Hur en äldreomsorgsorganisation förbättrade effektiviteten för en personal på 1,000 XNUMX+

Integration och automatisering av viktiga affärssystem sparar otaliga timmar per månad genom att eliminera manuell bearbetning och dubbelarbete

Hur en framstående australisk äldreomsorgsorganisation förbättrade effektiviteten och produktiviteten genom att automatisera manuella, repetitiva uppgifter för att få ut mer affärsvärde från organisationens befintliga personal och IT-tillgångar

Bakgrund

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) är en ideell organisation som grundades för över 40 år sedan av Knights of the Southern Cross, en organisation för katolska lekmän i hela Australien, för att ge vår åldrande befolkning medkännande omsorg.

SCCQ har över 1,000 2,200 anställda som tillhandahåller tjänster för mer än 13 XNUMX personer över hela Queensland, som omfattar XNUMX äldreomsorgshem homes, fem pensionärsbyar samt gemenskap och home vårdtjänster som stödjer 1,100 XNUMX klienter i deras home.

Utmaning

"Organisationen var mångfacetterad och geografiskt spridd och led av ineffektivitet, inklusive dubbelarbete och tredubbling av rutinuppgifter som manuell datainmatning."

Flera platser, aktiviteter och system förlitade sig på manuell behandling av data. Detta innebar ofta en upprepning av datainmatningsuppgifter för personalen, vilket påverkade deras produktivitet och ökade risken för mänskliga fel.

SCCQ försökte minska rutinuppgifter som var ineffektiva, såsom flera datainmatningar, och avsevärt förbättra effektiviteten och produktiviteten och att extrahera mer affärsvärde från befintliga IT-tillgångar för att bättre stödja personal som arbetar i olika verksamhetsgrenar och i kliniska, administrativa och stödjande roller på webbplatser.

"För att eliminera repetitiva uppgifter behövde vi bli mer effektiva och vi visste att detta skulle uppnås genom att automatisera och integrera våra system och lösningar", säger Kristin Bradic, SCCQs Solutions Development Manager.

"Vi ville göra mer med det vi hade, och Jitterbit bockade för alla våra rutor. Förutom potentialen att effektivisera verksamheten och minska ineffektiviteten i hela organisationen, erbjöd den också det bästa värdet för pengarna i termer av totala ägandekostnader för vår organisation. Dessutom är den enkel att använda, säker och har redan befintliga kontakter tillgängliga”, sa Kristin.

Förbättrad effektivitet för att få ut mer värde från befintliga tillgångar

Huvudmålet var att förbättra effektiviteten och produktiviteten genom att automatisera manuella, repetitiva uppgifter såsom datainmatning, och därför extrahera mer affärsvärde från organisationens befintliga personal och IT-tillgångar, genom att frigöra tid för att fokusera på mer värdefulla affärsuppgifter och omsorg.

"Vårt mål är att växa samhällen där människor kan leva sina bästa liv. För att uppnå det behövde vi bli mer effektiva genom att automatisera och integrera våra system och lösningar, och därigenom eliminera lågvärde och repetitiva uppgifter så mycket som möjligt”, säger Bradic.

Innan:

• Olika datamängder som finns på olika platser. Ett stort beroende av manuell bearbetning; dubbelarbete och till och med tredubbling av uppgifter var vanligt i hela organisationen – vilket innebär bortkastad tid och lägre produktivitet
• Minimalt samarbete mellan olika affärsströmmar och tjänsteområden över hela organisationen och ingen enskild överblick över organisationen – för att kunna förbättra den övergripande effektiviteten
• Ingen enskild källa till sanning för varje dataset – vilket ledde till ineffektivitet och upprepning
• Ingen automatisering av baslinjedata och rapportering för att förbättra ineffektiviteten och leverera vård i tid

Efter:

• Integrationer över hela verksamheten har avsevärt förbättrat arbetsflödeseffektiviteten, rapporteringen och produktiviteten
• Ökad tillgång till information har förbättrat förmågan att aggregera, analysera och förbättra kvaliteten på data, vilket leder till mer välgrundade affärsbeslut och, viktigare, till bättre stöd till personalen i deras roller för att tillhandahålla boende- och klientvård
• Betydande minskning av manuell dubblering av data och repetitivt arbete
• Enklare mer strömlinjeformad och produktiv arbetsdag för personalen innebär att de kunde ge en högre nivå av vård till boende och klienter

Lösning

Integration och automatisering av viktiga affärssystem och uppgifter eliminerade tidskrävande manuell bearbetning som ofta involverade duplicering och tredubbling av data

Organisationen såg Jitterbit som ett sätt att effektivisera och automatisera många kärnverksamhetsprocesser, med fokus på datahantering, för att skapa en enda källa till sanning för var och en av organisationens datamängder som skulle vara lättillgänglig för all personal på en rad olika platser på ett snabbt och effektivt sätt.

"Den första uppstarten av Jitterbit gjordes internt i vår organisation med hjälp av Jitterbit professional services, säger Bradic. "Utöver det användes Jitterbit PS för att hjälpa till att ansluta de första slutpunkterna givet den säkerhetsnivå som krävs."

"Jitterbit har faktiskt förändrat hur organisationen fungerar genom att integrera olika system och applikationer och automatisera många uppgifter. Till exempel har möjligheten att automatiskt extrahera data från ett antal källor inte bara förbättrat effektiviteten och personalens produktivitet utan har också levererat en mycket högre kontrollnivå.

"Hintills har Jitterbit möjliggjort integrationer som involverar Care Management, ERP/Billing/Purchasing, People Systems, SQL Data Warehouse och File Share, bestående av en kombination av HTTP, SFTP och Databas endpoints.

"Den förbättrade konsekvensen och tillgängligheten av tidsdrivna och kliniska data hjälper inte bara till att fatta bättre affärsbeslut; betydande tidsbesparingar har gjort det möjligt för personalen att omdirigera sin tid och utföra andra aktiviteter som bättre kan stödja människor i deras vård.

"Jitterbit erbjöd också det bästa värdet för pengarna när det gäller totala ägandekostnader. Vi utvärderade ett antal andra system och Jitterbit visade det bästa värdet i termer av kostnad och för att uppnå vårt slutmål. Det har varit lätt att sätta upp och implementera. När vi har behövt nå ut till Jitterbit Support har vi alltid tyckt att de är lyhörda och hjälpsamma. Det är sällsynt att våra problem inte löses med det första svaret eller med ett snabbt samtal för att dela våra skärmar och felsöka”, säger Bradic.

"Jitterbit har definitivt påverkat produktiviteten på ett positivt sätt. Integrationsprocessen har avsevärt förbättrat vår rapportering i hela verksamheten, och när vi introducerar mer automatisering och integration börjar personalen tänka annorlunda om hur de gör saker..."
– Kristin Bradic, Solutions Development Manager, Southern Cross Care Qld

Resultat & fördelar

Kristin Bradic, Solutions Development Manager, Southern Cross Care Queensland säger att projektets framgång direkt korrelerar med de fördelar som har realiserats – bland annat betydande produktivitetsvinster plus förbättrad tillgång till aktuell information och klinisk data, vilket i sin tur har inneburit förbättrat arbetsflöde och effektivitet. , bättre affärsbeslut och bättre stöttad personal i deras leverans av boende- och klientvård.

"Jitterbit har gjort det möjligt för vår personal att minska repetitivt arbete och riskerna som är förknippade med flera inmatningar av samma data, som att korrigera och verifiera data som kan vara resultatet av mänskliga fel.

"Jitterbit används nu flitigt inom vår organisation och det har kommit att bli framme på olika avdelningar när man överväger sätt att förbättra processer. Det finns ett aktivt samarbete mellan vårt utvecklingsteam, verksamheten och (i tillämpliga fall) mjukvaruleverantörer för att utveckla den mest lämpliga lösningen.

"Det har också skapat oss för en bättre framtid, med applikationsflexibilitet som avsevärt kommer att utöka omfattningen av vad vi kan göra i framtiden," sa Bradic.

Sedan integrationen framgångsrikt slutförts har SCCQ förbättrat produktiviteten i hela verksamheten och uppnått betydande tidsbesparingar som gör det möjligt för personalen att omdirigera sin tid och genomföra aktiviteter för att bättre stödja människor under deras vård.