Hvordan en eldreomsorgsorganisasjon økte effektiviteten for over 1000 ansatte

Bakgrunn

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) er en ideell organisasjon som ble etablert for over 40 år siden av Knights of the Southern Cross, en Australia-dekkende organisasjon av katolske lekmenn, for å tilby medfølende omsorg til vår aldrende befolkning.

SCCQ har over 1 000 ansatte som yter tjenester til mer enn 2 200 personer i hele Queensland, herunder 13 aldershjem home, fem pensjonistbyer samt omsorgstjenester i lokalsamfunnet og home-tjenester som støtter 1 100 klienter i deres home.

Utfordring

“Organisasjonen var mangefasettert og geografisk spredt, og led under ineffektivitet, inkludert dobbelt- og trippelarbeid med rutineoppgaver som manuell dataregistrering.”

Flere nettsteder, aktiviteter og systemer var avhengige av manuell databehandling. Dette innebar ofte gjentatte dataregistreringsoppgaver for de ansatte, noe som påvirket produktiviteten deres og økte risikoen for menneskelige feil.

SCCQ søkte å redusere rutineoppgaver som var ineffektive, som for eksempel flere dataregistreringer, og betydelig forbedre effektiviteten og produktivitet, samt hente ut mer forretningsverdi fra eksisterende IT-ressurser for bedre å støtte ansatte som arbeider i ulike operative strømmer og i kliniske, administrative og støttende roller på steder.

“– For å fjerne repetisjonsoppgaver måtte vi bli mer effekttive, og vi visste at dette ville bli oppnådd ved å automatisere og integrere systemene og løsningene våre, sier Kristin Bradic, sjøl for løsningsutvikling i SCCQ.

“– Vi ønskede å gjøre mer med det vi hadde, og Jitterbit oppfylte alle våre krav. I tillegg til potensialet for å strømlinjeforme driften og redusere ineffektivitet i hele organisasjonen, tilbød det også den beste verdien for pengene når det gjelder totalkostnad for vår organisasjon. I tillegg er det enkelt å bruke, sikkert og har eksisterende tilkoblinger tilgjengelig, sa Kristin.

Forbedret effektivitet for å hente ut mer verdi fra eksisterende eiendeler

Hovedmålet var å øke effektiviteten og produktiviteten ved å automatisere manuelle, repetitive oppgaver som dataregistrering, og dermed hente ut mer forretningsverdi fra organisasjonens eksisterende ansatte og IT-ressurser ved frigjøre tiden deres til å fokusere på mer verdifulle forretningsoppgaver og omsorg.

“– Målet vårt er å utvikle lokalsamfunn der mennesker kan leve sine beste liv. For å oppnå det trengte vi å bli mer effektive ved å automatisere og integrere systemene og løsningene våre, og dermed eliminere lavverdige og repetisjonsbaserte oppgaver i størst mulig grad, sier Bradic.

Før:

• Ulike datasett lagret på forskjellige steder. En stor avhengighet av manuell behandling; duplisering og til og med triplisering av oppgaver var vanlig i hele organisasjonen – noe som førte til bortkastet tid og lavere produktivitet
• Minimalt samarbeid mellom ulike forretningsstrømmer og tjenesteområder på tvers av organisasjonen og ingen samlet oversikt over organisasjonen – for å kunne forbedre den generelle effektiviteten
• Ingen enkelt kilde til sannhet for hvert datasett – noe som førte til ineffektivitet og repetisjon
• Ingen automatisering av grunnlagsdata og rapportering for å forbedre ineffektivitet og levere omsorg på en tidsriktig måte

Etter:

• Integrasjoner på tvers av virksomheten har i betydelig grad forbedret arbeidsflyteffektivitet, rapportering og produktivitet.
• Økt tilgang til informasjon har styrket evnen til å samle inn, analysere og forbedre datakvaliteten, noe som fører til mer informerte forretningsbeslutninger og, ikke minst, bedre støtte til ansatte i deres roller med å levere pleie og omsorg til beboere og klienter.
• Betydelig reduksjon i manuell dataduplisering og repetitivt arbeid
• En enklere, mer strømlinjeformet og produktiv arbeidsdag for de ansatte gjorde dem i stand til å yte et høyere omsorgsnivå til beboere og klienter

Løsning

Integrasjon og automatisering av viktige forretningssystemer og oppgaver eliminerete tidkrevende manuell behandling som ofte innebar dobbel- og trippelregistrering av data

Organisasjonen anså Jitterbit som et middel for å strømlinjeforme og automatisere mange kjerneprosesser i virksomheten, med fokus på databehandling, for å skape én enkelt sannhetskilde for hvert av organisasjonens datasett som ville være lett tilgjengelig for alt personale på en rekke steder på en tidsriktig og effektiv måte.

“Den første oppsettet av Jitterbit ble gjennomført internt i organisasjonen vår med hjelp fra Jitterbit professional services,” sier Bradic. “I tillegg ble Jitterbit PS brukt til å hjelpe til med å koble til de første endepunktene, med tanke på det sikkerhetsnivået som var påkrevd.”

“Jitterbit har i praksis endret måten organisasjonen fungerer på ved å integrere ulike systemer og applikasjoner og automatisere en rekke oppgaver. Å kunne hente ut data automatisk fra en rekke kilder har for eksempel ikke bare forbedret effektiviteten og de ansattes produktivitet, men har også gitt en mye høyere grad av kontroll.

“Til dato har Jitterbit muliggjort integrasjoner som involverer Care Management, ERP/fakturering/innkjøp, personalsystemer, SQL datavarehus og fildeling, bestående av en kombinasjon av HTTP-, SFTP- og dataselehter.

“Den forbedrede konsistensen og tilgjengeligheten av tidsdrevne og kliniske data bidrar ikke bare til å ta bedre forretningsbeslutninger; betydelige tidsbesparelser har gjort det mulig for ansatte å omdirigere tiden sin og utføre andre aktiviteter som bedre kan støtte menneskene i deres omsorg.

“– Jitterbit bød også på den beste verdien for pengene med tanke på de totale eierkostnadene. Vi evaluerte en rekke andre systemer, og Jitterbit demonstrerte den beste verdien når det gjelder kostnad og det å nå vårt endelige mål. Den har vært enkel å sette opp og implementere. Når vi har hatt behov for å kontakte Jitterbits kundestøtte, har vi alltid opplevd dem som raske til å svare og hjelpsomme. Det er sjelden at problemene våre ikke blir løst ved det første svaret eller gjennom en rask samtal der vi deler skjerm og feilsøker, sier Bradic.

Jitterbit har definitivt påvirket produktiviteten på en positiv måte. Integrasjonsprosessen har forbedret rapporteringen vår i hele virksomheten betraktelig, og i takt med at vi introduserer mer automatisering og integrasjon, begynner de ansatte å tenke annerledes om hvordan de gjør ting ...”
Kristin Bradic, Solutions Development Manager, Southern Cross Care Qld

Resultater og fordeler

Kristin Bradic, Solutions Development Manager i Southern Cross Care Queensland, uttaler at prosjektets suksess henger direkte sammen the gevinstene som er realisert – blant annet betydelig produktivitetsvekst samt bedre tilgang til tidsriktig informasjon og kliniske data, som igjen har ført til bedre arbeidsflyt og effektivitet, bedre forretningsbeslutninger og bedre støtte til personalet i deres omsorg for beboere og klienter.

“Jitterbit har gjort det mulig for våre ansatte å redusere repetitivt arbeid og risikoen knyttet til flere inntektinger av de samme dataene, slik som å korrigere og verifisere dataene som kan oppstå som følge av menneskelige feil.

“Jitterbit blir nå mye brukt i organisasjonen vår, og det har blitt sentralt på tvers av ulike avdelinger når man vurderer måter å forbedre prosesser på. Det er et aktivt samarbeid mellom utviklingsteamet vårt, virksomheten og (der det er relevant) programvareleverandører for å utvikle den mest hensiktsmessige løsningen.

“– Det har også stilt oss opp for en bedre framtid, med en applikasjonsfleksibilitet som vil utvide omfanget av det vi kan gjøre i framtiden betydelig, sa Bradic.

Siden integrasjonen ble vellykket fullført, har SCCQ økt produktiviteten i hele virksomheten og oppnådd betydelige tidsbesparelser, noe som gjør det mulig for ansatte å omdisponere tiden sin og utføre aktiviteter for bedre å støtte personer under deres omsorg.