Kuinka ottaa EDI käyttöön.
Jos olet lukenut "Mikä on EDI?" blog, saatat olla kiinnostunut siitä, miten company voi saada EDI:n edut. EDI-integraation käyttöönotto on strateginen investointi, joka voi auttaa sinua pysymään kilpailukykyisenä, parantamaan toimittajasuhteita ja luomaan paremman asiakaskokemuksen.
Sukellaanpa siihen, kuinka voit ottaa EDI:n käyttöön organisaatiossasi.
Mitä EDI-standardit ovat?
EDI-standardit perustettiin vuosikymmeniä sitten määrittelemään yleinen ja toistettava joukko strukturoituja datapaikkamerkkejä (tietueen kiinteässä kentässä oleva data) ja säännöt yhteisten liiketoimintadokumenttien luomiseksi. Näitä asiakirjoja ovat muun muassa sähköisessä muodossa olevat ostotilaukset, laskut ja lähetysilmoitukset.
Pääsyy näiden standardien luomiseen oli auttaa yrityksiä välttämään arvokasta aikaa ja resursseja yhteisten liiketoimintaasiakirjojen asettelun määrittelemiseen. Lopputuloksena yrityksille on sähköisten asiakirjojen integrointikustannusten aleneminen ja tehokkaampi integraatiokomponenttien asennusprosessi. EDI-standardien määrittely on jatkuva prosessi, sillä liiketoiminnan vaatimuksia jalostetaan ja laajennetaan, joten ne on kirjattava yhteisellä tiedonmäärittelykielellä.
On olemassa laaja valikoima alakohtaisia EDI-standardeja, joilla on aluekohtaisia käytäntöjä. Esimerkiksi ANSI X12 on Pohjois-Amerikan standardi, EDIFACT on eurooppalainen standardi ja monia muita. Tapahtumasarjat voivat olla X12 4010, jotka sisältävät eri asiakirjat (ostotilaus, lasku, lähetysilmoitus jne.). Sarjat granuloituvat edelleen alaryhmiksi tiettyjä toimialoja varten (esim. vähittäiskauppa, valmistus, terveydenhuolto, kuljetus ja logistiikka jne.).
Kuinka käynnistää ja toteuttaa EDI-integraatio?
Kun olet company ja kauppakumppanisi päättää, että haluat harjoittaa liiketoimintaa EDI:n avulla, voit aloittaa prosessin noudattamalla muutamia yleisiä vaiheita:
- Hanki EDI-käyttöopas kauppakumppaniltasi. Tämä määrittää, kuinka valitsemasi sähköiset yritysasiakirjat rakennetaan.
- Osta EDI-ohjelmisto, joka sisältää asiakirjakartat ja kääntäjän. Tätä ohjelmistoa käytetään muuttamaan kirjanpitojärjestelmätietosi (eli tilaukset, lähetykset jne.) kauppakumppanisi pyytämään/vaatimaan asetteluun.
- Kun tämä ohjelmisto on asennettu, sinä ja kauppakumppanisi alat yleensä testata asiakirjojen vaihtoa.
- Keskustele kauppakumppanisi kanssa selvittääksesi, kuinka EDI-asiakirjojasi voidaan vaihtaa. Yleisimmät menetelmät ovat Internet EDI, VAN (Value Added Network) tai suora kahdenkeskinen sähköinen asiakirjojen siirto. Jitterbit eiCloud -ratkaisu käyttää Internet EDI:tä ensisijaisena tapana vaihtaa liikeasiakirjoja kauppakumppanien kanssa. Voimme myös vaihtaa asiakirjoja pakettiautojen kanssa yhteenliitäntöinä.
- Suorita joukko testejä EDI-ratkaisutoimittajasi kanssa varmistaaksesi, että ohjelmistosi toimii oikein ja että kauppakumppanisi vastaanottaa asiakirjat oikein.
- Suorita rinnakkaiskäsittely, jossa lähetät ja vastaanotat edelleen paperiasiakirjojasi kauppakumppanisi kanssa.
- Sulje lopulta paperisten yritysasiakirjojen vaihto. Huomaat asiakirjojen käsittelykustannusten suuren alenemisen, tietojen tarkkuuden dramaattisen lisääntymisen, liikeasiakirjojen vaihdon nopeuden, parantuneet kassavirrat, vähentyneet käsittelyvirheet ja asiakaspalvelun tason nousun.
Miten EDI-vaihto toimii?
Otetaan yksinkertainen esimerkki jälleenmyyjästä ja myyjästä, jotka perustavat EDI:n. Suhde on nyt paikallaan ja jälleenmyyjä lähettää ostotilauksen, jonka EDI-ohjelmisto vastaanottaa (kuten Jitterbitin eiCloudin tarjoama). Sen jälkeen se vahvistetaan ja kuittaus lähetetään takaisin lähettäjälle. Vastaanottimella olisi nyt PO:n näkyvyys. Kun tämä prosessi on valmis, käytettävissä on muita vaihtoehtoja, kuten EDI-ohjelmiston käyttö tositteen muuntamiseen ja tuontiin kirjanpitojärjestelmään tai ostotilauksen muuntamiseen laskuksi, joka lähetetään takaisin jälleenmyyjälle (tilauksen jälkeen).
Yhteenvetona voidaan todeta, että EDI korvaa paperinvaihdon ja maksimoi sähköisen johdonmukaisuuden tehokkuuden. Se, miten hyödynnät tehokkuutta, on sinun päätettävissäsi integroimalla nämä asiakirjat päivittäisiin prosesseihisi.
