Miksi data-siiloja muodostuu ja miten ne korjataan

Kirjoittanut Carole Achramowicz, Tuotemarkkinointijohtaja
Alunperin julkaistu 13. huhtikuuta 2023

Nykypäivän yritykset ovat täynnä järjestelmiä ja sovelluksia – ja se on vielä lievästi sanottu. Ajatelkaa nyt: Organisaatiot, joissa on yli 1 000 työntekijää käyttää keskimäärin 177 SaaS-sovellusta – ja tämä luku tulee vain kasvamaan entisestään.

Uudet yrityssovellukset ja SaaS-järjestelmät olivat keskeisessä roolissa työelämän digitalisoinnissa koronapandemian jälkeen, mutta koska toimintojen muuttaminen vaati nopeaa käyttöönottoa yhdessä yössä, aikaa – tai tarvittavaa osaamista – ei ollut juurikaan uusien ja olemassa olevien järjestelmien välisen tiedon optimaaliseen integrointiin.

Mitä siis tapahtuu, kun tiimisi joutuvat turvautumaan useisiin erillisiin järjestelmiin ja sovelluksiin ilman keskitettyä tietolähdettä, josta kaikki tämä tieto löytyisi?

Jep, arvasit oikein: tietosiilot.

Kun opit tunnistamaan tietosilot – ja ottamaan käyttöön strategioita ja teknologioita niiden poistamiseksi – se lisää tuottavuutta, parantaa liiketoimintaprosesseja ja nopeuttaa yrityksesi digitaalista muutosta.

Tietosiilot

Pohjimmiltaan tietosilot ovat tietokokonaisuuksia, jotka ovat eristettyjä organisaation muusta osasta ja joihin on pääsy vain yhdellä osastolla tai liiketoimintayksiköllä.

Tietosilot ovat yleinen ongelma monissa organisaatioissa, sillä tuoreet tiedot Tutkimuksen mukaan vain 22% yritysjohtajista katsoo, että heidän tiiminsä jakavat tietoja tehokkaasti. Tietosilot haittaavat tuottavuutta ja kehitystä, etenkin kun yhä useammat organisaatiot siirtyvät kohti automaatio- ja/tai hyperautomaatiostrategioita.

4 yleistä tapaa, joilla tietosilot muodostuvat.

Tietosilojen syntymisestä ei voi syyttää pelkästään viimeaikaista SaaS-järjestelmien räjähdysmäistä yleistymistä – niitä voi syntyä monin eri tavoin, muun muassa:

1. Liian paljon ohjelmistoja: Ohjelmistosovellusten yleistyessä osastot voivat helposti eristäytyä toisistaan. Jokaisella osastolla voi olla omat ohjelmistotyökalunsa, jotka eivät ole yhteensopivia muiden osastojen käyttämien työkalujen kanssa.
2. Erilaiset joukkueet: Kun organisaation eri tiimit eivät työskentele yhdessä samassa paikassa, ne voivat jäädä eristyksiin toisistaan, mikä luo esteitä viestinnälle ja yhteistyölle.
3. Tietojen säilyttäminen: Jotkut osastot tai tiimit saattavat olla haluttomia jakamaan tietojaan muiden kanssa, mikä johtaa siilomaisiin toimintatapoihin, joissa tiedot ovat saatavilla vain tietyille henkilöille tai ryhmille organisaation sisällä.
4. Tietoisuuden puute: Monet organisaatiot ja tiimit eivät ymmärrä, kuinka vakava ongelma tietosilot voivat olla, ennen kuin merkittäviä ongelmia ilmenee.

6 syytä, miksi tietosilot ovat ongelma.

Tietosilot haittaavat yhteistyötä ja kasvua, vääristävät tietojen tarkkuutta ja estävät siten tarkkojen ennusteiden tekemisen sekä muodostavat esteen yrityksille, jotka pyrkivät saavuttamaan automaatiotavoitteensa. Tässä on kuusi tapaa, joilla tietosilot aiheuttavat ongelmia yrityksessäsi:

1. Vaikea tai mahdoton tietojen analysointi: Kun tiedot on tallennettu erillisiin järjestelmiin, niiden analysointi kokonaisuutena voi olla vaikeaa tai jopa mahdotonta. Tämän vuoksi organisaatioiden on vaikea saada merkityksellisiä oivalluksia tiedoistaan ja tehdä perusteltuja päätöksiä toiminnastaan.
2. Hidas tietojen tutkimus: Kun eri osastot käyttävät eri järjestelmiä tietojensa tallentamiseen, tutkijoiden voi kestää kauemmin saada käsiinsä kaikki hankkeidensa kannalta välttämättömät tiedot. Tämä hidastaa tutkimustyötä ja vaikeuttaa organisaatioiden kilpailukyvyn ylläpitämistä nykypäivän nopeatempoisessa maailmassa.
3. Päällekkäistä työtä: Liian monet erilliset järjestelmät johtavat usein työn päällekkäisyyteen, kun kukin tiimi yrittää luoda uudelleen sen, mitä toinen tiimi on jo tehnyt. Tämä tuhlaa aikaa ja resursseja, joita voitaisiin hyödyntää paremmin muualla organisaatiossa.
4. Hajanaista kulttuuria: Osastojen välinen kilpailukulttuuri yhteistyön sijaan voi johtaa organisaation sisäisen eristäytymisen lisääntymiseen, kun tiimit pyrkivät puolustamaan omaa reviiriään sen sijaan, että työskentelisivät yhdessä yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
5. Tietoturvan vaarantuminen: Kun organisaation eri osastot käyttävät useita järjestelmiä, se lisää tietoturvaloukkausten riskiä, sillä hakkerit voivat mahdollisesti hyödyntää yhden järjestelmän – etenkin vanhojen järjestelmien – heikkouksia ja pysyä samalla huomaamatta toisessa järjestelmässä, koska järjestelmien välillä ei ole viestintää.
6. Epäonnistuneet tekoälyhankkeet: Agenttien, chatbottien ja avustajien kaltaiset tekoälytyökalut tarvitsevat kaikki korkealaatuista dataa voidakseen tuottaa merkittävää liiketoiminnallista arvoa. Siloissa sijaitsevan datan epäjohdonmukaisuus johtaa ristiriitaisiin mallituloksiin ja Tekoälyn aiheuttamat harhoja.

3 tapaa purkaa tietosilot.

Tietosilojen purkaminen edellyttää monipuolista lähestymistapaa, johon sisältyy asianmukainen strateginen sitoutuminen sekä teknologia, joka murtaa tietosilot ja keventää tiimienne työpaineita.

1. Tunnista siilot niiden alkulähteestä: Ensimmäinen askel tietosilojen purkamisessa on selvittää, mistä ne ovat peräisin ja miksi ne ylipäätään ovat syntyneet. Kun ymmärrät, miksi organisaatiosi on luonut nämä silot, pystyt paremmin puuttumaan niihin tehokkaasti ja estämään niiden muodostumisen uudelleen tulevissa hankkeissa.
2. Hanki ylimmän johdon tuki: Kun olet selvittänyt, mistä siilot johtuvat, tarvitset ylimmän johdon vahvan tuen, jos haluat menestyä niiden ratkaisemisessa. Ylimmän johdon on ymmärrettävä, miksi näiden siilojen poistaminen on tärkeää, jotta he voivat tukea aloitteita, joiden tavoitteena on poistaa ne tehokkaasti organisaation kaikilla tasoilla.
3. Tietojen integrointi iPaaS-ratkaisun avulla: iPaaS (integraatioalusta palveluna) -ratkaisut ovat keskeinen keino tietosilojen purkamiseen, sillä ne yhdistävät erilaisia järjestelmiä ja sovelluksia luoden saumattoman tiedonkulun haluttujen päätepisteiden välillä. Integroimalla nämä järjestelmät ja sovellukset mahdollistat myös työnkulun automatisoinnin (sano hyvästit niille tietojen seurantataulukoille), mikä vapauttaa aikaa arvokkaampiin tehtäviin ja edistää eri osastojen tai tiimien välistä yhteistyötä.

Poista tietosilot integroinnin avulla.

Menestyäkseen tekoälyn aikakaudella yritysten on kurottava umpeen datakuilu. Yhdistämällä integraatioalustan tekoälypohjaiseen päätöksentekoon yritykset voivat vapautua datasilosta ja luoda vahvan, turvallisen perustan kokonaisvaltaiselle automaatiolle.

Jitterbit Harmony tarjoaa Tekoälyä hyödyntävä matalan koodauksen alusta integrointiin, ohjaukseen, automaatioon ja sovelluskehitykseen järjestelmien yhdistämiseksi ja yrityksen datan totuudenmukaisen lähteen (single source of truth) luomiseksi. Tehokkaalla iPaaS-ratkaisu Jitterbit on integroitu suoraan Harmony-alustaan, minkä ansiosta automaatio on helposti saavutettavissa.