Kirjailija: Carole Achramowicz, Varatoimitusjohtaja, tuotemarkkinointi
Tietosiilot synnyttävät tehottomuutta, epätarkkuuksia ja heikentävät moraalia koko organisaatiossasi. Näin voit tunnistaa ne ja purkaa ne lopullisesti.
Nykypäivän yritykset ovat täynnä järjestelmiä ja sovelluksia, ja se on kevyesti sanottuna. Ajattele sitä: Organisaatiot, joissa on enemmän kuin 1,000 työntekijää käyttää keskimäärin 177 SaaS-sovellusta – ja tämä määrä vain kasvaa.
Kehittyvillä yrityssovelluksilla ja SaaS-järjestelmillä oli keskeinen rooli työskentelyn digitalisoinnissa COVIDin jälkeisenä aikana, mutta koska toimintojen muuttaminen yhdessä yössä vaadittiin nopeaa käyttöönottoa, ei ollut paljon aikaa – tai tarvittavaa asiantuntemusta – tiedon optimaaliseen integrointiin uusien ja olemassa oleviin järjestelmiin.
Joten mitä tapahtuu, kun tiimisi luottavat useisiin irrotettuihin järjestelmiin ja sovelluksiin ilman keskeistä totuuden lähdettä kaikille näille tiedoille?
Kyllä, arvasit sen: Datasiilot.
Pohjimmiltaan tietosiilot ovat tietokokoelmia, jotka on eristetty muusta organisaatiosta ja joita voi käyttää vain yksi osasto tai liiketoimintayksikkö. Tietosiilot ovat laajalle levinnyt ongelma monille organisaatioille viimeaikaisten tietojen vain 22 % yritysjohtajista sanoo, että heidän tiiminsä jakavat tietoja hyvin. Tietosiilot haittaavat tuottavuutta ja edistymistä, varsinkin kun yhä useammat organisaatiot pyrkivät kohti automaatio- ja/tai hyperautomaatiostrategioita.
Tietosiilojen tunnistamisen oppiminen – ja strategioiden ja teknologioiden käyttöönotto niiden poistamiseksi – lisää tuottavuutta, parantaa liiketoimintaprosesseja ja nopeuttaa digitaalista muutosta yrityksesi sisällä.
4 yleistä tapaa muodostaa tietosiilot
SaaS-järjestelmien äskettäinen räjähdysmäinen räjähdys ei ole ainoa syyllinen tietosiiloihin – niitä voi muodostua monin eri tavoin, mukaan lukien:
- Liikaa ohjelmistoa: Ohjelmistosovellusten lisääntyessä osastojen on helppo erottua toisistaan. Jokaisella osastolla voi olla omat ohjelmistotyökalunsa, jotka eivät integroidu muiden osastojen käyttämiin työkaluihin.
- Erilaiset joukkueet: Kun organisaation tiimit eivät työskentele yhdessä samassa paikassa, ne voivat eristyä toisistaan ja muodostaa esteitä kommunikaatiolle ja yhteistyölle.
- Tietojen päiväys: Jotkut osastot tai työryhmät saattavat olla haluttomia jakamaan tietojaan muiden kanssa, mikä johtaa hillittyyn lähestymistapaan, jossa tiedot ovat vain tietyille organisaation henkilöille tai ryhmille saatavilla.
- Tietoisuuden puute: Monet organisaatiot ja tiimit eivät ymmärrä, kuinka vakava tietosiilojen ongelma voi olla, ennen kuin merkittäviä ongelmia ilmenee.
6 syytä, miksi datasiilot ovat ongelma
Tietosiilot estävät yhteistyötä ja kasvua, vääristävät tietojen tarkkuutta estäen tarkan ennustamisen ja ovat esteenä yrityksille, jotka haluavat saavuttaa automaatiotavoitteensa. Tässä on kuusi tapaa, joilla datasiilot aiheuttavat ongelmia yrityksellesi:
- Vaikea tai mahdoton data-analyysi: Kun tiedot tallennetaan erillisiin järjestelmiin, voi olla vaikeaa tai jopa mahdotonta analysoida sitä kokonaisuutena. Tämä vaikeuttaa organisaatioiden saada mielekästä tietoa tiedoistaan ja tehdä perusteltuja päätöksiä toiminnastaan.
- Hidas datatutkimus: Kun eri osastot käyttävät eri järjestelmiä tietojensa tallentamiseen, voi kestää kauemmin, ennen kuin tutkijat pääsevät käsiksi kaikkiin projekteihinsa tarvitsemiinsa tietoihin. Tämä hidastaa tutkimustyötä ja vaikeuttaa organisaatioiden kilpailukykyä nykypäivän nopeatempoisessa maailmassa.
- Kaksinkertainen yritys: Liian monet erilliset järjestelmät johtavat usein päällekkäisyyteen, kun jokainen tiimi yrittää luoda uudelleen sen, mitä toinen joukkue on jo tehnyt. Tämä hukkaa aikaa ja resursseja, jotka voitaisiin käyttää paremmin muualla organisaatiossa.
- Murtunut kulttuuri: Osastojen välinen kilpailukulttuuri yhteistyön sijaan voi johtaa entisestään siiloon organisaatiossa, kun tiimit yrittävät suojella omaa nurmikkoaan sen sijaan, että työskentelivät yhdessä yhteisten tavoitteiden eteen.
- Tietoturva vaarantunut: Kun organisaation eri osastot käyttävät useita järjestelmiä, se lisää tietoturvaloukkausten riskiä, koska hakkerit voivat pystyä hyödyntämään yhden järjestelmän, erityisesti vanhojen järjestelmien, heikkouksia ja jäädä huomaamatta toisessa, koska niiden välinen viestintä puuttuu.
3 tapaa purkaa datasiilot
Datasiilojen purkaminen on monitahoista lähestymistapaa, joka on täydennetty oikealla strategisella sisäänostolla ja teknologialla, joka leikkaa datasiilojen läpi ja vähentää tiimeihisi kohdistuvaa painetta.
- Tunnista siilot niiden lähteellä: Ensimmäinen askel kohti tietosiilojen purkamista on tunnistaa, mistä ne ovat peräisin ja miksi ne ylipäätään ovat olemassa. Kun ymmärrät, miksi organisaatiosi on luonut nämä siilot, pystyt paremmin käsittelemään niitä tehokkaasti ja estämään niiden muodostumisen uudelleen tulevissa aloitteissa.
- Hanki korkeatasoinen sisäänosto: Kun olet tunnistanut, mistä siilosi tulevat, tarvitset korkean tason sisäänoston ylimmältä johdolta, jos haluat menestyä kohdatessasi niitä suoraan. Vanhempien johtajien on ymmärrettävä, miksi näiden siilojen poistaminen on tärkeää, jos he aikovat tukea aloitteita, joilla pyritään siihen tehokkaasti kaikilla organisaation tasoilla.
- Integroi tiedot iPaaS-ratkaisun kanssa: iPaaS (integration-platform-as-a-service) -ratkaisut ovat keskeinen työkalu tietosiilojen purkamiseen, koska ne yhdistävät erilaisia järjestelmiä ja sovelluksia luoden saumattoman tietovirran haluttujen päätepisteiden välille. Integroimalla nämä järjestelmät ja sovellukset tehostat myös työnkulun automatisointia (jätä hyvästit dataseurantataulukoille), varaat aikaa arvokkaampiin tehtäviin ja edistät yhteistyötä eri osastojen tai tiimien välillä.
