Hur man implementerar EDI.
Om du har läst vår "Vad är EDI?" blog, du kanske är nyfiken på hur din company kan få fördelarna med EDI. Implementering av EDI-integration är en strategisk investering som kan hjälpa dig att förbli konkurrenskraftig, förbättra leverantörsrelationer och skapa en bättre kundupplevelse.
Låt oss dyka in i hur du kan implementera EDI i din organisation.
Vad är EDI-standarder?
EDI-standarder etablerades för decennier sedan för att definiera en generisk och repeterbar uppsättning av strukturerade dataplatshållare (data som finns i ett fast fält inom en post) och regler för att skapa vanliga affärsdokument. Dessa dokument inkluderar, men är inte begränsade till, inköpsorder, fakturor och leveransmeddelanden i elektronisk form.
Det främsta skälet till att skapa dessa standarder var att hjälpa företag att undvika att lägga värdefull tid och resurser på att definiera layouterna för vanliga affärsdokument. Slutresultatet för företag är en minskning av kostnaderna för elektronisk dokumentintegrering och en mer effektiv process för att sätta upp integrationskomponenter. Att definiera EDI-standarder är en pågående process eftersom affärskraven förfinas och utökas och därför måste registreras i ett gemensamt datadefinitionsspråk.
Det finns en mängd olika branschspecifika EDI-standarder som har konventioner som är specifika för en region. Till exempel är ANSI X12 den nordamerikanska standarden, EDIFACT är den europeiska standarden och det finns många andra. Transaktionsuppsättningarna kan vara X12 4010 som innehåller de olika dokumenten (PO, Faktura, Ship Notice etc.) Uppsättningarna granuleras ytterligare i delmängder för särskilda branscher (t.ex. detaljhandel, tillverkning, sjukvård, transport och logistik, etc.).
Hur startar och implementerar man EDI-integration?
En gång din company och din handelspartner beslutar att du vill göra affärer med EDI, det finns några allmänna steg du kan vidta för att påbörja processen:
- Skaffa EDI Implementation Guide från din handelspartner. Detta kommer att definiera hur dina valda elektroniska affärsdokument kommer att struktureras.
- Köp EDI-programvara som inkluderar dokumentkartor och en översättare. Denna programvara används för att omvandla dina bokföringssystemdata (dvs. beställningar, försändelser, etc.) till den layout som begärs/krävs av din handelspartner.
- När den här programvaran har konfigurerats kommer du och din handelspartner vanligtvis att börja testa dokumentutbyten.
- Kommunicera med din handelspartner för att avgöra hur dina EDI-dokument kan utbytas. De vanligaste metoderna är via Internet EDI, ett Value Added Network (VAN), eller direkt en-till-en/peer-to-peer elektronisk dokumentöverföring. Jitterbit eiCloud-lösningen använder Internet EDI som den primära metoden för att utbyta affärsdokument med handelspartners. Vi kan också utbyta dokument med VANs som sammankopplingar.
- Genomför en uppsättning tester med din EDI-lösningsleverantör för att verifiera att din programvara fungerar korrekt och att din handelspartner tar emot dokumenten korrekt.
- Utför parallell dokumentbehandling där du fortfarande skickar och tar emot dina pappersdokument med din handelspartner.
- Stäng så småningom av utbyte av pappersaffärsdokument. Du kommer att märka en stor minskning av dokumenthanteringskostnader, dramatisk ökning av noggrannheten i data, snabbare utbyte av affärsdokument, förbättrade kassaflöden, minskade hanteringsfel och en ökning av kundservicenivåer.
Hur fungerar EDI-utbytet?
Låt oss ta ett enkelt exempel på en återförsäljare och leverantör som ställer in EDI. Relationen är nu på plats och återförsäljaren skickar en inköpsorder som kommer att tas emot av EDI-mjukvaran (som den som tillhandahålls av Jitterbits eiCloud.) Den skulle sedan valideras och en bekräftelse skulle skickas tillbaka till avsändaren. Mottagaren skulle nu ha synlighet av PO. När den processen är slutförd blir andra val tillgängliga, som att använda EDI-mjukvaran för att omvandla och importera dokumentet till ett redovisningssystem eller att konvertera inköpsordern till en faktura för att skicka tillbaka till återförsäljaren (efter att beställningen är utförd).
Sammanfattningsvis ersätter EDI pappersutbytet och maximerar effektiviteten av elektronisk konsistens. Hur du använder effektiviteten är upp till dig genom att integrera dessa dokument i dina dagliga processer.
