. sivustoja.

"Toistuvien tehtävien poistamiseksi meidän oli oltava tehokkaampia, ja tiesimme, että tämä saavutettaisiin automatisoimalla ja integroimalla järjestelmämme ja ratkaisumme", sanoo SCCQ:n ratkaisukehityspäällikkö Kristin Bradic.

"Halusimme tehdä enemmän sillä, mitä meillä oli, ja Jitterbit valitsi kaikki laatikot. Sen lisäksi, että se pystyy virtaviivaistamaan toimintaa ja vähentämään tehottomuutta koko organisaatiossa, se tarjosi organisaatiollemme myös parasta vastinetta rahalle kokonaiskustannuksissa mitattuna. Lisäksi se on helppokäyttöinen, turvallinen ja siinä on valmiit liittimet, Kristin sanoi.

Parempi tehokkuus, jotta olemassa olevasta omaisuudesta saadaan enemmän arvoa

Keskeisenä tavoitteena oli parantaa tehokkuutta ja tuottavuutta automatisoimalla manuaalisia, toistuvia tehtäviä, kuten tietojen syöttämistä, ja siten saada enemmän liikearvoa organisaation nykyisestä henkilöstöstä ja IT-omaisuudesta vapauttamalla heidän aikaa keskittyä arvokkaampiin liiketoimintatehtäviin ja hoitoon.

”Tavoitteenamme on kasvattaa yhteisöjä, joissa ihmiset voivat elää parasta elämäänsä. Tämän saavuttamiseksi meidän piti olla tehokkaampia automatisoimalla ja integroimalla järjestelmämme ja ratkaisumme, mikä eliminoi vähäarvoisia ja toistuvia tehtäviä mahdollisimman paljon”, Bradic sanoo.

Ennen:

• Erilaiset tietojoukot sijaitsevat eri paikoissa. Voimakas riippuvuus manuaalisesta käsittelystä; tehtävien päällekkäisyys ja jopa kolminkertaisuus oli yleistä koko organisaatiossa – mikä tarkoitti ajanhukkaa ja tuottavuuden laskua
• Minimaalinen yhteistyö eri liiketoimintavirtojen ja palvelualueiden välillä koko organisaatiossa eikä yhtä yleiskuvaa organisaatiosta – yleisen tehokkuuden parantaminen
• Ei yhtä totuuden lähdettä jokaiselle tietojoukolle – mikä johti tehottomuuteen ja toistoon
• Ei perustietojen ja raportoinnin automatisointia tehottomuuden parantamiseksi ja hoidon oikea-aikaisen toimittamiseksi

Jälkeen:

• Integraatiot koko liiketoiminnassa ovat parantaneet merkittävästi työnkulun tehokkuutta, raportointia ja tuottavuutta
• Lisääntynyt tiedonsaanti on parantanut kykyä koota, analysoida ja parantaa tietojen laatua, mikä on johtanut tietoisempien liiketoimintapäätösten tekemiseen ja mikä tärkeintä, auttamaan henkilöstöä paremmin heidän tehtävissään asukkaiden ja asiakkaiden hoidossa.
• Tietojen manuaalinen kopiointi ja toistuva työ vähenevät merkittävästi
• Yksinkertaisempi, virtaviivaisempi ja tuottavampi työpäivä henkilökunnalle tarkoitti sitä, että he pystyivät tarjoamaan korkeamman tason hoitoa asukkaille ja asiakkaille

Ratkaisu

Keskeisten liiketoimintajärjestelmien ja tehtävien integrointi ja automatisointi eliminoi aikaa vievän manuaalisen käsittelyn, johon usein liittyi tietojen päällekkäisyyttä ja kolminkertaistamista

Organisaatio piti Jitterbitiä keinona virtaviivaistaa ja automatisoida monia ydinliiketoimintaprosesseja keskittyen tiedonhallintaan, jotta jokaiselle organisaation tietojoukolle voidaan luoda yksi totuuden lähde, joka olisi helposti kaikkien henkilöstön saatavilla eri paikoissa. ajoissa ja tehokkaasti.

"Jitterbitin ensimmäinen käyttöönotto tehtiin organisaatiossamme Jitterbitin avustuksella professional services”, Bradic sanoo. "Sen lisäksi Jitterbit PS:ää käytettiin auttamaan ensimmäisten päätepisteiden yhdistämisessä vaaditulla suojaustasolla."

”Jitterbit on käytännössä muuttanut organisaation toimintatapoja integroimalla erilaisia ​​järjestelmiä ja sovelluksia sekä automatisoimalla monia tehtäviä. Esimerkiksi tietojen automaattinen poimiminen useista lähteistä ei ole vain parantanut tehokkuutta ja henkilöstön tuottavuutta, vaan se on myös mahdollistanut paljon korkeamman hallinnan.

"Tähän mennessä Jitterbit on mahdollistanut integraatiot, jotka sisältävät hoidon hallinnan, ERP-/laskutus-/osto-, People Systemsin, SQL-tietovaraston ja tiedostojen jaon, jotka sisältävät HTTP-, SFTP- ja tietokantapäätepisteiden yhdistelmän.

”Aikaperusteisen ja kliinisen tiedon parannettu johdonmukaisuus ja saatavuus ei ainoastaan ​​auta tekemään parempia liiketoimintapäätöksiä; merkittävät ajansäästöt ovat antaneet henkilöstölle mahdollisuuden suunnata aikansa uudelleen ja ryhtyä muihin toimiin, jotka voivat tukea ihmisiä paremmin heidän hoidossaan.

"Jitterbit tarjosi myös parhaan vastineen rahalle kokonaisomistuskustannuksissa mitattuna. Arvioimme useita muita järjestelmiä, ja Jitterbit osoitti parhaan vastineen kustannusten ja lopullisen tavoitteemme saavuttamisen kannalta. Se on ollut helppo asentaa ja toteuttaa. Kun meidän on tarvinnut ottaa yhteyttä Jitterbit-tukeen, olemme aina huomanneet, että he ovat reagoivia ja avuliaita. On harvinaista, että ongelmamme eivät ratkea ensimmäisellä vastauksella tai nopealla puhelulla jakaa näyttömme ja tehdä vianmääritys”, Bradic sanoo.

”Jitterbit on ehdottomasti vaikuttanut tuottavuuteen positiivisella tavalla. Integraatioprosessi on parantanut merkittävästi raportointiamme koko liiketoiminnassa, ja kun otamme käyttöön enemmän automaatiota ja integraatiota, henkilökunta alkaa ajatella eri tavalla siitä, miten he tekevät asioita…”
– Kristin Bradic, ratkaisukehityspäällikkö, Southern Cross Care Qld

Tulokset ja edut

Kristin Bradic, ratkaisukehityspäällikkö, Southern Cross Care Queensland, toteaa, että projektin menestys korreloi suoraan saavutettujen etujen kanssa – muun muassa huomattavia tuottavuuden lisäyksiä sekä parantunutta oikea-aikaisten tietojen ja kliinisen tiedon saatavuutta, mikä puolestaan ​​on merkinnyt parempaa työnkulkua ja tehokkuutta. , parempia liiketoimintapäätöksiä ja paremmin tuettua henkilökuntaa asukkaiden ja asiakkaiden hoidossa.

"Jitterbit on auttanut henkilökuntamme vähentämään toistuvaa työtä ja riskejä, jotka liittyvät samojen tietojen useaan syöttöön, kuten tietojen korjaamiseen ja tarkistamiseen, jotka voivat johtua inhimillisistä virheistä.

"Jitterbit on nyt laajalti käytössä organisaatiossamme ja se on tullut mieleen useilla osastoilla, kun pohditaan tapoja parantaa prosesseja. Kehitystiimimme, liiketoiminnan ja (tarvittaessa) ohjelmistotoimittajien välillä on aktiivista yhteistyötä sopivimman ratkaisun kehittämiseksi.

"Se on myös luonut meidät parempaan tulevaisuuteen, sillä sovellusten joustavuus laajentaa merkittävästi mahdollisuuksiamme tehdä tulevaisuudessa", Bradic sanoi.

Integraation onnistuneen päätökseen saattamisen jälkeen SCCQ on parantanut tuottavuutta koko liiketoiminnassa ja saavuttanut merkittäviä ajansäästöjä, minkä ansiosta henkilökunta on pystynyt ohjaamaan aikansa uudelleen ja ryhtymään toimiin, jotka tukevat paremmin hoidossa olevia ihmisiä.