Hvordan en eldreomsorgsorganisasjon forbedret effektiviteten for en stab på 1,000+

Integrasjon og automatisering av viktige forretningssystemer sparer utallige timer per måned ved å eliminere manuell behandling og duplisering av oppgaver

Hvordan en fremtredende australsk organisasjon for eldreomsorg forbedret effektiviteten og produktiviteten ved å automatisere manuelle, repeterende oppgaver for å trekke ut mer forretningsverdi fra organisasjonens eksisterende ansatte og IT-ressurser

Bakgrunn

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) er en ideell organisasjon etablert for over 40 år siden av Knights of the Southern Cross, en Australia-dekkende organisasjon av katolske lekmenn, for å gi omsorg til vår aldrende befolkning.

SCCQ sysselsetter over 1,000 ansatte som tilbyr tjenester til mer enn 2,200 mennesker over hele Queensland, som omfatter 13 eldreomsorgshjem homes, fem pensjonisttilværelsen landsbyer samt samfunnet og home omsorgstjenester som støtter 1,100 klienter i deres home.

Utfordring

"Organisasjonen var mangefasettert og spredt geografisk og led av ineffektivitet, inkludert duplisering og tredobling av rutineoppgaver som manuell dataregistrering."

Flere nettsteder, aktiviteter og systemer var avhengig av manuell behandling av data. Dette betydde ofte en gjentakelse av dataregistreringsoppgaver for ansatte som påvirket produktiviteten deres og økte risikoen for menneskelige feil.

SCCQ forsøkte å redusere rutineoppgaver som var ineffektive, for eksempel flere dataregistreringer, og betydelig forbedre effektiviteten og produktiviteten og å trekke ut mer forretningsverdi fra eksisterende IT-ressurser for å bedre støttepersonell som opererer i ulike driftsstrømmer og i kliniske, administrative og støtteroller på nettsteder.

"For å eliminere repeterende oppgaver, måtte vi være mer effektive, og vi visste at dette ville bli oppnådd ved å automatisere og integrere systemene og løsningene våre," sier Kristin Bradic, SCCQs løsningsutviklingssjef.

"Vi ønsket å gjøre mer med det vi hadde, og Jitterbit krysset av for alle boksene våre. I tillegg til potensialet til å effektivisere driften og redusere ineffektiviteten på tvers av hele organisasjonen, ga den også best valuta for pengene når det gjelder totale eierkostnader for organisasjonen vår. Dessuten er den enkel å bruke, sikker og har allerede eksisterende kontakter tilgjengelig, sa Kristin.

Forbedret effektivitet for å hente ut mer verdi fra eksisterende eiendeler

Hovedmålet var å forbedre effektiviteten og produktiviteten ved å automatisere manuelle, repeterende oppgaver som dataregistrering, og derfor trekke ut mer forretningsverdi fra organisasjonens eksisterende stab og IT-ressurser, ved å frigjøre tid til å fokusere på mer verdifulle forretningsoppgaver og omsorg.

«Vårt mål er å vokse lokalsamfunn der folk kan leve sitt beste liv. For å oppnå det måtte vi bli mer effektive ved å automatisere og integrere systemene og løsningene våre, og dermed eliminere lavverdi og repeterende oppgaver så mye som mulig, sier Bradic.

Før:

• Ulike datasett plassert på forskjellige steder. En stor avhengighet av manuell behandling; duplisering og til og med tredobling av oppgaver var vanlig i hele organisasjonen – noe som betyr bortkastet tid og lavere produktivitet
• Minimalt samarbeid mellom ulike forretningsstrømmer og tjenesteområder på tvers av organisasjonen og ingen enkelt oversikt over organisasjonen – for å kunne forbedre den totale effektiviteten
• Ingen enkelt kilde til sannhet for hvert datasett – noe som førte til ineffektivitet og repetisjon
• Ingen automatisering av grunnlinjedata og rapportering for å forbedre ineffektiviteten og levere omsorg til rett tid

Etter:

• Integrasjoner på tvers av virksomheten har betydelig forbedret arbeidsflyteffektivitet, rapportering og produktivitet
• Økt tilgang til informasjon har forbedret muligheten til å aggregere, analysere og forbedre kvaliteten på data, noe som fører til mer informerte forretningsbeslutninger og viktigere til bedre støttepersonell i rollene deres for å levere beboer- og klientbehandling
• Betydelig reduksjon i manuell duplisering av data og repeterende arbeid
• Enklere mer strømlinjeformet og produktiv arbeidsdag for ansatte betyr at de var i stand til å levere et høyere nivå av omsorg til beboere og klienter

Oppløsning

Integrasjon og automatisering av sentrale forretningssystemer og oppgaver eliminerte tidkrevende manuell behandling som ofte involverte duplisering og tredobling av data

Organisasjonen så på Jitterbit som et middel til å strømlinjeforme og automatisere mange kjernevirksomhetsprosesser, med fokus på dataadministrasjon, for å skape en enkelt kilde til sannhet for hvert av organisasjonens datasett som vil være lett tilgjengelig for alle ansatte på en rekke lokasjoner på en rettidig og effektiv måte.

"Den første standupen til Jitterbit ble gjort internt i organisasjonen vår med assistanse fra Jitterbit professional services, sier Bradic. "Utover det ble Jitterbit PS brukt til å hjelpe til med å koble til de første endepunktene gitt sikkerhetsnivået som kreves."

"Jitterbit har faktisk transformert måten organisasjonen fungerer på ved å integrere forskjellige systemer og applikasjoner og automatisere mange oppgaver. For eksempel har det å automatisk trekke ut data fra en rekke kilder ikke bare forbedret effektiviteten og personalets produktivitet, men har også gitt et mye høyere kontrollnivå.

"Til dags dato har Jitterbit aktivert integrasjoner som involverer Care Management, ERP/Billing/Purchasing, People Systems, SQL Data Warehouse og File Share, som består av en kombinasjon av HTTP, SFTP og Database-endepunkter.

«Den forbedrede konsistensen og tilgjengeligheten av tidsdrevne og kliniske data bidrar ikke bare til å ta bedre forretningsbeslutninger; betydelige tidsbesparelser har gjort det mulig for personalet å omdirigere tiden sin og utføre andre aktiviteter som bedre kan støtte mennesker i deres omsorg.

"Jitterbit ga også best valuta for pengene når det gjelder totale eierkostnader. Vi evaluerte en rekke andre systemer og Jitterbit viste den beste verdien når det gjelder kostnader og oppnåelse av vårt endelige mål. Det har vært enkelt å sette opp og implementere. Når vi har hatt behov for å kontakte Jitterbit Support, har vi alltid syntes at de er responsive og hjelpsomme. Det er sjelden at problemene våre ikke blir løst med det første svaret eller med en rask samtale for å dele skjermene våre og feilsøke, sier Bradic.

"Jitterbit har definitivt påvirket produktiviteten på en positiv måte. Integrasjonsprosessen har forbedret rapporteringen vår betraktelig på tvers av virksomheten, og etter hvert som vi introduserer mer automatisering og integrasjon, begynner ansatte å tenke annerledes om hvordan de gjør ting..."
– Kristin Bradic, Solutions Development Manager, Southern Cross Care Qld

Resultater og fordeler

Kristin Bradic, Solutions Development Manager, Southern Cross Care Queensland uttaler at prosjektets suksess direkte korrelerer med fordelene som har blitt realisert – blant dem betydelige produktivitetsgevinster pluss forbedret tilgang til tidsriktig informasjon og kliniske data, som igjen har betydd forbedret arbeidsflyt og effektivitet. , bedre forretningsbeslutninger og bedre støttet personale i deres levering av beboer- og klientbehandling.

"Jitterbit har gjort det mulig for våre ansatte å redusere repeterende arbeid og risikoen forbundet med flere oppføringer av samme data, for eksempel å korrigere og verifisere dataene som kan være et resultat av menneskelige feil.

"Jitterbit er nå mye brukt i organisasjonen vår, og det har blitt foran hodet på tvers av forskjellige avdelinger når de vurderer måter å forbedre prosesser på. Det er aktivt samarbeid mellom utviklingsteamet vårt, virksomheten og (der det er aktuelt) programvareleverandører for å utvikle den mest passende løsningen.

"Det har også satt oss opp for en bedre fremtid, med applikasjonsfleksibilitet som vil utvide omfanget av det vi kan gjøre i fremtiden betydelig," sa Bradic.

Etter å ha fullført integrasjonen, har SCCQ forbedret produktiviteten på tvers av virksomheten og oppnådd betydelige tidsbesparelser som gjør det mulig for personalet å omdirigere tiden sin og gjennomføre aktiviteter for å bedre støtte personer under deres omsorg.