Hur en äldreomsorgsorganisation förbättrade effektiviteten för en personalstyrka på över 1 000 personer

Bakgrund

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) är en ideell organisation som grundades för över 40 år sedan av Knights of the Southern Cross, en australisk organisation för katolska lekmän, för att erbjuda medmänsklig vård till vår åldrande befolkning.

SCCQ har över 1 000 anställda som tillhandahåller tjänster till mer än 2 200 personer i hela Queensland, vilket omfattar 13 äldreboenden home, fem seniorboenden samt vård- och omsorgstjänster i samhället och inom home-ramen, som stöder 1 100 klienter i deras home.

Utmaning

“Organisationen var mångfacetterad och geografiskt spriden, och led av ineffektivitet, inklusive dubblering och trippelarbete av rutinmässiga uppgifter såsom manuell datainmatning.”

Flera webbplatser, aktiviteter och system förlitade sig på manuell databearbetning. Detta innebar ofta att personalen behövde upprepa datainmatningsuppgifter, vilket påverkade deras produktivitet och ökade risken för denskilda mänskliga misstag.

SCCQ ville minska ineffektiva rutinuppgifter, såsom flera datainmatningar, och avsevärt förbättra effektiviteten och produktiviteten samt få ut ett större affärsvärde från befintliga IT-tillgångar för att bättre stödja personal som arbetar inom olika verksamhetsgrenar och i kliniska, administrativa och stödjande roller på enheterna.

“För att eliminera repetitiva uppgifter behövde vi bli mer effektiva, och vi visste att detta skulle uppnås genom att automatisera och integrera våra system och lösningar”, säger Kristin Bradic, lösningsutvecklingschef på SCCQ.

“Vi ville göra mer med det vi hade, och Jitterbit uppfyllde alla våra krav. Utöver potentialen att effektivisera verksamheten och minska ineffektiviteten i hela organisationen, erbjöd det också det bästa värdet för pengarna när det gäller den totala ägandekostnaden för vår organisation. Dessutom är det enkelt att använda, säkert och har färdiga anslutningar tillgängliga”, sa Kristin.

Förbättrade effektivitetsvinster för att utvinna mer värde ur befintliga tillgångar

Det huvudsakliga målet var att förbättra effektiviteten och produktiviteten genom att automatisera manuella, repetitiva uppgifter som datainmatning, och därmed få ut ett högre affärsvärde från organisationens befintliga personal och IT-tillgångar, genom att frigöra deras tid till att fokusera på mer värdefulla affärsuppgifter och omvårdnad.

“Vårt mål är att utveckla samhällen där människor kan leva sina bästa liv. För att uppnå det behövde vi bli mer effektiva genom att automatisera och integrera våra system och lösningar, och därigenom eliminera lågvärdiga och repetitiva uppgifter så mycket som möjligt”, säger Bradic.

Innan:

• Olika datauppsättningar lagrade på skilda platser. Ett stort beroende av manuell hantering; dubbel- och till och med trippelarbete var vanligt i hela organisationen – vilket innebar slösad tid och lägre produktivitet
• Minimalt samarbete mellan olika affärsströmmar och serviceområden i organisationen och ingen gemensam överblick över organisationen – för att kunna förbättra den övergripande effektiviteten
• Ingen enda sanning för varje datamängd – vilket ledde till ineffektivitet och upprepning
• Ingen automatisering av grunddata och rapportering för att förbättra ineffektivitet och leverera vård i rätt tid

Efter:

• Integrationer i hela verksamheten har avsevärt förbättrat arbetsflödets effektivitet, rapportering och produktivitet
• Ökad tillgång till information har förbättrat möjligheten att sammanställa, analysera och förbättra datakvaliteten, vilket leder till mer välgrundade affärsbeslut och, vilket är viktigt, till ett bättre stöd för personalen i deras roller för att erbjuda vård och omsorg till boende och klienter.
• Betydande minskning av manuell dataduplicering och repetitivt arbete
• En enklare, mer strömlinjeformad och produktiv arbetsdag för personalen innebar att de kunde erbjuda en högre omsorgsnivå till boende och klienter

Lösning

Integration och automatisering av viktiga affärssystem och uppgifter eliminerade tidskrävande manuell hantering som ofta innebar dubblering och triblering av data

Organisationen betraktade Jitterbit som ett medel för att strömlinjeforma och automatisera många kärnverksamhetsprocesser, med fokus på datahantering, för att skapa en enda sanningskälla för var och en av organisationens datamängder som skulle vara lätt tillgänglig för all personal på ett flertal platser på ett snabbt och effektivt sätt.

“Den inledande driftsättningen av Jitterbit skedde internt inom vår organisation med hjälp av Jitterbit professional services”, säger Bradic. “Utöver det användes Jitterbit PS för att underlätta anslutningen av de första slutpunkterna, med tanke på den säkerhetsnivå som krävdes.”

“Jitterbit har i praktiken förändrat hur organisationen arbetar genom att integrera olika system och applikationer och automatisera många uppgifter. Att till exempel kunna extrahera data automatiskt från ett antal källor har inte bara förbättrat effektiviteten och personalens produktivitet, utan har också gett en betydligt högre kontrollnivå.

“Hitintills har Jitterbit möjliggjort integrationer som omfattar vårdadministration, ERP/fakturering/inköp, personalsystem, SQL-informationstlager och filutdelning, vilket utgör en kombination av HTTP-, SFTP- och databasslutpunkter.

“Den förbättrade konsekvensen och tillgängligheten av tidsdrivna och kliniska data hjälper inte bara till att fatta bättre affärsbeslut; betydande tidsbesparingar har gjort det möjligt för personalen att omfördela sin tid och ägna sig åt andra aktiviteter som bättre kan stödja de personer de vårdar.

“Jitterbit erbjöd dessutom det bästa värdet för pengarna när det gäller den totala ägandekostnaden. Vi utvärderade ett antal andra system och Jitterbit visade på det bästa värdet vad gäller kostnad och att uppnå vårt slutliga mål. Det har varit enkelt att konfigurera och implementera. När vi har behövt kontakta Jitterbits support har vi alltid upplevt dem som lyhörda och hjälpsamma. Det är sällan våra problem inte löses vid det första svaret eller med ett snabbt samtal för att dela våra skärmar och felsöka”, säger Bradic.

Jitterbit har definitivt påverkat produktiviteten på ett positivt sätt. Integrationsprocessen har avsevärt förbättrat vår rapportering i hela verksamheten, och i takt med att vi introducerar mer automation och integration börjar personalen tänka på ett nytt sätt kring hur de utför sitt arbete...”
Kristin Bradic, Solutions Development Manager, Southern Cross Care Qld

Resultat & Fördelar

Kristin Bradic, Solutions Development Manager, Southern Cross Care Queensland, uppger att projektets framgång är direkt kopplad till de fördelar som har uppnåtts – bland annat betydande produktivitetsvinster samt förbättrad tillgång till aktuell information och kliniska data, vilket i sin tur har inneburit förbättrade arbetsflöden och effektivitetsvinster, bättre affärsbeslut och bättre stöttad personal i deras omsorg om boende och klienter.

“Jitterbit har gjort det möjligt för vår personal att minska repetitivt arbete och de risker som är förknippade med att mata in samma data flera gånger, såsom att korrigera och verifiera data vilket kan bero på den mänskliga faktorn.

“Jitterbit används nu i stor utsträckning inom vår organisation och har blivit centralt för olika avdelningar när man överväger sätt att förbättra processer. Det sker ett aktivt samarbete mellan vårt utvecklingsteam, verksamheten och (i förekommande fall) mjukvaruleverantörer för att utveckla den lämpligaste lösningen.

“Det har också rustat oss för en bättre framtid, med en applikationsflexibilitet som avsevärt kommer att utöka omfattningen av vad vi kan göra i framtiden”, sa Bradic.

Sedan integrationen slutfördes framgångsrikt har SCCQ förbättrat produktiviteten i hela verksamheten och uppnått betydande tidsbesparingar, vilket gör det möjligt för personalen att omfördela sin tid och ägna sig åt aktiviteter som bättre stödjer personer i deras vård.