En automatiseret onboarding-proces er afgørende for en vellykket medarbejderoplevelse. Tag det fra mig.

af Sharvani, Content Marketing Manager

Det er den første dag på dit nye job. Du har nervøs energi, der strømmer gennem dine årer. Du er spændt på at møde nye mennesker, og du er spændt på at komme på arbejde og være en del af et nyt team. Samtidig er din arbejdsgiver lige så begejstret for at have dig ombord. De føler spændingen ved at udfylde en kritisk stilling og er sandsynligvis begejstrede for at have et nyt teammedlem klar til at bidrage til kortsigtede og langsigtede udfordringer. Hverken du eller din nye organisation ønsker at gøre denne oplevelse til noget mindre end fantastisk.

Lyder det bekendt? Vi har alle været igennem det. Energien og spændingen fra begge ender repræsenterer en enestående mulighed for at starte ansættelsesoplevelsen og medarbejderonboarding-processen på en yderst positiv tone, så nye medarbejdere ikke kun er hurtigere produktive, de også har høj moral og høj energi gennem hele forløbet af deres ansættelse.

Som ny medarbejder her hos Jitterbit kan jeg personligt relatere. På dag ét for to måneder siden, da jeg første gang tændte for min nye computer, var jeg straks spændt på at se, hvad der nu ville ske. Hvordan vil medarbejderonboarding-oplevelsen hos Jitterbit være? Jeg var spændt på at fuldføre onboarding-procestrinene:

• Mød min nye leder. Hvad ville hans forventninger være til mine første måneder på company? Hvilken type personlighed ville han have? Hvilken type kommunikatør ville han være?
• Mød mine kollegaer. Hvem ville jeg arbejde sammen med i en overskuelig fremtid? Hvilken type personligheder har de? Er der en eller to personer, jeg vil være tæt på?
• Modtag kritiske aktiver og systemadgang. Jeg havde allerede min bærbare computer, men hvilke andre aktiver skal jeg bruge for at få succes? Hvordan vil jeg modtage mine nøgler til det lokale kontor? Vil jeg få rettidig adgang til vores virksomhedsmeddelelser, email, og filmapper, der er nødvendige for at udføre mit arbejde?
• Tilmeld dig fordele. Som fuldtidsansat er jeg berettiget til visse goder. Medicinske, tandlæge- og andre overvejelser er en vigtig del af mit job, og dets indvirkning på mit personlige liv.
• Sikre rettidig og præcis kompensation. Som content marketing manager er det vigtigt at sikre en ordentlig styring af de ansættelsesrelaterede udgifter, jeg måtte have.

Heldigvis var mit onboarding-proces flow problemfrit og rettidigt, takket være Human Resources (HR) effektive arbejdsmoral og erfaring. I betragtning af de sædvanlige udfordringer med medarbejderonboarding, betragter jeg mig selv som heldig. Onboarding eller offboarding af en medarbejder er en kombination af mange forskellige overlappende processer. Den nye medarbejders onboarding-tjekliste inkluderer opsætning af nye medarbejdere i Human Resource Information Systems (HRIS), udgiftsstyringssystemer, lønstyringssystemer og fordelsadministrationssystemer.

For hver ny medarbejder, der tiltræder eller forlader en organisation, skal mange HR-afdelinger, der mangler evnen til at integrere data sammen, udføre de samme processer igen og igen, manuelt - hvilket blot øger pladsen til fejl og kan forårsage medarbejdernes utilfredshed og højere nedslidning.

Udfordringer med manuelle onboarding-processer

1. Uendelig papirarbejde: Mange organisationer er afhængige af en onboarding-proces for nye medarbejdere, der inkluderer en papirbaseret tilgang til spørgeskemaer til nyansættelser, hvor dokumenter er emailed til den nyansatte, udfyldt, og derefter faxet eller emailtilbage til organisationen. Desværre er HR-afdelingen forpligtet til manuelt at indtaste alle nye ansættelsesoplysninger i HRIS. For at være enig er sådan et onboarding-system mildest talt besværligt. Produktivitet, hastighed og nøjagtighed kan dog blive hårdt ramt, når disse data skal indtastes i mere end ét system.
2. Uoverensstemmelser mellem afdelingerne: Onboarding eller offboarding kan koordineres centralt af HR-afdelingen, men involverer også mange andre afdelinger, såsom it-support, sikkerhed, drift, faciliteter, økonomi og nogle gange andre forretningsenheder. Dette lægger pres på HR-cheferne til at fungere som projektledere, idet de koordinerer for eksempel indkøb af funktionelle computere synkroniseret med kontorets WiFi, et ID-kort og andre aktiver skulle alle være klar til den første dag af nyansættelsen. Enhver form for fejlkommunikation mellem afdelinger kan forsinke onboarding-processen og reducere en medarbejders moral, da de undrer sig over, hvorfor organisationen ikke var klar til dem på dag ét. Behovet for timen er så onboarding automation.

Fordele ved Onboarding Process Automation

For at levere en fejlfri onboarding-oplevelse skal organisationer bevæge sig i retning af automatisering af vigtige HR-systemer. Desværre er de fleste HR-data gemt i flere registreringssystemer. For eksempel, når kandidatdata ikke er korrekt forbundet til lønnings-, udgifts- og asset management-systemer under onboarding-processen, kan det skade produktiviteten og skade moralen.

Som et resultat heraf henvender mange HR-chefer sig til udviklingsplatforme med lav kode for at fremskynde udvekslingen af ​​information mellem diskrete medarbejderonboarding-systemer, ved at bruge automatiserede onboarding-processer til at fjerne meget af det hårde, manuelle arbejde, der har været skaden for mange menneskelige ressourceafdelinger .

Hvordan en tandlæge Company Automatiseret medarbejderonboarding for dens massive arbejdsstyrke

Ultradent, en global tandlægeforsyning og -produktion company, er en organisation, der værdsatte dette behov for medarbejderautomatisering og besluttede at gøre noget ved det. Dets kunder er tandlæger, gruppepraksis, offentlige myndigheder og universiteter, der beskæftiger over 1,400 mennesker fordelt på 7 globale lokationer. Inden Ultradent behandlede deres HR-relaterede datahåndteringsprocesser, havde Ultradent flere udfordringer. Disse omfattede:

1. Forsinket tid til produktivitet. Med en massiv global arbejdsstyrke havde Ultradent brug for en løsning, der kunne løse problemet med tidskrævende onboarding-procestrin, flere afdelinger, systemer og menneskelig afhængighed af HR-personale. HR-chefer var ved at blive den menneskelige flaskehals for databehandling, hvilket skabte unødvendige forsinkelser, sikkerhedssårbarheder og problemer med overholdelse af revision.
2. Mangel på integrationsteknologi. Ultradents eksisterende onboarding-teknologistak gjorde sig selv stærkt afhængig af overflødige menneskelige processer, med en betydelig plads til fejl. Data, der blev indtastet manuelt, var begrænset til nogle få onboarding-værktøjer, hvilket spærrede adgang til vigtige systemer, hvilket forsinkede onboarding-processen samt forsinkede medarbejdernes "tid til produktivitet".
3. Væsentlige licensomkostninger: Høje licensomkostninger på grund af forsinkelser i kunders off-boarding-processer fører til høj medarbejdertilfredshed og dårlig opfattelse af company blandt medarbejdere. HR-chefer kæmpede for at levere den meget ønskede upåklagelig medarbejderoplevelse.

Her er hvordan Ultradent brugte Jitterbit til Onboarding Automation

Ultradent omfavnede Jitterbit's Medarbejdererfaring API360 (EX360) løsning. Det var derved i stand til at strømline sin onboarding arbejdsgang, der omfattede integration af følgende processer:

1. Rekruttering af kandidater
2. Færdiggørelse af ansættelsesbeslutninger
3. Hensættelse og afskrivning af aktiver
4. Tilvejebringelse af indskrivningsydelser
5. Udvidelse af lønprovision
6. Oprettelse af medarbejderhændelses-dashboards
7. Oprettelse af uddannelsesbeviser
8. Håndtering af deres rejse- og andre udgifter
9. Scenarioplanlægning
10. Offboarding og opsigelse

"Vi søgte at skabe en problemfri onboarding-oplevelse og bevæge os væk fra en tidskrævende proces, der omfattede flere afdelinger, systemer og personaleafhængigheder," sagde Jason Namoc, integrationsingeniør hos Ultradent. "Vi har altid været på forkant med teknologi, og det er derfor, vi engagerede os med Jitterbit. Resultatet er en problemfri oplevelse, der fremskyndede medarbejdernes tid til produktivitet og øgede medarbejdertilfredsheden.”, tilføjede han.

Alle disse ellers besværlige onboarding-procestrin blev integreret med Jitterbits EX360-løsning. Nye medarbejderdata blev indsamlet på et enkelt oprettelsessted, som var tilgængeligt for alle nøglesystemer, hvilket førte til automatisk levering af aktiver på tværs af alle applikationer.
Som følge heraf var der mindre afhængighed af mennesker (derved blev pladsen til menneskelige fejl reduceret), hvilket eliminerede sikkerhedssårbarheder og complianceproblemer. Samlet set blev tiden til produktivitet reduceret, hvilket gjorde medarbejderne gladere og mere tilfredse.

Automatiser din onboarding-proces med Jitterbit

Som en 5x leder i Gartners Magic Quadrant for Enterprise Integration Platform as a Service har Jitterbit den tekniske evne til at tilslutte komplekse systemer lige fra HRM, udgiftsstyring, fordelsstyring og mere, med specialiserede medarbejderbelønnings- eller wellness-applikationer, der kører på stedet eller i skyen.

Jitterbit hjælper organisationer med at automatisere og integrere applikationer, medarbejderonboarding-værktøjer, datasiloer og distribuerede systemer. Det seneste tilbud fra company, Employee Experience API360, udforsker mange af de problemer, som organisationer står over for, der søger at skabe applikationer med et praktisk forretningsfokus blandt deres eksisterende punktprodukter.

Jitterbits skabeloner tilbyder for eksempel enkelte, præbyggede integrationer, der hurtigt flytter data i én retning mellem lignende objekter på tværs af to applikationer eller systemer. Når det kommer til onboarding og offboarding management inden for HR, inkluderer Jitterbits skabeloner:

• Workday << >> ServiceNow Medarbejder Onboarding Offboarding. Denne nye medarbejderskabelon er designet til brugere af begge Workday , ServiceNow. Det er en færdigpakket løsning til integration Workday Human Capital Management (HCM) til ServiceNow ITSM. Det Workday til ServiceNow Process Template giver en samlet oplevelse for medarbejders onboarding-processer for at aktivere medarbejderen, herunder IT, faciliteter og sikkerhedsanmodninger om at udstede medarbejderens bærbare computer, badge, skrivebordsplads osv.
• Workday << >> Salesforce Medarbejder Onboarding Offboarding. Denne skabelon er designet til brugere af begge Workday , Salesforce. Det er en færdigpakket løsning til integration Workday Human Capital Management (HCM) til Salesforce Salgssky. Det Workday til Salesforce Process Template giver en samlet oplevelse for almindelige medarbejderonboarding- og off-boardingprocesser.
• Workday <<>> Oracle NetSuite Employee Onboarding Offboarding. Denne skabelon er en færdigpakket løsning til integration Workday Human Capital Management (HCM) til NetSuite ERP. Det Workday til NetSuite Process Template giver en samlet oplevelse for almindelige medarbejderonboarding- og off-boardingprocesser.

Med en kraftfuld og brugervenlig cloud-API-integrationsplatform gør Jitterbit det muligt for HR-chefer og andre interessenter at oprette forbindelse til enhver lokal eller in-cloud-applikation, hvilket giver dem mulighed for at drive ROI, øge kundetilfredsheden og optimere servicelevering og administration, hvilket giver dem en fordel på et ekstremt konkurrencepræget marked.